II. Cơ chế giám sát tài chính trong Tập đoàn xăng dầu Việt Nam
2.2. Nguyên tắc hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ Petrolimex
Hệ thống kiểm soát nội bộ của Petrolimex hoạt động dựa trên ba nguyên tắc chung là: Phân công, phân nhiệm; Bất kiêm nhiệm và Phê chuẩn, ủy quyền.
2.2.1. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Hoạt động của Petrolimex trải dài trên nhiều lĩnh vực, ngành nghề, xoay quanh trục chính là kinh doanh xăng dầu. Theo nguyên tắc này, tại Công ty mẹ cũng như tất cả các đơn vị thành viên trong hệ thống, trách nhiệm và công việc được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong từng bộ phận. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện. Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ. Khi đó, công việc của người này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Phân công công
việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của cán bộ nhân viên của Petrolimex.
2.2.2 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này nhằm mục đích tạo ra sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm được đặc biệt tôn trọng trong các trường hợp sau:
▶ Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán.
▶ Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó.
▶ Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ kế toán
2.2.3. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Tập đoàn bao gồm Công ty mẹ và các đơn vị thành viên trong Tập đoàn phải được phê chuẩn đúng đắn theo trình tự, thủ tục và quy chế, quy định nội bộ của Tập đoàn.
Phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về các mặt hoạt động, các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Tập đoàn. Phê chuẩn chung sẽ là cơ sở để các đơn vị thành viên trong Tập đoàn triển khai thực hiện công tác sản xuất kinh doanh theo đúng các định hướng phát triển của Tập đoàn.
Phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện cho từng nghiệp vụ, quy trình riêng biệt. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với hầu hết các nghiệp vụ phát sinh trên toàn hệ thống Petrolimex, đặc biệt là những nghiệp vụ cósố tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra,…