L Ờ IC ẢM ƠN
4.1.4.2. Nhiệm vụ và chức năng của phòng ban
Giám đốc
- Quản lý điều hành công ty một cách hiệu quả nhằm mục đích mang lại lợi nhuận cao;
- Có trách nhiệm xây dựng công ty không ngừng phát triển, có uy tín, có tính cạnh tranh cao trên thịtrƣờng, tạo mối quan hệ làm việc tốt và có tính thúc đẩy cao;
- Có quyền bổ nhiệm, điều động, tuyển chọn, sa thải nhân viên (phù hợp với pháp luật) từ các cấp;
- Theo dõi, lƣu trữ và bảo mật tất cả các hợp đồng lao động của nhân viên, cùng toàn bộ chứng từ, thanh toán lƣơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho nhân viên;
- Xác định nhu cầu đào tạo và tổ chức việc đào tạo. Phó giám đốc
- Kiểm soát tình hình chung của công ty và chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về hoạt động thƣờng nhật của các phòng ban;
- Kiểm soát tất cả các vấn đề có liên quan đến tài chính nhƣ: các báo cáo doanh thu, thuế, bảng lƣơng và các khoản phải thu chi;
- Theo dõi và phân tích đánh giá thƣờng xuyên các khách hàng lớn và lập kế hoạch chăm sóc khách hàng;
- Chịu trách nhiệm về sự hoạt động của toàn bộ hệ thống mạng máy tính của công ty;
- Nghiên cứu và phát triển hệ thống cơ sở dữ liệu công ty; - Đối nội, đối ngoại khi cần thiết.
Bộ phận kinh doanh
- Giám đốc kinh doanh là ngƣời chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của phòng kinh doanh, thiết kế chƣơng trình hoạt động, xây dựng và lập kế hoạch kinh doanh, tạo mối quan
hệ tốt trong nội bộ để không xuất hiện tình trạng trùng lặp về khách hàng của cá nhân trong phòng kinh doanh.
- Các nhân viên trong phòng có nhiệm vụ:
Tìm kiếm và nhận hợp đồng, mở rộng mạng lƣới khách hàng;
Giới thiệu và bán dịch vụ của công ty cho mọi đối tƣợng khách hàng;
Báo cáo kết quả hoạt động mỗi tuần;
Tham gia đề xuất đóng góp ý tƣởng kinh doanh. Bộ phận kế toán
Quyền và trách nhiệm liên quan đến các hoạt động tài chính kế toán của công ty, bao gồm:
- Kế toán hằng ngày, các khoản công nợ, tiền mặt, ngân hàng, tổng hợp và lên báo cáo tài chính tháng, quý, năm;
- Tạo quan hệ tốt với các nhà thầu phụ, khách hàng và các cơ quan hữu quan;
- Cập nhật các thông tƣ, các văn bản pháp luật mới liên quan đến tài chính kế toán doanh nghiệp.
Bộ phận giao nhận
Quyền hạn và trách nhiệm của phòng giao nhận liên quan đến việc giao nhận lô hàng tại xƣởng của khách hàng, tại hải quan, tại bến cảng. Bao gồm:
- Thực hiện đúng các thủ tục liên quan nhƣ: lặp hồ sơ hải quan, đăng ký, kiểm hóa, thông quan lô hàng;
- Kiểm tra hàng hóa, phân biệt hàng hóa, kiểm tra container, seal, giám sát và thực hiện đóng hàng container;
Bộ phận chứng từ
Quyền và trách nhiệm của phòng chứng từ liên quan đến các chứng từ trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa đƣờng biển bao gồm:
- Đảm bảo sự chuẩn xác kịp thời của mọi chứng từđƣợc cung cấp cho đại lý hay cho khách hàng;
- Giảm thiểu thời gian chờđợi của khách hàng, thái độ và cung cách phục vụ nhiệt tình, công bằng;
- Tổng kết cuối tháng các file hàng nhập và hàng xuất;
- Báo cáo trực tiếp với kế toán trƣởng khi có vấn đề bất thƣờng hay chỉnh sửa liên quan đến cƣớc phí của các file hàng xuất và hàng nhập.