Kiểm soát và quản trị rủi ro

2.4.3.1. Kiểm soát quá trình thực hiện.

- Kiểm tra tính xác thực của L/C.

- Theo dõi và đảm bảo tiến độ luân chuyển bộ chứng từ, thời gian hoàn thành bộ chứng từ và độ chính xác của chứng từ.

- Xem xét tình hình chi phí cho sản xuất, đôn đốc quá trình sản xuất theo đúng ti ến độ trong hợp đồng, đảm bảo giao hàng và bộ chứng từ đúng thời hạn.

2.4.3.2. Quản trị rủi ro trong thanh toán

- Đối với rủi ro tỷ giá hiện công ty chủ yếu sử dụng đồng USD vì đây là đồng tiền mạnh và an toàn trong việc giữ ổn định giá trị thanh toán. Tại Generalexim, do chưa có một bộ phận chuyên môn phụ trách công tác quản trị rủi ro hối đoái nên các biện pháp phòng ngừa rủi ro hối đoái rất ít được sử dụng, có chăng chỉ là biện pháp phòng ngừa rủi ro hối đoái trên thị trường tiền tệ. Tuy nhiên số hợp đồng xuất khẩu hạt tiêu mà công ty thực hiện phòng ngừa rủi ro hối đoái là rất hạn chế.

+ Đa dạng hóa phương thức thanh toán: các phương thức thanh toán đó là do yêu cầu đặt cọc và dùng phương thức CAD là chủ yếu nhằm giảm chi phí trong quá trình thanh toán; + Lập quỹ dự phòng các khoản nợ khó đòi đối với các khoản nợ khó đòi khi dùng phương thức chuyển tiền mà khách hàng chậm trả hoặc không trả. Điều này giúp công ty giảm mức độ ảnh hưởng trong nguồn vốn của công ty;

+ Tìm khách hàng mới để tiêu thụ hàng hóa khi khách hàng trước không nhận hàng hoặc vận chuyển về nước lưu kho chờ bán nội địa.

- Đối với NH: trường hợp này ít xảy ra vì các NH hợp tác đều là NH lớn và có uy tín. Trong trường hợp này công ty dựa vào mối quan hệ thân thiết để cùng kết hợp giảỉ quyết vấn đề xảy ra và nhờ NH bên mình có thể thương lượng với NH bên đối tác để tạo thuận lợi cho Công ty.

[27]

CHƯƠNG III: NHỮNG KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ THANH TOÁN XUẤT KHẨU HẠT TIÊU TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN XNK TỔNG HỢP I VIỆT NAM. 3.1. Những kết luận và phát hiện qua nghiên cứu.

3.1.1. Những thành công trong công tác quản trị thanh toán xuất khẩu hạt tiêu của Generalexim.

3.1.1.1. Ưu điểm.

Generalexim là DN có bề dày kinh nghiệm về xuất khẩu, nhất là hàng nông sản. TTQT là một khâu quan trọng phục vụ đắc lực cho hoạt động kinh doanh XNK của công ty. Với vị trí như vậy nên từ khi thành lập tới nay, đi đôi với sự mở rộng hoạt động kinh doanh XNK thì Công ty cũng không ngừng hoàn thiện, nâng cao trình độ nghiệp vụ trong hoạt động TTQT. Đội ngũ làm công tác này hiện nay đều là những người có trình độ được đào tạo ở trong nước và ngoài nước có năng lực, có nhiều kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm cao, tận tụy với công ty. Hoạt động thanh toán là một công việc phức tạp và đầy rủi ro, công tác quản trị TTQT của Công ty được quan tâm, chú trọng dã có hiệu quả tốt, tăng uy tín của Công ty đới với bạn hàng, Công ty chưa lần nào gặp rủi ro dẫn đến thiệt hại lớn trong công tác thanh toán.

❖ Trong khâu hoạch định thanh toán:

- Công ty đã có đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao vì vậy công tác hoạch định thanh toán xuất khẩu được rõ ràng. Các nhiệm vụ được giao cho các phòng ban một cách cụ thể. Công ty luôn rất thận trọng trong việc lựa chọn đối tác phù hợp với từng phương thức thanh toán và điều kiện thanh toán.

- Công ty lựa chọn ngân hàng đích danh có uy tín mà công ty đã biết rõ ngay từ khâu ký kết hợp đồng có giá trị lớn hoặc yêu cầu L/C được xác nhận bởi ngân hàng bởi ngân hàng được nêu đích danh.

- Bộ chứng từ thanh toán được lập đầy đủ và xuất trình đúng thời hạn. Thông qua các nghiệp vụ thanh toán xuất khẩu, Công ty đã nắm trình tự các bước thanh toán đối với ngân hàng thanh toán qua đó phối hợp với các ngân hàng thanh toán một cách nhanh chóng và đúng thủ tục.

- Tạo dựng được mối quan hệ tốt với các ngân hàng. Công ty thiết lập được các mối quan hệ rất tốt với các ngân hàng lớn trong nước như: Vietcombank, Eximbank, Viettinbank, Techcombank, Agribank, HSBC, ANZ,... và đặc biệt là ngân hàng Eximbank nơi Công ty đang là cổ đông chiến lược với tổng giá trị đầu tư hơn 120 tỷ đồng.

❖ Trong khẩu kiểm soát và quản trị rủi ro:

- Các phòng ban luôn có sự liên kết với nhau một cách chặt chẽ, các khâu phối h ợp với nhau nhịp nhàng. Vì vậy mà rủi ro dẫn đến hậu quả lớn trong hoạt động thanh toán xuất khẩu hạt tiêu của công ty hầu như không xảy ra.

3.1.1.2. Hạn chế.

❖ Trong khâu hoạch định thanh toán: Vài trò của phòng kế toán – tài chính trong quy trình Quản trị TTQT chưa được rõ nét. Công tác quản lý trong hoạt động thanh toán chưa có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, việc TTQT chủ yếu do phòng kinh doanh đảm nhận.

❖ Trong khâu tổ chức thực hiện: Còn tồn tại một số sai sót trong việc lập bộ chứng từ thanh toán – đây là những sai sót chủ quan không đáng có dẫn đến người nhập khẩu không chấp nhận thanh toán làm giảm hiệu quả của hoạt động thanh toán. Tốc độ lưu chuyển bộ chứng từ thanh toán giữa các bộ phận thanh toán chưa nhanh (thường là thời gian luân chuyển, kiểm tra chứng từ tại mỗi bộ phận là 3 ngày làm việc). Công ty chưa đa dạng hóa các phương thức thanh toán chất lượng bộ chứng từ chưa cao.

❖ Trong khâu kiểm soát và quản trị rủi ro: Còn để xảy ra một số rủi ro nhất định: Do mặt hàng XK là hạt tiêu – là mặt hàng nông sản chịu nhiều tác động về giá và các yếu tố khách quan nên công ty thường gặp rủi ro về giá (tăng giảm thất thường). Điều

[29]

này buộc Công ty phải tìm người mua mới làm phát sinh nhiều chi phí khác: chi phí lưu kho, bãi, bảo quản, chi phí tìm người mua mới…Việc ứng dụng trong hoạt động thanh toán chưa thực sự tốt. Xây dựng và phát triển hệ thống kiểm soát rủi ro là hết sức cần thiết. Hiện nay, hệ thống kiểm soát rủi ro tại công ty còn chưa phát triển do còn nhiều nguyên nhân: thiếu đội ngũ nhân lực phục vụ cho bộ phận kiểm soát rủi ro, chi phí dành cho hệ thống kiểm soát còn hạn chế.

3.1.2. Nguyên nhân

3.1.2.1. Nguyên nhân chủ quan.

- Trong khâu hoạch định thanh toán: Hoạt động nghiên cứu thị trường của Công ty còn nhiều hạn chế do vấn đề về kinh phí, nhân lực. Việc tìm hiểu đối tác trước khi ký kết hợp đồng vẫn còn chưa được tốt, dẫn đến tình trạng gặp phải các khách hàng gây khó khăn trong việc thanh toán tiền hàng.

- Trong khâu tổ chức thực hiện: Bộ máy tổ chức thanh toán hàng XK của công ty còn tương đối cồng kềnh. Quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm và năng lực từng bộ phận tham gia hoạt động thanh toán còn chưa rõ ràng, cụ thể. Do đó, tốc độ của hoạt động thanh toán chưa cao.

- Trong kiểm soát và quản trị rủi ro: Công ty chưa có những biện pháp nhằm tối thiểu hóa các chi phí thanh toán, chưa trang bị những phương tiện thuận lợi cho hoạt động thanh toán, thiếu đội ngũ nhân lực, chi phí dành cho hệ thống kiểm soát rủi ro.

3.1.2.2. Nguyên nhân khách quan.

- Ở nước ta, cở sở hạ tầng và hành lang pháp lý còn chưa hoàn thiện gây khó khăn cho việc phát triển thương mại điện tử và thanh toán điện tử; vẫn chưa có quy định khung pháp lý riêng về TTQT dẫn đến việc các DN Việt Nam thường xuyên gặp bất lợi trong khiếu nại.

- Hoạt động tư vấn của NH về các quy tắc, thủ tục và thông lệ TTQT chưa được chú trọng. Trên thực tế là các cán bộ của Generalexim có rất ít thông tin tư vấn cụ thể của

NH. Việc cung cấp dịch vụ thanh toán của các ngân hàng còn hạn chế, đặc biệt là thanh toán hàng xuất như dịch vụ bao thanh toán chẳng hạn. Thời gian giao dịch của ngân hàng nhiều khi còn kéo dài. Đôi khi ngân hàng còn yêu cầu Công ty phải ký gửi % lớn trong tổng giá trị như tín dụng (thường là 50 – 100%) dẫn đến việc quay vòng vốn của công ty còn gặp nhiều khó khăn.