III. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV HOÀNG KHUYÊN.
I.TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG 1.Phương thức mua hàng
1.Phương thức mua hàng
Công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên kinh doanh chủ yếu là mặt hàng thuỷ tinh, để có đủ số lượng hàng hoá phục vụ cho việc bán ra,công ty thường mua hàng hoá với số lượng lớn.Do đó công ty thực hiện việc mua hàng theo hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa công ty với người bán hàng như vậy phương thức mua hàng
chủ yếu là phương thức chuyển hàng.Theo đó người bán hàng căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết để chuyển hàng tới kho công ty trong địa điểm cụ thể đã quy định trong hợp đồng.
2.Tình hình hạch toán nghiệp vụ mua hàng
2.1.Chứng từ,trình tự luân chuyển hàng hoá và sổ sách ghi chép a.Chứng từ mua hàng
Chứng từ mua hàng gồm:Hoá đơn bán hàng của bên bán,hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán,biên bản giao nhận hàng hoá,phiếu gửi hàng,phiếu nhập vật tư hàng hoá nhập kho.
b.Trình tự luân chuyển
Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn bán hàng của bên bán,hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán và các chứng từ liên quan khác,sau khi làm các thủ tục kiểm nhập,thủ kho xác nhận số thực tế và ghi vào thẻ kho.Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ về phòng kế toán để hạch toán và vào sổ theo dõi
Tại phòng kế toán của công ty mở thẻ hàng hoá theo dõi về chủng loại và đơn giá của từng loại hàng hoá.
Cuối tháng đối chiếu với thẻ kho ở kho để theo dõi hàng nhập của công ty
Trình tự ghi sổ:
Chứng từ mua Phiếu nhập kho Thẻ hàng hoá Bảng kê thuế GTGT được khấu trừ Bảng kê chứng từ ghi có TK331 Sổ theo dõithuế GTGT được khấu trừ Sổ theo dõi chi tiết TK331.
c.Sổ sách ghi chép
Để theo dõi lượng hàng hoá mua vào,kế toán sử dụng các loại sổ sau: Bảng kê thuế GTGT được khấu trừ
Bảng kê tổng hợp chứng từ ghi có TK331 được lập vào cuối tháng theo dõi cho tất cả các mặt hàng.
Sổ theo dõi thuế GTGT được khấu trừ
Sổ theo dõi chi tiết TK331 theo dõi các tài khoản phải trả cho người bán
2.2.Hạch toán nghiệp vụ mua hàng
Để hạch toán nghiệp vụ mua hàng,kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 156 Hàng hoá
(TK 156.1:Giá mua hàng hoá) (TK156.2:Chi phí mua hàng) TK 133 Thuế GTGT đầu vào TK 331 Phải trả cho người bán
2.2.1.Hạch toán giá mua hàng tại công ty
Để minh hoạ hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại công ty,xin trích nội dung các nghiệp vụ mua hàng ở bảng kê mua hàng tháng 3/2004
a.Trường hợp mua hàng tại các đơn vị
Theo hợp đồng mua hàng với bên bán,khi hàng hoá được chuyển giao và nhập kho theo địa điểm quy định,căn cứ vào các chứng từ mua hàng kế toán hạch toán. Nợ TK156(156.1) 624.356.076 đ Nợ TK133 37.477.803 đ Có TK 331 661.833.879 đ Nợ TK156(156.1) 146.474.126 đ Nợ TK133 7.323.706 đ
Có TK111 153.797.832 đ Nợ TK156(156.1) 178.108.114 đ Nợ TK133 8.905.406 đ Có TK112 187.013.520 đ
Đồng thời theo dõi trên sổ kế toán chi tiết TK331,sổ chi tiết TK156
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331 Tháng 3/2004 Đơn vị:Công ty Việt Tiệp
Chứng từ Số tiền Ngày
tháng Số Loại Diễn giải
TK đối ứng Nợ Có Số dư đầu tháng 3 285.510.798 15/3 2810 P.Nhập Nhập Ly TT 156.1 133 125.998.740 6.299.937 25/3 2814 P.Nhập Nhập Ly bộ TT 156.1 133 20.705.983 1.035.299 25/3 224 Trả tiền mua hàng ……… 112 56.698.000 Số phát sinh 359.000.000 Số dư cuối tháng 162.589.355
b.Trường hợp mua hàng được hưởng chiết khấu
Công ty TNHH TM&DV Hoàng Khuyên thường mua hàng với số lượng lớn do đó công ty được bên bán cho hưởng chiết khấu.Khoản chiết khấu này được tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá mua.
Căn cứ vào chứng từ liên quan,kế toán hạch toán số tiền được hưởng chiết khấu như sau: Nợ TK331 5.562.162 đ
Có TK711 5.562.162 đ
Nội dung của chi phí mua hàng gồm chi phí vận chuyển,bốc xếp hàng hoá…phát sinh trong quá trình mua hàng.
Chứng từ hạch toán là chứng từ thể hiện việc thanh toán các chi phí trên như phiếu chi tiền…
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ phản ánh chi phí liên quan đến hàng mua,kế toán tiến hàng hạch toán
Nợ TK156(156.2) 5.431.613 đ Có TK111 5.431.613 đ
Và ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt TK111.Cuối tháng,kế toán tiến hành tổng cộng số liệu của TK156.2 ở sổ nhật ký đặc biệt TK111 và tiến hành tổng cộng số liệu của tháng để ghi vào sổ cái TK156.2
SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIÊT TK111 Tháng 3/2004
Chứng từ Ghi Nợ các TK
Ngày
tháng Số Ngày Diễn giải
Ghi Có
TK111 156.2 … 05/3 156 05/3 Chi tiền vận chuyển ly TT 30 825.400 825.400 10/3 162 10/3 Chi tiền vận chuyển ly kem
………
2.364.613 2.364.613
Tổng cộng tháng 3/2004 5.431.613 5.431.613
SỔ CÁI TK 156.2 Tháng 3/2004
tháng Số Ngày Diễn giải NK Đ. ứng Nợ Có Số dư đầu tháng 3/2004 111 9.206.400 31/3 Số phát sinh trong tháng 3
………..
111 5.431.613
Kết chuyển chi phí mua hàng sang TK 632
632 10.632.022
Số dư cuối tháng 3/2004 4.005.991
Cuối tháng căn cứ vào chi phí tồn kho đầu kỳ,chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ,trị giá hàng xuất bán trong kỳ,trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ,kế toán tiến hành phân bổ chi phí mua hàng theo tiêu thức.
Chi phí mua hàng phân Chi phí mua hàng
bổ cho hàng tồn đầu kỳ + phát sinh trong kỳ Trị giá Chi phí mua hàng = * hàng hoá phân bổ cho hàng Trị giá hàng hoá xuất Trị giá hàng hoá tồn cuối tồn cuối kỳ bán trong kỳ + tồn cuối kỳ kỳ
Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng = phân bổ cho hàng + phát sinh trong kỳ - phân bổ cho hàng xuất bán tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ
Số liệu minh hoạ tháng 3/2004
Trị giá hàng hoá hiện còn cuối tháng 3: 468.393.184 đ (Số liệu lấy ở sổ cái TK 156.1)
Trị giá vốn hàng xuất bán trong tháng 3: 1.243.129.722
(Số liệu lấy ở bảng kê chứng từ ghi có TK 156.1 của tất cả mặt hàng)
Chi phí mua hàng 9.206.400 + 5.431.613 phân bổ cho hàng = * 468.393.184 = 4.005.991 tồn tháng 3 1.243.129.722 + 468.393.184 Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng = 9.206.400 + 5.431.613 – 4.005.991 = 10.632.022 xuất bán trong tháng 3