I. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tài chính
1.3. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh:
Đứng đầu công ty là giám đốc do Trung tâm KHTN&CNQG bổ nhiệm, giám đốc đại diện cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, tiến hành điều hành mọi hoạt động của công ty và phải chịu trrách nhiệm về mọi hoạt động của công ty tr-ớc pháp luật. Giúp việc giám đốc có một phó giám đốc.
-Phòng kinh doanh XNK : Có nhiệm vụ kinh doanh XNK tổng hợp, kinh doanh tạm nhập tái xuất, XNK quá cảnh, liên doanh liên kết thực hiện uỷ thác XNK cho các đơn vị trong và ngoài n-ớc.
- Phòng Hành chính : Giúp giám đốc trong công tác tổ chức các hoạt động hành chính, quản lý tài sản và phục vụ cơ quan.
- Phòng Kế toán Tài chính : Chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc công ty và có trách nhiệm giúp cho ban giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiên toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế, hạch toán kin h tế ở công ty giúp cho giám đốc định h-ớng chiến l-ợc kinh doanh.
-Phòng tổ chức lao động và tiền l-ơng: Tham m-u giúp giám đốc về công tác tổ chức lao động tiền l-ơng đồng thời tham gia giải quyết các chế độ, nghĩa vụ đối với ng-ời lao động.
-Cửa hàng 301 Đội Cấn : Là nơi tổ chức việc giao nhận hàng hoá ,bán hàng và quản lý hàng.
- Trung tâm dịch vụ du lịch và khách sạn : Tham m-u phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến các hoạt động du lịch khách sạn để giám đốc xem xét giải quyết .
-Các chi nhánh :Hoạt động kinh doanh theo chức năng của công ty và thực hiện nghĩa vụ với công ty.
Phòng tổ chức lao động và tiền l-ơng Ban giám đốc Phòng kinh doanh Phòng Kế toán Tài chính Phòng hành chính Cửa hàng 301 Đội Cấn Trung tâm dịch vụ du lịch và khách sạn Các chi nhánh
2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tài chính của công ty TST:
Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và phù hợp với tình hình phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ doanh nghiệp. Công ty TST đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán, theo hình thức tổ chức này ở công ty có Phòng kế toán Tài chính, ở các đơn vị phụ thuộc có đủ độ lớn thì tổ chức bộ máy kế toán riêng còn những đơn vị phụ thuộc nhỏ thì chỉ bố trí các nhân viên kinh tế thực hiện một số phần kế toán chi tiết theo sự phân công của kế toán tr-ởng hàng ngày hoặc định kỳ ngắn hạn chuyển chứng từ ban đầu về phòng kế toán công ty. Phòng kế toán chỉ hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu về th-ơng mại ,XNK còn các hoạt động kinh doanh khác nh- khách sạn, dịch vụ du lịch .v.v. do các đơn vị phụ thuộc chịu trách nhiệm. Hàng tháng các đơn vị này phải lập báo cáo kế toán-tài chính theo quy định của công ty và nhà n-ớc gửi về phòng kế toán công ty để kiểm tra tổng hợp và lập báo cáo chung toàn công ty.
Sơ đồ tổ chức kế toán tài chính tại công ty TST
Kế toán tr-ởng là ng-ời chịu trách nhiệm tổ chức điều hành, h-ớng dẫn, kiểm tra công tác kế toán tài chính của công ty. Hàng năm kế toán tr-ởng có có trách nhiệm lập kế hoạch tài chính cho toàn công ty, cùng với giám đốc ra các quyết định tài chính. Hàng tháng phải báo cáo tình hình kết quả kinh doanh sơ bộ tr-ớc giám đốc. Thu nhận và xét duyệt báo cáo tài chính quý, năm của các
Kế toán tr-ởng Kế toán tông hợp Kế toán hàng hoá & Kế toán TSCĐ Kế toán tiền mặt & Kế toán tiềnl-ơng *Kế toán công nợ *Kế toán TGNH, *Kế toán tiền vay
Nhân viên kinh tế ở đơn vị phụ thuộc
Ban kế toán tài chính ở đơn vị phụ thuộc
Thủ quỹ
Kế toán tổng hợp: Xác định doanh thu và kết quả kinh doanh toàn công ty, phụ trách thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách, kê khai thuế, kế toán các khoản thu, chi các quỹ doanh nghiệp. H-ớng dẫn, kiểm tra các đơn vị nội bộ tổ chức công tác hạch toán kế toán.
Kế toán hàng hoá, tài sản cố định: Theo dõi ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho hàng hoá, xác định giá xuất kho, giá vốn hàng bán. Theo dõi, ghi chép sự biến động của tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tính khấu hao tài sản cố định, phân bổ chi phí công cụ dụng cụ.
Kế toán tiền mặt và tiền l-ơng: Theo dõi ghi chép sự biến động của quỹ tiền mặt của công ty. Tính toán, trích và trả l-ơng, th-ởng cho cán bộ công nhân viên, nộp BHXH,BHYT,KPCĐ. Theo dõi các khoản tạm ứng.
Kế toán công nợ, tiền gửi, tiền vay: Thực hiện các giao dịch trực tiếp với ngân hàng. Theo dõi sự hình thành và tình hình thanh toán các khoản công nợ với ng-ời mua, ng-ời bán, với ngân hàng và các tổ chức tín dụng. Theo dõi các khoản chi từ tài khoản tiền gửi ngân hàng và các khoản vay phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thủ quỹ: Trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt, vàng bạc, ngoại tệ, và các chứng từ có gía khác của công ty. Nhập và xuất tiền mật theo lệnh của giám đốc.
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều đ-ợc ghi chép vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung ,theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó ,sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Công ty TST áp dụng ph-ơng pháp quản lý hàng tồn kho theo ph-ơng pháp kê khai th-ờng xuyên ,nộp thuế giá trị gia tăng theo ph-ơng pháp khấu trừ, hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế.
Sơ đồ quy trình hạch toán tại công ty dịch vụ du lịch và th-ơng mại.
II.Thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng tại công ty TST.
1.Nội dung ph-ơng thức thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng.
1.1.Nội dung ph-ơng thức thanh toán với ng-ời cung cấp.
Trong doanh nghiệp th-ơng mại mua hàng là khâu mở đầu của quá trình kinh doanh, mua hàng nhằm phục vụ cho dự trữ và bán ra đ-ợc bình th-ờng, nó ảnh h-ởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh, hiệu quả kinh tế và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Nhận thức đ-ợc điều này ban giám đốc và các phòng ban chức năng của công ty luôn quan tâm đến việc tìm kiếm nguồn hàng ổn định, phù hợp với nhu cầu và có uy tín.Với những hàng hoá thu mua để xuất khẩu doanh nghiệp th-ờng cử cán bộ đi thu mua trực tiếp từ ng-ời sản xuất, hoặc đi đặt hàng tại các cơ sở gia công hạn chế đến mức thấp nhất việc thu mua qua trung gian. Với hàng hoá khác công ty th-ờng mua trực tiếp của cơ sở sản xuất và vận chuyển về kho băng ph-ơng tiện của công ty hoặc thuê ngoài. Với hàng hoá nhập khẩu th-ờng đ-ợc công ty mua theo điều kiện CIF , cán bộ công ty xuống trực tiếp nhận hàng tại cảng, làm thủ tục hải quan và vận chuyển hàng về kho của công ty.
Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ nhật ký đặc biệt Sổ thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
Ưng với mỗi ph-ơng thức mua hàng thì có các ph-ơng thức thanh toán khác nhau. Ơ công ty TST thanh toán trong mua hàng đ-ợc thực hiện chủ yếu nh- sau:
-Với hàng hoá thu mua để xuất khẩu công ty th-ờng tạm ứng tiền cho cán bộ đi thu mua , thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho ng-ời sản xuât. Với hàng hoá khác thì đ-ợc thanh toán chủ yếu bằng séc hoặc uỷ nhiệm chi.
- Với hàng hoá nhập khẩu thì các ph-ơng thức thanh toán chủ yếu là th- tín dụng hoặc điện chuyển tiền. Quy trình thanh toán bằng th- tín dụng:
Sau khi ký hợp đồng, công ty làm thủ tục mua ngoại tệ hoặc dùng ngoại tệ tự có để ký quỹ mở L/C. Do l-ợng vốn có hạn nên công ty th-ờng vay ngắn hạn ngân hàng để thanh toán khi bộ chứng từ về đến ngân hàng.
1.2.Nội dung ph-ơng thức thanh toán với khách hàng.
Hoạt động tiêu thụ hàng hoá là đặc tr-ng chủ yếu của doanh nghiệp th-ơng mại, là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh. Qua đó hàng hoá đ-ợc chuyển thành tiền, thực hiện vòng chu chuyển vốn trong doanh nghiệp th-ơng mại, vòng chu chuyển tiền tệ trong xã hội, đáp ứng nhu cầu cuả sản xuất và đời sống. Tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu và chiến l-ợc mà doanh nghiệp theo đuổi. Nhận thức đ-ợc điều này ban lãnh đạo công ty rất chú trọng công tác tiêu thụ hàng hoá, đa dạng hoá các hình thức bán hàng. Ơ trong n-ớc công ty nhận làm đại lý vé máy bay, bán lẻ xe máy, bán buôn vật liệu xây dựng, máy xây dựng,máy công cụ... xuất khẩu hàng nông sản qua chế biến và hàng thủ công mỹ nghệ. Để thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá công ty tìm nhiều biện pháp phục vụ mọi yêu cầu của khách hàng, tạo uy tín cho mình tăng nhanh doanh thu đặc biệt là doanh thu hàng xuất khẩu. Tuy nhiên trong điều kiện cạnh tranh quyết liệt thì hoạt động xuất khẩu của công ty vẫn còn nhiều hạn chế, một số sản phẩm phải nhờ uỷ thác xuất khẩu làm ảnh h-ởng đến lợi nhuận của công ty.
Để thúc đẩy tiêu thụ ngoài việc đa dạng hoá các hình thức bán hàng còn phải đa dạng hoá các hình thức thanh toán tiền hàng. Ngoài bán lẻ thu tiền ngay, đối với bán buôn công ty th-ờng áp dụng các ph-ơng thức thanh toán khác nhau. Với hàng hoá mà công ty có nguồn cung cấp ổn định và bên cung cấp có khả năng tài chính công ty tạo điều kiện cho bên mua một khoảng thời gian hợp lý để thanh toán.
Đối với hàng nhập khẩu để bán do công ty phải đi vay ngắn hạn để nhập khẩu do đó công ty hạn chế bán chịu hoặc yêu cầu khách hàng đặt tiền tr-ớc khi
nhập khẩu.Với hoạt động xuất khẩu ph-ơng thức thanh toán chủ yếu bằng th- tín dụng.
2.Kế toán nghiệp vụ thanh toán với ng-ời cung cấp và khách hàng tại công ty TST.
2.1.Kế toán thanh toán với ng-ời cung cấp. 2.1.1.Tổ chức hạch toán ban đầu :
Các nghiệp vụ kinh tế phản ánh quan hệ thanh toán với ng-ời cung cấp phát sinh tại các bộ phận các phòng ban chức năng của doanh nghiệp. Để thu nhận và xử lý tốt thông tin kế toán phải tổ chức hạch toán ban đầu tại các bộ phận có phát sinh quan hệ kinh tế.
Về chứng từ sử dụng: Công ty sử dụng các chứng từ theo mẫu quy định của Bộ tài chính nh-: Hoá đơn(GTGT), hoá đơn bán hàng, phiếu chi, và các hoá đơn hợp pháp khác nh- Invoice( đối với hàng nhập khẩu), uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ.. và các chứng từ liên quan khác.
Việc ghi chép các thông tin vào các chứng từ hạch toán ban đầu đ-ợc phân công cụ thể cho từng đối t-ợng có liên quan. Hoá đơn(GTGT), hoá đơn bán hàng, Invoice cùng với phiếu nhập kho đ-ợc chuyển về phòng kế toán sau khi ghi vào sổ nhật ký chung đ-ợc chuyển cho kế toán hàng hoá ghi chép, theo dõi trị gía hàng nhập kho sẽ đ-ợc chuyển đến kế toán công nợ để theo dõi việc thanh toán. Các chứng từ thanh toán đ-ợc lập từ trong doanh nghiệp( phiếu chi, uỷ nhiệm chi) hay từ bên ngoài (báo nợ) đ-ợc chuyển đến kế toán công nợ để ghi chép vào sổ kế toán có liên quan.
Ví dụ: Ngày 8/12/1999 công ty ký hợp đồng mua xe máy của công ty Honda Việt nam.
Hợp đồng kinh tế
Số N/18 ngày 8/12/1999
Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 25/9/1989 của Hội đồng Nhà n-ớc và nghị định số 17/HĐBT của Hội đồng Bộ tr-ởng(nay là Chính phủ) quy định chi tiết thi hành pháp lệch Hợp đồng kinh tế.
Địa chỉ : Mê linh,Vĩnh phúc
Tài khoản tiền Việt số : 710B-00120 tại Ngân hàng công th-ơng chi nhánh Phúc yên tỉnh Vĩnh Phúc.
Do ông: làm đại diện
Bên B: Công ty dịch vụ du lịch và th-ơng mại TST. Địa chỉ : 1D Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Tài khoản tiền Việt: 013A-00171 Tại ngân hàng công th-ơng Đống Đa.
Do ông Phan chí Trung giám đốc làm đại diện. Cùng thoả thuận:
Bên A bán cho bên B 19 xe Super Dream với giá ch-a thuế GTGT là 24.530.000 đồng một chiếc (Hai m-ơi bốn triệu năm trăm ba m-ơi ngàn đồng).
Ngày giao hàng 18/12/1999 tại cửa hàng xe 301 Đội Cấn, thanh toán bằng uỷ nhiệm chi chậm nhất một ngày tr-ớc ngày giao hàng.
Đại diện bên bán Đại diện bên mua
Căn cứ vào hợp đồng ngày 16/12/1999 Công ty viết Uỷ nhiệm chi cho ngân hàng công th-ơng Đống Đa thanh toán cho Honda Việt Nam.
Uỷ nhiệm chi số
chuyển khoản,chuyển tiền th-,điện Lập ngày Phần do NH ghi
Tên đơn vị trả tiền: Công ty dịch vụ du lịch và th-ơng mại Tài khoản nợ
Số tài khoản : 013A-00171
Tại Ngân hàng: CT Đống ĐaTỉnh,TP Hà nội
Tên đơn vị nhận tiền: Công ty Honda Việt nam Tài khoản có
Số tài khoản: 710B-00120
Tại ngân hàng: CTCN PhúcYên Tỉnh,TP Vĩnh Phúc
Nội dung thanh toán: Chuyển tiền mua 19 xe máy theo hợp đồng
N-018 ngày 8/12/1999 cho đợt giao hàng ngày 18/12/1999 của cửa hàng 301 Đội Cấn- mã cửa hàng 14005
Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Kế toán Chủ tài khoản Ghi sổ ngày:17/12/1999 Ghi sổ ngày
Kế toán Tr-ởng phòng kế toán Kế toán Tr-ởng phòng kế toán
Ngày 18/12/1999 Công ty Honda Việt nam giao hàng tại cửa hàng 301 Đội Cấn. Ngày 19/12/1999 Phòng kế toán nhận đ-ợc Hoá đơn.
HOá ĐƠN (GTGT)
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 18 tháng 12 năm 1999 No00786 Đơn vị bán hàng: Công ty Honda Việt nam
Địa chỉ : Mê linh, Vĩnh phúc Tài khoản 710B-00120 NHCT P.yên
Điện thoại: MS:
Đơn vị mua hàng: Công ty DV-DL &TM
Địa chỉ :1DLángHạ,ĐốngĐa, Hà nội.Tài khoản 013A-00171NHCTĐĐa
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 01 001 07878-1
STT Tên hàng Đơn
vị tính
Số l-ợng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Xe máySuperDream Chiếc 19 24.530.000 466.070.000
Cộng tiền hàng: 466.070.000đ Thuế suất 10% ThuếGTGT : 46.607.000đ
Giá thanh toán: 512.677.000đ
Viết bằng chữ: Năm trăm m-ời hai triệu sáu trăm bảy m-ơi ngày đồng
Ng-ời mua hàng Kế toán tr-ởng Thủ tr-ởng đơn vị
2.1.2.Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Để phản ánh tình hình phát sinh các khoản công nợ và tình hình thanh toán với người cung cấp kế toán công ty sử dụng tài khoản 331“Phải trả người bán”.
Để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp tài khoản 331 đ-ợc dùng để phản ánh:
+ Số nợ phải trả ng-ời bán về hàng hoá, dịch vụ mua chịu, kể cả các khoản mua trả tiền ngay đối với các đối t-ợng có quan hệ th-ờng xuyên, các khoản mà ng-ời bán chi hộ, nộp hộ.
+Khoản phải trả ng-ời gửi đại lý về số tiền bán đai lý và trích hoa hồng đại lý đ-ợc h-ởng.