Bài 4 Công thức và hàm
Tính toán dữ liệu trong bảng
từ bàn phím. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, các số liệu bạn nhập cần được thay đổi và cập nhập liên tục. Trong trường hợp đó thì việc nhập dữ liệu trực tiếp trong công thức tính của Excel không phải là một lựa chọn hợp lý.
Excel cung cấp cho bạn khả năng tính toán dựa trên các thông tin nằm trực tiếp tại các ô dữ liệu của Excel.
Bạn đã từng thực hiện phép toán cho các số liệu đơn thuần. Với các số liệu đó, mỗi khi tiến hành tính toán, bạn sẽ bị động trong quá trình thay đổi giá trị phép toán. Khi tiến hành phép toán dựa trên số liệu nằm trong các ô trong bảng, các kết quả sẽ được tự động cập nhập theo các thông tin hiện có trong Excel
Để tính toán với dữ liệu giữa các ô trong bảng
1. Chọn ô cần hiển thị kết quả
2. Viết công thức kết hợp giữa các ô dữ liệu 3. Nhấn Enter khi thực hiện xong công thức
Một số vấn đề thường gặp
Công thức vốn không phải vấn đề khó thực hiện, tuy nhiên để thực hiện sao cho chính xác thì không phải là dễ. Trong nhiều trường hợp bạn sẽ gặp các thông báo lỗi không mong muốn, và bạn phải cố gắng sửa những lỗi đó.
Định dạng số
Trong Excel, để ý một chút bạn sẽ thấy các giá trị dạng số, ngày – thuộc dạng số liệu thường dùng tính toán; thường được tự động căn chỉnh lề phải – căn phải. Các số liệu dạng chữ – dạng không tính toán; thường được tự động căn trái, bạn có thể xem mô tả trong hình dưới đây.
Bài 4
Hình 4-1 Số trong Excel
Trong hình trên, bạn thấy có tất cả là ba số, nhưng với Excel, trong “ba số” trên, chỉ có “hai số” được coi là số. Đấy là 342 và 32.15.
Lý do không phải bởi số 24,51 căn trái. Lý do là bởi định dạng số hiện đang được sử dụng trong Excel là định dạng theo kiểu của Anh – Mỹ: có nghĩa là phần phân cách thập phân được xác định bởi dấu chấm “.”. Trong trường hợp người sử dụng gõ dấu phẩy “,” – theo cách đọc kiểu Việt – Pháp; máy tính sẽ hiểu đó là chữ 24,51.
Excel 2000 hay các phiên bản khác sử dụng định dạng số theo định dạng số trong hệ thống. Do đó, muốn điều chỉnh định dạng số trong Excel, người sử dụng có thể thay đổi nhờ thông tin trong hệ thống.
Đối với một số phiên bản mới hơn. Trong Excel có thể chủ động thay đổi được cách định dạng số mà không cần điều chỉnh thông tin đó trong hệ thống.
Thông báo lỗi có khả năng sửa
Trong Excel, có một số lỗi phần mềm có thể tự động tiến hành điều chỉnh sửa chữa. Trong hình dưới đây
Bài 4 Bạn có thể thấy lỗi thông báo nẩy sinh khi người sử dụng gõ thiếu dấu ngoặc trong
công thức. Excel có thể nhận thấy điều đó. Kết quả là thông báo lỗi chung chung được đưa ra và để nghị bạn cho phép sửa chữa công thức: cụ thể là hoàn thiện các thông tin bạn chưa hoàn thiện.
Trong trường hợp bạn đồng ý, công thức sẽ được sửa theo “ý” của Excel. Trong trường hợp bạn không đồng ý, một thông báo lỗi chính thức sẽ giúp bạn hiểu vấn đề một cách chính xác hơn.
Chủ đề B
Làm việc với hàm