7. Kết cấu của đề tài nghiên cứu
1.3. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN
VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP CÓ THU
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là việc sắp xếp, bố trí, phân công cho những ngƣời làm công tác kế toán trong đơn vị. Mỗi đơn vị tùy thuộc vào quy mô
hoạt động và nhu cầu quản lý của đơn vị mình mà lựa chọn bộ máy kế toán phù hợp.
Theo quy định của Luật Kế toán 2015, tại Điều 49 có quy định: “Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê
dịch vụ làm kế toán” (Quốc hội, 2015).
Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp công lập có thu có thể tổ chức bộ máy kế toán theo các mô hình sau:
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Còn gọi là mô hình một cấp.
Mô hình này áp dụng ở những đơn vị có quy mô nhỏ hoặc quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn. Hoặc ở những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán nhƣng đã trang bị và ứng dụng phƣơng tiện kỹ thuật ghi chép tính toán thông tin hiện đại, tổ chức quản lý tập trung
Tuy nhiên, có thể thấy mô hình này không phù hợp với những đơn vị có phạm vi hoạt động rộng, các cơ sở của đơn vị phụ thuộc đặt ở xa đơn vị trung tâm.
Hình 1.1: Tổ chức bộ máy kế toán tập trung
(Nguồn: Lê Thị Lan, 2018)
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Còn gọi là mô hình hai cấp. Bộ máy kế toán đƣợc phân chia thành hai cấp riêng biệt là cấp trung tâm
Kế toán trƣởng
Bộ phận kế toán tiền mặt, tiền gửi
ngân hàng,…
Bộ phận kế toán thanh toán, tiền
lƣơng…
Bộ phận kế toán vốn đầu tƣ, xây dựng cơ bản,…
Các nhân viên hạch toán ban đầu ở các đơn vị trực thuộc
Bộ phận kế toán tài sản cố định,
và cấp trực thuộc. Kế toán ở cả hai cấp đều tổ chức sổ kế toán và bộ máy nhân sự tƣơng ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp.
Mô hình này phù hợp với những đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, nhƣng chƣa trang bị và ứng dụng phƣơng tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán và những đơn vị có sự phân cấp quản lý tƣơng đối toàn diện cho các bộ phận phụ thuộc.
Hình 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán tập trung
(Nguồn: Lê Thị Lan, 2018)
Kế toán trƣởng Kế toán đơn vị phụ thuộc A Kế toán đơn vị phụ thuộc B Bộ phận kế toán Văn phòng trung tâm Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận tài chính Bộ phận kiểm tra Bộ phận kế toán tiền lƣơng Bộ phận kế toán thanh toán Bộ phận kế toán chi phí Bộ phận kế toán…
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán: Còn gọi là mô hình hỗn hợp. Mô hình này kết hợp đặc trƣng của cả hai mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung và tổ chức bộ máy kế toán phân tán.
Mô hình áp dụng ở những đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn tổ chức hoạt động tập trung trên một địa bàn, đồng thời có một số bộ phận phụ thuộc, đơn vị hoạt động phân tán trên một số địa bàn khác nhau; chƣa trang bị và ứng dụng phƣơng tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin hiện đại trong công tác kế toán; có sự phân cấp quản lý tƣơng đối toàn diện cho các bộ phận phụ thuộc hoạt động trên các địa bàn phân tán.
Hình 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
(Nguồn: Lê Thị Lan, 2018)
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập có thu có thể thực hiện theo các mô hình khác nhau, phù hợp với đặc điểm và quy
Kế toán trƣởng Bộ phận kế toán Văn phòng trung tâm và kế toán từ các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền, Thanh toán Bộ phận tổng hợp, kiểm tra Kế toán các đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế toán riêng
Nhân viên hạch toán các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế
mô hoạt động của từng đơn vị. Sau khi xác định, lựa chọn mô hình tổ chức thích hợp từ các mô hình trên, các đơn vị sự nghiệp công lập có thu có thể tổ chức phân công công việc cụ thể trong bộ máy. Theo đó kế toán trƣởng hoặc phụ trách kế toán của các đơn vị có trách nhiệm phân công, bố trí nhân viên kế toán đảm trách các phần hành kế toán cụ thể. Việc phân công cán bộ kế toán phù hợp với khả năng, trình độ của từng ngƣời sẽ giúp cho quá trình thu thập, xử lý thông tin diễn ra nhanh chóng, đồng thời xác định rõ số lƣợng nhân viên tƣơng ứng với khối lƣợng công việc nhằm tối ƣu hóa bộ máy kế toán.
1.3.2. Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán và có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời thông tin kế toán ban đầu là căn cứ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
Về nội dung, tổ chức chứng từ kế toán đƣợc hiểu là “Tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lƣu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán” (Trần Thị Cẩm Thanh và Nguyễn Ngọc Tiến, 2017).
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập có thu bao gồm những công việc nhƣ sau:
Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán áp dụng ở đơn vị.
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp công lập có thu căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 (Bộ Tài chính, 2017). Việc vận dụng hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành phải thực hiện đúng nguyên tắc, căn cứ, quy trình lập và mẫu
biểu theo quy định đối với chứng từ bắt buộc. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không đƣợc sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Bên cạnh đó, các đơn vị đƣợc tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán cần thiết phục vụ cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật kế toán (Quốc hội, 2015), phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Tóm lại, đối với các đơn vị sự nghiệp công lập có thu triển khai áp dụng cơ chế tự chủ tài chính, vấn đề xác định danh mục chứng từ kế toán là hết sức cần thiết để xây dựng hệ thống thông tin ban đầu phục vụ quản lý thu, chi, quản lý tài chính trong điều kiện tự chủ.
Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán.
Đây là quá trình sử dụng các chứng từ đã đƣợc lựa chọn trong danh mục chứng từ của đơn vị và các phƣơng tiện phù hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ. Bộ phận kế toán quy định và hƣớng dẫn việc ghi chép ban đầu chính xác, đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ kế toán rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác nội dung quy định trên mẫu.
Thứ ba, ký chứng từ kế toán.
Ngƣời lập, ngƣời ký duyệt và những ngƣời khác ký trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không đƣợc ký bằng mực đỏ, bằng bút chì. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một ngƣời phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trƣờng hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trƣớc đó.
Không đƣợc ký chứng từ kế toán khi chƣa ghi hoặc chƣa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của ngƣời ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Thủ trƣởng đơn vị quy định phù hợp với pháp luật, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
Thứ tư, tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử.
Phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải đƣợc mã hóa bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lƣu trữ. Chứng từ điện tử dùng trong kế toán đƣợc chứa trong các vật mang tin nhƣ: Băng đĩa, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyền tin.
Phải đảm bảo đƣợc tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lƣu trữ. Khi bảo quản những tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó đƣợc tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhƣng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết,…
Thứ năm, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán.
Kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán cần kiểm tra các nội dung sau: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra tính trung thực, chính xác chỉ tiêu số lƣợng và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán.
Thứ sáu, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán sau khi đƣợc kiểm tra và hoàn chỉnh cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ để thực hiện việc ghi sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động ở đơn vị. Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp cần xác định chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong đơn vị nhằm giảm bớt những thủ
tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.
Thứ bảy, tổ chức bảo quản, lƣu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán.
Sau khi ghi sổ kế toán, chứng từ phải đƣợc bảo quản đầy đủ, an toàn tại phòng kế toán của các đơn vị sự nghiệp công lập để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ đƣợc chuyển sang lƣu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh. Tùy theo từng loại tài liệu mà thời gian lƣu trữ quy định có thể khác nhau. Khi hết thời hạn lƣu trữ, chứng từ đƣợc phép tiêu hủy theo quy định.
Tóm lại, trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị sự nghiệp công lập cần xác định cho mình một hệ thống chứng từ kế toán nhất định và tổ chức luân chuyển, xử lý chứng từ kế toán cho phù hợp để cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý.
1.3.3. Tổ chức thực hiện hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của kế toán bao gồm những quy định thống nhất về loại tài khoản, số lƣợng tài khoản, ký hiệu và nội dung ghi chép của từng tài khoản.
Theo điều 23 của Luật Kế toán Việt Nam quy định: “Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị mình. Đơn vị kế toán được chi
tiết các tài khoản kế toán đã chọn phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị” (Quốc
hội, 2015).
Nhƣ vậy, hệ thống tài khoản kế toán đƣợc xem là “xƣơng sống” của hệ thống kế toán, đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp công lập có thu hiện nay đƣợc thực hiện theo Chế độ kế toán HCSN ban hành kèm theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính
(Bộ Tài chính, 2017). Hệ thống tài khoản kế toán đơn vị sự nghiệp gồm 9 loại: loại 1, loại 2, loại 3, loại 4, loại 5, loại 6, loại 7, loại 8, loại 9 và các tài khoản ngoài bảng. Hệ thống tài khoản đƣợc quy định đến tài khoản cấp 2. Các đơn vị sự nghiệp công lập có thu căn cứ vào hệ thống tài khoản Bộ Tài chính quy định để lựa chọn các tài khoản áp dụng trong đơn vị mình cho phù hợp với đặc điểm, quy mô, lĩnh vực hoạt động, đảm bảo hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ngoài ra, trong điều kiện tự chủ tài chính, để đề ra những quyết định phù hợp, các đơn vị sự nghiệp công lập có thu cần có nhu cầu lớn về thông tin quản lý tài chính, quản lý các khoản thu, chi.
Bên cạnh đó, trong trƣờng hợp các đơn vị sự nghiệp công lập có thu sử dụng phần mềm kế toán, công việc quan trọng là hệ thống tài khoản kế toán phải đƣợc mã hóa trên cơ sở số hiệu tài khoản kế toán do chế độ quy định đƣợc bổ sung thêm các số hoặc kết hợp chữ và số hoặc dùng hệ thống ký tự chữ để mã hóa các tài khoản chi tiết đến cấp 4, cấp 5, cấp 6,… đảm bảo tính thống nhất trong toàn đơn vị; đáp ứng yêu cầu có thể chỉnh sửa, bổ sung linh hoạt.
1.3.4. Tổ chức thực hiện chế độ sổ sách kế toán
Để quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, những thông tin phản ánh trong các chứng từ kế toán cần phải đƣợc phân loại và phản ánh một cách có hệ thống vào các tài khoản kế toán trong các tờ sổ kế toán phù hợp. Điều 24 Luật Kế toán đã quy định: “Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát
sinh có liên quan đến đơn vị kế toán” (Quốc hội, 2015).
Sổ kế toán là phƣơng tiện đƣợc sử dụng để thu nhận, cung cấp và lƣu trữ thông tin theo từng đối tƣợng kế toán phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý. Nhờ có sổ kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc ghi chép rời rạc trên các chứng từ gốc đƣợc phản ánh đầy đủ, có hệ thống theo từng đối tƣợng kế toán.
Sổ kế toán bao gồm những nội dung sau: Ngày, tháng ghi sổ; Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; Số dƣ đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dƣ cuối kỳ.
Theo từng cách phân loại, sổ kế toán bao gồm các loại: