Nhằm thu hút đợc khách hàng, Công ty phát hành sách Hà Nội đã và đang thực hiện các phơng thức thanh toán và với chính sách giá linh hoạt. Dựa trên giá bìa và giá vốn. Đối với những khách hàng mua thờng xuyên, khách hàng mua với số lợng lớn, khách thanh toán ngay hay những khách mua những mặt hàng sách thiết yếu đều đợc Công ty giảm giá ở mức thoả đáng. Tuỳ thuộc vào
mức độ, số lợng hàng hoá khách mua mà Công ty định mức phần trăm giảm trừ trên tổng số tiền thanh toán của khách.
Ví dụ: Nếu tổng số tiền khách thanh toán lớn hơn 1 triệu đồng, thì khách sẽ đợc giảm 3%. Nếu tổng số tiền thanh toán của khách trên 7 triệu đồng, thì khách sẽ đợc giảm 5%.
Hàng bán bị trả lại của khách mua hàng trả lại Công ty chiếm số lợng lớn trong các khoản giảm trừ doanh thu của Công ty. Hàng bán bị trả lại có thể do hàng có chất lợng kém hoặc hàng giao không đúng quy cách trong hợp đồng cũng có thể xảy ra trờng hợp khách hàng đổi hàng (khách mua hàng với giá trị lớn, sau đó đổi lấy hàng có giá trị thấp hơn). Kế toán hàng bán bị trả lại sử dụng chứng từ gồm phiếu nhập kho, công văn, quyết định chấp nhận lại hàng.
Tài khoản sử dụng của kế toán các khoản giảm trừ gồm: + TK 531: Hàng bán bị trả lại
+ TK 532: Giảm giá hàng bán
- Trong kỳ, khi phát sinh các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, kế toán căn cứ vào các quyết định chấp nhận lại hàng, phiếu nhập kho của hàng bán bị trả lại để ghi vào sổ chi tiết TK531 - hàng bán bị trả lại.
Nợ TK 531 : Hàng bán bị trả lại
Có TK 111, TK 112, TK 131, TK 1368: Số tiền cha có thuế - Đồng thời phản ánh giảm số thuế GTGT phải nộp:
Nợ TK 3331: Số thuế của hàng bị trả lại. Có TK 111, TK 112, TK 131, TK 1368
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại số 43/1 ngày 17/3/2000 kế toán ghi:
Nợ TK 531: 434.571,43 Nợ TK 3331: 21.728,57
- Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bị trả lại và khoản giảm trừ để ghi giảm doanh thu sang bên Nợ TK5111.
Nợ TK5111: 35.352.460 Có TK531: 35.352.460
Các Sổ Công ty sử dụng để phản ánh các khoản giảm trừ gồm sổ chi tiết hàng bán bị trả lại TK 531, là sổ chi tiết, sổ tổng hợp TK 531. Các sổ này đợc mở hàng tháng để phản ánh và theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh. Trình tự ghi sổ các khoản giảm trừ tơng tự nh phơng pháp ghi sổ chi tiết 5111.