- ∑T i: Tổng đại lượng của tiêu thức chuẩn dùng để phân bổ
1.4. TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG TIN HỌC.
TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG TIN HỌC.
Sự bùng nổ thông tin đã trở thành cuộc cách mạng công nghệ của toàn thế giới. Trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá, nhu cầu về thu thập và xử lý thông tin, bảo quản thông tin trên máy vi tính là một việc hết sức cần thiết nhằm nâng cao chất lượng công tác kế toán.
Kế toán trên máy vi tính là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. Hệ thống thông tin trên máy cần có : - Thiết bị phần cứng
- Phần mềm
- Con người điều hành và sử dụng.
Trong đó phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng đểư lý tự động các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên chứng từ theo quy trình cuả kế toán sau đó in ra các sổ sách kế toán và báo cáo kế toán. Khi áp dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toấn thì bộ phân kế toán trong đơn vị không còn phải thực hiện một cách thủ công một số khâu như: ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán; mà chỉ phải thực hiện các công việc phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, kiểm tra, phân tích sổ liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đưa ra các quyết định phù hợp.
Như vậy thực chất việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán chính là việc nâng cao hiệu suất công tác kế toán thông qua tính năng ưu việt máy tính và kỹ thuật tin học; đông thời mang lại các thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thòi và có hệ
thống, đáp ứng được yêu cầu của các đối tượng sử dung thông tin. Tuy nhiên việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán là điều kiện cần thiết, song việc sử dụng và điều khiển máy tính vẫn là con người, những nhân viên kế toán có chuyên môn nghiệp vụ.
Nhận thức vị trí, vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong công tác kế toán, để khẳng định việc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính vẫn phải tuân theo các nội dung và yêu cầu của tổ chức công tác kế toán thủ công.
Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện kế toán trên máy
* Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý
Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý. Việc mã hoá các đối tượng này, cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tượng, mặt khác tăng tộc độ xử lý, chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Để đạt được điều đó, khi tiến hành mã hoá các đối tượng cần phải đảm bảo mã hoá đầy đủ, đồng bộ cho tất cả các đối tượng cần quản lý, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán. Thông thường các đối tượng như sau cần phải được mã hoá để quản lý: danh mục chứng từ; danh mục vật tư,sản phẩm, hàng hoá; danh mục khách hàng; danh mục khoản mục chi phí, danh mục tài sản cố định
* Tổ chức chứng từ kế toán:
Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sỏ dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng. Việc tổ chức trong điều kiện ứng dụng phần mềm tin học phải đảm bảo những nội dung cơ bản sau: xây dựng hệ thống danh mục chứng từ, tổ chức hạch toán ban đầu, tổ chức kiểm tra thông tin trong chứng từ kế toán, tổ chức luân chuyển chứng từ. Trình tự luân chuyển chứng từ cần phải đảm bảo tính hợp lý và dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa các bộ phận kế toán có liên quan, song cuối cùng chứng từ kế toán phải được chuyển về bộ phận máy tính hoặc viên kế toán của từng phần hành để tiến hành nhập liệu.
* Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Căn cứ vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp, yêu cầu quản lý vật tư, tài sản, công nợ, tài sản cố định, trình độ quản lý của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán do Nhà nước ban hành chi tiết cấp III, cấp IV, cấp V... cho từng đối tưọng cần quản lý chi tiết. Khi xây dựng danh mục tài khoản chi tiết cần phân tích và quán triệt các yêu cầu sử dụng thông tin phục vụ quản trị nội bộ doanh nghiệp.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán:
Trong điều kiện hiện tại có hình thức Nhật ký chung và hình thức Chứng từ ghi sổ có nhiều đặc điểm phù hợp và thuận lợi cho quá trình thực hiện kế toán máy
Thông thường qúa trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động được thực hiện theo quy trình sau: Các tài liệu gốc được cập nhập vào máy tính thông qua thiết bị nhập và được lưu trữ dưới dạng tệp tin dữ liệu chi tiết, sau đó được chuyển vầo các tệp sổ cái để hệ thống hoá các nghiệp vụ theo từng đối tượng quản lý. Định kỳ các sổ cái sẽ được xử lý để lập báo cáo kế toán.
Để xử lý tệp dữ liệu, có thể theo hai chế độ xử lý là: xử lý theo lô và chế độ trực tiếp
Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kế toán Chứng từ gốc Nhập dữ liệu Xử lý tự động theo vào máy tính phần mềm kế toán
Quy trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động Báo cáo kế toán, sổ sách kế toán
Tệp số liệu tổng hợp tháng Tệp sổ cái
Tệp số liệu chi tiết Chứng từ kế toán
Nhập dữ liệu
Tự động chuyển sổ Tổng hợp dữ
liệu cuối tháng
Đối với việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm thực hiện trên máy vi tính sẽ tiết kiệm được thời gian, nhân lực và cho kết quả chính xác cao. Vì thế mà hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều đã và đang tiến hành tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính theo quy trình hạch toán cơ bản:
Các doanh nghiệp xây lắp thường áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, do đó việc thực hiện kế toán máy là cần thiết để đem lại hiệu quả và có thể quản lý tốt hơn các chi phí phát sinh, đồng thời cung cấp các thông tinh quản trị nhanh nhất, chính xác nhất.
Tuy nhiên khi đề cập đến tập hợp chi phí và tính giá thành đối với hình thức chứng từ ghi sổ kế toán sử dụng các sổ: sổ cái tài khoản 621, 622, 623, 627, hay các sổ chi tiết nguyên vật liệu trực tiếp, sổ chi tiết về nhân công trực tiếp, sổ chi tiết về chi phí máy,.. bảng tổng hợp , phân tích giá thành, sổ giá thành công trình, hạng mục công trình xây lắp, các bảng phân bổ chi phí sản xuất.
CHƯƠNG II
TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Ở CÔNG TY