- Thiết kế cơ cấu tổ chức và các vị
3. Quản lý hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại Vietcombank 1 Quy trình thiết lập hệ thống thông tin:
3.1. Quy trình thiết lập hệ thống thông tin:
* Quy trình thiết lập HTTT trong hoạch định, bố trí nguồn nhân lực:
- Thu thập thông tin nguồn nhân lực nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp (nhân sự tại các ngân hàng khác) qua báo cáo quý, báo cáo cuối năm,... Cơ cấu thị trường lao động, xu hướng ngành nghề, môi trường văn hóa, kinh tế,... Ngoài ra, thông tin có thể tiếp cận còn có từ các tạp chí khoa học chuyên ngành,...
- Phân tích, đánh giá hiện trạng nhân lực nội bộ và nhận bảng báo cáo từ các bộ phận.
- Xây dựng chiến lược, chính sách, kế hoạch nhân lực. Từ đó đề ra kế hoạch tối ưu để quy hoạch và bố trí nhân lực cho bộ phận.
- Lưu trữ những dữ liệu bằng văn bản, trên ổ cứng và trên hệ thống quản lý nhân sự.
*Quy trình thiết lập HTTT trong đào tạo, phát triển nhân lực:
- Nghiên cứu các kế hoạch đào tạo và phát triển trước đó, báo cáo về thực trạng thực hiện đào tạo, báo cáo quản lý hoạt động đào tạo, các chương trình phát triển nhân lực,...
- Phân loại các thông tin để có thể đưa ra chính sách, chiến lược đào tạo và phát triển nhân lực có hiệu quả cao hơn.
- Theo dõi, cập nhật tiêu chí đánh giá nhân viên, khung năng lực của từng vị trí. Yêu cầu kết quả đánh giá nhân viên định kỳ từ trưởng các bộ phận để đánh giá hiệu quả đào tạo của doanh nghiệp. Từ đó bổ sung, sửa đổi và điều chỉnh công tác đào tạo để nâng cao hiệu quả đào tạo, phát triển nhân lực.
- Đề xuất chính sách, chiến lược đào tạo và phát triển nhân lực mới với quản lý cấp cao để phê duyệt, thông báo đến nhân viên và được lưu trữ trong hệ thống đào tạo E-learning.
* Quy trình thiết lập HTTT về tuyển dụng:
- Thu thập thông tin: nhu cầu tuyển dụng thêm nhân lực từ các phòng ban của doanh nghiệp, nhận biết về xu hướng thị trường lao động để điều chỉnh bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và chính sách tuyển dụng.
- Phân loại hồ sơ tuyển dụng từ các trang web tuyển dụng, mạng xã hội,... giúp phân tích sự phù hợp của năng lực tiêu chuẩn và hồ sơ (CV) ứng viên,
- Xử lý thông tin: tiếp nhận hồ sơ đã qua sàng lọc để phỏng vấn, kiểm tra kiến thức để từ đó đánh giá tính cách và sự phù hợp với vị trí đang tuyển dụng. Sau khi đánh giá năng lực ứng viên qua buổi phỏng vấn, doanh nghiệp đưa ra kết quả tuyển dụng cuối cùng và thông báo đến ứng viên.
- Gửi thư ứng tuyển, thuyên chuyển (đối với tuyển dụng nội bộ). Tổng hợp nhân sự được nhận sau quá trình tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ ứng viên đạt chuẩn trên hệ thống tại vị trí thử việc.
*Quy trình thiết lập HTTT về đãi ngộ:
- Thu thập tài liệu, bảng biểu, báo cáo về bảng lương, thưởng và các chế độ phúc lợi khác từ các phòng ban hoặc từ hệ thống phần mềm SAP.
- Phân loại thông tin cần để thiết lập hệ thống thông tin về đãi ngộ.
- Phân tích sử dụng nguồn phúc lợi, mục đích sử dụng, viết báo cáo hiệu quả sử dụng quỹ phúc lợi và đưa ra điều chỉnh, bổ sung nếu cần.
- Đưa chính sách đến các phòng ban và các quản lý cấp cao để phê duyệt và thông báo, lưu trữ trên trang web nội bộ.
3.2. Mục đích:
Kiểm tra, đánh giá sự phù hợp giữa kết quả đạt được và mục tiêu hệ thống thông tin nguồn nhân lực đã đề ra. Đây cũng là quá trình xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát gắn liền với hiệu quả hệ thống thông tin nguồn nhân lực của Vietcombank cũng như thực hiện biện pháp điều chỉnh kịp thời những dấu hiệu sai sót nhằm đảm bảo kết quả đáp ứng được các chiến lược mà doanh nghiệp đã đề ra.
3.3. Kiểm soát quản lý thông tin:
* Ưu điểm:
- Nâng cao năng suất lao động: áp dụng hệ thống HCM với phần mềm SAP làm cho quá trình làm việc trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Dễ dàng tìm kiếm thông tin, cập nhật công việc và đánh giá quá trình làm việc.
- Kiểm soát hiệu quả nguồn nhân lực: doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ nhân lực,tránh tình trạng chậm trễ, lãng phí nhân lực và phát sinh các chi phí không cần thiết. Từ đó tối ưu hóa bộ máy nhân sự của doanh nghiệp
- Tiết kiệm chi phí quản lý hành chính: phần mềm hỗ trợ tối đa các công việc quản lý, vì vậy doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa các chi phí như: lương nhân viên quản lý, chi phí văn phòng… Tinh giản biên chế đồng thời tăng thêm lượng sản xuất
- Giảm thiểu rủi ro: phần mềm có tích hợp chức năng chấm công, tính lương, đại ngộ, phúc lợi nhân viên. Bên cạnh đó tổng hợp báo cáo từ các thông tin được cập nhật vào hệ thống. Từ đó nhà quản trị có cái nhìn khách quan hơn về doanh nghiệp
- Tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, phát triển * Nhược điểm:
- Chi phí triển khai cao: Ngoài chi phí triển khai phần mềm, doanh nghiệp cần chi trả cho tiền bản quyền. Bên cạnh đó, trong quá trình làm việc nếu phần mềm xảy ra sự cố thì doanh nghiệp phải chịu phí sửa chữa.
- Sự phụ thuộc internet: khi không có kết nối internet sẽ không truy cập được và các hoạt động, việc quản lý cũng bị trì trệ khi đường truyền mạng không ổn định. Một số dữ liệu quản lý nhân sự đang cập nhật lên phần mềm có thể bị mất nếu đường truyền bị ngắt quãng.
- Hệ thống HCM cung cấp những tính năng có sẵn mà Vietcombank có thể lựa chọn theo gói. Tuy các tính năng được xây dựng sẵn khá tiện lợi nhưng chúng bị đóng khung trong một khuôn mẫu nhất định. Mỗi ngành nghề có đặc điểm và tính chất riêng nên cách quản lý sẽ không giống nhau (tài chính ngân hàng, IT, thời trang,...). Công ty cung cấp phần mềm và dịch vụ công nghệ
thông tin chưa thể đáp ứng hết các nhu cầu không phổ biến nhưng doanh nghiệp cũng không thể yêu cầu được thiết kế riêng ứng dụng, tính năng cho mình.
- Bảo mật dữ liệu: Phần mềm quản lý nhân sự hoạt động trên nền tảng mở sẽ có nhiều rủi ro về an ninh như virus tấn công làm lỗi phần mềm, bên thứ ba (nhà cung cấp phần mềm) vô tình xóa dữ liệu.
- Yêu cầu nhân viên được đào tạo để có thể vận hành được phần mềm một cách hiệu quả
C.Đánh giá và đưa ra giải pháp về thực trạng hệ thống thông tin nguồn