3. Cấp độ quản lý
3.2. Cơ chế đăng ký
Các thủ tục hành chính liên quan đến đăng ký người thụ hưởng còn dài dòng và cồng kềnh, với các
yêu cầu nghiêm ngặt về giấy tờ đối với trợ giúp thường xuyên và trợ giúp khẩn cấp. Do đó, việc giải
ngân không phải lúc nào cũng được thực hiện nhanh chóng hay thậm chí trong nhiều trường hợp giá trị của khoản trợ giúp còn không đáng kể so với công sức chuẩn bị số lượng giấy tờ cần thiết cho việc đăng ký. Đơn cử, một nghiên cứu của UNICEf về chương trình hỗ trợ COVID-19 của Chính phủ Việt Nam phản ánh rằng hơn một phần tư số hộ gia đình nông thôn được phỏng vấn cho biết quy trình nhận trợ giúp xã hội quá phức tạp, 19.8% trong số đó phải chờ một khoảng thời gian dài mới nhận được hỗ trợ, và 14.7% thấy các tiêu chí đăng ký quá phức tạp không thể đáp ứng được.37 Thêm vào đó, các quy trình nhiêu khê này cũng ảnh hưởng đến các bên tham gia triển khai, do một số bộ ngành có thể phải đợi phê duyệt qua nhiều cấp để sử dụng kinh phí. Nhiều người cung cấp thông tin chính cho biết cần phải đơn giản hóa các thủ tục trước khi nghĩ đến các hình thức trợ giúp bằng tiền mặt khác, ví dụ, đối với trợ giúp khẩn cấp, nên có phương án phê duyệt hồi tố thay vì các bên triển khai phải chờ phê duyệt chính thức trước khi giải ngân tiền mặt.
Việc đăng ký trợ giúp khẩn cấp dường như phụ thuộc nhiều vào sự nhanh nhạy, sẵn sàng, và kiến thức của các trưởng thôn, trưởng bản, tổ trưởng dân phố, những người có thể đã bị quá tải công việc
ngay khi thiên tai bắt đầu xảy ra. Theo Nghị định 20, khi bắt đầu xảy ra tình huống khẩn cấp, các trưởng thôn sẽ phối hợp với đại diện của các tổ chức liên quan để xác nhận tình trạng dễ bị tổn thương của các hộ gia đình tại địa phương cũng như thành viên trong các hộ gia đình đó, và chuẩn bị một danh sách những người hưởng lợi tiềm năng để nộp cho Chủ tịch UBND. Chỉ riêng đối với trợ giúp xây dựng lại và sửa chữa nhà cửa bị thiệt hại là các hộ dân có thể nộp đơn trực tiếp cho UBND. Tuy nhiên, các yêu cầu dài dòng và phức tạp thường gây trở ngại cho việc đăng kí của các hộ gia đình và Nghị định 20 không chuẩn bị trước dịch vụ hỗ trợ nào để giúp các nhóm dân dễ bị tổn thương thực hiện các quy trình đó.