I. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tài chính
2.2.3. Trình tự kế toán
Khi bán hàng căn cứ vào Hoá đơn(GTGT) hoặc hoá đơn bán hàng, ghi: Nợ Tk 131 - Tổng số tiền phải thu
Có Tk 511-Doanh thu bán hàng Có Tk 333(1) -Thuế GTGT Khi khách hàng thanh toán tiền hàng:
Nợ Tk 111,112 Có Tk 131
Ví dụ : Ngày 15/12/1999 bán xe Hyundai cho công ty Thăng long BQP, ghi:
Nợ Tk 131 270.480.000 Có Tk 511 257.600.000
Có Tk 333(1) 12.880.000
Ngày 20/10/1999 Nhận đ-ợc báo nợ của ngân hàng Công th-ơng Đống Đa về số tiền mua xe Công ty Thăng Long trả:
Nợ Tk 112 270.480.000 Có Tk 131
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại +Khi hàng hoá xuất khẩu đã xác định xuất khẩu, căn cứ vào Invoice, kế toán ghi:
Nợ Tk 131 Quy đổi theo tỷ giá thực tế. Có Tk 511
Khi nhận đ-ợc báo có của ngân hàng về số tiền hàng đã thanh toán Nợ Tk 112 Quy đổi theo tỷ giá thực tế. Có Tk 131
Nếu có chênh lệch tỷ giá tiến hành điều chỉnh trực tiếp doanh thu( do hoạt động Xnk không diễn ra th-ờng xuyên nên công ty không mở tài khoản 413)
Nợ Tk 131 Tỷ giá tăng Có Tk 511
Hoặc Nợ Tk 511 Tỷ giá giảm Có Tk 131
Ví dụ : Ngày 15/9/1999 Công ty ký hợp đồng xuất khẩu 150 tấn cafe cho công ty GRANDSUN-CANADA, giá 1220USD/tấn theo giá FOB cảng Sài Gòn. Tổng giá thanh toán: 183.000USD.
Ngày 15/10 Giao hàng xuống tàu, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi(Tỷ giá thực tế 1USD=13980VND.
Nợ Tk 131 2.558.340.000 Có Tk 511
Ngày 28/10 nhận đ-ợc báo có của ngân hàng ngoại th-ơng về số ngoại tệ GRANDSUN-CANADA thanh toán, tỷ giá 13.995VND/USD.
Nợ Tk 112 2.561.085.000 Có Tk 131
Do tỷ giá tăng nên điều chỉnh tăng doanh thu
Nợ Tk 131 2.745.000
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại 2.2.4.Sổ kế toán.
Với hình thức nhật ký chung mà công ty áp dụng, từ các chứng từ gốc: Hoá đơn(GTGT),hoá đơn bán hàng, invoice kế toán ghi vào sổ nhật ký bán hàng(bán chịu) và sổ nhật ký thu tiền(tiền măt, tiền gửi) sau đó chuyển sang sổ cái tài khoản131.Đồng thời với việc ghi chép trên sổ tổng hợp kế toán ghi trên sổ theo dõi chi tiết thanh toán với khách hàng (đ-ợc mở cho từng khách hàng, từng th-ơng vụ). Cuối kỳ từ các sổ theo dõi chi tiết này chuyển số liệu lên sổ chi tiết tài khoản 131và lấy số liêu từ sổ này để lên bảng cân đối kế toán cho hai chỉ tiêu “Phải thu khách hàng” và “Người mua trả trước”.
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại
công ty dịch vụ du lịch và th-ơng mại
Sổ theo dõi chi tiết
Tài khoản 131-Phải thu khách hàng Tháng 12 năm 1999
Đơn vị : Công ty liên doanh GMN
Ngày-tháng- năm
SHTK diễn giải Tài khoản Số tiền
n c đối ứng nợ có Số đầu kỳ 3.121.159.427 03-12-1999 2 ứng tiền phụ tùng xe máy 112 382.661.591 5-12-1999 42 ứng tiền xe 112 2.834.580.000 9-12-1999 10235 Phụ tùng xe 511 1.217.714.592 9-12-1999 10235 VAT phụ từng 3331 121.771.460 ... .... .... ... ... ... ... Số phát sinh x 5.182.901.733 1.858.353.815 Số cuối kỳ 203.388.491
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại
Công ty dịch vụ du lịch và th-ơng mại
Sổ chi tiết
Tài khoản 131-Phải thu khách hàng Tháng 12 năm 1999
STT Tên đơn vị Đầu kỳ Phát sinh Cuối kỳ
nợ có nợ có nợ có
1 Cty TNHH Hải Âu 27.354.939 170.700.000 198.054.939
2 Cty Vt--Kỹ thuật ximăng
236.300.000 170.700.000 407.000.000
3 Cty Liên doanh GMN 3.121.159.427 5.182.901.733 1.858.353.815 203.388.491
40 CANADOMIC đệm mút 140.000.000 140.000.000
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại
III.Một số nhận xét đề xuất
1.Về công tác kế toán tài chính.
Với khối l-ợng công việc lớn, số đầu mối trực thuộc nhiều, điạ bàn hoạt động rộng song với đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao, kinh nghiệm lâu năm, nhiệt tình và nhạy bén với những biến động của thị tr-ờng đã luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ đ-ợc giao.
Với mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán doanh nghiệp đã tạo điều kiện cho các đơn vị thành viên tự chủ và có trách nhiệm hơn trong hoạt động kinh doanh đồng thời vẫn đảm bảo đ-ợc sự quản lý thống nhất của công ty.
Hình thức kế toán nhật ký chung kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nghiệp vụ kinh tế phát sinh là hình thức ghi chép đơn giản, phù hợp với tình hình và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, thích hợp cho việc tin học hoá công tác kế toán.
Tuy vây công tác kế toán tài chính tại công ty vẫn còn nhiều hạn chế nh- công tác tài chính vẫn ch-a đ-ợc quan tâm đúng mức, ch-a tách biệt rõ ràng với nghiệp vụ kế toán, việc ra các quyết định tài chính chủ yếu tập trung vào kế toán tr-ởng, việc tổ chức tính toán, xác định các chỉ tiêu tài chính ch-a đ-ợc tiến hành th-ờng xuyên. Do vậy công ty cần tổ chức bộ phận tài chính thuộc phòng kế toán tài chính để giúp Kế toán tr-ởng và giám đốc trong việc ra các quyết định tài chính, bộ phận này có thể sử dụng các nhân viên kế toán khi cần thiết.
2.Về nghiệp vụ kế toán thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng
2.1.Về tổ chức hạch toán ban đầu:
Việc tổ chức hạch toán ban đầu bao gồm việc xác định chứng từ sử dụng, phân công ng-ời ghi chép, xác định kênh luân chuyển chứng từ hợp lý nhìn chung đã đ-ợc công ty thực hiện tốt, đúng quy định của chế độ tài chính hiện hành. Bên cạnh các chứng từ theo quy định của chế độ tài chính hiện hành công ty còn sử dụng các giấy tờ hợp lệ, hợp pháp khác, tuy những giấy tờ này không có ý nghĩa pháp lý song nó rất quan trọng trong việc quản lý công nợ của doanh nghiệp.
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại 2.2.Về vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Từ đặc điểm sản xuất kinh doanh hiện nay của công ty thì việc áp dụng hệ thống tài khoản kế toán là phù hợp. Sử dụng tỷ giá thực tế trong hạch toán các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ là phù hợp với doanh nghiệp có đặc điểm kinh doanh ít phát sinh nghiệp vụ liên quan tới ngoại tệ. Tuy nhiên khi mà nền kinh tế đất n-ớc tiếp tục phát triển cùng với quá trình hội nhập vào nền kinh tế thế giới thì hoạt động xuất nhập khẩu và tín dụng quốc tế ngày càng trở nên phổ biến hơn thì việc áp dụng tỷ giá thực tế sẽ rất phức tạp. Phản ánh chênh lệch tỷ giá trực tiếp vào doanh thu hoặc giá hàng mua sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xác định giá bán một cách hợp lý, giúp doanh nghiệp đ-a ra những quyết định kịp thời trong mua bán hàng hoá song biến động tỷ giá thực chất là do sự thay đổi của cung và cầu ngoại tệ, đó là lĩnh vực thuộc về quan hệ tài chính cho nên cần phải phản ánh nó trên giác độ tài chính, không thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh thông th-ờng. Vì vậy công ty nên nghiên cứu áp dụng ph-ơng pháp quy đổi ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán, theo ph-ơng pháp này thì quy trình hạch toán sẽ đơn giản hơn chỉ các chỉ tiêu về hàng hoá, chi phí và doanh thu đ-ợc phản ánh theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh còn các chỉ tiêu nh- công nợ, vốn bằng tiền đ-ợc hạch toán theo tỷ giá hạch toán đến cuối kỳ sẽ điều chỉnh toàn bộ số ngoại tệ mà công ty phải thu, phải trả, hiện có trong quỹ hoặc tại ngân hàng cho phù hợp với tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ thay vì phải điều chỉnh toàn bộ từng khoản phải thu, phải trả một. Phần chênh lệch sẽ được phản ánh vào tài khoản 413”Chênh lệch tỷ giá”, cuối kỳ sẽ kết chuyển số d- nợ hoặc có của tài khoản này sang tài khoản Chi phí hay thu nhập hoạt độ ng tài chính.
Công ty ch-a mở tài khoản chiết khấu hàng bán mà chiết khấu nếu có đ-ợc phản ánh trực tiếp vào tài khoản doanh thu bán hàng điều này sẽ khó khăn cho việc xác định tổng số tiền đã chiết khấu giúp cho việc thu hồi nhanh các khoản nợ phải thu. Do vậy công ty nên mở tài khoản này để xác định đ-ợc chính xác thực chất công ty đã chi phí bao nhiêu cho việc thu hồi khoản nợ phải thu khách hàng.
2.3.Vận dụng hệ thống sổ kế toán:
Các nghiệp vụ kế toán thanh toán trong mua bán hàng hoá đ-ợc ghi chép trên các sổ nhật ký theo đúng quy định của chế độ tài chính hiện hành. Việc ghi chép trên các sổ chi tiết với từng khách hàng hoăc từng th-ơng vụ là hợp lý và phù hợp với quy định của nhà n-ớc. Tuy nhiên do các nghiệp vụ liên quan đến
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại đối với đồng Việt Nam, còn ngoại tệ đ-ợc quy đổi ra Đồng Việt Nam tr-ớc khi ghi trên sổ theo dõi chi tiết nh- đối với tiền Việt. Do do kế toán cần xem xét việc mở sổ theo dõi thanh toán với ng-ời mua (ng-ời bán) theo ngoại tệ để có thể xác định đ-ợc số ngoại tệ phải thu, phải trả và tình hình biến động tỷ giá của ngoại tệ trong quá trình mua bán từ đó có đ-ợc những quyết định kịp thời.
3.Đề xuất việc ứng dụng máy tính vào công tác kế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng.
Với việc ứng dụng này có thể giúp cho kế toán giảm bớt công việc tính toán, ghi chép tập để tập trung vào những việc mà máy tính không thể làm đ-ợc nh- tổ chức hạch toán ban đầu, vận dụng hệ thống tài khoản. Với khả năng tính toán nhanh, chính xác máy có thể đ-a ra những báo cáo kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý.
Do ở Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung các bút toán tổng hợp đ-ợc ghi cùng sổ kế toán với các nghiệp vụ khác do đó h-ớng ứng dụng máy tính là ứng dụng vào các công việc kế toán chi tiết. Theo đó việc ghi chép bắt đầu từ việc ghi vào sổ chi tiêt thanh toán với ng-ời mua (ng-ời bán) đến việc cộng lấy số d- của các sổ chi tiết để lên sổ cái tài khoản và xác định số d- nợ, d- có của tài khoản đ-ợc tiến hành tự động trên máy, kế toán chỉ việc nhập các chứng từ gốc vào máy và tiến hành một số thao tác cần thiết theo chỉ dẫn sẽ in đ-ợc các bảng biểu theo yêu cầu.
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại
ch-ơng 3
ứng dụng máy vi tính trong kế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng tại công ty
dịch vụ du lịch và th-ơng mại i-tst
I.Tình hình sử dụng máy vi tính và h-ớng ứng dụng máy vi tính vào kế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng tại công ty TST.
1.Máy vi tính và ứng dụng của nó trong kế toán.
1.1.Vài nét về máy vi tính.
Theo sự phát triển của xã hội loài ng-ời, con ng-ời luôn mong muốn khám phá ra thế giới xung quanh và họ bắt đầu gặp phải những khó khăn khi phải đối mặt với những bài toán phức tạp mà để giải đ-ợc nó cần phải mất một khoảng thời gian rất dài, nhiều khi lâu hơn cuộc đời một con ng-ời. Từ đó nhu cầu về một công cụ hỗ trợ để con ng-ời có thể giải những bài toán đó nhanh và chính xác xuất hiện. Từ chiếc bảng tính của ng-ời Trung Quốc ra đời cách đây hàng ngàn năm đến những chiếc máy tính cơ, thẻ đục lỗ... đến năm 1946 chiếc máy tính điện tử đầu tiên ra đời. Cùng với sự phát triển của công nghệ điện tử ngày nay kích th-ớc của máy tính đ-ợc thu nhỏ lai và có tốc độ tính toán rất nhanh. Từ chỗ máy tính chỉ tập trung vào sử lý các bài toán khoa học kỹ thuật, ngày nay máy tính đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, một ngành khoa học mới ra đời đó là tin học. Tin học là ngành khoa học nhằm mục tiêu khai thác có hiệu quả nhất nguồn tài nguyên thông tin phục vụ cho mọi mặt của đời sống con ng-ời. Một số ứng dụng chính của Tin học nh- giải các bài toán KHKT; Giải các bài toán quản lý(kinh tế, xã hội); Tự động hoá và điều khiển; Trí tuệ nhân tạo. Kết hợp với Công nghệ viễn thông Internet ra đời, từ đó khả năng khai thác thông tin là vô cùng lớn.
Trong kinh tế thông tin cũng là một nguồn tài nguyên mà mọi doanh nghiệp phải khai thác để phục vụ cho hoạt động của mình. Thông tin có từ nhiều nguồn khác nhau từ bên trong, bên ngoài doanh nghiệp. Do vậy đòi hỏi đ-ợc đặt ra là làm thế nào có đ-ợc thông tin mới nhất, thông tin có giá trị nhất tránh tình trạng
Luận văn tốt nghiệp Tr-ờng Đại học Th-ơng mại quản lý tiết kiệm đ-ợc thời gian và công sức trong việc tìm kiếm, phân loại thông tin, giúp họ tập trung vào việc phân tích và ra các quyết định.
1.2.Ưng dụng máy vi tính trong kế toán.
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm những hệ thống nhỏ nối với nhau cung cấp cho các nhu cầu thông tin để tiến hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong đó hệ thống thông tin kế toán là quan trọng nhất, chiếm tới 80% l-ợng thông tin hữu ích cho quản lý doanh nghiệp, nó giữ vai trò chủ đạo trong luồng thông tin quản lý đến tất cả các bộ phận của doanh nghiệp và các tổ chức bên ngoài.
Kế toán truyền thống với một l-ợng lớn các sổ sách, các phép tính, các b-ớc ghi chép đòi hỏi sự chính xác cao dẫn đến hiệu xuất của kế toán thấp và tỏ ra không kịp thời trong việc cung cấp thông tin quản lý nhất là trong điều kiện thị tr-ờng luôn luôn biến đông hiện nay. Do vậy tin học hoá công tác kế toán là yêu cầu cấp bách đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Với -u điểm là khả năng l-u trữ lớn, tốc độ xử lý tính toán nhanh, chính xác và nhờ vào các ch-ơng trình đã đ-ợc lập trình sẵn máy có thể tự tìm kiếm, phân loại, tổng hợp để cung cấp đầy đủ kịp thời chính xác các chỉ tiêu cần thiết phục vụ cho công tác quản lý, điều hành vào bất cứ thời điểm nào. Nhờ tin học hoá mà kế toán trở thành một hệ thống khép kín từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính hạn chế tối đa việc ghi chép trùng lặp.
Kế toán là một công cụ của quản lý do đó nó có đặc điểm chung của công tác quản lý đó là phải xử lý một khối l-ợng lớn thông tin l-u trữ (th-ờng gọi là các hồ sơ chứng từ) nh-ng quy trình xử lý nói chung là đơn giản. Cùng với một số phần mềm chuyên dụng nh- hệ quản trị cơ sở dữ liệu FoxPro, Acces,Exel.... máy tính với t- cách là một công cụ lao động xử lý thông tin đã trợ giúp đắc lực con ng-ời trong lĩnh vực này.
FoxPro là một phần mềm thiên về xử lý các mảng dữ liệu quản lý kinh tế, đ-ợc thâm nhập vào Việt Nam khá sớm, đ-ợc sử dụng rộng rãi ở hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp và tr-ờng học. Có thể nói FoxPro là một công cụ rất mạnh