1.2.3.1. Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành để làm căn cứ ghi sổ. Căn cứ theo Luật kế toán số 88/2015/QH13 ban hành ngày 20/11/2015 và Chế độ kế toán quy định về chứng từ kế toán thì các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu và phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định như:
Chương 1 Khóa luận tốt nghiệp
Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Một chứng từ kế toán hoàn chỉnh cần phải đáp ứng được các nội dung chủ yếu như tên và số hiệu của chứng từ kế toán theo đúng mẫu của Bộ Tài Chính. Ngày, tháng, năm để lập chứng từ kế toán cần đúng và có thực với ngày nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán cũng như cá nhân nhận chứng từ kế toán phải đầy đủ, chính xác và có thực. Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh có số lượng, đơn giá và số tiền, của nghiệp vụ kinh tế phải được ghi bằng số, rõ ràng, chính xác, không tẩy xóa. Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ. Mặt khác, để tăng thêm sự chính xác cho chứng từ thì cần có chữ ký, đóng dấu (nếu có), họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Ngoài ra chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
Hiện nay, các công ty đều có quyền được xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của công ty nhưng trước hết thì công ty cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại Điều 16 của Luật kế toán số 88 ban hành vào ngày 20/11/2015 để đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu, trừ trường hợp Pháp luật có quy định khác.
Trường hợp nếu không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho công ty thì công ty có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế toán theo hướng dẫn ở phụ lục 3 theo thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc phụ lục lục 3 theo thông tư 133/2016/TT-BTC
Ngoài ra, nếu công ty có sử dụng chứng từ điện tử thì phải tuân theo quy định tại Điều 17 của Luật kế toán số 88 ban hành ngày 20/11/2015. Chứng từ điện tử bắt buộc sử dụng chữ ký điện tử và việc sử dụng chữ ký điện tử được thực hiện đúng theo quy định ban hành hiện nay.
Chương 1 Khóa luận tốt nghiệp
Chứng từ điện tử được coi là mộtchứng từ kế toán khi chứng từ đó có đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 16 của Luật kế toán số 88 ban hành ngày 20/11/2015 và là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc các loại thẻ thanh toán.
Đã là một chứng từ điện tử thì chứng từ đó cần phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ, phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
Khi chứng từ ghi tay được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ ghi tay chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
c. Quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán chính là kết quả của quá trình phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy mà khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty thì đều phải được lập các chứng từ kế toán có liên quan ngay tại thời điểm phát sinh và các chứng từ kế toán đó chỉ được lập một lần cho mỗi một nghiêp vụ kinh tế.
Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu của Bộ Tài Chính. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại “Điều 16” của Luật kế toán số 88 được ban hành ngày 20/11/2015 theo quy định của Bộ Tài Chính.
Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa, khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có
Chương 1 Khóa luận tốt nghiệp
giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì nội dung các liên phải giống nhau.
Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại “Điều 41” của Luật kế toán. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
d. Quy định về việc ký chứng từ kế toán
Đối với việc ký chứng từ kế toán thì trên chứng từ cần phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn vì nó sẽ tạo cơ hội cho những người có ý định gian lận. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Còn đối với chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị mù hoàn toàn thì khi ký chứng từ kế toán phải có người sáng mắt được đơn vị phân công chứng kiến việc ký chứng từ khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Và đối với người khiếm thị không bị mù hoàn toàn thì thực hiện ký chứng từ kế toán như quy định tại Luật kế toán số 88. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ ghi tay.
Chương 1 Khóa luận tốt nghiệp
e. Hóa đơn
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập ra để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật. Nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hoá đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.
f. Quản lý và sử dụng chứng từ kế toán
Cách quản lý và sử dụng chứng từ kế toán như thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để kế toán ghi sổ. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung, theo trình tự thời gian và bảo quản chứng từ an toàn theo quy định của pháp luật. Chỉ cơ quan nhà nước mới có thẩm quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chép chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chép và giao bản sao chép cho đơn vị kế toán, đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
1.2.3.2. Tài khoản kế toán
a. Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Mỗi đơn vị kế toán chỉ được sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán cho mục đích kế toán tài chính theo quy định của Bộ Tài chính. Bộ Tài chính quy định chi tiết về tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán để áp dụng cho các đơn vị kế toán như đơn vị kế toán có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước, đơn vị kế toán sử dụng ngân sách nhà nước, đơn vị kế toán không sử dụng ngân sách nhà nước, đơn vị kế toán là doanh nghiệp, đơn vị kế toán khác.
Chương 1 Khóa luận tốt nghiệp
Để tập hợp, ghi chép các số liệu phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó hình thành các thông tin cần thiết phục vụ quản lý, doanh nghiệp phải thiết kế hệ thống tài khoản hợp lý, thích hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, đồng thời tuân thủ các yêu cầu, quy định của hệ thống tài khoản kế toán thống nhất của Nhà nước. Để đáp ứng những yêu cầu trên, hệ thống tài khoản kế toán phải thiết kế có căn cứ khoa học và thực tiễn, tuân theo bốn nguyên tắc sau:
➢ Hệ thống tài khoản phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm của đối tượng kế toán.
➢ Hệ thống tài khoản phải được thiết kế sao cho nó có thể ghi nhận và đáp ứng được nhu cầu thông tin cho quản lý.
➢ Hệ thống tài khoản phải phù hợp cho việc xác định các chỉ tiêu khi lập báo cáo tài chính.
➢ Hệ thống tài khoản phải thuận tiện cho công việc làm kế toán.
Cách đánh số hiệu cho tài khoản: hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản trong bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán, được bố trí thành 9 loại:
➢ Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán gồm 8 loại (từ loại 1 đến loại 8).
➢ Các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán có 1 loại (loại 9).
➢ Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán được bố trí theo hệ thống số thập phân nhiều cấp, từ tài khoản cấp I đến tài khoản cấp III.
➢ TK cấp I: được đánh số hiệu gồm 3 chữ số XXX. Chữ số đầu tiên đại diện cho loại TK, chữ số thứ 2 đại diện cho nhóm TK, chữ số thứ 3 đại diện cho số thứ tự của TK.
➢ TK cấp II chi tiết hoá, cụ thể hoá TK cấp I, gồm có 4 chữ số XXXX, trong đó 3 chữ số đầu là chữ số của TK cấp I mà nó phản ánh, chữ số thứ 4 là số thứ tự của TK cấp II.
Chương 1 Khóa luận tốt nghiệp
➢ Tài khoản cấp III ký hiệu bằng 5 chữ số XXXXX, trong đó 4 chữ số đầu là chữ số của TK cấp II mà nó phản ánh, chữ số thứ 5 là số thứ tự của TK cấp III.
Các tài khoản cấp I, II, III là những tài khoản tổng hợp do Nhà nước quy định, dùng làm cơ sở để hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 và các tài khoản cấp 3 đối với những tài khoản chưa được chi tiết theo quy định tại danh mục Hệ thống tài khoản kế toán.
Ví dụ như sau: Cấp 1 XXX Cấp 2 XXXX Diễn giải 112
Doanh nghiệp chỉ có thể mở TK cấp 3, không được mở thêm TK cấp 2
1121
Chương 1 Khóa luận tốt nghiệp
1123
131 Doanh nghiệp chỉ có thể mở TK cấp 2 và cấp 3
Bảng 1.1 Ví dụ về việc thêm chi tiết Tài khoản kế toán
c. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản
Căn cứ theo Luật kế toán số 88/2015/QH13 ban hành ngày 20/11/2015, thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 và thông tư 200/2014/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2015 thì hệ thống tài khoản được áp dụng dựa trên quy mô và loại hình hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể điều kiện để áp dụng thông tư được thể hiện ở bảng sau:
Lĩnh vực Nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy
sản, công nghiệp, xây dựng Thương mại, dịch vụ
Doanh nghiệp siêu nhỏ Có số lao động tham gia BHXH bình quân năm không quá 10 người Tổng doanh thu của năm không quá 3 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 3 tỷ đồng Có số lao động tham gia BHXH bình quân năm không quá 10 người Tổng doanh thu của năm không quá 10 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 3 tỷ đồng
Chương 1 Khóa luận tốt nghiệp Doanh nghiệp nhỏ Có số lao động tham gia BHXH bình quân năm không quá 100 người Tổng doanh thu của năm không quá 50 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 20 tỷ đồng Có số lao động tham gia BHXH bình quân năm không quá 50 người Tổng doanh thu của năm không quá 100 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 50 tỷ đồng Doanh nghiệp vừa Có số lao động tham gia BHXH bình quân năm không quá 200 người Tổng doanh thu của năm không quá 200 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 100 tỷ đồng Có số lao động tham gia BHXH bình quân năm không quá 100 người Tổng doanh thu của năm không quá 300 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 100 tỷ đồng Doanh nghiệp lớn Có số lao động tham gia BHXH bình quân năm hơn 200 người Tổng doanh thu của năm hơn 200 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn hơn 100 tỷ đồng Có số lao động tham gia BHXH bình quân năm hơn 100 người Tổng doanh thu của năm hơn 300 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn hơn 100 tỷ đồng
Bảng 1.2 Tiêu chí xác định doanh nghiệp nhỏ vừa và siêu nhỏ
Vì vậy doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133 phải là doanh nghiệp có vốn điều lệ dưới 10 tỷ và có tổng số lao động bình quân trong năm dưới 300 người. Thông tư 200 được áp dụng với mọi loại hình doanh nghiệp.
Chương 1 Khóa luận tốt nghiệp