B ảng 7: Chỉ tiêu về sản lượng công ty thực hiện năm
2.2.2.1.3 Tình hình thực hiện qui trình:
Hiện tại Vinatrans đang làm đại lý cho 2 hãng tàu đó là Hapag Lloy ( của Đức ) và Zim Line (của Isarel).Sau đây là tình hình thực hiện qui trình giao nhận hàng NK FCL tại Vinatrans với tư cách là đại lý của hãng Tàu Hapag Lloy
B1: Đầu tiên Vinatrans truy cập internet để xem xét tình hình lô hàng nhập sắp đến.Với sự phát triển của công nghệ thông tin chỉ cần user và password ,Vinatrans có thể truy cập mạng nội bộ của Hapag Lloy đã lưu thông trên toàn cầu nhờ đó có thể chủ động hơn trong việc nắm bắt thông tin về những lô hàng nhập.Có thể biết được hàng hoá đang ở đâu , đang trên tàu nào chuyến nào sẽ cập cảng nào vào lúc nào ,ngày giờ có thể dự đoán trước, khối lượng lô hàng là bao nhiêu ,chủ những lô hàng này là những ai ...
B2:Trong thời gian này khi nhận được manifest do đại lý tại Singapor gửi đến thì Vinatrans tiến hành lập hồ sơ kiểm tra ngày tàu về và trước khi tàu cập cảng 1 ngày thì gửi manifest (bằng fax) cho hãng tàu để tàu Feeder có thể khai báo hải quan khi cập cảng Đà Nẵng.Nên yêu cầu confirm về việc đã nhận chứng từ này,ghi lại tên ngươi nhận để tránh việc đổ trách nhiệm khi có sai sót xảy ra.Tránh trường hợp chậm manifest xảy ra sẽ gây nhiều rắc rối và mất nhiều chi phí .Đồng thời gửi thông báo tàu đến cho chủ hàng thực sự của lô hàng( bằng fax và gọi điện xác nhận lại việc thông báo đó ) trước ngày tàu vào 1 ngày chậm nhất là ngay ngày tàu vào .
B3: Sau khi cập cảng tàu Feeder nhận manifest 2 (Manifest là bản liệt kê chi tiết hàng hóa.trong manifest nó thể hiện lô hàng,số container, số bill, sô tham chiếu,số seal… mô tả về hàng hóa .nêu rõ cảng xếp ,cảng dở,tàu nối,số chuyến tàu
nối……v.v.v .. Ngoài ra nó còn thể hiện các loại phí,tổng số tiền cước phí, những phí gì là trả trước,phí gì trả sau….)do Vintrans gửi thì tiến hành khai báo hải quan ,Feeder chỉ khai báo chung chung ,đó là loại hàng gì, hàng khô hay hàng rời….,hàng đó có nguy hiểm ko? .còn những chi phí liên quan đến cảng thì được thanh toán theo từng tháng, từng qui’ hay theo năm tùy theo hợp đồng giữa Tàu Feeder và cảng.
B4: Khi nhận được thông báo tàu cập cảng, Vinatrans đến và xuất trình giấy giới thiệu của công ty tại hãng tàu để nhận lênh giao hàng (D/O).Sau khi lấy được lệnh giao hàng từ tàu thì công ty gửi 1 thông báo cho người nhận đến nhận hàng .
Lúc này Hãng tàu kiểm tra giấy giới thiệu, yêu cầu đại lý đóng các phí liên quan và phát hành D/O cho Vinatrans. Đúng lí ra phải thanh toán những chi phí liên quan , như về phí tàu, phí chứng từ, phí D/O v.v.. tuy nhiên những chi phí này sẽ được tàu mẹ thanh toán cho Feeder theo Hợp đồng trước đó.
B5: Trong thời gian hàng được vận chuyển từ cảng đi cho tới cảng cuối cùng thì đồng thời người gửi hàng sẽ chuyển bộ chứng từ về hàng hoá cho người nhận.Khi nhận được những chứng từ cần thiết thì người nhận cầm B/L xuất trình cho Vinatrans để nhận lệnh giao hàng D/O.
Đại lý Vinatrans kiểm tra B/L và yêu cầu chủ hàng đóng các phí liên quan ( như phí D/O, vệ sinh container cho hãng tàu.thường phí D/O là 100.000 đ/bill; vệ sinh cont là 20.000 vnd/cont 20’, 40.000 vnd/cont40’;nếu hàng hóa là máy móc thì phí vệ sinh cont là 200.000-300.000 vnd)
- Và phát hành D/O cho chủ hàng, gồm 1 lệnh của Feeder và 3 lệnh của Vinatrans
- Đồng thời cấp giấy mượn Container nếu chủ hàng muốn đưa Container về kho riêng để làm hàng.Để có thể mượn được cont thì người nhận hàng phải viết đơn xin mượn cont và phải đặt tiền cược, thông thường tiền cược là từ 800.000- 1.000.000 vnd/cont tuy nhiên nó còn tùy thuộc vào sự thân quen của khách hàng đối với công ty.
B6: Khi lấy được lệnh giao hàng Chủ hàng cầm các chứng từ có liên quan xuống Cảng làm thủ tục nhận hàng.Các chứng từ liên quan gồm có giấy phép XNK,B/L, HĐ mua bán, giấy chứng nhận xuất xứ ,giấy phép hành nghề kinh doanh,hóa đơn,v.v….
Tùy trường hợp,nếu chủ hàng ủy thác cho Vinatrans làm dịch vụ trọn gói hay làm từng dịch vụ riêng lẻ như khai thuê hải quan ,vận chuyển hàng “door to door” thì Vinatrans mới làm tuy nhiên thông thường thì chủ hàng sẽ tự làm các bước còn lại
Phần khai thuê hải quan và vận chuyển hàng “door to door” đến khách hàng sẽ được trình bày ở phần sau.
2.2.2.2Khi công ty đóng vai trò lại đại lý của công ty giao nhận quốc tế 2.2.2.2.1 Sơ đồ