7. Kết cấu của đề tài
2.2.3. Kế toán thoái thu BHXH
2.2.3.1. Thực trạng chứng từ kế toán thoái thu Chứng từ kế toán sử dụng:
+Quyết định hoàn trả BHXH, BHYT đƣơc bộ phận quản lý thu BHXH phát hành, có ký xét duyệt của thủ trƣởng đơn vị phụ trách mảng thu BHXH.
+Phiếu chi (Mẫu C31-BB): Đối với đối tƣợng tới nhận tiền bằng tiền mặt. +Ủy nhiệm chi (theo mẫu của từng loại ngân hàng): Đối với đối tƣợng đăng ký nhận tiền bằng chuyển khoản.
+Về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thoái thu BHXH, BHYT
Quyết định hoàn trả có phê duyệt thủ trƣởng đơn vị Lập chứng từ kế toán: phiếu chi, ủy nhiệm chi. Kiểm tra chứng từ kế toán Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán Bảo quản lƣu trữ chứng từ kế toán
Khi đã nhận đủ hồ sơ do ngƣời tham gia BHXH, BHYT, ngƣời lao động, đơn vị sử dụng lao động, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính sẽ tiếp nhận và gửi kết quả cho bộ phận quản lý thu để kiểm tra, xác nhận trùng mã số sổ hoặc trùng đối tƣợng hƣởng quyền lợi sử dụng thẻ BHYT, tiến hành ban hành quyết định hoàn trả thể hiện rõ họ tên ngƣời hƣởng, mã đối tƣợng thu và số tiền hoàn trả.
Chứng từ thanh toán đƣợc sử dụng là phiếu chi và ủy nhiệm chi thanh toán cho đối tƣợng, căn cứ vào quyết định và giấy tời chứng minh cần thiết của đối tƣợng khi tới nhận tiền.
2.2.3.2. Thực trạng tài khoản kế toán, sổ kế toán và trình tự hạch toán thoái thu Bảo hiểm xã hội
Tài khoản kế toán thoái thu BHXH
Thực hiện hạch toán thoái thu BHXH, kế toán thu BHXH sử dụng tài khoản loại 3 – cụ thể là tài khoản 33182: Số thu nhầm BHXH
Đồng thời không thể thiếu hạch toán bên nợ TK loại 5 – 579: Tạm thu các loại BH đối với các loại BHXH và lãi chậm đóng BHXH, BHYT; TK 572 đối với thoái thu BHXH tự nguyện.
Tài khoản 1111 và TK 1121 đƣợc sử dụng khi viết phiếu chi và ủy nhiệm chi cho đói tƣợng.
Đối với hoạt động thoái thu BHXH, sổ kế toán đƣợc mở là sổ chi tiết cho tài khoản 33182 và ghi vào phát sinh giảm trong sổ chi tiết tài khoản loại 5 khi tiến hành hạch toán hoàn trả.
Căn cứ vào quyết định hoàn trả BHXH, BHYT, BHTN do bộ phận quản lý thu phát hành, kế toán sẽ nhập những thông tin cần thiết gồm ngày tháng, diễn giải, mã đơn vị và số tiền thu BHXH, BHYT, BHTN, phần mềm sẽ tiến hành hạch toán tự động:
Nợ TK 579 – Tạm thu các loại BH
Kế toán sẽ thực hiện đẩy dữ liệu lên phần mềm TST để thực hiện tổng hợp số liệu, phân bổ và báo cáo hàng quý và cuối năm.
Ví dụ minh họa
Tôi xin lấy một ví dụ về một quyết định hoàn trả BHXH, BHTN do Tổ quản lý thu phát hành: Quyết định số 345/QĐ-BHXH của BHXH huyện An Lão ngày 21/08/2020 hoàn trả cho bà Nguyễn Ngọc Trinh số tiền 1.440.000 đồng.
Trên giao diện thoái thu BHXH, BHYT, BHTN kế toán sẽ nhập tƣơng tự nhƣ nhập chứng từ thu gồm thông tin ngày tháng, số quyết định, diễn giải, mã thoái thu: GT0001Z đối với hoàn trả tiền thu cho cá nhân và mã đơn vị sử dụng lao động nếu hoàn trả cho đơn vị cùng số tiền thoái thu, phần mềm sẽ tự động hạch toán:
Nợ TK 579 – 1.440.000 đồng
Có TK 33182 – 1.440.000 đồng
Sau khi đã hạch toán, kế toán đẩy lên phần mềm TST, khi đó phần mềm của thu sẽ hiểu để âm số tiền đó, giảm trừ trên số đã thu và lên báo cáo phân bổ.
Sau khi hoàn thành hạch toán quyết định hoàn trả số 345/QĐ-BHXH, thì phần mềm sẽ tự động ghi tăng – bên có trong sổ chi tiết của tài khoản phải trả 33182: 1.440.000 đồng, tƣơng tự ghi giảm – bên nợ trong sổ chi tiết tài khoản 579.
Thoái thu BHXH là một hoạt động phát sinh trong quá trình thu BHXH, BHYT trong kỳ do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan, không phải một nghiệp vụ chính của cơ quan BHXH nên nó không có báo tổng hợp và chi tiết riêng, số liệu của nó chỉ đƣợc thể hiện chung trong báo cáo tổng hợp và chi tiết thu BHXH, BHYT mà đã đƣợc trình bày ở phần trên.
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp số thoái thu BHXH, BHYT, BHTN từ năm 2018 – 2020
ĐVT: đồng
Số thoái thu Năm với 20182019 so Tỷ lệ (%) 2020 so với 2019 Tỷ lệ (%) 2018 2019 2020 Bảo hiểm xã hội bắt buộc 89.472.525 96.440.200 112.668.120 6.967.675 8 16.227.920 17 Bảo hiểm y tế 100.129.927 105.667.723 118.830.450 5.537.967 6 13.162.727 12 Bảo hiểm thất nghiệp 39.475.163 42.633.176 49.880.815 3.158.013 8 7.247.639 17 Tổng cộng 229.077.615 244.741.099 281.379.385 15.663.484 7 36.638.286 15
Qua bảng trên, ta thấy sô thoái thu BHXH, BHYT, BHTN tăng qua các năm. Cụ thể, trong năm 2018 BHXH bắt buộc phải hoàn trả là 89.472.525 đồng; năm 2019 tăng 6.967.675 đồng (tƣơng ứng 8%) so với năm 2018; đến năm 2020 số thoái thu là 112.668.120 đồng, tăng 16.227.920 đồng (tƣơng ứng 17%) so với năm 2019. Việc tăng lên trong số hoàn trả BHXH bắt buộc nguyên nhân chủ yếu là do cá nhân ngƣời lao động làm việc tại nhiều nơi, đóng BHXH trùng; cố ý hoặc vô ý mà ngƣời sử dụng lao động không thể kiểm soát đƣợc để ngƣng đóng. Đối với số hoàn trả BHYT, năm 2018 là 100.129.927 đồng; năm 2019 số hoàn trả là 105.667.723 đồng, tăng 5.537.967 đồng (tƣơng ứng 6%) so với năm 2018; đến năm 2020 số hoàn trả BHYT là 118.830.450 đồng, tăng 13.162.727 đồng (tƣơng ứng 12%) so với năm 2019. Việc tăng số hoàn trả trong BHYT chủ yếu là do sự trùng nhau tại các mã đối tƣợng khác nhau: mã hộ gia đình, mã HSSV, mã thân nhân công an, HGĐ nghèo và cận nghèo, mã ngƣời lao động,…thƣờng là nguyên nhân khách quan, đối tƣợng hoàn trả tuy đông nhƣng thƣờng số tiền hoàn trả không nhiều. Đối với BHTN, năm 2018 số hoàn trả là 39.475.163 đồng; năm 2019 là 42.633.176 đồng; năm 2020 là 49.880.815 đồng với tỷ lệ tăng tƣơng ứng với tỷ lệ tăng BHXH bắt buộc, bởi đối tƣợng hoàn trả cũng là đối tƣợng tham gia BHXH bắt buộc, trùng BHXH
bắt buộc cũng tƣơng ứng với đóng trùng BHTN.
Tình trạng đóng trùng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN gây thiệt hại nhiều chủ yếu đến cho ngƣời sử dụng lao động vì học đã tốn chi phí để đóng BHXH cho ngƣời lao động nhƣng khi đc hoàn trả thì ngƣời lao động đƣợc nhận toàn bộ chứ không phải trả về cho ngƣời sử dụng lao động. Còn việc đóng trùng BHYT của các đối tƣợng đóng tự nguyện gây thiệt hại nhiều cho cơ quan BHXH về thời gian và vật chất, vì để khai thác đối tƣợng đóng BHYT cơ quan BHXH đã phải trả một khoản hoa hồng cho các đại lý thu BHXH, BHYT, BHTN. Cuối cùng thì mất thời gian để xác minh và rà soát thẻ trùng và hoàn trả lại tiền cho ngƣời tham gia. Và đây là một vấn đề nan giải cần giải quyết không phải có thể chấm dứt ngay trong ngày một ngày hai.