I. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tài chính
1. 2.Sổ vào chứng từ gốc: VCTG.DBF
4.1. Tạo môi tr-ờng làm việc
Ch-ơng trình điện toán kế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng sử dụng ngôn ngữ lập trình FOXPRO do đó để khai thác ch-ơng trình thì đòi hỏi máy phải đ-ợc cài đặt phần mền FOXPRO. Để sử dụng đ-ợc Tiếng việt thì cần phải cài đặt phần mềm sử dụng Tiếng Việt VIETRES.
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại 4.2. Cài đặt ch-ơng trình:
Các Th- mục, sổ, ch-ơng trình đ-ợc cài đặt theo sơ đồ sau: KETOAN TTOAN TK131 TK331 TENTKVND.DBF TENTKNTE.DBF VCTG.DBF CTIETVND.DBF CTIETNTE.DBF THOPVND.DBF THOPNTE.DBF TENTKNTE.DBF VCTG.DBF CTIETVND.DBF CTIETNTE.DBF THOPVND.DBF THOPNTE.DBF TENTKVND.DBF TCTRUC.PRG VCTG.PRG DSCTIET.PRG THOP.PRG INTHOP.PRG INCHITIE.PRG MENU.PRG DCHAM.PRG
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại 4.3.Khai thác ch-ơng trình:
Để khai thác ch-ơng trình ta sử dụng ch-ơng trình thực đơn, khi thực hiện ch-ơng trình máy sẽ đ-a ra danh sách các công việc cần phải thực hiên, từ đó ng-ời sử dụng lựa chọn công việc thích hợp.
Sau khi,chọn th- mục TTOAN làm th- mục th-ờng trực, khởi nạp FoxPro, từ bàn phím gõ cửa sổ lệnh của FoxPro lệnh DO MENU khi đó trên màn hình xuất hiện Bảng hội thoại dạng sau:
Ke toan nghiep vu thanh toan voi nguoi cung cap va khach hang
1-KET THUC
2-TAO CAU TRUC SO 3-VAO CHUNG TU GOC
4-DUNG SO CHI TIET THANH TOAN 5-TONG HOP CONG NO
6-IN SO THEO DOI THANH TOAN 7-IN SO CHI TIET TAI KHOAN
Khi con trỏ ỏ vị trí nào trên màn hình sẽ có dòng thông báo ở phía d-ới của màn hình cho biết yêu cầu và các chú ý khi thực hiện các công việc t-ơng ứng.
-Tại vị trí 1: Thoát khỏi ch-ơng trình trở về cửa sổ lệnh của FoxPro.
-Tại vị trí 2: Thực hiện ch-ơng trình tạo cấu trúc, ch-ơng trình này thực hiện khi cài đặt hệ thống lên máy hoặc khi có nhu cầu bổ xung tài khoản đối ứng với tài khoản 131 hoặc 331.
-Tại vị trí 3: Thực hiện ch-ơng trình vào chứng từ gốc, đây là công việc đ-ợc tiến hành th-ờng xuyên khi phát sinh các nghiệp vụ,Chú ý trả lời chính xác các câu hỏi trên màn hình khi vào dữ liệu.
-Tại vị trí 4: Thực hiện ch-ơng trình dựng sổ chi tiết thanh toán.Ch-ơng trình này đ-ợc thực hiện định kỳ(Cuối tháng) sau khi đã vào hết các chứng từ gốc phát sinh trong tháng, ch-ơng trình này còn đ-ợc thực hiện khi có nhu cầu in Sổ theo dõi chi tiết thanh toán cho các nghiệp vụ phát sinh từ đầu tháng đến thời điểm in(Thực hiện ch-ơng trình này tr-ớc khi thực hiện ch-ơng trình in).
-Tại vị trí 5-Thực hiện ch-ơng trình tổng hợp thanh toán để lên các sổ tổng hợp, đây là ch-ơng trình thực hiện cho từng tháng nên mỗi tháng chỉ đ-ợc thực
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại hiện một lần ở thời điểm đầu tháng kế tiếp(Sau khi đã nhập hết các chứng từ gốc phát sinh trong tháng, và thực hiện ch-ơng trình dựng sổ chi tiết)
-Tại vị trí 6-In sổ theo dõi chi tiết thanh toán:
Ch-ơng trình này đ-ợc sử dụng trong 2 tr-ơng hơp:’
Tr-ờng hợp 1: In các biểu theo mẫu 1a, 1b và thời điểm đầu tháng kế tiếp sau khi đã thực hiện qua các b-ớc 4 và 5.
Tr-ờng hợp 2: In các bảng theo mẫu 1a,1b theo yêu cầu quản lý (In trong tháng). Phải thực hiện b-ớc 4 tr-ớc khi thực hiện lệnh này(Không đ-ợc thực hiện b-ớc 5), cần trả lời chính xác các câu hỏi trên màn hình.
-Tại vị trí 7: In sổ chi tiết tài khoản và Bảng tổng hợp thanh toán bằng ngoại tệ. Chỉ thực hiện sau khi đã thực hiện b-ớc 5.
IV.Ví dụ về kết quả thực hiện ch-ơng trình.
Do điều kiện thời gian có hạn nên em không có điều kiện áp dụng thử nghiệm với toàn bộ các nghiệp vụ thanh toán, ở đây chỉ xin đ-ợc trình bày kết quả áp dụng đối với tài khoản 331-Phải trả ng-ời bán với hai đơn vị là Vietnam Airlines và Th-ơng vụ nhập khẩu Ôto Hyundai
Đầu tháng 4 năm 2000 trên các sổ chi tiết thanh toán với từng ng-ời cung cấp(TK331) tại Công ty TST có các số d- nh- sau:
Sổ chi tiết Honda Việtnam D- có 20.000.000đ, Sổ chi tiết Việt nam airlines d- có 5.000.000 đ
Sổ chi tiết Nhập khẩu Ôto Hyundai d- Nợ 140.000.000(10.000USD) Trong tháng có một số nghiệp vụ thanh toán phát sinh nh- sau:
-Ngày7/4 căn cứ bảng kê bán đại lý vé máy bay Số tiền Vé 350.000.000đ, hoa hồng đ-ợc h-ởng 5%,(Bảng kê số 15)
-Ngày 8/4 chuyển trả Hyundai 8.000USD(tỷ giá 14.010 VND/USD) Lệch chuyển tiền số:27
-Ngày 10/4 chuyển trả tiền vé cho Việt Nam airlines 340.000.000đ (Uỷ nhiệm chi số 20)
-Ngày14/4 căn cứ bảng kê bán đại lý vé máy bay Số tiền Vé 100.000.000đ,(Bảng kê số 16)
-Ngày 17/4 chuyển trả tiền vé cho Việt Nam airlines 90.000.000đ(Uỷ nhiệm chi số 36)
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại -Ngày21/4 căn cứ bảng kê bán đại lý vé máy bay Số tiền Vé 115.000.000đ,(Bảng kê số 17)
-Ngày 24/4 chuyển trả tiền vé cho Việt Nam airlines 100.000.000đ (UNC số37)
-Ngày28/4 căn cứ bảng kê bán đại lý vé máy bay số tiền vé 156.000.000đ (Bảng kê số 18)
-Ngày26/4Nhận 3 xe Hyundai giá 5750USD/Chiếc, tỷ giá 14.015 VND/USD (Invoice số H5523)
-Ngày28/4 Tổng doanh thu bán vé 721.000.000đ,hoa hồng đ-ợc h-ởng 5% (36.050.000đ)
Với các số liệu kể trên đ-ợc nhập vào máy và cho ra kết quả nh- sau(Xem bảng phần phụ lục )
V.Ưu nh-ợc điểm và ph-ơng h-ớng hoàn thiện ch-ơng trình.
1.Ưu nh-ợc điểm của ch-ơng trình.
Với mục tiêu giảm bớt công việc ghi chép và tăng c-ờng hiệu suất của k ế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng ch-ơng trình đã đạt đ-ợc một số mục tiêu sau:
-Tự động hoá việc xử lý tính toán các dữ liệu từ chứng từ gốc đến việc in ra các bảng biểu theo yêu cầu.
-Ch-ơng trình thiết kế cho phép ng-ời sử dụng có thể có đ-ợc các kết quả nhanh chóng mà không cần phải đợi đến cuối kỳ, giúp cho ng-ời quản lý có điều kiện ra các quyết định kinh doanh một cách có hiệu quả nhất.
-Ch-ơng trình đ-ợc thiết kế mở cho phép có thể linh động trong việc bổ sung tài khoản đối ứng khi phát sinh nghiệp vụ mới mà ch-a đ-ợc đề cập tới trong ch-ơng trình. Ch-ơng trình có thể điều chỉnh để áp dụng cho kế toán nghiệp vụ thanh toán nội bộ và thanh toán tạm ứng với cán bộ công nhân viên.
Tuy nhiên do điều kiện thời gian còn hạn chế nên ch-ơng trình ch-a thực sự đáp ứng đ-ợc yêu cầu đề ra nh- thiết kế giao diện ch-a tốt nên khi bắt đầu sử dụng ng-ời sử dụng ch-ơng trình có thể bị lúng túng. Việc xử lý tỷ giá trong hạch toán thanh toán bằng ngoại tệ vẫn còn mang tính chất thủ công n g-ời sử dụng phải quy đổi từ ngoại tệ ra VND tr-ớc khi nhập vào máy. Mặt khác ch-a ứng dụng đồng bộ tin học hoá cho nên khả năng khai thác ch-ơng trình còn nhiều hạn chế.
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại
2.Ph-ơng h-ớng hoàn thiện ch-ơng trình
Do điều kiện thời gian có hạn nên ch-ơng trình không tránh khỏi hạn chế cho nên ch-ơng trình cần bổ sung một số ch-ơng trình nhỏ để có thể hoàn thiện tốt hơn, thuận tiện cho ng-ời sử dụng nh- ch-ơng trình Quy đổi tỷ giá, thiết kế lại giao diện cho thuận tiện, hạn chế nhầm lẫn.
kết luận
Quản lý sự hình thành và tình hình thanh toán các khoản công nợ phải thu phải trả trong đó có nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả ng-ời bán là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của công tác kế toán trong doanh nghiệp. Cùng với sự gia tăng của các hoạt động th-ơng mại thì công việc kế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng càng trở nên nặng nề: số l-ợng các nghiệp vụ nhiều dẫn đến tăng số l-ợng sổ sách và công việc tính toán ghi chép. Cùng với việc ghi chép tính toán để cung cấp các số liệu cho việc lên các báo cáo tài chính kế toán còn phải cung cấp cho ng-ời quản lý các số liệu kịp thời phục vụ cho việc ra các quyết định kinh doanh.
Qua thời gian nghiên cứu thực tế kết hợp với kiến thức tích luỹ đ-ợc trong nhà tr-ờng em đã mạnh dạn viết bản luận văn tốt nghiệp với đề tài “ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng tại Công ty Dịch vụ Du lịch và Thương mại TST”. Nội dung bản luận văn đã hoàn thành đ-ợc một số nhiệm vụ sau:
-Khái quán lý luận chung và tình hình thực tế để từ đó đ-a ra đ-ợc một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ này.
-Xây dựng ch-ơng trình điện toán kế toán công tác kế toán nghiệp vụ này với những đặc điểm sau:
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại Thực hiện các công việc kế toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng theo quy định của nhà n-ớc, có thể cung cấp nhanh các số liệu theo yêu cầu của nhà quản lý.
Ch-ơng trình ứng dụng máy vi tính đ-ợc thiết kế mở có thể dễ dàng cho việc điều chỉnh khi cần thiết, ch-ơng trình có thể đ-ợc mở rộng ứng dụng cho kế toán các nghiệp vụ thanh toán nội bộ và thanh toán tiền tạm ứng. Song do không có điều kiện xây dựng ch-ơng trình ứng dụng máy tính cho toàn bộ hoạt động của kế toán cho nên khả năng khai thác ch-ơng trình còn hạn chế.
Do điều kiện thời gian thực tập tại công ty ch-a nhiều và trình độ và khả năng trình bày còn hạn chế nên ch-ơng trình không tránh khỏi những sai sót rất mong đ-ợc sự đóng góp ý kiến của các Thày Cô giáo và các bạn để bản luận văn này đ-ợc hoàn chỉnh.
Cuối cùng em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến Thày giáo Đàm Gia Manh,GVC bộ môn tin học và Thày giáo Đỗ Minh Thành, Thạc sĩ Chủ nhiệm bộ môn Kế toán-Phân tích Khoa Kế toán tài chính cùng các cô chú trong Phòng Kế toán-Tài chínhvà ban giám đôc công ty TST đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em trong quá trình hình thành ý t-ởng và hoàn thiện nội dung bản luận văn này.
Hà nội, Tháng5 năm2000 Sinh viên thực hiện
Nguyễn Huy Hùng
Tài liệu tham khảo
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại 2. Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp (khoa kế toán - ĐH KTQD) 3. 400 Sơ đồ kế toán (khoa kế toán - ĐH KTQD)
4. Hệ thống kế toán doanh nghiệp. Nhà xuất bản Tài Chính
5. H-ớng dẫn thực hành hạch toán kế toán (Bài tập và cách lập báo cáo tài chính doanh nghiệp Th-ơng mại và Dịch vụ. NXB thống kê
Tác giả Bùi Văn Nhiệm.
6.Foxpro H-ớng dẫn sử dụng, lập trình cơ bản và nâng cao - KS Hoàng Hồng (NXB ĐH giao thông vận tải)
7.Cẩm nang lập trình Foxpro cho bài toán quản lý và khoa học kỹ thuật - KS Hoàng Hồng (NXB ĐH giao thông vận tải)
8.Các ch-ơng trình minh hoạ Foxpro ứng dụng trong kế toán (tập3)
9.H-ớng dẫn sử dụng máy vi tính- KS Hoàng Hồng (NXB ĐH giao thông vận tải)
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại
Mục lục Trang
Lời nói đầu ...1
Ch-ơng 1 ...3
lý luận chung về kế toán nghiệp vụ thanh toán với n g -ờ i cu n g cấp và khách hàng trong doanh nghiệp th-ơng mại...3
I.Cơ sở hình thành quan hệ thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng...3
1.Khái niệm về thanh toán ...3
1.1.Thanh toán là gì? ...3
1.2.Phân loại thanh toán...4
1.2.1.Căn cứ vào các đối tác tham gia quan hệ thanh toán ...4
1.2.2.Căn cứ vào thời hạn thanh toán ...4
1.2.3.Căn cứ vào thời điểm thanh toán: ...4
1.2.4.Căn cứ vào ph-ơng thức thanh toán: ...5
2.Cơ sở hình thành và nội dung quan hệ thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng. ...5
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại
3.1.Thanh toán bằng tiền mặt: ...6
3.2.Thanh toán không dùng tiền mặt: ...6
3.2.1.Thanh toán bằng séc ...6
3.2.2.Thanh toán chấp nhận...6
3.2.3.Thanh toán theo kế hoạch: ...6
3.2.4.Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi. ...6
3.2.5.Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu. ...7
3.2.6.Thanh toán bằng th- tín dụng...7
3.3.Thanh toán hàng đổi hàng. ...7
II.Vai trò của kế toán thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng ...7
1.Tầm quan trọng của quản lý công nợ với ng-ời cung cấp và khách hàng. ..7
2.Nhiệm vụ của kế toán thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng...8
III.Kế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng. ...9
1.Thanh toán với ng-ời cung cấp . ...9
1.1.Tổ chức hạch toán ban đầu. ...9
1.2.Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. ...10
1.3. Trình tự kế toán. ...12
1.4.Sổ kế toán ...17
2.Kế toán thanh toán với khách hàng...18
2.1.Tổ chức hạch toán ban đầu: ...18
2.2.Vận dụng hệ thống tài khoản. ...18
2.3.Trình tự kế toán. ...19
2.4.Sổ kế toán...24
Ch-ơng 2 ...27
Thực trạng Kế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-ời cung cấp v à khách hàng tại công ty dịch vụ du lịch và th-ơng mại -TST v à mộ t số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ này. ...27
I. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tài chính tại công ty. ...27
1.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. ...27
1.1.Sự hình thành và phát triển ...27
1.2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TST ...28
1.3. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh: ...29
2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tài chính của công ty TST:...30 II.Thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại
1.Nội dung ph-ơng thức thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng. ...32
1.1.Nội dung ph-ơng thức thanh toán với ng-ời cung cấp. ...32
1.2.Nội dung ph-ơng thức thanh toán với khách hàng. ...33
2.Kế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng tại công ty TST. ...34
2.1.Kế toán thanh toán với ng-ời cung cấp. ...34
2.1.1.Tổ chức hạch toán ban đầu :...34
2.1.2.Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán...38
2.1.3.Trình tự kế toán. ...38
2.1.4. Sổ kế toán: ...41
2.2.Kế toán thanh toán với ng-ời mua. ...44
2.2.1Hạch toán ban đầu...44
2.2.2.Vận dụng hệ thống tài khoản. ...46
2.2.3. Trình tự kế toán. ...46
2.2.4.Sổ kế toán. ...48
III.Một số nhận xét đề xuất ...51
1.Về công tác kế toán tài chính. ...51
2.Về nghiệp vụ kế toán thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng ...51
2.1.Về tổ chức hạch toán ban đầu: ...51
2.2.Về vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:...52
2.3.Vận dụng hệ thống sổ kế toán: ...52
3.Đề xuất việc ứng dụng máy tính vào công tác kế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng...53
ch-ơng 3 ...54
ứng dụng máy vi tính trong kế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng tại công ty dịch vụ du lịch và th-ơng mại i-tst...54
I.Tình hình sử dụng máy vi tính và h-ớng ứng dụng máy vi tính vào kế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng tại công ty TST. ...54
1.Máy vi tính và ứng dụng của nó trong kế toán. ...54
1.1.Vài nét về máy vi tính. ...54
1.2.Ưng dụng máy vi tính trong kế toán. ...55
2.Tình hình sử dụng máy vi tính tại công ty TST...56
3.H-ớng ứng dụng máy vi tính vào kế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-ời