B ảng 7: Chỉ tiêu về sản lượng công ty thực hiện năm
2.2.3.1 Tiếp nhận bộ chứng từ nhận hàng Nhập Khẩu:
Bộ chứng từ nhận hàng là phần quan trọng nhất trong hoạt động NK vì nó là cơ sở để làm các thủ tục như: thủ tục Hải quan, thủ tục với Cảng, với đại lý hãng tàu, đồng thời nó cũng là giấy tờ chứng minh quyền sở hữu lô hàng của chủ hàng NK và cũng là cơ sở để ngời NK thanh toán cho ngời XK.
Đối với Công ty Vinatrans , khi nhận được sự uỷ thác của chủ hàng NK, Công ty sẽ tự hoàn thành mọi chứng từ để làm thủ tục nhận hàng.
Với những loại hàng hoá có hạn ngạch hoặc chịu sự quản lý của các Bộ chuyên ngành thì người NK phải xin được giấy phép NK sau đó trao lại cho Công ty để đưa vào bộ chứng từ làm thủ tục khai thuê Hải quan, Còn nếu người NK uỷ thác toàn bộ quá trình NK hàng hoá cho Công ty thì Công ty sẽ có thể phải trực tiếp xin được giấy phép NK cho chủ hàng NK.
Khác với hoạt động XK, người XK phải trực tiếp lập các chứng từ như: Hoá đơn thương mại (Invoice), bản kê chi tiết hàng hoá (Packing List), xin giấy
chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original)... từ khi đóng hàng vào Container và gửi hàng cho người vận tải thì trong hoạt động NK, Công ty (và cả người NK) sẽ không trực tiếp lập các chứng từ như trên mà gián tiếp lập các chứng từ đó thông qua bộ chứng từ mà Công ty nhận được từ người XK.
Công việc còn lại của Công ty là nhận bộ chứng từ do người XK gửi qua Ngân hàng, sau khi chủ hàng NK đã trả tiền hoặc cam kết trả tiền ( nếu thanh toán bằng L/C) hoặc do người XK gửi thẳng cho người NK và lập lại những chứng từ cần thiết bằng tiếng Việt để làm thủ tục Hải quan và thủ tục nhận hàng với Cảng.
Bộ chứng từ mà Công ty nhận được từ phía người XK gồm có: - Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
- Hoá đơn thương mại (Invoice)
- Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing List) - Phiếu gửi hàng.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (chỉ dùng cho hàng hoá được tính thuế ưu đãi)
- Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng (nếu có) - Giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu có).
Khi nhận được bộ chứng từ nói trên,cán bộ giao nhận của Công ty sẽ tiến hành lập Packing List bằng tiếng Việt. Sau đó khi nhận được thông báo tàu đến và thông báo nhận hàng (Notice of Arrival và Shiping Advice), cán bộ giao nhận của Công ty sẽ lấy giới thiệu từ Ban giám đốc Công ty đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng, đại lý hãng tàu (hoặc hãng tàu) sẽ trao cho cán bộ giao nhận của Công ty 3
bản lệnh giao hàng D/O (Delivery Order) khi cán bộ giao nhận của Công ty xuất trình vận đơn gốc (Bill of Lading of Original), phiếu gửi hàng và giấy giới thiệu của Công ty.
Khi đã có đầy đủ những chứng từ nói trên, cùng với hợp đồng mua bán ngoại thương Công ty sẽ hoàn thành bộ chứng từ để làm thủ tục Hải quan.