Để khắc phục những vấn đề như thế cần phải có nhân viên đúng chức năng giải quyết công việc chứng từ.
Trong quá trình nhận bộ chứng từ của người xuất khẩu, cán bộ lập chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thông tin về hàng hoá giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, sự sai lệch bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với người xuất khẩu để tìm hiểu nguyên nhân các sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với nhau.
Bên cạnh đó thực tế cho thấy tại Phòng Kinh doanh dịch vụ XNK có thể có 1 hay 2 nhân viên đảm nhận một thương vụ từ khâu chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ khai báo Hải quan cho đến khi vận chuyển hàng đến cho ngời nhập khẩu. Vì vấn đề xảy ra là có nhiều thương vụ cùng làm trong một thời gian nên phải chia cán bộ, nhân viên ra để làm, như vậy khi xảy ra trục trặc nào đó trong một công đoạn chưa giải quyết được thì sẽ làm ùn tắc, chậm trễ các công đoạn sau và ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng nhập khẩu, ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Xây dựng một trình tự làm việc và chia nhỏ công việc trong trình tự đó, mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong trình tự đó, như vậy mỗi người sẽ có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều hơn và thành thạo hơn trong lĩnh vực đó, đẩy nhanh được tiến độ công việc.
Ví dụ: Trong công tác chuẩn bị có 2 công đoạn chủ yếu là lập tờ khai Hải quan, Packing list và lấy các chứng từ hàng hoá từ người nhập khẩu cũng như nhận D/O từ hãng tàu để làm thủ tục Hải quan.
- 1 cán bộ nhân viên sẽ chuyên sâu về công tác lập các chứng từ nh tờ khai, Packing list.
- 1 cán bộ nhân viên khác sẽ chuyên với công việc làm thủ tục Hải quan. 2 cán bộ nhân viên này luôn có mối quan hệ trực tiếp với nhau trong quá trình làm việc. Tương tự như trong công đoạn nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết ... công việc luôn luôn là một dây chuyền khép kín, như vậy các cán bộ, nhân viên trong Phòng sẽ luôn có quan hệ với nhau trong các công đoạn làm việc bổ trợ cho nhau (như các mắt xích của một dây chuyền) có thể với phương pháp này mặc dù cán bộ nhân viên ít vẫn có thể đảm nhận đợc nhiều thương vụ trong cùng 1 thời gian.
Trong quá trình lập một số chứng từ cần thiết, thì cần phải có sự cập nhật thông tin, các văn bản hớng dẫn của cấp trên cũng như của các cơ quan hữu quan có liên quan phải tuyệt đối tuân theo những quy định mẫu đã có sẵn.
Trong quá trình kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ và thực tế nếu phát hiện có sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thì phải yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên bản
chứng nhận về tình trạng của hàng hoá” và giải quyết sự sai lệch giữa thực tế và chứng từ đó theo luật định của Hải quan.
Với kinh nghiệm của mình thì Công ty đã giải quyết được những vướng mắc khó khăn trong những chuyến hàng giao nhận nhập khẩu cũng như xuất khẩu. Nhưng có lẽ sự phục vụ giá trị nhất của Công ty đối với khách hàng của mình là trong lĩnh vực thông tin liên lạc và những mối quan hệ thân hữu. Thông qua những mối quan hệ thân hữu với những cơ quan hữu quan như Hải quan, Cảng, Bộ Thương mại cũng như giới vận tải bằng chính khả năng của mình, Công ty có thể giải quyết kịp thời khi xảy ra chậm trễ vướng mắc. Khi xảy ra những chậm trễ vướng mắc thì người nhập khẩu sẽ không có được những mối quan hệ như thế và thường thấy khó khăn tốn nhiều thời gian để tìm cách giải quyết.
Và một trong những biện pháp khắc phục sự chậm trễ trong quá trình giao nhận đó là vấn đề lưu chuyển và lu trữ chứng từ.
Trong quá trình giao nhận Công ty là trung tâm tập trung các loại chứng từ, và cũng từ Công ty các chứng từ được lưu chuyển đến Hải quan, Cảng.
Trong quá trình chuẩn bị thì các chứng từ được chuyển từ người nhập khẩu qua Bưu điện hoặc ngân hàng, qua tay người nhập khẩu và đến Công ty. Các chứng từ khác Công ty sẽ nhận được từ hãng tàu hoặc một số cơ quan hữu quan khác. Do vậy trong quá trình lưu chuyển chứng từ Công ty cần phải kiểm tra theo dõi để tránh trường hợp có thể bị thất lạc chứng từ.
Đồng thời với quá trình tập trung hoàn thành bộ chứng từ thì Công ty cần bảo quản và lưu trữ chứng từ một cách an toàn, cẩn thận. Để việc bảo đảm chứng từ
của Công ty được tốt thì Công ty phải có một kế hoạch lưu trữ chứng từ tốt, nội dung cụ thể bao gồm:
- Trước hết phải phân loại từng bộ chứng từ theo từng nhóm loại hàng hoá hoặc theo chủ hàng.
- Có thể trong cùng một thời gian Công ty thực hiện một lúc nhiều hợp đồng, do vậy các bộ chứng từ này Công ty cần đánh số theo hợp đồng kinh doanh hoặc theo thời gian ký kết hoặc theo một quy luật thứ tự nào đó để tiện trong việc tìm kiếm tra cứu khi có trục trặc xảy ra và tiện cho việc sắp xếp sau này. Cũng có thể dùng máy vi tính, máy quét (Scaner) để quản lý bộ chứng từ theo từng tiêu mục để khi kiểm tra được nhanh chóng hơn.
- Công ty nên lập một sổ theo dõi thực hiện hợp đồng, một sổ theo dõi chứng từ và nên kiểm tra thường xuyên các bộ chứng từ. Giao cho một nhân viên có trách nhiệm bảo quản lưu trữ các bộ chứng từ này với bộ chứng từ khác.
Kết luận: Để quy trình giao nhận hàng NK diễn ra tốt đẹp nhanh chóng thì Công ty nên hoàn thiện hơn nữa công tác lập, lưu trữ bảo quản, lưu chuyển bộ chứng từ, Công ty cần thực hiện tốt các vấn đề trên sẽ giúp cho quá trình nhận hàng nhập khẩu nhanh hơn, kinh danh có hiệu quả hơn.
3.2 Biện pháp thứ 2 :HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VẬN CHUYỂN HÀNG
NHẬP KHẨU CHO CHỦ HÀNG
Để thực hiện được khâu vận tải nội địa này Công ty cần phải có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng đồng thời phải tổ chức tốt quá trình chuyên chở thì mới đảm bảo an toàn cho hàng hoá cũng như tiến độ thời gian giao hàng.