Sơ đồ 2.2: Quy trình các bước tuyển dụng tại công ty
Xác định nhu cầu
Lập kế hoạch
Thông báo tuyển dụng
Nghiên cứu hồ sơ
Phỏng vấn
Thử việc
Quyết định tuyển dụng
( Báo cáo thường niên- Công ty cổ phần Techno Việt Nam Corporation, 2019)
Bước 1: Xác định nhu cầu:
Đây là công tác xác định xem để đáp ứng nhu cầu công việc thì có cần thiết phải tiến hành tuyển dụng hay không. Các căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng là:
- Theo nhu cầu sản xuất tại các phòng ban trong đơn vị. Tuỳ thuộc vào tình hình lao động của mỗi phòng ban tại mỗi thời điểm, nếu số lao động hiện tại không đáp ứng được hết khối lượng công việc thì trưởng các phòng ban sẽ đề nghị lên Giám đốc để tuyển thêm người.
-Theo yêu cầu mở rộng sản xuất đáp ứng nhu cầu tăng trưởng ổn định. Phòng xuất nhập khẩu kết hợp với các đơn vị cân đối số lao động cần bổ sung, tổng hợp trình giám đốc phê duyệt. Công việc này thường vào cuối năm trước, khi lập kế hoạch cho năm sau, các phòng ban tuỳ thuộc vào khối lượng công việc dự kiến của mình mà đề xuất lên ban giám đốc nhu cầu nhân sự của phòng.
- Khi có lao động nghỉ hưu hoặc chấm dứt hợp đồng, phòng xuất nhập khẩu xem xét, cân đối điều chỉnh giữa các đơn vị trong Công ty. Nếu thiếu thì phòng xác định nhu cầu tuyển dụng lao động rồi trình duyệt.
- Để đáp ứng một số công tác đòi hỏi chuyên môn nghiệp vụ cao hoặc kỹ năng đặc biệt, theo yêu cầu của Giám đốc hoặc đề nghị của đơn vị liên quan.
Như vậy việc xác định nhu cầu tuyển dụng của Công ty là việc tổng hợp nhu cầu lao động từ các phòng ban và từ tầm nhìn kinh doanh của Ban Giám đốc do phòng xuất nhập khẩu thực hiện. Công tác này còn thiếu xót vì chưa đưa ra được những dự đoán về sự biến động của lao động trong tổ chức trong tương lai mà chỉ xác định nhu cầu cho thực tiễn kinh doanh ở thời điểm hiện tại hay kỳ kế hoạch. Mặt khác, việc xác định cũng chỉ dừng lại ở nhu cầu về số lượng lao động cần tuyển về yêu cầu công việc mà chưa nêu rõ ràng tiêu chuẩn đối với người lao động, đối với nguồn tuyển dụng của công ty.
Bước 2: Lập kế hoạch
Khi ban giám đốc Công ty xem xét và phê duyệt đề xuất, phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào yêu cầu tuyển dụng, sẽ lập bản kế hoạch tuyển dụng và trình lên cho ban giám đốc xét duyệt. Nếu được ban giám đốc phê duyệt thì đây chính là cơ sở để tiến hành hoạt động tuyển dụng trong năm. Bản kế hoạch tuyển dụng bao gồm các thông tin sau:
+ Thông tin về nhu cầu cần tuyển: Số người cần tuyển, vị trí cần tuyển, tiêu chuẩn tuyển dụng…
+ Phân công nhân sự cho công tác tuyển dụng và phối hợp giữa các bộ phận. + Thời gian, địa điểm tiến hành các hoạt động trên.
Bảng 2.6. Nhu cầu số lượng ứng viên tham gia ứng tuyển công ty giai đoạn 2017-2019 STT Phòng ban Số lượng 2017 2018 2019 1 Trợ lý giám đốc 15 18 19 2 Phòng kinh doanh 28 25 36 3 Phòng XNK 29 32 30 4 Phòng kế toán 10 15 27 5 Phòng kỹ thuật 18 30 38 Tổng 100 120 150
( Báo cáo thường niên- Công ty cổ phần Techno Việt Nam Corporation. 2019)
Tuỳ từng trường hợp cụ thể, giai đoạn cụ thể hay yêu cầu công việc cụ thể mà Công ty tiến hành tuyển dụng trên hai nguồn đó là nguồn bên trong và nguồn bên ngoài.
Như vậy, kế hoạch tuyển dụng mới chỉ dừng lại ở việc xác định vị trí tuyển dụng số lượng, thời gian địa điểm tuyển dụng và nguồn tuyển dụng mà chưa tính đến chi phí dành cho tuyển dụng. Trong trường hợp các bộ phân và các phòng ban chức năng có nhu cầu bổ sung thêm chỉ tiêu lao động thì người phụ trách làm đề nghị trình Ban Giám đốc Công ty phê duyệt. Sau khi được phê duyệt bản kế hoạch thì phòng xuất nhập khẩu phối hợp với các bộ phận có liên quan tổ chức thực hiện kế hoạch đã đề ra.
Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch tuyển dụng còn chưa căn cứ vào chiến lược phát triển cũng như kế hoạch sản xuất – kinh doanh trong tương lai của Công ty. Điều này dẫn đến tình trạng bị động về lực lượng lao động nếu tình hình sản xuất – kinh doanh của Công ty có biến động
Bước 3: Thông báo tuyển dụng:
Việc thông báo sẽ được tiến hành với một số ngày nhất định tuỳ từng yêu cầu cụ thể của công việc cũng như trong thực tế. Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng đã được phê duyệt, trước Ban Giám đốc ra thông báo tuyển dụng lao động qua các kênh sau:
+ Đăng tuyển nội bộ: Đây là cách thức đăng tuyển truyền thống, tuy nhiên nó vẫn tỏ rõ được ưu thế nhờ chi phí thấp và lao động có độ tin cậy cao. Những cách thức được sử dụng: gửi thông báo tới các bộ phận, dán tại cổng công ty, thông qua mối quan hệ cá nhân của nhân viên,...
+ Đăng tuyển trên mạng internet: Nguồn này đang được sử dụng chủ yếu để tuyển các vị trí cấp cao. Hai mạng được sử dụng chủ yếu là Vietnamworks và 24h.com. Ngoài những ưu điểm là tính tin cậy cao, nguồn tuyển dụng dồi dào thì nguồn này lại chiếm tỷ trọng chi phí cao nhất.
Nội dung chính của thông báo đảm bảo 2 nội dung: Vị trí tuyển dụng và yêu cầu năng lực đối với vị trí tuyển dụng.
+ Tên công ty
+ Số người và vị trí cần tuyển.
+ Kinh nghiệm: với mỗi vị trí khác nhau thì đòi hỏi kinh nghiệm khác nhau. + Trình độ học vấn, chuyên môn
+ Ngoài ra là các giấy tờ văn bằng khác…
Bảng 2.7. Thông báo tuyển dụng Công ty cổ phần Techno Việt Nam Corporation năm 2019
( Báo cáo thường niên Công ty cổ phần Techno Việt Nam Corporation, 2019
Bước 4: Nghiên cứu hồ sơ
Tùy vào từng vị trí, chức danh cần tuyển mà công ty sẽ yêu cầu bổ sung những giấy tờ cần thiết khác trong bộ hồ sơ.
-Về mặt nội dung
+ Hồ sơ phải thể hiện đựơc trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của đơn xin việc và sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
+ Ứng viên phải được xác nhận có đủ sức khỏe thông qua giấy khám sức khỏe đã đựơc xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền.
Với những yêu cầu trên của bộ hồ sơ, phòng xuất nhập khẩu có thể hiểu một cách khái quát nhất về từng ứng viên để lựa chọn được những bộ hồ sơ có các tiêu chuẩn tương đối phù hợp với yêu cầu của công việc.
Những hồ sơ không đảm bảo tính hợp lệ sẽ được trả lại ứng viên để sửa đổi, bổ sung. Kết thúc quá trình nhận hồ sơ, phòng hành chính nhân sự sẽ kết hợp với hội đồng tuyển dụng tiến hành sơ tuyển hồ sơ. Việc sơ tuyển hồ sơ thường được tiến hành trong thời hạn tối đa là 1 tuần kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ. Phòng xuất nhập khẩu sẽ ghi lại các thông tin chủ yếu và những lưu ý về ứng viên. Hồ sơ ứng viên được ưu tiên theo thứ tự: Bằng cấp, các loại chứng chỉ, thời gian kinh nghiệm, thâm niên công tác, độ tuổi, sức khoẻ. Việc chọn những bộ hồ sơ theo tiêu chí ưu tiên là bằng cấp để thay thế cho bước trắc nghiệm IQ, điều này là hoàn toàn phù hợp với điều kiện hoàn cảnh của Công ty do giới hạn về thời gian và chi phí. Ngoài ra, việc xét tuyển sẽ được ưu tiên đối với hồ sơ các ứng viên nội bộ, hồ sơ ứng tuyển của đợt tuyển dụng trước sẽ được ưu tiên xem xét lại xem có phù hợp hay không để lập danh sách đề nghị phỏng vấn. Sau quá trình sơ tuyển hồ sơ, nhà tuyển dụng đã loại bỏ được một loạt các hồ sơ không thích hợp đồng thời sắp xếp được danh sách các ứng viên đáp ứng được các yêu cầu cơ bản mà Công ty đưa ra cho từng vị trí tuyển dụng. Tiếp đó phòng xuất nhập khẩu sẽ lập phiếu đề xuất phỏng vấn và danh sách các thành viên hội đồng phỏng vấn trình Giám đốc ký duyệt, sau đó thông báo cho các thành viên hội đồng phỏng vấn và các ứng viên biết cụ thể thời gian và địa điểm phỏng vấn.
Có thể thấy rằng công tác nghiên cứu và lựa chọn hồ sơ của Công ty tiến hành khá bài bản, hạn chế được phần nào những thiếu xót trong việc lựa chọn những ứng viên có đầy đủ năng lực, đảm bảo cho công tác phỏng vấn thuận lợi và có chất lượng hơn.
Bảng 2.8. Số lượng ứng viên sau sơ tuyển qua các năm
Nội dung Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Số lượng ứng viên 72 75 78
Số lượng ứng viên sau sơ tuyển
59 63 63
( Báo cáo thường niên- Công ty cổ phần Techno Việt Nam Corporation, 2019)
Bảng trên cho thấy, quá trình sơ tuyển đã loại bỏ gần 20% số hồ sơ không hợp lệ hoặc không phù hợp với nhu cầu, kế hoạch cũng như không đáp ứng được tiêu chí chất lượng tuyển dụng trong năm. Điều này giúp cho các bước tiếp theo giảm bớt được thời gian và chi phí.
Bước 5: Phỏng vấn
Đây là khâu đặc biệt quan trọng giúp kiểm tra đánh giá ứng viên ở những phần ngoài lề mà bằng cấp, giấy tờ không nói lên được đó là sở trường, mục tiêu, sở thích, phong cách làm việc, nguyện vọng và một phần tính cách ứng viên…Đây là những yếu tố quan trọng giúp Công ty biết được ứng viên là người như thế nào trong công việc, có gắn bó với Công ty được lâu không… và nó ảnh hưởng nhiều đến quyết định lựa chọn ứng viên trúng tuyển.
Đối với lao động giản đơn
Thông thường trong trường hợp Công ty tuyển dụng công nhân trực tiếp nếu cần áp dụng phương pháp phỏng vấn thì chỉ dừng lại ở phương pháp phỏng vấn sơ bộ và được thực hiện một cách đơn giản, gọn nhẹ. Việc phỏng vấn chỉ do đại diện phòng kinh doanh và trưởng bộ phận cần tuyển dụng tiến hành.
Các câu hỏi đặt ra trong quá trình phỏng vấn thường xoay quanh các nội dung mà ứng viên kê trong sơ yếu lý lịch như: Quá trình học tập? Tiểu sử phát triển của bản thân? Các kỹ năng, năng khiếu khác (nếu có)? Tại sao lại ứng tuyển vào công ty? Mức thu nhập mong muốn?...
Các tiêu chí để đánh giá ứng viên loại này chủ yếu tập trung ngoại hình, giao tiếp và tác phong, sức khoẻ qua ngoại hình bên ngoài.
Những ứng viên trúng tuyển sẽ được bố trí thử việc.
Đối với lao động có chuyên môn kỹ thuật
Hội đồng phỏng vấn bao gồm: Ban Giám đốc, trưởng các bộ phận. Như vậy hội đồng phỏng vấn gồm những người đã có kinh nghiệm lâu năm trong tuyển dụng và làm
việc, những người đi sát thực tế nhất với những công việc yêu cầu cần tăng lao động, do vậy sẽ có những cái nhìn khái quát nhất, chính xác nhất đối với các ứng viên.
Qúa trình phỏng vấn và được chia làm hai bước: Phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn sâu. - Phỏng vấn sơ bộ
Căn cứ vào yêu cầu của công việc, của vị trí, căn cứ vào kết quả nghiên cứu hồ sơ, vào những điểm lưu ý của mỗi ứng viên để tiến hành chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn cho các ứng viên hoặc mỗi ứng viên cụ thể.
Các câu hỏi thường đặt ra trong quá trình phỏng vấn sơ bộ là: 1- Tại sao bạn lại muốn làm việc cho tổ chức chúng tôi?
2- Khi làm việc, nếu gặp khó khăn và bị căng thẳng thì bạn xử lý ra sao? 3- Yếu tố truyền thống gia đình có ảnh hưởng như thế nào với bạn? 4- Động lực thúc đẩy bạn làm việc?
5- Bạn đã bao giờ làm việc ở những công ty cùng ngành chưa? 6- Bạn thích làm việc độc lập, hay theo nhóm, tổ? Tại sao? 7- Bạn bè thường mô tả bạn là người như thế nào?
8- Điểm mạnh và yếu của bạn là gì?
9- Theo bạn, ở vị trí mà bạn muốn vào làm việc, vấn đề gì là quan trọng nhất? 10- Tiêu chuẩn đánh giá sự thành đạt của một cá nhân ?
Thông qua quá trình phỏng vấn này sẽ đánh giá được tổng quát về các yếu tố như hoàn cảnh, tính tình, quan niệm sống, sự năng động và bén nhạy, ý chí phấn đấu trong quá trình làm việc, khả năng làm việc trong điều kiện áp lực công việc cao của từng ứng viên.
Sau khi phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ họp để bình xét, lấy ý kiến chung trong thang điểm đánh giá của từng thành viên phỏng vấn để lựa chọn những ứng viên trúng tuyển vòng một. Phòng kinh doanh sẽ thông báo cho các ứng viên biết có trúng tuyển hay không và nếu trúng tuyển, phòng kinh doanh sẽ thông báo ngày giờ phỏng vấn lần hai cho ứng viên.
Trong khâu tuyển dụng này của công ty còn hạn chế. Công ty chưa quan tâm đến việc sàng lọc kỹ càng hơn nữa những ứng viên không đủ năng lực bằng việc tổ chức thi trắc nghiệm. Với hình thức này công ty sẽ đưa ra được nhiều tình huống kinh doanh hơn nữa, có thể đánh giá chính xác hơn nữa năng lực cũng như trình độ của mỗi ứng viên để có thể loại đi được những ứng viên yếu kém như vậy sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí cho quá trình phỏng vấn sâu này.
Sau khi có danh sách ứng viên phỏng vấn lần hai, hội đồng phỏng vấn dựa vào yêu cầu của công việc, dựa vào kết quả, những nhận xét, những lưu ý của mỗi ứng viên trong phỏng vấn sơ bộ để chuẩn bị sẵn các câu hỏi cho mỗi ứng viên ở phòng này. Hội đồng phỏng vấn cũng dự đoán trước những tình huống, những câu hỏi có thể ứng viên sẽ thắc mắc trong quá trình phỏng vấn, chuẩn bị sẵn những phương án trả lời để có thể không bị động trước các câu hỏi của ứng viên.
Đúng thời gian đã thông báo từ trước, hội đồng phỏng vấn sẽ tiến hành phỏng vấn ứng viên. Các ứng viên sẽ được nhận những tình huống công việc cụ thể để trả lời cách xử lý.
Nhờ việc đưa ra các tình huống mà hội đồng phỏng vấn có thể đánh giá một cách khách quan nhất có thể về những vấn đề thuộc khả năng chuyên môn nghiệp vụ và các kỹ năng nghề nghiệp của ứng viên, thấy được năng lực thực sự của mỗi ứng viên. Đây là căn cứ quan trọng nhất, có sức thuyết phục nhất để hội đồng tuyển dụng có thể đưa ra quyết định tuyển dụng.
Ngoài ra hội đồng còn tiến hành phỏng vấn bằng tiếng Anh với những vị trí tuyển dụng đòi hỏi kỹ năng này.
Trong quá trình phỏng vấn, các ứng viên có thể nêu ra những thắc mắc, những câu hỏi để biết khái quát về tổ chức hoạt động của Công ty, biết được chức năng nhiệm vụ cũng như quyền lợi của họ nếu họ được tuyển dụng vào Công ty. Các câu hỏi này sẽ do cán bộ có đủ thẩm quyền và thông tin trả lời, thông thường là Giám đốc sẽ đứng ra giải đáp để làm tăng độ tin cậy và chính xác của thông tin.
Sau khi quá trình phỏng vấn kết thúc, các thành viên trong hội đồng phỏng vấn tiến hành họp so sánh các bảng điểm để đưa ra tổng số điểm cho mỗi ứng viên sao cho khách quan nhất, chính xác nhất. Tiếp đó, hội đồng phỏng vấn sẽ chọn từ trên xuống những ứng viên có điểm số cao nhất cho đến khi đủ chỉ tiêu. Số ứng viên còn lại sẽ bị loại nhưng vẫn được lưu hồ sơ để có thể sử dụng khi tuyển dụng đợt kế tiếp hoặc khi cần người đột xuất.
Ngay sau khi có kết quả phỏng vấn, trưởng phòng kinh doanh sự sẽ lập quyết định