Hồ sơ kiểm toán là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khách hàng và liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng. Hồ sơ kiểm toán chung giúp KTV có cái nhìn xuyên suốt về khách hàng kể từ khi bắt đầu cung cấp dịch vụ đến năm kiểm toán hiện thời.
Hồ sơ kiểm toán chung cho một khách hàng được sắp xếp theo trình tự sau: Trang tổng hợp; Các thông tin chung; Các tài liệu về pháp luật; Các tài liệu về thuế; Các tài liệu nhân sự; Các tài liệu kế toán; Các tài liệu về hợp đồng và Các thủ tục.
Trang tổng hợp: Nêu danh mục các nội dung trong Hồ sơ kiểm toán chung.
Các thông tin chung: bao gồm các thông tin cơ bản về khách hàng như đặc điểm hoạt động của công ty; sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty: KTV sẽ lưu sơ đồ tổ chức do khách hàng cung cấp hoặc do KTV vẽ lại theo sự mô tả của khách hàng kèm theo văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận; thu thập và cập nhật thông tin về các nhân sự trong Ban lãnh đạo khách hàng và các quyết định bổ nhiệm; thu thập thông tin về các giai đoạn phát triển quan trọng hay các mốc đáng nhớ đánh dấu sự phát triển của công ty khách hàng và các tài liệu tham khảo để có thông tin này (Báo cáo phát triển của doanh nghiệp, các bài báo, tin từ tạp chí, internet, niên giám thống kê…). Bên cạnh đó, KTV còn phải thu thập thông tin về các đối tác thường xuyên, các đối tác có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động kinh doanh của công ty
khách hàng…và tóm tắt thông tin về các khoản góp vốn liên doanh, đầu tư vào công ty con, công ty liên kết.
Các tài liệu pháp luật: bao gồm bản sao Điều lệ công ty và tóm tắt các nội dung quan trọng trong Điều lệ ; bản sao giấy phép đăng kí kinh doanh, quyết định thành lập, đăng ký kinh doanh và các lần điều chỉnh (nếu có); bản sao các hợp đồng liên doanh nếu là doanh nghiệp liên doanh; bản sao các Biên bản họp, bản tóm tắt với biên bản họp quan trọng (mức độ quan trọng theo đánh giá của KTV); tổng hợp thông tin và cập nhật các thay đổi từ các bản đăng ký kinh doanh; theo dõi vốn kinh doanh và thay đổi vốn kinh doanh thông qua các giấy phép đăng kí kinh doanh.
Các tài liệu về thuế: bao gồm Quyết toán thuế hàng năm: KTV tiến hành thu
thập hàng năm từ năm trước bắt đầu kiểm toán đến năm kiểm toán hiện thời (chỉ lưu 3 năm được kiểm toán, những tài liệu quá 3 năm chuyển sang lưu file riêng); biên bản kiểm tra thuế; các văn bản liên quan đến các yếu tố và đặc điểm riêng của DN trong tính thuế.
Các tài liệu nhân sự: bao gồm bản sao thoả ước lao động tập thể và các bản sửa đổi (nếu có), bản sao hợp đồng lao động có tính chất đại diện và/hoặc bản tóm tắt nội dung quan trọng của hợp đồng; lưu văn bản về quy trình quản lý quỹ và sử dụng lương, vẽ sơ đồ mô tả; tóm tắt các quy định trong điều lệ, biên bản đại hội CNVC, HĐQT liên quan đến nhân sự; biên bản các cuộc kiểm tra về nhân sự trong DN:
Các tài liệu kế toán: bao gồm các thông tin về chế độ, chính sách kế toán áp dụng trong DN; báo cáo kiểm toán, BCTC đã được kiểm toán các năm; thư quản lý, bản nhận xét sau kiểm toán; tổng hợp kết quả kiểm toán và những vấn đề cần lưu ý cho cuộc kiểm toán năm sau(thu thập hàng năm từ năm liền trước năm bắt đầu kiểm toán đến năm kiểm toán hiện thời (chỉ lưu 3 năm liền trước năm được kiểm toán, những tài liệu quá 3 năm chuyển lưu file riêng). Copy từ Hồ sơ năm.)
Các tài liệu về hợp đồng: Có thể sử dụng bản tóm tắt thông tin và không cần copy đối với một số hợp đồng ký với nhiều đối tượng (đại lý…). Đối với những hợp đồng quan trọng cần copy và tóm tắt nội dung hợp đồng. Ngoài ra, KTV còn phải thu thập các hợp đồng kiểm toán; hợp đồng thuê mướn dịch vụ; hợp đồng bảo hiểm; hợp đồng tín dụng và các hợp đồng khác có liên quan đến niên độ kế toán tiếp theo. Đối với những hợp đồng ký với nhiều đối tượng có nội dung giống nhau, chỉ cần photo một bản làm ví dụ và có bản tóm tắt thông tin về loại đối tượng ký hợp đồng đó.
Các thủ tục: KTV sử dụng sơ đồ mô tả, kèm theo các văn bản quy định của khách hàng (nếu có) hoặc ghi chép lại các thủ tục mà khách hàng áp dụng, cập nhật các thay đổi qua các năm (nếu có).
Hồ sơ kiểm toán nói chung và Hồ sơ kiểm toán BCTC nói riêng cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Tất cả các tài liệu trong file kiểm toán phải được đục lỗ và cho vào trong file.
- Các tài liệu trong file cần được sắp xếp gọn gàng, ngay ngắn theo một trật tự đã được qui định.
- Nhóm kiểm toán cần phải lập hồ sơ kiểm toán để đảm bảo cung cấp đầy đủ cơ sở cho KTV đưa ra ý kiến nhận xét của mình, đảm bảo cho KTV không tham gia kiểm toán và người soát xét hiểu được công việc kiểm toán và có cơ sở đưa ra ý kiến của mình.