Khung lý thuyết được xây dựng dựa vào tổng quan tài liệu và thông tư 54/2017/TT-BYT ban hành bộ tiêu chí ứng dụng công nghệ thông tin tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh (5).
THỰC TRẠNG
- Trang thiết bị tin học (máy tính, máy in)
- Hạ tầng mạng (internet, mạng Lan)
- Phần mềm ứng dụng (quản lý tài chính –kế toán, quản lý tài sản trang thiết bị, quản lý nhân lực, quản lý văn bản, chỉ đạo tuyến, thông tin điện tử, thư điện tử nội bộ, quản lý đào tạo, quản lý nghiên cứu khoa học, quản lý chất lượng bệnh viện) - Nguồn nhân lực công nghệ thông tin (trình độ CNTT, cán bộ phụ trách,...) - Quản lý điều hành ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH VIỆN THUẬN LỢI – KHÓ KHĂN -Chủ trương, chính sách (Nhà nước, Viện) -Hạ tầng CNTT (máy chủ, máy tính, máy in, hạ tầng mạng, …)
-Phần mềm máy tính -Ngân sách (kinh phí được bố trí cho CNTT) -Con người (nhân viên y tế, nhân viên hành chính, nhân viên CNTT, …)
Chương 2. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. Đối tượng nghiên cứu
2.1.1. Đối tượng nghiên cứu định lượng
- Số liệu thứ cấp:
Các báo cáo thống kê về hoạt động ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành tại Viện, các tài liệu và báo cáo tổng hợp của phòng tổ chức nhân sự về tình hình nhân sự, các văn bản pháp lý quy định, hướng dẫn của Viện, Sở y tế, Bộ y tế về ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành.
Tất cả các phần mềm quản lý điều hành đang ứng dụng tại Viện. - Số liệu sơ cấp:
Cán bộ nhân viên công tác tại khối hành chính.
Tiêu chuẩn lựa chọn
- Cán bộ nhân viên trực tiếp sử dụng phần mềm hoặc có liên quan đến hoạt động ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính tại Viện đồng ý tham gia nghiên cứu.
- Cán bộ nhân viên có mặt tại thời điểm nghiên cứu - Có thời gian làm việc ít nhất từ 3 tháng trở lên. Tiêu chuẩn loại trừ
- Cán bộ nhân viên đi công tác xa hoặc nghỉ theo quy định, không có mặt tại Viện trong thời gian nghiên cứu.
2.1.2. Đối tượng nghiên cứu định tính
- Lãnh đạo, Trưởng các khoa phòng hành chính, Nhân viên hành chính (NVHC) có sử dụng CNTT
Tiêu chuẩn lựa chọn
- Lãnh đạo, Trưởng các khoa phòng hành chính, Nhân viên hành chính đang công tác tại khối hành chính.
- Lãnh đạo, Trưởng các khoa phòng hành chính, Nhân viên hành chính có mặt tại thời điểm nghiên cứu và làm việc ít nhất từ 3 tháng trở lên.
Tiêu chuẩn loại trừ
- Lãnh đạo, Trưởng các khoa phòng hành chính, Nhân viên hành chính đi công tác xa hoặc nghỉ theo quy định, không có mặt tại Viện trong thời gian nghiên cứu.
2.2. Thời gian và địa điểm nghiên cứu:
- Thời gian nghiên cứu: Từ tháng 01/03/2021 đến 31/06/2021.
- Địa điểm nghiên cứu: Tại Viện Y dược học dân tộc thành phố Hồ Chí Minh.
2.3. Thiết kế nghiên cứu
Sử dụng thiết kế nghiên cứu cắt ngang mô tả, nghiên cứu định lượng kết hợp định tính. Nghiên cứu định lượng được thực hiện nhằm mô tả thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành tại Viện. Nghiên cứu định tính thông qua hình thức phỏng vấn sâu lãnh đạo Viện, trưởng các khoa phòng hành chính và thảo luận nhóm nhân viên hành chính nhằm bổ sung, giải thích cho kết quả định lượng và phân tích một số yếu tố khó khăn, thuận lợi trong ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành tại Viện.
2.4. Cỡ mẫu
Nghiên cứu định lượng
Cỡ mẫu toàn bộ 116 cán bộ nhân viên hành chính đang công tác tại 10 khoa phòng hành chính của viện có trực tiếp sử dụng phần mềm hoặc có liên quan đến hoạt động ứng dụng CNTT.
Nghiên cứu định tính:
Phỏng vấn sâu: 14 người Thảo luận nhóm: 12 người
2.5. Phương pháp chọn mẫu
Phương pháp chọn mẫu định lượng: Chọn mẫu toàn bộ cán bộ nhân viên hành chính đang công tác tại 10 khoa phòng hành chính của viện có trực tiếp sử dụng phần mềm hoặc có liên quan đến hoạt động ứng dụng CNTT từ danh sách các khoa phòng (phụ lục 9).
Phương pháp chọn mẫu định tính: Chọn mẫu có chủ đích 11 người tham gia phỏng vấn sâu, bao gồm: 1 giám đốc Viện, 10 Trưởng các khoa phòng, mỗi khoa phòng chọn 1 người từ danh sách các khoa phòng. Tổ chức 2 cuộc thảo luận nhóm, mỗi nhóm chọn chủ đích 6 cán bộ, gồm 1 cán bộ phòng CNTT và 5 nhân viên (Mỗi phòng chọn 1 nhân viên).
2.6. Công cụ và phương pháp thu thập số liệu 2.6.1. Công cụ thu thập số liệu 2.6.1. Công cụ thu thập số liệu
Công cụ thu thập số liệu định lượng:
Thu thập số liệu thứ cấp:
Bảng nội dung thu thập số liệu thứ cấp soạn sẵn dựa trên mục tiêu nghiên cứu và thông tư 54/2017/TT-BYT ban hành bộ tiêu chí ứng dụng công nghệ thông tin tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh (phụ lục 2).
Thu thập số liệu sơ cấp:
Phiếu phỏng vấn NVHC về thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý công tác hành chính (Phụ lục 3).
Công cụ thu thập số liệu định tính
Nghiên cứu định tính được thực hiện qua hai hình thức: phỏng vấn sâu và thảo luận nhóm nhằm tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến ứng dụng CNTT với quản lý hành chính của Viện Y dược học dân tộc Thành phố Hồ Chí Minh qua các yếu tố nhân lực, phần mềm, cơ sở hạ tầng – trang thiết bị, kinh phí, quản lý điều hành.
Phỏng vấn sâu (PVS) Lãnh đạo, trưởng phòng và cán bộ CNTT và thảo luận nhóm (TLN) cán bộ CNTT và NVHC được thực hiện bởi nghiên cứu viên với công cụ là các hướng dẫn phỏng vấn sâu và thảo luận nhóm (phụ lục 4 , 5, 6, 7).
2.6.2. Phương pháp thu thập số liệu
Tiến hành thu thập số liệu định lượng:
Thu thập số liệu thứ cấp: Thu thập các báo cáo, đề án, tài liệu của Viện liên quan tới các hoạt động ứng dụng CNTT trong việc quản lý điều hành. Nội dung thu
thập dựa theo bảng nội dung thu thập đã soạn sẵn sau khi đã được sự cho phép của lãnh đạo
Thu thập số liệu từ phỏng vấn tất cả NVHC về ứng dụng CNTT trong quản lý công tác hành chính qua bộ câu hỏi soạn sẵn: Điều tra viên đã trao đổi với tất cả NVHC về mục đích và nội dung nghiên cứu. Điều tra viên đã phát phiếu phỏng vấn cho NVHC trong giờ giải lao để họ tự điền, sau đó điều tra viên thu phiếu lại và kiểm tra thông tin trên phiếu đầy đủ và chính xác.
Tiến hành thu thập số liệu định tính
Điều tra viên đãchuẩn bị trước các câu hỏi PVS và TLN, sau đó gửi các câu hỏi cho các đối tượng nghiên cứu để đối tượng nghiên cứu chuẩn bị sẵn các câu trả lời với nhiều nội dung để thông tin thu thập được đầy đủ hơn.
Điều tra viên đã tiến hành thực hiện các PVS, TLN. Mỗi cuộc PVS, TLN kéo dài từ 30-60 phút. Thực hiện 11 cuộc PVS, bao gồm: 1 giám đốc Viện, 10 Trưởng các khoa phòng (mỗi khoa phòng chọn 1 người). Thực hiên 02 cuộc thảo luận nhóm, mỗi nhóm bao gồm: 1 nhân viên P.CNTT và 5 nhân viên hành chính (mỗi khoa phòng chọn 1 người).
Điều tra viên giải thích nội dung nghiên cứu, phỏng vấn, xin phép các đối tượng nghiên cứu được ghi âm cho các cuộc PVS và TLN.
2.7.Các biến số nghiên cứu
Các biến số nghiên cứu định lượng
Bao gồm các biến số về trang thiết bị tin học, hạ tầng mạng, phần mềm ứng dụng, nguồn lực (chi tiết xin vui lòng xem phụ lục 1)
Các biến số nghiên cứu định tính:
- Cơ sở hạ tầng – Trang thiết bị: bao gồm. Máy in, máy tính có đáp ứng nhu cầu? - Phần mềm: các phần mềm quản lý điều hành có đáp ứng được nhu cầu công việc. Thuận lợi và khó khăn khi sử dụng phần mềm
- Kinh phí phục vụ hoạt động ứng dụng CNTT trong bệnh viện: nguồn huy động kinh phí, kinh phí chi ra và thu vào, kinh phí sử dụng cho hoạt động CNTT trong viện - Quản lý điều hành: Sự quan tâm của lãnh đạo, các văn bản, chính sách, quy đinh, hướng dẫn liên quan đến ứng dụng CNTT trong quản lý điều hành y tế.
2.8. Phương pháp phân tích số liệu
- Phân tích số liệu định lượng:
Số liệu sau khi thu thập được nhập liệu và phân tích bằng phần mềm excel. - Phân tích số liệu định tính:
Các cuộc phỏng vấn sâu và thảo luận nhóm được ghi lại bởi nghiên cứu viên qua ghi âm và biên bản. Sau khi kết thúc, thông tin thu thập được đã được giải băng, mã hóa và sắp xếp kết quả theo các chủ đề, nghiên cứu viên sử dụng để trích dẫn vào nội dung phù hợp.
2.9.Vấn đề đạo đức của nghiên cứu:
Nghiên cứu chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của Ban lãnh đạo Viện và sự thông qua Hội đồng đạo đức của Trường Đại học Y tế Công cộng, Quyết định số 182/2021/YTCC-HD3.
Thông tin thu thập chỉ phục vụ cho mục đích nghiên cứu, đảm bảo bí mật thông tin mà đối tượng tham gia nghiên cứu cung cấp.
Việc tham gia của đối tượng nghiên cứu hoàn toàn tự nguyện
Việc sử dụng số liệu thứ cấp trong nghiên cứu đã được sự đồng ý của lãnh đạo Viện và Trưởng các khoa phòng liên quan
Chương 3. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
3.1. Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính của Viện Y dược học dân tộc Thành phố Hồ Chí Minh dân tộc Thành phố Hồ Chí Minh
3.1.1. Thực trạng về cơ sở hạ tầng -trang thiết bị tin học
Hiện nay, số lượng máy tính và máy in tổng cộng 10 khoa phòng hành chính hiện nay có 72 máy tính và 32 máy in.
Bảng 3.1 Thực trạng sử dụng máy tính, máy in của 10 khoa phòng hành chính
Khoa phòng Máy tính Máy in Hoạt động tốt n (%) Không sử dụng n (%) Hoạt động tốt n (%) Không sử dụng n (%) Phòng CNTT 5 (100,0) 0 (0,0) 2 (100,0) 0 (0,0) Phòng KHTH 6 (85,7) 1 (14,3) 2 (100,0) 0 (0,0) Phòng Điều dưỡng 3 (100,0) 0 (0,0) 1 (50,0) 1 (50,0) Phòng VTTBYT 4 (80,0) 1 (20,0) 2 (66,7) 1 (33,3) Phòng HCQT 6 (85,7) 1 (14,3) 3 (100,0) 0 (0,0) Phòng TCCB 7 (77,8) 2 (22,2) 1 (50,0) 1 (50,0) Phòng CTXH 7 (100,0) 0 (0,0) 2 (66,7) 1 (33,3) Phòng TCKT 11 (84,6) 2 (15,4) 7 (77,8) 2 (22,2) Phòng QLCL 6 (85,7) 1 (14,3) 2 (100,0) 0 (0,0) Phòng ĐT – NCKH– CĐT 9 (100,0) 0 (0,0) 3 (75,0) 1 (25,0) Tổng 64 (88,9) 8 (11,1) 25 (78,1) 7 (21,9)
Về số lượng máy tính, phòng TCKT có số lượng máy tính nhiều nhất trong tất cả 10 khoa phòng hành chính chiếm 18,1%; tiếp đến là hai phòng TCCB và phòng Đào
tạo – Nghiên cứu khoa học – Chỉ đạo tuyến có tỷ lệ máy tính nhiều thứ 2 đều là 12,5%; số lượng máy tính ít nhất là phòng điều dưỡng chỉ có 4,2%.
“Tùy theo chức năng nhiệm vụ và số lượng cán bộ nhân viên đang công tác trong từng khoa phòng để trang bị số lượng máy tính phù hợp.” (PVS – 02)
“Ví dụ như phòng tài chính kế toán nhiều nhân viên và có đặc điểm nhân viên nào cũng cần sử dụng máy tính để làm việc nên được trang bị nhiều máy nhất, phòng tổ chức cán bộ cũng nhiều nhân viên nhưng số lượng nhân viên làm trong văn phòng mới cần máy tính, nên số lượng máy ít hơn. Đó, tùy theo số nhân viên và nhu cầu công việc để trang bị máy tính” (PVS – 10)
Về số lượng máy in, tương tự số lượng máy tính, phòng TCKT có số lượng máy in nhiều nhất trong 10 khoa phòng hành chính 9 máy chiếm 28,1%, tiếp đến là phòng Đào tạo – Nghiên cứu khoa học – Chỉ đạo tuyến có 4 máy in chiếm 12,5%; các khoa phòng còn lại có số lượng máy in tương đương nhau, mỗi phòng có từ 2 đến 3 máy.
“Khoa phòng nào cần in ấn giấy tờ nhiều với số lượng nhân viên cần sử dụng máy in nhiều thì được trang bị nhiều máy in hơn các khoa khác. Vì khoa nhiều khoa ít nên số lượng máy in cũng không đồng đều.” (PVS- 05)
Hiện tại tỷ lệ máy tính đang được sử dụng tại 10 khoa phòng hành chính của Viện là 88,9%. Có 11,1% máy tính hiện trạng không sử dụng ở các phòng TCCB và phòng TCKT, phòng KHTH, phòng VTTBYT, phòng HCQT và phòng QLCL. Khi chúng tôi khai thác về nguyên nhân những máy tính có trong khoa phòng nhưng không được sử dụng, kết quả phỏng vấn sâu cho thấy nguyên nhân chủ yếu do máy cũ nên bị lỗi, hệ điều hành cũ không kết nối được với các máy khác, do vừa có nhân viên chuyển việc, chưa có người thay thế...
“Hai cái máy tính này do cũ quá rồi nên thường xuyên bị lỗi treo máy và hệ điều hành không tương xứng với các máy khác trong phòng nên chúng tôi đã được Viện tạo điều kiện đổi máy mới. Vì thế, nó dư ra đó.” (PVS – 03)
“Một cái là do tuần trước vừa có người chuyển việc, chưa tuyển được người mới thay thế. Cái còn lại là bị lỗi sọc màn hình nên không sử dụng được.” (PVS – 05)
Tỷ lệ máy in hiện đang được sử dụng tại 10 khoa phòng hành chính của Viện là 78,1%. Có 21,9% máy in không được sử dụng ở một số khoa phòng phòng Điều dưỡng, phòng VTTBYT, phòng TCCB, phòng CTXH, phòng TCKT, phòng ĐT – NCKH– CĐT. Kết quả phỏng vấn sâu cho thấy,
“Cái máy in này lâu rồi, nên lỗi kẹt giấy mãi không in được. Vì đời cũ quá cũng không sửa chữa nữa luôn vì nó không khớp cấu hình in của nhiều máy tính. Chúng tôi đang xin mua lại máy in mới.” (PVS – 05)
Bảng 3.2 Đánh giá của nhân viên hành chính về cơ sở vật chất – trang thiết bị
Nội dung
Hài lòng Bình thường Không hài lòng
n (%) n (%) n (%)
Máy tính đáp ứng nhu cầu công việc 97 (83,6)
12 (10,3)
7 (6,1) Máy in đáp ứng nhu cầu công việc 92
(79,3)
14 (12,1)
10 (8,6)
Đánh giá về máy tính có đáp ứng nhu cầu công việc của khoa phòng hay không, có 116 cán bộ nhân viên của 10 khoa phòng hành chính tham gia khảo sát. Kết quả cho thấy có 83,6% cán bộ nhân viên hài lòng và 6,1% không hài lòng. Kết quả PVS cho thấy việc không hài lòng với máy tính đang sử dụng, nguyên nhân chủ yếu là do máy thường xuyên bị lỗi, bị đơ, bị hư hỏng.
“Trong phòng làm việc với số lượng máy tính như vậy là đủ sử dụng cho nhu cầu công việc, còn có dư 2 máy tính, trong đó 1 máy để sử dụng dự phòng đề phòng khi có máy nào đó bị hư hỏng, 1 máy còn lại bị lỗi mấy hôm nay rồi nhưng chúng tôi chưa kịp sửa chữa” (PVS – 05).
“Phòng chúng tôi về cơ bản cũng đã đủ số lượng máy tính cho tất cả nhân viên trong phòng, nhưng có 2 máy dạo gần đây cứ bị lỗi đơ, treo máy và đến hôm qua thì
hư hỏng không thể làm việc được. Chúng tôi đã báo lên nhưng không biết lí do vì sao đến hôm nay vẫn chưa được khắc phục” (PVS – 03).
“Máy tính không sử dụng đó là do vừa có người chuyển qua bộ phận khác làm nên dư máy ra. Đến khi có người mới chuyển đến thì lại sử dụng máy tính đó” (PVS –
09).
Đánh giá về máy in có đáp ứng nhu cầu công việc của khoa phòng, có 79,3% cán bộ nhân viên hành chính cho câu trả lời là hài lòng, còn có 8,6% cán bộ không hài lòng. Kết quả phỏng vấn sâu cho thấy đa số những cán bộ không hài lòng vì họ phàn nàn về máy in hết mực nhưng rất mất thời gian đề được thay, máy hay bị hư, bị kẹt giấy và cơ số máy không đủ đáp ứng được nhu cầu in ấn hằng ngày của khoa phòng.
“Trong quá trình sử dụng máy in hay bị lỗi, kẹt giấy. Nhưng cũng dễ sửa nên thông thường nhân viên phòng CNTT tự sửa và khắc phục nhanh” (PVS – 07).
“Mấy cái máy in này cũ quá rồi nên nó hay bị tối màu mực, bị hư hỏng sửa chữa thường xuyên nên chúng tôi ít sử dụng. Chúng tôi đã đề nghị được thay máy mới nhưng quá trình xét duyệt hơi lâu” (PVS – 06).
“Phòng chúng tôi thì nhiều việc, nhu cầu in ấn hằng ngày rất nhiều mà được 4