- ∑T i: Tổng đại lượng của tiêu thức chuẩn dùng để phân bổ
2.3.2.4. Kếtoán chi phí máy thi công
Để nhanh chóng phù hợp với nhu cầu mới, xây lắp các công trình ở xa từ khi tiến hành cổ phần hoá công ty CP xây lắp BĐ HN đã có đội xe cơ giới mạnh, cho đến nay đã có 20 xe đang phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục của công ty. Thêm vào đó do công ty hoạt động trong lĩnh vực có đặc trưng riêng là có máy móc thi công, nên công ty đã đưa vào sử dụng các máy móc chuyên dụng: như máy cắt bê tông FS350,máy cắt bê tông YAMADA-NOCE52,máy hàn cáp quang FSM-30S, máy đo cáp quang OPT-50B... Ngoài ra công ty còn đi thuê máy đối với những loại máy thi công có giá trị lớn, mà công ty chưa có điều kiện trang bị hay trang thiết bị chưa thiết yếu cho việc thi công hoặc do điều kiện thi công ở xa, công việc chuyên chở khó nên có thể các đội, chủ nhiệm công trình thuê máy thi công ở địa bàn thi công.
Để tập hợp được các chi phí sử dụng xe, máy phục vụ trực tiếp cho công trình, kế toán sử dụng TK 623 “Chi phí máy thi công”.Tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình
Nếu là máy móc thi công của công ty
Trong quá trình thi công, khi các đội, các chủ nhiệm có nhu cầu sử dụng máy thi công, đội trưởng hay chủ nhiệm công trình báo cáo với giám đốc.Căn cứ vào khả năng cung ứng của đội xe, hay tình trạng máy móc và nhu cầu thực tế giám đốc sẽ điều động máy cho việc thi công công trình, hạng mục công trình. Tuy là có đội máy nhưng máy móc, các loại xe cơ giới đều không tổ chức công tác kế toán riêng cho đội máy thi công, các chi phí phát sinh cho máy được hạch toán như sau
Tiền lương công nhân điều khiển máy: căn cứ vào lệnh điều động máy và tình hình thực tế, kế toán sẽ chấm công tại đội cơ giới. Bảng chấm công và bậc lương là căn cứ để kế toán tính lương phải trả cho công nhân điều khiển máy. Sau khi tính lương dựa vào bảng thành toán tiền lương kế toán ghi định khoản
Nợ TK: 623 Chi tiết cho từng công trình Có TK: 3344
Chi phí động lực chạy máy: là toàn bộ giá trị nhiên liệu phục vụ cho việc vận hành máy bao gồm: nhiên liệu mua để phục vụ cho hoạt động chạy máy, chi phí máy thi công phát sinh của công trình nào thì tính trực tiếp cho công trình đó. Căn cứ vào các chứng từ mua nhiên liệu phục vụ cho hoạt động của máy thi công và chứng từ xuất kho kế toán ghi
Nợ TK 623 chi tiết cho từng công trình Có TK 152,111,3388
*Chi phí khấu hao máy: Xe, máy của công ty cũng như các tài sản cố định khác của công ty được trích khấu hao hàng năm theo tỷ lệ nhất định đối với từng loại riêng biệt.
Tuy nhiên, ở công ty CP xây lắp Bưu Điện Hà Nội khác với các doanh nghiệp khác công ty không tiến hành phân bổ chi phí khấu hao cho bất kỳ công trình, hạng mục công trình nào. Hơn thế nữa, công ty coi toàn bộ phương tiện xe cơ giới, máy móc, nhà cửa vật kiến trúc, và các loại tài sản cố định khác là tài sản của công ty, các đội, xí nghiệp, các phòng chức năng chỉ có quyền sử dụng còn giám đốc mời là người quyết định trong việc điều động xe, máy, hay thời điểm mua, trao đổi, thanh lý nhượng bán tài sản.
Chính vì quan điểm trên việc trích khấu hao không được theo dõi ở TK 623 hay TK 627 mà toàn bộ được tập hợp trong TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp, đồng thời cũng không tiến hành phân bổ cho bất kỳ đối tượng sử dụng nào.
Đối với công trình HTTT cáp sợi quang Hà Nội- Điện Biên Phủ, HM: cáp quang Sơn La- Bình Thuận, trong quí IV đội 1 thi công đã có 1 hợp đồng thuê máy. Khi thuê máy thay mặt công ty, đội trưởng hay chủ nhiệm công trình ký hợp đồng thuê máy với đơn vị có máy móc. Sau khi ký hợp đồng thuê máy (Biểu 25)
và nhận được Hoá đơn GTGT (biểu 26) đối với loại máy móc đi thuê, kế toán ở đội sẽ chuyển về phòng kế toán tiến hành hạch toán khoản chi phí máy thuê ngoài. Để đảm bảo tiến độ thi công khi công ty chưa kịp ứng tiền để thuê máy, đội có thể tạm ứng trước sau đó viết giấy xin thanh toán để thanh toán số tiền đã tạm chi , xem biểu 27
Sau khi nhận được giấy xin thanh toán gửi kèm cùng các chứng từ Hoá đơn GTGT, hợp đồng và bản thanh lý hợp đồng từ đội, công ty sẽ xem xét kiểm tra lại thực tế có thuê hay không và nến duyệt phiếu thanh toán, tất cả chứng từ sẽ được chuyển về phòng kế toán của công ty. Căn cứ vào các chứng từ do đội chuyển lên kế toán phụ trách phần chi phí máy sẽ nhập liệu vào máy tiến hành định khoản và ghi vào chứng từ ghi sổ (biểu 28) và để cuối tháng ghi vào bảng kê chứng từ (biểu 29)
Căn cứ vào bảng kê chứng từ và chứng từ ghi sổ của từng công trình ghi vào sổ cái TK 623 (biểu 30) mở cho tất cả các công trình, hạng mục công trình phát sinh trong quí.
Từ các chứng từ ghi sổ cho công trình HTTT Cáp sợi quang HN-ĐBP, tuyến cáp quang Sơn la-Bình Thuận, đồng thời đối chiếu với bảng kê chứng từ là căn cứ pháp lý để kế toán kết chuyển vào TK154 và theo dõi tại sổ giá thành (biểu41) để từ sổ giá thành chuyển sang theo dõi trên thẻ giá thành công trình, hạng mục công trình xây lắp chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình, xem Biểu 44