CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ TUYỂN DỤNG LAO ĐỘNG
1.2. CÁC NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG LAO ĐỘNG
1.2.4. Quy trình tuyển dụng lao động
Mỗi cơng ty có những quy chế, cách xác lập kế hoạch đào tạo cũng như tuyển dụng nhân viên riêng. Nhưng về cơ bản vẫn xuất phát từ nhu cầu cần phải có người để đảm trách cơng việc. (PGS.TS Đỗ Văn Phức - 2010)
Xác định nhu cầu
Tìm kiếm ứng viên
Đánh giá và lựa chọn
Hướng dẫn hội nhập
Sơ đồ 1.3. Quy trình tuyển dụng lao động
(Trần Kim Dung, 2018) 1.2.4.1 Xác định nhu cầu, vị trí cần tuyển dụng.
Bước này bao gồm việc thẩm định xem doanh nghiệp có thực sự cần tuyển thêm nhân viên hay không, tuyển người làm cụ thể những việc gì và cần tuyển người có những tiêu chuẩn nào để đáp ứng tốt yêu cầu của cơng việc. Các nhu cầu này có thể xuất phát từ nhiều lý do, ví dụ như nhằm thay thế nhân viên thuyên chuyển, cần thêm nhân viên trong thời kỳ mở rộng quy mơ sản xuất, gấp rút hồn thành sản phẩm theo thời hạn hợp đồng...
a. Lập kế hoạch tuyển dụng.
Mục đích của việc lập kế hoạch tuyển dụng nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp có đúng và đủ nguồn nhân lực với phẩm chất, kỹ năng phù hợp được bố trí đúng nơi, đúng chỗ và đúng lúc để thực hiện công việc một cách hiệu quả về số người.
Lập kế hoạch cũng giống việc dự báo tương lai, dự đốn xem tình hình hiện tại của doanh nghiệp trong tương lai sẽ như thế nào, con đường nào thì dẫn tới mục tiêu nhanh nhất với chi phí thấp nhất. Để tránh tình trạng lao động nghỉ việc khơng có
người thay thế, mở rộng sản xuất, kịp tiến độ. Bộ phận nhân sự nên xây dựng chương trình cộng tác viên hoặc thực tập viên để có phương án thay thế nhân sự khi cần thiết. Dù tuyển người thay thế, tuyển thêm người để đảm nhận một vị trí có sẵn hay tuyển người cho một vị trí hồn tồn mới doanh nghiệp cũng cần cân nhắc kỹ lưỡng. Để xác định được nhu cầu địi hỏi phải hiểu bản chất của vị trí cơng việc cần người. Để việc lập kế hoạch tuyển dụng khả thi khi lập kế hoạch phải xác định được một số câu hỏi sau: Mục đích của vị trí cơng việc cần tuyển, chuẩn mực hiệu quả cơng việc doanh nghiệp mong muốn, đóng góp của vị trí đó, u cầu của người ở vị trí đó, vị trí đó tồn tại lâu dài hay ngắn hạn.
b. Xác định nội dung cơng việc (phân tích cơng việc).
Xác định nội dung cơng việc chính là việc phân tích và so sánh các thơng tin liên quan đến cơng việc cụ thể để tìm ra bản chất cơng việc từ đó xác định những tiêu chuẩn đối với người thực hiện. Mục đích là cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một cơng việc nào đó; mối quan hệ của cơng việc đó với các cơng việc khác; kiến thức và kỹ năng cần thiết, cách thức cùng các điều kiện làm việc. Có thể nói phân tích cơng việc là cơ sở thực hiện các hoạt động quản trị nguồn nhân lực như tuyển dụng, bố trí, điều động, lập kế hoạch, đào tạo và trả lương.
Phân tích cơng việc chỉ có hiệu quả khi nó được trình bày đầy đủ, rõ ràng dưới dạng bản mô tả công việc, yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và tiêu chuẩn công việc.
Bản mô tả công việc: Khi đã chắc chắn nhu cầu tuyển dụng là có thực phải xác định nội dung cơng việc cụ thể của một vị trí cần tuyển là gì? Đối những vị trí cơng việc cũ có thể căn cứ vào bản mơ tả công việc của những nhân viên đã nghỉ việc. Bản mô tả công việc cho thấy một bức tranh tổng thể về chức năng, trách nhiệm và danh sách những nhiệm vụ cần được thự hiện.
Bản mô tả công việc thường gồm các nội dung như nhận diện cơng việc, tóm tắt cơng việc, các điều kiện làm việc và các mối quan hệ thực hiện công việc. Tuy nhiên đối với một công việc mới hoặc bản mơ tả cơng việc cũ khơng cịn phù hợp thì cần xem xét lại. Bản mô tả công việc phải được diễn đạt bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo
ra sự so sánh với các công việc khác và dễ đối với người giao cũng như người nhận cơng việc đó.
c. Yêu cầu đối với ứng cử viên.
Giá trị chủ yếu của bản yêu cầu các ứng cử viên là giúp chúng ta có thể so sánh các ứng cử viên với một mơ hình ứng viên lý tưởng chứ khơng phải so sánh các ứng viên với nhau. Bản yêu cầu ứng viên sẽ cung cấp một chuẩn mực cố định làm cơ sở đánh giá ứng viên.
Một số yêu cầu cơ bản với các ứng viên có thể chia thành 03 nhóm chính: + Kiến thức và kỹ năng: Ứng cử viên cần có những kiến thức gì để có thể đảm nhận được cơng việc? Kiến thức đó có thể là biết cách sử dụng một loại máy móc, thiết bị, biết cách xử lý một số loại vật liệu hoặc thực hiện những quy trình nhất định. Những kỹ năng cần thiết để làm được điều đó là gì? Ví dụ như khả năng làm việc đối với các con số, kỹ năng bán hàng, kỹ năng giải quyết các vấn đề...
+ Trình độ và kinh nghiệm: Thông thường việc tuyển dụng hiện nay phần lớn các doanh nghiệp u cầu ứng cử viên phải có trình độ và kinh nghiệm trong lĩnh vực cần tuyển, điều này giúp cho ứng viên nhanh chóng thích nghi với cơng việc đồng thời giảm chi phí đào tạo của doanh nghiệp.
+ Các yếu tố cá nhân: Tương ứng với mỗi vị trí cơng việc u cầu ứng cử viên có những đặc điểm riêng để phù hợp với tính chất và mơi trường làm việc. Chẳng hạn tuyển nhân viên bán hàng phải có khả năng giao tiếp, gây thiện cảm với khách hàng, nhanh nhẹn là ưu tiên nhưng đối với cơng việc kế tốn cần tính cẩn thận, chặt chẽ trong cơng việc.
d. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
“Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoành thành các nhiệm vụ”.
Do đặc thù về sản phẩm, cơng nghệ, quy mơ, trình độ và cách thức tổ chức khác nhau của doanh nghiệp mà xây dựng bản tiêu chuẩn khác nhau. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là căn cứ đánh giá hiệu quả, mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên. Nó có thể được xác lập bằng văn bản, có thể là giao ước giữa người quản lý và người thực hiện.
1.2.4.2. Tìm ứng cử viên.
Biện pháp sử dụng thông thường bằng thông báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng tùy vào số lượng, chất lượng, thời gian và tiêu chuẩn đòi hỏi đối với ứng cử viên nhà tuyển dụng có thể lựa chọn cách thức thơng báo phù hợp.
-Mục đích: Mục đích của việc thơng báo tuyển dụng là thu hút được nhiều ứng viên từ các nguồn khác nhau để việc tuyển chọn được tiến hành thuận lợi và đạt mục tiêu đề ra.
- Nội dung: Nội dung của việc tìm kiếm ứng viên tuyển dụng bao gồm: Thiết kế thông báo, tuyển dụng nội bộ và tuyển dụng bên ngồi.
+ Thiết kế thơng báo: Thơng tin chi tiết về tên, địa chỉ doanh nghiệp, hình thức liên hệ, nội dung công việc, yêu cầu về tiêu chuẩn điều kiện làm việc, chế độ đãi ngộ, các loại hồ sơ, thời gian, nội dung tuyển chọn...
+ Tuyển dụng nội bộ: Thơng báo vị trí cịn trống, tuyển dụng nguồn lao động trong cơng ty.
+ Tuyển dụng bên ngoài: Quảng cáo trên các phường tiện truyền thông, tuyển dụng điện tử, các tổ chức việc làm và doanh nghiệp tìm kiếm nhân lực quản trị, tuyển dụng thông qua các sự kiện đặc biệt, kỳ thực tập mùa hè, tuyển dụng từ các trường đại học.
- Các hình thức thơng báo tuyển dụng.
+ Thông báo trên các phương tiện thơng tin đại chúng, hình thức này thu hút được nhiều ứng cử viên tham gia, doanh nghiệp có cơ hội lựa chọn ứng cử viên xuất sắc.
+ Niêm yết các bản thông báo tại trụ sợ doanh nghiệp, nơi đơng người qua lại. Hình thức này áp dụng phạm vi tuyển người nội bộ, số lượng ít, hoặc qua mối quan hệ trong doanh nghiệp.
+ Gửi thông báo đến các trường đào tạo chuyên ngành liên quan nhờ giới thiệu các ứng viên phù hợp với tiêu chuẩn cần tuyển.
+ Kết hợp với các trung tâm tư vấn giới thiệu việc làm để thơng báo, tìm kiếm và thu hút các ứng viên phù hợp.
+ Thông báo tuyển dụng trên mạng Internet đã trở thành một phương tiện phổ biến để thông báo nhu cầu tuyển dụng và việc làm của doanh nghiệp.
- Yêu cầu thông báo tuyển dụng
+ Giới thiệu được về công ty, công việc để người xin việc hiểu rõ hơn về công ty và về tính hấp dẫn của cơng việc.
+ Mơ tả trách nhiệm, các chức năng, nhiệm vụ chính trong cơng việc để người xin việc có thể hình dung được cơng việc mà họ dự định xin tuyển.
+ Quyền lợi nếu ứng viên được ứng tuyển như lương, cơ hội được đào tạo, cơ hội thăng tiến và môi trường làm việc.
+ Thông báo nên ngắn gọn, rõ ràng mà chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng viên như yêu cầu về trình độ, kiến thức, phẩm chất và đặc điểm cá nhân... không mang tính chất phân biệt.
+ Nêu rõ yêu cầu về hồ sơ dự tuyển, các hướng dẫn về thủ tục hành chính, hồ sơ, cách thức liên hệ với cơng ty.
-Để tìm kiếm ứng cử viên hiệu quả, cần phải đảm bảo rằng các yêu cầu đặt ra là rõ ràng, khả thi, các điều kiện tuyển dụng cạnh tranh tiếp cận đúng nguồn và đúng cách. Quan trọng hơn công ty phải xây dựng được hình ảnh sử dụng lao động có uy tín.
sau:
hợp.
Doanh nghiệp có thể khơng thu hút được ứng cử viên tốt do một số nguyên nhân
+ Yêu cầu tuyển dụng không rõ ràng: Hồ sơ dự tuyển nhận được không phù
+ Yêu cầu tuyển dụng không khả thi: Rất hiếm người có thể đáp ứng được yêu cầu hoặc đi tìm người trong lý tưởng.
+ Vị trí tuyển dụng khơng hấp dẫn: Vì các ứng cử viên có nhiều cơ hội tốt hơn để lựa chọn.
+ Cơng ty khơng uy tín, chế độ đãi ngộ không tốt. 1.2.4.3. Tiến hành đánh giá và tuyển chọn lao động
Lựa chọn đúng người là cơng việc khó nhất mà nhà tuyển dụng phải làm trong khâu tuyển dụng. Hiệu quả làm việc của ứng cử viên chỉ có thể được đánh giá một cách chính xác sau một thời gian làm việc nhất định. Nhưng người quản trị phải đưa ra quyết định lựa chọn ứng viên sau một quá trình tìm hiểu ngắn.
Tuyển chọn ứng cử viên là quá trình so sánh nhiều ứng viên khác nhau với các tiêu chuẩn tuyển chọn để xác định ứng viên đáp ứng tốt nhất. Vì vậy trước khi tiến hành đánh giá ứng viên cần xác định được quy trình và các tiêu chuẩn đánh giá cùng một phương pháp thống nhất để so sánh tìm ra ứng viên phù hợp nhất.
Khi xác định các tiêu chuẩn đánh giá, chú ý đến độ tin cậy và mức độ phù hợp. Chỉ chọn những tiêu chuẩn mà nhiều người có thể đánh giá và liên quan đến hiệu quả cơng việc của vị trí đó.
“Độ tin cậy là sự nhất quán của việc đánh giá, nghĩa là các tiêu chuẩn đó nếu được sử dụng ở những thời điểm khác nhau hay bởi những người khác nhau thì vẫn có kết quả đồng nhất”.
Mức độ phù hợp có thể được hiểu là mức độ tương ứng giữa kết quả đánh giá với kết quả công việc thực tế. Ví dụ như một người đạt điểm tiếng anh rất cao nhưng công việc thực tế lại không sử dụng đến tiếng anh gây lãng phí nguồn tuyển dụng.
Để lựa chọn có kết quả khả quan, người ta sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để hỗ trợ quá trình tuyển chọn như sàng lọc hồ sơ, kiểm tra kỹ năng thực hành chắc nghiệm tâm lý, phỏng vấn.
-Sàng lọc hồ sơ: Đây là biện pháp đầu tiên được sử dụng trong quá trình tuyển chọn. Hồ sơ của các ứng viên thường cung cấp các thơng tin về trình độ chun mơn, kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, sở thích và thơng tin cá nhân. Căn cứ vào hồ sơ nhà tuyển dụng có thể lựa chọn được ứng viên đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp tuy nhiên nó chưa đủ dữ kiện để đánh giá tồn diện về ứng viên. Vì vậy cần thận trọng khi quyết định loại bỏ ứng cử viên để không gạt bỏ ứng cử viên tốt nhưng vì họ chuẩn bị hồ sơ khơng chu đáo.
Hồ sơ của mỗi ứng viên lại được trình bày theo những hình thức và nội dung khác nhau, thường họ chú trọng cung cấp các thơng tin mang tính tích cực của họ mà họ muốn nhà tuyển dụng biết chứ không phải là những thơng tin mà nhà tuyển dụng cần. Chính vì vậy làm cho q trình sàng lọc hồ sơ khó khăn hơn. Để thuận lợi trong quá trình sàng lọc hồ sơ nhiều cơng ty đã ban hành mẫu hồ sơ được thiết kế riêng, buộc các ứng viên phải điền đầy đủ thông tin cần thiết mà doanh nghiệp cần.
- Kiểm tra, trắc nghiệm: Kỹ thuật kiểm tra, trắc nghiệm thường được làm khi sàng lọc hồ sơ hay phỏng vấn không làm được hoặc làm được không hiệu quả. Việc kiểm tra trắc nghiệm thơng thường được chia làm 3 nhóm:
+ Kỹ năng và năng lực: Các bài kiểm tra này sẽ giúp đánh giá ứng viên có kiến thức và sự khéo láo, linh hoạt cần thiết trong giải quyết công việc.
+ Kỹ năng tâm lý: Giúp xác định tính cách cá nhân của ứng cự viên như thích giao tiếp sẽ phù hợp với làm việc nhóm hay thích sống nội tâm sẽ phù hợp với làm việc độc lập.
+ Kiểm tra sức khỏe: Giúp xác định xem ứng cử viên có đủ thể lực để đáp ứng yêu cầu công việc hay không.
-Phỏng vấn: Phỏng vấn là hoạt động trao đổi thông tin trực tiếp được thiết kế để khám phá những sự thật về kiến thức, kinh nghiệm, thành công và thất bại trong quá khứ, cũng như động cơ làm việc của các ứng viên nhằm xác định xem liệu họ có thể làm tốt cơng việc được khơng.
Mặc dù phỏng vấn còn hạn một số hạn chế nhưng nếu phỏng vấn được thực hiện có hiệu quả thì nó vẫn là cách tốt nhất để đánh giá ứng cử viên vì thơng qua phỏng vấn ta có thể quan sát được cử chỉ, thái độ, tác phong đồng thời đánh giá được khả năng diễn đạt và giao tiếp của ứng viên, đây cũng là kỹ thuật được sử dụng thông dụng hiện nay.
-Điều tra xác minh: Thực hiện sau khi nhà tuyển dụng có sự lựa chọn, mục đích của việc này là làm sáng tỏ hơn cho việc lựa chọn. Người tuyển yêu cầu ứng cử viên cung cấp họ tên, số điện thoại, nơi cư chú hoặc e-mail của người có thể xác minh một số thông tin liên quan đến việc xác minh của nhà tuyển dụng. Nếu ứng cử viên đã và đang đi làm khi nộp hồ sơ dự tuyển thì nhà tuyển dụng yêu cầu cung cấp thông tin của người mà nhà tuyển dụng có thể liên lạc xác minh thơng tin ở công ty cũ của ứng viên. Thông thường là thông tin của cấp trên tại nơi mà các ứng viên đã hoặc đang công tác. Đối với các cơng ty nước ngồi họ thường xác minh bằng cấp của ứng cử viên bằng cách fax gửi công văn, photo bằng tốt nghiệp của ứng cử viên đề nghị cơ sở đào tạo ứng cử viên tốt nghiệp xác nhận là đúng.
Sau khi đã có kết quả đánh giá của q trình tuyển dụng nhà tuyển dụng phải thông báo cho ứng cử viên trúng tuyển một cách chính thức. Có thể gọi điện trực tiếp thông báo hoặc gửi thư mời nhận việc.