II. Cơ chế giám sát tài chính trong Tập đoàn xăng dầu Việt Nam
2.1. Tổ chức phòng vệ trong kiểm soát nội bộ tại Petrolimex
Hệ thống kiểm soát nội bộ của Tập đoàn đã được xây dựng và dần đi vào hoàn thiện. Về cơ bản kiểm soát nội bộ bao gồm đủ 3 tuyến phòng vệ theo mô hình như sau:
- Tầng phòng ngự thứ 1:
Các cấp điều hành kinh doanh ở cả Công ty mẹ và các đơn vị thành viên là tầng phòng ngự thứ 1 của Petrolimex. Các quy trình, nghiệp vụ phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kiểm soát nội bộ, tuân thủ các quy định của pháp luật và hạn chế tối đa các sai sót phát sinh từ các nghiệp vụ hàng ngày.
Là các kiểm soát của Petrolimex về tài chính, quản lý chất lượng hàng hóa, giám sát các quy trình, nghiệp vụ và quản lý rủi ro.
- Tầng phòng ngự thứ 3
Là bộ phận Kiểm toán nội bộ. Bộ phận Kiểm toán nội bộ cung cấp các đánh giá độc lập và bảo đảm cho Hội đồng Quản trị, Ban Tổng Giám đốc về các thiết kế và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hệ thống KSNB của Petrolimex được xây dựng nhằm đạt đựơc 4 mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của Petrolimex, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động của Petrolimex.
Bảo vệ tài sản của Petrolimex: Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng,
thiết kế với nhiều quy trình và nhiều lớp bảo vệ nhằm mục đích bảo đảm cho các tài sản của Petrolimex bao gồm các tài sản vật chất và phi vật chất như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng,... không bị đánh cắp, bị lợi dụng hoặc bị sử dụng vào các mục đích khác ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh của Petrolimex.
Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy
kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Vì vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và độ tin cậy về thực trạng hoạt động của Petrolimex. Trên cơ sở đó giúp cho HĐQT, Ban Điều hành ra quyết định kịp thời, hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của Tập đoàn.
Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ của Petrolimex được thực hiện để đảm bảo hoạt động của Petrolimex luôn tuân thủ các quy định của Pháp luật.
Đảm bảo hiệu quả: Các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự
lặp lại không cần thiết của các nghiệp vụ gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực của Petrolimex.