hạt tiêu tại Công ty Cổ phần XNK Tổng hợp I Việt Nam.
3.2.1. Đề xuất đối với Công ty.
Trong công tác thanh toán việc mở rộng quan hệ kinh tế luôn phải tiếp cận với tình hình thực tế nên đòi hỏi trong quá trình tham gia vào các giao dịch cũng phải phát triển việc vận dụng nghiệp vụ về tín dụng và thanh toán. Thực trạng tại Công ty cho thấy công tác kiểm soát và quản trị rủi ro trong thanh toán XK hạt tiêu tại công ty còn nhiều hạn chế. Nếu khâu hoạch định chính sách TTQT, tổ chức TTQT được thực hiện tốt và nghiêm túc thì việc kiểm soát quá trình thanh toán sẽ trở nên đơn giản, dễ dàng và rủi ro xảy ra trong quá trình thanh toán cũng được hạn chế đáng kể. Hạt tiêu XK của công ty gồm hai loại là tiêu đen và tiêu trắng. Tiêu trắng có giá trị cao gấp 1,5lần giá tiêu đen trên thị trường. Vì vậy XK tiêu trắng được đánh giá là sẽ mang lại lợi nhuận nhiều hơn cho Công ty. Công ty chủ yếu vẫn XK tiêu đen và còn thụ động trong các HĐ XK. Đa số XK theo đơn đặt hàng từ các đối tác mà không tự tìm bạn hàng. Hơn nữa mặt hàng hạt tiêu XK đa số đều XK dưới dạng thô hoặc sơ chế.
3.2.1.1. Trong quá trình hoạch định chính sách thanh toán.
Trong quá trình hoạch định chính sách thanh toán, việc lựa chọn các điều kiện thanh toán là hết sức quan trọng, vì nó quyết định đến hiệu quả thanh toán và sau cùng là hoạt động của Công ty. Vì thế, trong quá trình soạn thảo đàm phán hợp đồng cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng những điều kiện có lợi cho DN mình.
[31]
Trong TTQT, việc quy định khi nào người mua hoàn thành nghĩa vụ thanh toán là rất quan trọng. Công ty nên lựa chọn và đưa vào hợp đồng những điều kiện về thời điểm thanh toán để đảm bảo tránh được rủi ro phát sinh từ phía ngân hàng trong quá trình chuyển tiền làm phát sinh mâu thuẫn giữa 2 bên mua bán ảnh hưởng tới mối quan hệ 2 bên.
b. Điều kiện phương thức thanh toán.
Hiện nay công ty đang áp dụng 4 phương thức thanh toán là phương thức chuyển tiền, nhờ thu, CAD và tín dụng chứng từ trong thanh toán hạt tiêu xuất khẩu, trong đó phương thức đổi chứng từ trả tiền (CAD) được áp dụng chủ yếu. Phương thức đổi chứng từ trả tiền mang lại lợi thế cho công ty với địa vị là bên xuất khẩu, nhưng lại mang lại bất lợi cho đối tác, vì đối tác lo sợ rằng Công ty sẽ không giao hàng theo đúng như hợp đồng, do vậy để thuyết phục đối tác lựa chọn phương pháp này thì công ty cần thiết phải xây dựng uy tín với khách hàng. Uy tín của công ty được nâng cao cũng sẽ tạo nhiều thuận lợi hơn trong quá trình tiến hành kinh doanh, đáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng về chất lượng cũng như số lượng, đem đến sự hài lòng cho khách hàng. Từ điều kiện của phương thức thanh toán mà ta có thể biết được công ty ở trong tình trạng bị động hay chủ động trong hoạt động thanh toán. Để từ đó ban quản trị đưa có thể đưa ra những phương án hợp lý nhằm thu được đúng và đủ tiền hàng.
3.2.1.2. Trong quá trình tổ chức thanh toán.
a. Nâng cao chất lượng bộ chứng từ thanh toán và đa dạng hóa các phương thức thanh toán.
Bộ chứng từ thanh toán có vai trò rất quan trọng trong thanh toán hạt tiêu xuất khẩu. Lập chứng từ là nghiệp vụ phức tạp, có thể gặp nhiều sai sót trong quá trình thực hiện. Để tránh những sai sót và rắc rối trong quá trình thanh toán Công ty cần:
Nâng cao trình độ nhân sự ở khâu lập bộ chứng từ. Đọc, nghiên cứu những quy định của các phương thức đối với bộ chứng từ. Nghiên cứu kỹ những rủi ro sai sót thường gặp đối với chứng từ lập và cách khắc phục. Đa dạng hóa các phương thức thanh toán, tiến tới
lựa chọn nhiều hơn nữa phương thức thanh toán bằng CAD đơn giản, phù hợp và ít chi phí.
b. Đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển bộ chứng từ giữa các bộ phận tham gia quá trình thanh toán xuất khẩu hạt tiêu tại công ty.
Tốc độ hoàn thành bộ chứng từ thanh toán chậm là do dự phối hợp giuacs phòng kế toán – tài chính và các phòng kinh doanh chưa phát huy được hiệu quả, nhiều khi còn đùn đẩy trách nhiệm trong việc kiểm tra và lập bộ chứng từ. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả hoạt đông thanh toán này công ty cần:
- Quy định cụ thể quyền hạn và trách nhiệm cụ thể của các phòng ban tham gia vào hoạt động TTQT mà trực tiếp là phòng kế toán – tài chính và các phòng kinh doanh. Sắp xếp lại trình tự giải quyết các vấn đề sao cho phù hợp, logic nhằm giảm thiểu thời gian thực hiện bộ chứng từ.
c. Nâng cao trình độ kiến thức đội ngũ cán bộ tham gia công tác thanh toán.
Để tránh sai sót trong công tác thanh toán, công ty cần hoàn thiện hơn nữa năng lực của các cán bộ tham gia hoạt động TTQT, các biên pháp như:
- Tiếp tục tổ chức một cách thường xuyên các lớp học nghiệp vụ ngắn hạn và dài hạn về TTQT, đạc biệt là phương thức tín dụng chứng từ L/C. Đào tạo và tuyển dụng thêm những cán bộ giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, thông thạo ngoại ngữ, đồng thời am hiểu vầ tập quán buôn bán quốc tế. Nâng cao tinh thần trách nhiệm, tự chủ trong công việc của cán bộ quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác thanh toán. Cử cán bộ trực tiếp làm công tác thanh toán đi tham gia các hội thảo, hội nghị chuyên môn ở trong và ngoài nước. Có chính sách đãi ngộ, khen thưởng cho các cán bộ có năng lực nhằm giữ chân các cán bộ giỏi, đồng thời khuyến khích việc trao đổi kiến thức, kinh nghiệm làm việc giữa các cán bộ trong Công ty.
[33]
Xu hướng hội nhập quốc tế và cạnh tranh trong lĩnh vực kinh doanh XNK đòi hỏi các nhà lãnh đạo công ty cần quan tâm đến đổi mới công nghệ, ứng dụng công nghệ hiện đại vào hoạt đông kinh doanh và quản lý dữ liệu. Vì vậy công ty cần chú ý đến việc hoàn thiện máy móc và trang thiết bị công nghệ:
- Đẩy mạnh việc tự động hóa và sử dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của Công ty. Từng bước thay thế việc xử lý dữ liệu, chứng từ theo phương pháp thủ công bằng phương pháp tự động để tiết kiệm không gian, thời gian, nâng cao độ an toàn chính xác. Nhân viên và cán bộ quản lý phải thường xuyên được đào tạo và cập nhật về công nghệ mũi nhọn am hiểu tường tận và hoàn toàn làm chủ công nghệ và công cụ được sử dụng tại công ty.
e. Thường xuyên củng cố mối quan hệ với bạn hàng và khách hàng.
Đặc điểm của hoạt động kinh doanh XNK là khoảng cách rất xa về mặt địalý giữa các đối tác, do vậy có nhiều khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ và văn hóa kinh doanh. Song song với việc khai thác một cách triệt để mối quan hệ với những khách hàng quen thuộc nhằm tân dụng những lợi thế, ưu tiên trong hoạt động giao dịch kinh doanh đặc biệt liên quan đến quá trình thanh toán trên cơ sở những mối quan hệ thân thiết tin tưởng lân nhau. Công ty cần mở rộng,tìm kiếm thêm các bạn hàng mới để mở rộng hoạt động XNK, giảm thiểu những tác động tiêu do ảnh hưởng của giá cả và các yếu tố môi trường ở các quốc gia khác nhau.
Việc tạo dựng và nâng cao uy tín của Công ty với những NH mà công ty có quan hệ thanh toán cũng là một vấn đề khá quan trọng. Uy tín cao của công ty đối với ngân hàng sẽ là yếu tố tích cực làm cho quá trình thanh toán được suôn sẻ và nhanh chó ng hơn từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động nghiệp vụ thanh toán của Công ty.
3.2.1.3. Kiểm soát và quản trị rủi ro trong thanh toán.
Kiểm soát chặt chẽ công tác TTQT cũng chính là biên pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của công tác TTQT tại Công ty. Công ty nên thường xuyên tiến hành kiểm tra giám sát các khâu trong quá trình thanh toán để thấy được tình hình thực tế công tác
thanh toán của mình. Quản trị rủi ro trong TTQT là một nhiêm vụ hết sức quan trọng. Hiên nay công ty chỉ thường quan tâm đến việc giải quyết những tổn thất xảy ra liên quan tới TTQT như thế nào chứ chưa thực sự chú trọng tới việc kiểm soát và phòng ngừa rủi ro co khả năng xảy ra. Do đó, hệ thống kiểm soát rui ro là hết sức cần thiết. Để phòng ngừa và hạn chế rủi ro có thể xảy ra trong TTQT, Công ty có thể thực hiện các biện pháp sau:
- Tránh đưa vào hợp đồng những điều khoản làm chậm trễ thời gian thanh toán, phức tạp trong lập chứng từ, thậm chí còn cài vào những điều khoản làm khó khăn cho việc lập bộ chứng từ. Khi ký kết hợp đồng cần chú ý những bước sau: Phối hợp và cùng tổ chức thực hiện soạn thảo hợp đồng, đàm phán kỹ các điều kiện của hợp đồng vì đây là hòn đá tảng giúp tuân thủ các điều kiện của hợp đồng; kiểm tra kỹ các điều khoản của hợp đồng khi thấy có vấn đề gì thì cần kịp thời tu chỉnh; lập kế hoạch giao hàng,lập chứng từ, xuất trình chứng từ và tổ chức thực hiện; lập và chuẩn bị các điều khoản của hợp đồng.
- Sử dụng các kỹ thuật phòng ngừa rủi ro: phòng ngừa bằng hợp đồng kỳ hạn, phòng ngừa thông qua thị trường tiền tệ hoặc phòng ngừa thông qua quyền chọn tiền tệ.
3.2.2. Kiến nghị với ngân hàng.
3.2.2.1. Hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế.
Ngân hàng luôn chiếm vị trí quan trong trong hoạt động thanh toán của các DN XNK bởi hầu như tất cả các hoạt động TTQT đều thông qua NH và phụ thuộc vào quy trình thanh toán mà NH đặt ra. Do đó các NH cần phải gắn trách nhiệm và uy tín của mình vào tiến trình tổ chức thực hiện quy trình TTQT đặc biệt là trong phương thức tín dụng chứng từ. Hiện nay ở nhiều NH, quy trình này còn rất nhiêu phức tạp, thủ tục rườm rà gây khó khăn cho các DN khi thực hiện thanh toán và thời gian thanh toán có thể kéo dài gây khó khăn cho quá trình quay vòng vốn. Vì vậy, việc các NH hoàn thiện quy trình thanh toán đẩy nhanh tốc độ hoàn thành các thủ tục thanh toán sẽ tạo điều kiện cho các DN thực hiện tốt hơn hoạt động thanh toán của DN mình.
[35]
3.2.2.2. Tăng cường hoạt động tư vấn về hoạt động TTQT trong XNK.
Ngân hàng có nhiều điều kiện và khả năng thu thập và tổng hợp thông tin từ phía nước ngoài đồng thời cũng am hiểu hơn hết các quy tắc, tập quán và thông lệ quốc tế trong hoạt động TTQT, vì vậy NH nên tăng cường hơn nữa công tác tư vấn cho các DN XNK trong việc ký kết hợp đồng cũng như trong thanh toán hàng XNK nhằm giúp cho các DN giảm thiểu rủi ro xảy ra.
NH tư vấn cho Công ty khi ký kết hợp đồng thì nên lựa chọn điều kiện thương mại nào sẽ tào thuận lợi cho Công ty khi thực hiện hợp đồng; lựa chọn phương thức thanh toán nào có lợi nhất để đảm bào an toàn và thanh toán nhanh gọn; trong trường hợp bộ chứng từ sai sót hoặc bất hợp lệ thì cần phải có những biện pháp nào để khắc phục hậu quả nhanh nhất, đỡ tốn kém nhất và NH cũng có thể thương lượng với NH bên đối tác để tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty.
3.2.2.3. Hiện đại hóa công nghệ thanh toán theo hướng hòa nhập và tăng thêm nhiều hình thức thanh toán hiệu quả hơn.
Thủ tục thanh toán nhanh gọn: hiên nay quy trình nghiệp vụ thanh toán của các NH còn tương đối phức tạp, nhiều ràng buộc đối với các nhà XNK đã làm hạn chế phần nào sự năng động của cán bộ thanh toán. Yêu cầu đặt ra cho các NH là phát triển mạnh mẽ chương trình cải cách hành chính trong hoạt động NH, từng bươc đơn giản hóa, công khai hóa các thủ tục hành chính, các quy trình nghiệp vụ, xóa bỏ phiền hà, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho khách hàng tiếp cận với nguồn vốn và các dich vụ ngân hàng. Gắn việc cải cách hành chính với việc đẩy mạnh đổi mới công nghệ NH, áp dụng các thành tựu khoa học tiên tiến để từng bước hiện đại hóa và quốc tế hóa hoạt đông NH.
3.2.2.4. Đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ NH.
Ngoài các dịch vụ hiện có thì các NH cần nhanh chóng mở rộng và ứng dụng các dịch vụ mời như: Bao tiêu thanh toán, mua bán nợ thương mại quốc tế…
3.2.2.5. Nâng cao uy tín của NH trên trường quốc tế.
Một trong những nhân tố đánh giá uy tín của NH là công nghệ thông tin NH phát triển hay không, hệ thống trang thiết bị hiện đại bên cạnh là những nhân viên có trình độ nghiệp vụ và giỏi về ngoại ngữ. Ngân hàng phải lập quỹ dự phòng rủi ro ngoại tệ để điều chỉnh kịp thời rủi ro xảy ra, đồng thời có trách nhiệm thông báo những thông tin cần thiết cho các Công ty là các bạn hàng. Song song với việc giữ uy tín với các DN trong nước thì NH cũng phải luôn củng cố uy tín với các bạn hàng là các DN nước ngoài thông qua cải tiến hệ thống thanh toán liên NH trong nước và quốc tế, trang bị máy móc và thiết bị hiện đại.
Cán bộ làm công tác thanh toán trong ngân hàng phải có trình độ nghiệp vụ cao đ ể sớm phát hiện ra sai sót thông báo kịp thời cho các bên có liên quan tránh việc giao hàng chậm trễ. Để giữ uy tín, Ngân hàng mở L/C hay ngân hàng thanh toán L/C nên hạn chế việc thanh toán chậm chễ nếu bộ chứng từ thanh toán hợp lệ vì trì hoãn hay thanh toán chậm làm giảm uy tín của NH.