2 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ
2.2.4.2. Khi xuất kho NVL –CCDC
* Chứng từ, thủ tục xuất kho NVL – CCDC:
Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho: khi có nhu cầu sử dụng NVL – CC DC, các tổ trưởng lập phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch thị trường, phòng kế hoạch vật tư xem xét kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL – CCDC để duyệt phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư. Nếu NVL – CCDC có giá trị lớn thì phải qua ban giám đốc công ty xét duyệt. Nếu là NVL – CCDC xuất kho theo định kì thì không cần phải qua xét duyệt của ban lãnh đạo công ty. Sau đó phòng kế toán sẽ lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho, thủ kho xuất NVL – CCDC ghi thẻ kho, ký phiếu xuất kho rồi chuyển lại cho kế toán ghi sổ và bảo quản lưu trữ.
Phiếu xuất kho NVL – CCDC được lập thành 3 liên trong đó: - Liên 1: lưu tại quyển
- Liên 2: giao cho người nhận hàng
- Liên 3: giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ
KH Các Phòng Kế toán Thủ Kế toán sản tổ kế hoạch NVL kho NVL xuất vật tư
Phiếu yêu Duyệt Lập phiếu Xuất Ghi sổ cầu xin xuất xuất NVL bảo quản lĩnh NVL kho kho ghi thẻ kho
Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho
2.2.5. Kế toán chi tiết quá trình nhập – xuất – tồn kho.
Kế toán chi tiết NVL –CCDC, tại công ty thực chất là theo dõi mọi ván đề về quy cách, chủng loại, số lượng, giá trị và tình hình nhập – xuất – tồn NVL – CCDC. Việc hạch
toán chi tiết NVL – CCDC tại công ty Cổ phần giấy Lam Sơn được tiến hành theo phương pháp thẻ song song. Theo đó việc hạch toán chi tiết nhập – xuất – tồn kho được thoi dõi cả ở phòng kế toán và ở kho.
* Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại NVL – CCDC theo chỉ tiêu số lượng, số liệu lấy từ các chứng từ nhập xuất hàng ngày. Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng và được thủ kho sắp xếp theo từng loại để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ cho yêu cầu quản lý.
Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập, xuất tồn kho thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi số thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho, Sau khi sử dụng các chứng từ để ghi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp lại chứng từ, chuyển chứng từ đó cho phòng kế toán.
* Tại phòng kế toán: Công ty CP giấy Lam Sơn Thanh Hoá có các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên và liên tục với một khối lượng công việc khá lớn. Vì vậy, hàng ngày kế toán xuống kho nhận phiếu nhập, xuất, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ với số liệu ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và ký xác nhận vào thẻ kho. Kế toán mang phiếu nhập, xuất về, sau đó phân loại NVL để nhập số liệu vào máy. Các phiếu nhập được phân loại theo từng nguồn nhập, sau đó phân loại theo nhóm, loại nguyên vật liệu. Các phiếu xuất được phân loại theo đối tượng sử dụng.
Có thể khái quát quy trình hạch toán chi tiét NVL – CCDC theo phương pháp thẻ song song như sau:
1.2.5.1.Hình thức kế toán nhật ký chung
Hoá đơn GTGT, PNK, PXK NVL - CCDC
Sổ nhật ký mua hàng, sổ
nhật ký chi tiền Sổ nhật ký chung (TK152, 153, 611)
Sổ, thẻ kế toán chi tiết NVL - CCDC Sổ cái TK 152, 153 (TK 611) Bảng tổng hợp chi tiết NVL - CCDC Bảng cân đối số
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu
- Sơ đồ( S2.4): Hình thức kế toán nhật ký chung Khi mua NVL - CCDC nhập khio thủ tục được tiến hành như sau:
Ví dụ: Ngày 05 tháng 12 năm 2012, Công ty đã mua NVL của công ty cổ phần bao bì Sabeco Sông Lam tại số 3 – Trần phú – TP.Vinh – Nghệ An. Căn cứ theo hoá đơn GTGT số 000075
8. Phòng kế toán lập phiéu nhập kho, kiểm tra NVL trước khi nhập vào kho như chủng loại, mẫu mã, số lượng, chất lượng đúng theo thoả thuận theo hoá đơn GTGT. - Biểu ( S2.4): Hoá đơn GTGT mua NVL
Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 05 tháng 12 năm 2012 Mẫu số 01 GTKT3/001 AA/11P 0000758 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần bao bì Sabeco Sông Lam
Địa chỉ: Số 3 – Trần Phú – TP.Vinh – Nghệ An Số tài khoản:
Điện thoại: MST: 060034880 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Đức Hạnh
Tên đơn vị: Công ty cổ phần giấy Lam Sơn Thanh Hoá
Địa chỉ: Xã Vạn Thắng – huyện Nông Cống – tỉnh Thanh Hoá Hình thức thanh toán: Tiền mặt, MST: 2800228740
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Báo cáo tài chính
A B C 1 2 3=1x2
1 Lề sóng phế liệu Kg 9.000 4.000 36.000.000
Cộng tiền hàng: 36.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.600.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 39.600.000
Số tiền (viết bằng chữ): (Ba chín triệu, sáu trăm nghìn đồng)
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
- Biểu ( S2.5): Biên bản kiểm nghiệm vạt tư
Công ty cổ phần giấy Lam Sơn Thanh Hoá
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Số: 09/01
Ngày 05 tháng 12 năm 2012
Căn cứ: Hoá đơn GTGT số 0000758 ngày 05/12/2012 của Công ty CP bao bì Sabeco Sông Lam
Ban kiểm nghiệm gồm có:
Ông (Bà): Lê Văn Nghĩa……….Trưởng ban Ông (Bà): Lê Thị Ngân ...Cán bộ kỹ thuật Ông (Bà): Nguyễn Văn Thao ...Thủ kho
Ông (Bà): Lê Văn Minh. ...Cán bộ vật tư Đã kiểm nghiệm vật tư sau:
STT Tên, quy cách vật liệu MS PTKN ĐVT
Số lượng Chứng từ Đúng
QC
Không đúng QC
1 Lề sóng phế liệu Kg 9.000 9.000 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Cho nhập kho số lượng hàng đúng quy cách
Trưởng ban Cán bộ mua vật tư Cán bộ kỹ thuật Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Biểu ( S2.6): Phiếunhập kho NVL
Công ty cổ phần giấy Lam Sơn Thanh Hoá Xã Vạn Thắng – huyện Nông Cống – tỉnh Thanh Hoá Mẫu số: 01 - VT QĐ số 15/2006/QĐ/CĐKT Ngày 20/03/2006 của BT- BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 tháng 12 năm 2012 Số: 377 Nợ TK: 152 Có TK: 111
Họ tên người giao hàng: Công ty cố phần bao bì Sabeco Sông Lam Theo HĐGTGT số 0000758 Ngày 05 tháng 12 năm 2012
Nhập tại kho: Vật tư, kim khí
STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, SP, HH Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 47
1 Lề sóng phế liệu Kg 9000 9000 4.000 36.000.000
Cộng 9.000 9.000 36.000.000 Tiền thuế GTGT 3.600.000 Tổng cộng tiền thanh toán 39.600.000
Tổng số tiền bằng chữ: (Ba chín triệu, sáu trăm nghìn đồng)
Ngày 05 tháng 12 năm 2012
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
- Biểu ( S2.7): Hoá đơn GTGT mua CCDC
Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 06 tháng 12 năm 2012 Mẫu số 01 GTKT3/001 AA/10P 0000621 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Nguyệt Anh
Địa chỉ: Số 7 – Phan Chu Trinh – P. Điện Biên – Thanh Hoá Số tài khoản:
Điện thoại: MST: 0600310275 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Đông
Tên đơn vị: Công ty cổ phần giấy Lam Sơn Thanh Hoá
Địa chỉ: Xã Vạn Thắng – huyện Nông Cống – tỉnh Thanh Hoá Hình thức thanh toán: Tiền mặt, MST: 2800228740
STT Tên hàng hoá dịch vụ
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
2 Vận chuyển Bộ 180 5000 900.000 Cộng tiền hàng: 38.700.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.870.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 42.570.000
Số tiền (viết bằng chữ): (Bốn mươi hai triệu năm trăm bảy mươi nghìn đồng)
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
- Biểu ( S2.8): Biên bản kiểm nghiệm CCDC Công ty cổ phần giấy Lam Sơn Thanh Hoá
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Số: 10/01
Ngày 06 tháng 12 năm 2012
Căn cứ: Hoá đơn GTGT số 0000621 ngày 06/12/2012 của Công ty CP Nguyệt Anh Ban kiểm nghiệm gồm có:
Ông (Bà): Lê Văn Nghĩa……….Trưởng ban Ông (Bà): Lê Thị Ngân ...Cán bộ kỹ thuật Ông (Bà): Nguyễn Văn Thao ...Thủ kho
Ông (Bà): Lê Văn Minh. ...Cán bộ vật tư Đã kiểm nghiệm vật tư sau:
STT Tên, quy cách vật liệu MS PTKN ĐVT
Số lượng Chứng từ Đúng
QC
Không đúng QC
1 Quần áo bảo hộ Bộ 180 180 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Cho nhập kho số lượng hàng đúng quy cách
Trưởng ban Cán bộ mua vật tư Cán bộ kỹ thuật Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Biểu ( S2.9): Phiếu nhập kho CCDC
Công ty cổ phần giấy Lam Sơn Thanh Hoá Xã Vạn Thắng – huyện Nông Cống – tỉnh Thanh Hoá Mẫu số: 01 – VT QĐ số 15/2006/QĐ/CĐKT Ngày 20/03/2006 của BT- BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 06 tháng 12 năm 2012 Số: 382 Nợ TK: 153 Có TK: 111
Họ tên người giao hàng: Công ty cổ phần Nguyệt Anh Theo HĐGTGT số 0000621 Ngày 06 tháng 12 năm 2012 Nhập tại kho: Vật tư, kim khí
STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, SP, HH Mã số ĐVT Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
Cộng: 180 180 38.700.000 Tiền thuế GTGT 3.870.000 Tổng cộng tiền thanh toán 42.570.000
Tổng số tiền bằng chữ: (Bốn mươi hai triệu năm trăm bảy mươi nghìn đồng)
Ngày 06 tháng 12 năm 2012
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
- Biểu ( S2.10): Giấy đề nghị lĩnh vật tư
Công ty cổ phần giấy Lam Sơn Thanh Hoá Xã Vạn Thắng – huyện Nông Cống – tỉnh Thanh Hoá
GIẤY ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ
Ngày 05 tháng 12 năm 2012 Số 02/12
Họ tên: Lê Văn Nam Bộ phận: Nghiền giấy Lý do xuất: Phục vụ sản xuất giấy.
STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng
1 Lề sóng phế liệu Kg 8.000
Giám đốc P.KHVT Quản đốc PX Người xin lĩnh
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Ví dụ: ngày 05 tháng 12 năm 2012, theo yêu cầu xuất kho của phân xưởng sản xuất – bộ phận nghiền, công ty đã xuất kho 8.000 kg, lề sóng phế liệu.
- Biểu ( S2.11):Phiếu xuất kho NVL
Công ty cổ phần giấy Lam Sơn Thanh Hoá Xã Vạn Thắng – huyện Nông Cống – tỉnh Thanh Hoá Mẫu số: 02 – VT QĐ số 15/2006/QĐ/CĐKT Ngày 20/03/2006 của BT- BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 05 tháng 12 năm 2012
Số: 375 Nợ TK: 621
Có TK: 152
Họ tên người nhận hàng: Lê Văn Nam Địa chỉ: bộ phận nghiền - PXSX Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất
Xuất tại kho: Công ty CP giấy lam Sơn
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật
tư, SP, HH
Mã
số ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu
cầu
Thực xuất
1 Lề sóng phế liệu Kg 8.000 8.000 4.010,5 32.084.000
Cộng: 8.000 8.000 32.084.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: (Ba hai triệu , tám tư nghìn đồng)
Ngày 05 tháng 12 năm 2012
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
- Biểu ( S2.12): Giấy đề nghị lĩnh CCDC
Công ty cổ phần giấy Lam Sơn Thanh Hoá Xã Vạn Thắng – huyện Nông Cống – tỉnh Thanh Hoá
GIẤY ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ
Ngày 07 tháng 12 năm 2012 Số 03/12
Họ tên: Nguyễn Văn Minh Bộ phận: Xeo giấy Lý do xuất: Phục vụ an toàn vệ sinh lao động
STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng
1 Quần áo bảo hộ Bộ 150
Giám đốc P.KHVT Quản đốc PX Người xin lĩnh
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
- Biểu ( S2.13): Phiếu xuất kho CCDC
Công ty cổ phần giấy Lam Sơn Thanh Hoá Xã Vạn Thắng – huyện Nông Cống – tỉnh
Thanh Hoá
Mẫu số: 02 – VT
QĐ số 15/2006/QĐ/CĐKT Ngày 20/03/2006 của BT- BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 07 tháng 12 năm 2012
Số: 379 Nợ TK: 6273
Có TK: 153
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Minh Địa chỉ Bộ phận xeo giấy Lý do xuất kho: Phục vụ an toàn vệ sinh lao động
Xuất tại kho: Vật tư, kim khí
STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, SP, HH Mã số ĐVT Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu
Thực xuất
1 Quần áo bảo hộ Bộ 150 150 215.000 32.250.000
Cộng: 150 150 32.250.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Chín triệu sáu trăm nghìn đồng
Ngày 07 tháng 12 năm 2012
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
- Biểu ( S2.14): Thẻ kho NVL
Công ty cổ phần giấy Lam Sơn Thanh Hoá Xã Vạn Thắng – huyện Nông Cống – tỉnh Thanh Hoá Mẫu số: 12 – DN QĐ số 15/2006/QĐBTC Ngày 20/03/2006 của BT- BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2012 Tờ số: 01
Tên kho: Kho vật liệu
Tên quy cách vật liệu: Lề sóng phế liệu ĐVT: Kg
Ngay tháng
Chứng từ
Diễn giải Ngày
N-X Nhập Xuất Tồn Số Ngày Tồn kho ngày 01/12/2012 500 Số PS tháng 12/2012 5/12 PNK377 5/12 NK lề sóng phế liệu 5/12 9.000 9.500 5/12 PXK375 5/12 XK cho bộ phận nghiền- PXSX 5/12 8.000 1.500 Cộng PS tháng 12/2012 9.000 8.000 55
Tồn kho 31/12/2012 1.500
Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
- Biểu ( S2.15): Thẻ kho CCDC
Công ty cổ phần giấy Lam Sơn Thanh Hoá
Xã Vạn Thắng – huyện Nông Cống – tỉnh Thanh Hoá Mẫu số: 12 – DN QĐ số 15/2006/QĐBTC Ngày 20/03/2006 của BT- BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2012 Tờ số: 02
Tên kho: Kho CCDC
Tên quy cách vật liệu: Quần áo bảo hộ ĐVT: bộ
Ngày tháng
Chứng từ
Diễn giải Ngày
N-X Nhập Xuất Tồn
Số Ngày
Tồn kho ngày 01/12/2012 0
Số PS tháng 12/2012
06/12 PNK382 06/12 NK quần áo bảo hộ 06/12 180 180
07/12 PXK379 07/12 XK quần áo bảo hộ cho bộ
phận xeo giấy 07/12 150 30
Cộng PS 12/2012 180 150
Tồn kho 31/12/2012 30
Ngày 31 tháng 12 năm 2012
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sau khi nhận được các chứng từ nhập xuất NVL – CCDC kế toán chi tiết kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết NVL – CCDC theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.
- Chỉ tiêu giá trị của NVL – CCDC nhập trong tháng ở sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được tính bằng giá mua cộng chi phí vận chuyển, bốc dỡ đã được phân bổ.
- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu xuất trong tháng ở sổ chi tiết vật tư được xác định theo đơn giá bình quân gia quyền.
- Cuối tháng kế toán tính ra giá trị tồn kho NVL – CCDC cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.
- Sổ chi tiết vật tư được mở cho từng loại vật liệu. - Biểu ( S2.16): Sổ chi tiết NVL
Công ty cổ phần giấy Lam Sơn Thanh Hoá Xã Vạn Thắng – huyện Nông Cống – tỉnh
Thanh Hoá
Mẫu số: 10 - DN
QĐ số 15/2006/QĐBTC
Ngày 20/03/2006 của BT- BTC
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Tháng 12/2012 Tài khoản: 152
Tên kho: Kho nguyên vật liệu
Tên quy cách vật liệu: Lề sóng phế liệu Quy cách, chất lượng
Giá thực tế lề sóng phế liệu xuất kho tính theo phương pháp bình quân gia quyền. ĐVT (*): 1.000đ
Chứng từ
Diễn giải ĐƯTK Đ.Giá Nhập Xuất Tồn
Số Ngày SL TT (*) SL TT (*) SL TT (*) Tồn đầu kỳ 01/12/2012 4.200 500 2.100 PNK377 05/12 NK Lề sóng PL 331 4.000 9.000 36.000 9.500 38.100 57
PXK375 05/12 XK cho bộ phận nghiền 621 4.010,52 8.000 32.084 1.500 6.016 Cộng PS 12/2012 9.000 36.000 8.000 32.084 Tồn kho 31/12/2012 1.500 6.016 Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sau khi nhận được các chứng từ nhập xuất NVL – CCDC kế toán chi tiết kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết NVL – CCDC theo cả 2 chỉ tiêu số
