II Thép cácloạ
5. Tổ chức lưu trữ, luân chuyển chứng từ:
Chứng từ của Công ty bao gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại cung cấp thông tin về một loại nghiệp vụ kinh tế riêng, chứng từ kế toán là gốc để ghi sổ kế toán, có ảnh hưởng quyết định đến tính trung thực, chính xác và phù hợp của thông tin nhất là thông tin kế toán. sự trung thực và chính xác của thông tin được tăng lên nhờ việc ghi chép ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ và kèm theo chữ ký của những người có trách nhiệm, việc hạch toán kế toán là công cụ đắc lực cho quản lý, các số liệu là cơ sở để ra các quyết định kinh doanh. Do đó, yêu cầu của kế toán là chính xác, kịp thời đầy đủ. Điều này đòi hỏi việc tổ chức luân chuyển chứng từ phải nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Tổ chức tốt công tác luân chuyển chứng từ sẽ góp phần tránh các trường hợp ghi chép trùng lắp, thiếu sót, gian lận chứng từ. Mặt khác, nó đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát nội bộ tại Công ty. Để quá trình luân chuyển chứng từ được khoa học, Công ty nên có quy định về trình tự luân chuyển chứng từ và lập kế hoạch luân chuyển chứng từ.
Chứng từ cần được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết, chứng từ và sổ sách cần được ghi chép ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc càng sớm càng tốt, nếu việc ghi chép chậm trễ làm cho sổ sách thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sót hoặc gian lận.
Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tắc an toàn, bảo mật và thuận tiện truy cập.
Kế hoạch luân chuyển chứng từ chính xác là nêu rõ từng loại chứng từ, người lập, người kiểm tra chứng từ, thời hạn chuyển chứng từ, người nhận và sử dụng chứng từ, thời hạn ghi sổ kế toán và sau cùng là bộ phận
lưu giữ chứng từ. Nếu kế toán tại Công ty và các đơn vị cơ sở tuân thủ đúng nội dung về kế hoạch luân chuyển chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ thì việc luân chuyển chứng từ sẽ nhanh chóng và khi có gian lận hay mất mát chứng từ sẽ xác định trách nhiệm thuộc bộ phân, cá nhân nào và sẽ giúp tránh chồng chéo trong nhiệm vụ được giao. Đảm bảo cuối quý, năm lập báo cáo kế toán cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo Công ty.
III. Kiến nghị :
Thông qua 1 số kết quả đã phân tích ở trên , bản thân tôi nêu lên 1 số biện pháp nhằm khắc phục những khó khăn và năng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian tới.
Trước hết , công ty cần khai thác về khả năng tài chính của mình bằng cách mở rộng qui mô kinh doanh , đa dạng hóa sản phẩm , tích cực trong việc đưa sản phẩm mới vào thị trường trong nước dưới nhiều hình thức như : quảng cáo , khuyến mãi , phân tích thị trường 1 cách hợp lý, nắm vững các thông tin về thị trường, mở rộng thị trường trong và ngoài nước, đặc biệt chú trọng thị trường trong nước, phát huy nội lực, chú trọng thực hiện tốt các công tác kinh doanh XNK, củng cố khâu dịch vụ khách sạn, tăng cường hợp tác đầu tư trong và ngoài nước nhằm khai thác có hiệu quả nguồn vốn, kỹ thuật, trang thiết bị, đồng thời tận dụng hợp lý tiềm năng lao động , cơ sở vật chất kỹ thuật sẵn có của công ty để tiến hành kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao .
Tăng cường thu hồi công nợ , quay nhanh vòng vốn .
Đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu hàng hóa , hoạt động kinh doanh và mua bán hàng hóa dịch vụ, làm tăng giá trị sản xuất càng nhiều càng tốt. Đổi mới công nghệ , thu hút những lao động có trình độ và chuyên môn giỏi cả về kỹ thuật và quản lý nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm để sản phẩm có khả năng cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường.Tổ chức bán hàng bằng nhiều phương pháp như :trả góp , bán có khuyến mãi , có bảo hành.
Tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho người lao động, cải thiện cơ sở vật chất làm việc, có chính sách khen thưởng thích đáng đối với những cá nhân có nhiều đóng góp cho quá trình kinh doanh ,không ngừng nâng cao mức lương cho người lao động để khuyến khích họ đem hết khả năng của mình phục vụ cho công ty, từng bước cải thiện đời sống cho người lao động.
Đặc biệt trong công tác tuyển dụng lao động phải hạn chế số lượng , không gia tăng 1 cách ồ ạt hay nói cách khác số lao động tăng nhưng không được vượt quá sự gia tăng của giá trị sản xuất nhằm đem lại năng suất lao động cao hơn và không ngừng tăng lên, tạo thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Công Nghệ Phẩm trong những năm tiếp theo.
Kết Luận
Hiện nay hệ thống kế toán vẫn đang ở thời kỳ cải cách để sao cho phù hợp với nền kinh tế thị trường đang phát triển mạnh mẽ . Tổ chức kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hóa là một phần rất quan trọng trong cải cách hệ thống kế toán nhằm đáp ứng các yêu cầu đòi hỏi của nền kinh tế thị trường rất đa dạng về các phương thức mua bán hàng hóa. Đặc biệt đối với Doanh Nghiệp Thương Mại thì tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ cần được theo dõi đầy đủ và kịp thời qua các lựa chọn phương pháp tối ưu nhất .
Với thời gian thực tập không lâu, hơn nữa lại là lần đầu tiên tiếp xúc với thực tế em học được nhiều điều bổ ích . Từ lý thuyết đến thực tế không phải là một quá trình đơn giản , lý thuyết theo khuôn mẫu có sẵn thì thực tế dạy cho em tính năng động, xuất phát từ nhiều nghiệp vụ nhưng hạch toán vào đâu đúng. Hơn nữa, trong thực tế lại nảy sinh nhiều nghiệp vụ mới lạ , ,các nghiệp vụ đó đã được hạch toán vào các TK một cách hợp lý với sự chịu trách nhiệm của từng người đảm nhận công việc đó, và một nghiệp vụ kế toán phải đảm bảo tính chính xác của các con số , dù đó chỉ là một đồng hay nhiều tỷ đồng và còn nhiều bài học bổ ích khác nữa không chỉ trong chuyên môn nghiệp vụ mà còn trong quan hệ giao tiếp .
Tuy nhiên do thời gian tiếp cận nghiên cứu và nắm bắt thực tế quá hạn hẹp , bên cạnh đó kiến thức tiếp cận ở trường còn một chuẩn mực nhất định. Do đó đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo của thầy cô giáo bộ môn và các cô chú, anh chị ở phòng kế toán và kế toán tại các Trung tâm .
Em chân thành cảm ơn sự tận tình giúp đỡ của các cô chú, anh chị ở phòng kế toán đã tận tình chỉ bảo em nắm bắt được một số vấn đề cơ bản của công tác kế toán trong thực tế.
Đà Nẵng, tháng 5 năm 2005
Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Hồng