Quy trình bán hàng cá nhân của đội ngũ bán hàng trong Công ty Cổ phần Truyền thông Thời Đại bao gồm 3 bước chính. Tác giả sẽ tiến hành miêu tả chi tiết cách thức nhân viên bán hàng thực hiện quy trình từ bước tiếp cận với khách hàng đến khi kết thúc hợp đồng.
Bước 1: Tiếp cận và tìm hiểu nhu cầu khách hàng.
Định hướng kinh doanh của công ty không yêu cầu nhân viên bán hàng phải đi tìm kiếm khách hàng, thay vào đó, các khách hàng sẽ chủ động liên hệ Ban giám
đốc để bày tỏ mong muốn hợp tác. Khi đó, Giám đốc bán hàng sẽ là người tiếp nhận thông tin đầu tiên. Giám đốc bán hàng sau đó sẽ đưa thông tin cho nhân sự và giao nhiệm vụ phụ trách chính dự án cho một nhân viên bán hàng. Quy trình bán hàng cá nhân bắt đầu tại đây.
Nhân viên bán hàng phải tìm cách tiếp cận với khách hàng qua một số phương tiện nhất định (Điện thoại, Email, gặp mặt trực tiếp,...). Trong lần tiếp cận đầu tiên, nhân viên bán hàng cần phải nắm bắt được những yêu cầu chính của khách hàng cho các sản phẩm, dịch vụ.
Sau buổi gặp mặt chính, nhân viên cần gửi lại Email tổng hợp để xác nhận với khách hàng về yêu cầu, mục tiêu, đặc điểm các sản phẩm, dịch vụ khách hàng mong muốn. Đây là bước xác nhận nhân viên Công ty đã chính thức tiếp nhận việc bán hàng cho khách hàng. Tất cả những thông tin thu thập được về khách hàng sau bước này đều cần báo cáo lại với cấp trên để đề phòng trường hợp có vấn đề phát sinh.
Các hoạt động sau đó liên quan đến việc khai thác thêm nhu cầu khách hàng, giải mã thêm thông tin để từ đó xây dựng được sản phẩm mẫu. Nhân viên bán hàng sẽ kết hợp giữa việc liên lạc với khách hàng qua phương tiện như gặp mặt, email, điện thoại,... và làm việc với nhân sự nội bộ để truyền đạt thông tin. Bước 1 kết thúc với việc sản xuất thành công sản phẩm mẫu hoàn chỉnh cho khách hàng (Final Proposal)
Bước 2: Giới thiệu sản phẩm.
Sau khi triển khai sản xuất xong sản phẩm mẫu đáp ứng nhu cầu khách hàng, nhân viên phụ trách chính dự án sẽ tiến hành hẹn gặp khách hàng để trình bày về sản phẩm mẫu ấy (Pitching). Thông thường, bước Giới thiệu sản phẩm mẫu là bước gặp nhiều cạnh tranh giữa các Agency với nhau nhất.
Hoạt động trình bày, giới thiệu sản phẩm có thể diễn ra qua nền tảng online hoặc offline, với các yêu cầu khác nhau trong quy trình bán hàng cá nhân. Nhân viên bán hàng ngoài việc giới thiệu và giúp khách hàng cảm nhận được giá trị sản phẩm mẫu của công ty mang lại còn phải liên tục giải đáp thắc mắc của khách hàng; đồng thời tiếp nhận những đóng góp, ý kiến của khách hàng về sản phẩm mẫu.
Với mỗi khách hàng khác nhau, nhân viên bán hàng có thể xem xét triển khai bước tiếp theo liên quan đến việc chỉnh sửa sản phẩm mẫu, tiếp tục khai thác khách hàng, xử lý những từ chối của khách hàng về sản phẩm để mang sản phẩm mẫu đi giới thiệu lần thứ 2.
Trước khi ký kết hợp đồng, khách hàng sẽ còn đưa ra nhiều khúc mắc, từ chối đến từ những lý do chủ quan và khách quan. Nhiệm vụ của nhân viên bán hàng là nhận diện và giải quyết những vấn đề từ chối ấy, dẫn khách hàng đi đến việc chốt, ký kết hợp đồng cuối cùng và thanh toán tiền đặt cọc.
Sau quá trình triển khai dự án (Trung bình kéo dài từ 2 đến 6 tháng), nhân viên bán hàng phụ trách chính dự án cần tổng hợp toàn bộ kết quả để báo cáo cho khách hàng. Nhân viên kết thúc quy trình bán hàng cá nhân khi khách hàng thanh toán toàn bộ chi phí cho sản phẩm, dịch vụ.
Quy trình bán hàng cá nhân của đội ngũ bán hàng trên thực tế còn bao gồm các bước liên quan đến việc trình bày, sắp xếp công việc và giao việc cho nhân sự nội bộ của các phòng ban khác (Content, Creative, Design,...). Đây là các hoạt động thuộc bước sản xuất sản phẩm mẫu (Final Proposal) và thực hiện dự án sau khi khách hàng đã chốt hợp đồng. Nhưng để nhằm đảm bảo sự tập trung nhất định, phạm vi nghiên cứu của tác giả chỉ giới hạn ở quy trình bán hàng cá nhân khi nhân viên bán hàng phụ trách chính dự án thực hiện các hoạt động giao tiếp và trao đổi với khách hàng. Do đó, trong khuôn khổ của bài viết, tác giả sẽ không đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất sản phẩm, dịch vụ và quy trình làm việc với nhân sự nội bộ của đội ngũ bán hàng. Quy trình bán hàng cá nhân của nhân viên bán hàng mà tác giả đề cập và nghiên cứu sẽ kết thúc ở bước khách hàng ký hợp đồng và thanh toán tiền đặt cọc.