( Nguồn Tác giả tự tổng hợp)
Lưu đồ 2.5: Lưu đồ thu tiền đại lý xổ sổ
Đại lý xổ số Kế tốn cơng nợ Thủ quỹ
Đại lý ngoài khu vực TP.Quy Nhơn Đại lý trong khu vực TP.Quy Nhơn VPĐD hoặc chi nhánh ngoài khu vực TP.Quy Nhơn Tính số vé bán, vé hủy Sổ công nợ đại lý 2 Phiếu thu tiền 1
2 Phiếu thu tiền 1
Thu tiền và ký nhận
Phiếu thu tiền 2 Phiếu thu tiền 1
Ghi sổ quỹ Phiếu thu tiền 1
L Phiếu thu tiền 2
L
Phịng lơ tô
2.2.2.4. Thông tin và truyền thông
Bảng 2.8: Bảng câu hỏi về thông tin và truyền thơng trong kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Câu hỏi
Trả lời (Số lượng) Có Khơng
1.Cơng ty có bộ phận phụ trách việc thu thập các thông tin về nhu cầu
của khách hàng và tình hình của các đối thủ cạnh tranh hay không ? 14 2
2.Cơng ty có bộ phận phụ trách việc thu nhận thơng tin khi có sự thay
đổi chính sách từ pháp luật hay khơng ? 10 6
3.Những ý kiến đóng góp từ khách hàng về các vi phạm của nhân
viên có được gửi đến nhà quản lý hay không ? 12 4
4.Cơng ty có xây dựng các kênh truyền thơng như đường dây nóng, email, … để khách hàng có thể thơng báo những sai phạm liên quan đến việc bán hàng thu tiền cho công ty hay không ?
15 1
5.Cơng ty có thường xun thu thập các ý kiến phản hồi về tiến độ
giao hàng, số lượng hàng giao, … từ đại lý vé số hay không ? 13 3
6.Các thông tin cần thiết như đại lý xổ số, số vé xuất, số vé hủy, … có được truyền thơng kịp thời giữa các bộ phận khác nhau như bán hàng, kế tốn, kho, … hay khơng ?
12 4
7. Các phòng ban có báo cáo kịp thời các thơng tin quan trọng và cần
thiết cho ban lãnh đạo, những người có thẩm quyền biết hay không ? 15 1
8.Hệ thống thơng tin của cơng ty có đảm báo được rằng tất cả các nhân viên ở mọi cấp độ đều hiểu và nắm rõ hết các nội quy, chuẩn mực, nhiệm vụ công việc, … hay không ?
15 1
( Nguồn Tác giả tự tổng hợp)
Theo như kết quả của bảng câu hỏi trên ta có thể thấy được rằng, động thái của các đối thủ cạnh tranh cũng như thị hiếu của khách hàng được Công ty nắm bắt một cách rõ ràng. Cụ thể bằng việc 14 người lựa chọn đáp án có và việc này cho thấy Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định đã có kênh thu nhận thơng tin về thị hiếu của khách hàng và động thái của các đối thủ cạnh tranh, thông qua việc này có thể giúp cho Cơng ty biết được rằng khách hàng có u thích các loại vé xổ số của cơng ty hay không, các đối thủ cạnh tranh
đã làm những gì để xâm nhập vào thị trường bán hàng, quản bá và đưa các sản phẩm của họ đến với khách hàng,…Từ đó, Cơng ty có thể đưa các biện pháp giải quyết hợp lý nhất.
Với 10 người lựa chọn đáp án có trong tổng số 16 người tham gia phỏng vấn. Tuy số người chọn có ít nhưng có thể thấy được kênh thu nhận thơng tin về sự thay đổi của các chính sách pháp luật đã được hình thành, chính vì có kênh thông tin này mà Công ty thường xuyên cập nhập, theo dõi các diễn biến, thay đổi của chính sách pháp luật,…để đảm bảo cho việc hoạt động kinh doanh luôn đi đúng hướng theo yêu cầu của pháp luật.
Hiện nay, Cơng ty có số điện thoại nóng dành cho khách hàng để khách hàng gọi đến mỗi khi khách hàng muốn thông báo về các sai phạm của nhân viên trong Công ty cũng như các sai phạm trong việc bán hàng thu tiền. Và những kiến nghị này của khách hàng, một là sẽ được nhân viên truyền thông cho nhà quản lý, hai là khách hàng sẽ kiến nghị trực tiếp luôn cho nhà quản lý mà không cần thông qua bất kỳ nhân viên nào. Điều này sẽ làm cho nhà quản lý có thể biết được các phạm xảy ra ở bộ phận nào, sai phạm ra sao và có mang tính chất nghiêm trọng hay khơng,…Qua q trình xác minh kiến nghị của khách hàng, nhà quản lý sẽ hiểu khách hàng hơn, giảm thiểu được các sai phạm khơng đáng có trong Cơng ty, tương ứng cho vấn đề nói trên thì câu trả lời là có được 15 người chọn.
Về phần các văn phòng đại diện, chi nhánh và các đại lý xổ số thì Cơng ty cũng thường xuyên tổ chức thu thập các ý kiến phản hồi về tiến độ giao vé, số lượng vé giao có đúng hay khơng,…Do đó, khi có các sai phạm trong quá trình giao nhận vé, gian lận về số lượng vé,… sẽ được Cơng ty phát hiện kịp thời sau đó được giải quyết nhanh chóng bằng các biện pháp tốt nhất để làm tăng thêm uy tín cho Cơng ty và đảm bảo sự hài lòng đến từ các văn phòng đại diện, chi nhánh, đại lý xổ số.
vé hủy,… luôn được truyền thông kịp thời tới các bộ phận phòng ban khác nhau như bán hàng, thủ kho, kế toán,… chỉ khi báo cáo kịp thời cho các bộ phận chủ chốt thì Cơng ty mới dễ dàng xử lý khi có những sự cố bất ngờ xảy ra, tránh gây các ảnh hưởng không cần thiết cho Công ty và các đại lý xổ số. Mọi thơng tin quan trọng ln được các phịng ban báo cáo kịp thời cho nhà quản lý cũng như những người có thẩm quyền biết, đây cũng là điều mà 15 người lựa chọn có làm đáp án cho câu hỏi phỏng vấn.
Với 15 người chọn có thì Cơng ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định ln đảm bảo rằng hệ thống thông tin sẽ làm cho các nhân viên ở mọi cấp độ đều nắm rõ và hiểu hết các quy định, chuẩn mực của Công ty, nhiệm vụ cơng việc của mình. Đây có thể là một trong các lợi thế lớn của Cơng ty vì với hệ thống thơng tin bền vững thì việc KSNB trong Cơng ty sẽ khơng cịn khó khăn cho nhà quản lý và ban giám đốc.
2.2.2.5. Giám sát
Bảng 2.9: Bảng câu hỏi về giám sát trong kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
Câu hỏi
Trả lời (Số lượng) Có Khơng
1.Người quản lý bộ phận bán vé số có thường xuyên theo dõi việc
bán hàng hay không ? 15 1
2.Người quản lý bộ phận thu tiền có đối chiếu sổ sách chứng từ với
thực tế hay không ? 16 0
3.Những kiến nghị, chê trách từ đại lý xổ số về sự không trung thực của nhân viên giao hàng, nhân viên thu tiền, … có được cơng ty điều tra rõ ràng và xử lý thỏa đáng hay không ?
16 0
4. Định kỳ, cơng ty có đánh giá về năng lực, đạo đức của nhân viên
trong các bộ phận bán hàng thu tiền hay không ? 2 14
5.Các khiếm khuyết về kiểm sốt nội bộ khi phát hiện có được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp quản lý cao hơn để có thể điều chỉnh hay không ?
15 1
Câu hỏi
Trả lời (Số lượng) Có Khơng
cáo những sai phạm gây ảnh hưởng đến lợi ích kinh tế của cơng ty cũng như liên quan đến pháp luật cho người lãnh đạo công ty hay không ?
( Nguồn Tác giả tự tổng hợp)
Trong quá trình thực hiện các công việc chung của Công ty cũng như thực hiện riêng việc bán hàng và thu tiền thì các nhân viên trong Công ty luôn tiến hành các hoạt động các hoạt động giám sát thơng qua việc kiểm tra tính đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày hoặc ngay khi có nghiệp vụ phát sinh. Song song với việc tự các nhân viên thực hiện việc giám sát, thì gần như tất cả số người tham gia phỏng vấn là 15 người và 16 người đều lựa chọn có cho vấn đề tương ứng là nhà quản lý cũng thực hiện việc giám sát các nhân viên trong chu trình bán hàng và thu tiền như: nhà quản lý bộ phận bán vé xổ số sẽ thường xuyên theo dõi việc bán hàng, nhà bộ phận thu tiền sẽ thường xuyên đối chiếu sổ sách thu tiền với thực tế số tiền thu được,…Ngồi ra, Cơng ty cịn tiến hành thu thập các giám sát từ các đại lý xổ số bằng việc tiếp nhận các kiến nghị, chê trách về sự không trung thực của nhân viên giao hàng, nhân viên thu tiền,…Công ty sẽ điều tra rõ ràng sự việc và đưa ra biện pháp xử lý thỏa đáng.
Tuy nhiên, thơng qua việc có 14 người lựa chọn đáp án không ta thấy định kỳ Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định vẫn chưa tổ chức việc đánh giá năng lực, đạo đức của nhân viên trong các bộ phận bán hàng và thu tiền, điều này thường khiến nhân viên vơ tình làm việc theo qn tính và quy trình lập khuôn sẵn mà không cố gắng tạo ra các sáng kiến mới trong công việc, hơn thế là có thể sẽ xảy ra tính trạng gian lận, sai sót trong bán hàng và thu tiền.
Khi thực hiện kiểm sốt nội bộ thì các khiếm khuyến đã được phát hiện và loại khiếm khuyết đang có nguy cơ xảy ra đều được nhân viên báo cáo trực tiếp, kịp thời cho các cấp quản lý cao hơn để họ có thể điều chỉnh trong thời gian sớm nhất. Khơng chỉ vậy, Cơng ty cịn thực hiện việc đưa ra yêu cầu cần thiết đối với các cấp trung gian là những sai phạm dù lớn hay nhỏ một khi đã gây ảnh hưởng đến các lợi ích của công ty cũng như vi phạm pháp luật thì phải được báo cáo nhanh chóng cho lãnh đạo của Cơng ty để có các hướng giải quyết thích hợp, tránh những trường hợp khơng đáng tiếc xảy ra, tương ứng với vấn đề trên thì có 14 người lựa chọn có.
* Đối với việc giám sát chu trình bán hàng và thu tiền công ty đã áp dụng việc giám sát thường xuyên
- Ở công tác bán vé: xem xét việc bán vé xổ số có đúng theo yêu cầu mua hàng của các đại lý xổ số hay khơng, có bán nợ cho đại lý xổ số hay khơng, có xảy ra tình trạng gian lận và sai sót tróng q trình bán vé hay khơng ví dụ như: làm phiếu xuất kho không đúng như số lượng mà đại lý xổ số đã đặt hàng, bộ phận giao vé không giao vé đến cho đại lý xổ số mà lấy cắp ln số vé đó để tiêu thụ riêng, các nghiệp vụ bán hàng phát sinh không được ghi nhận kịp thời vào sổ sách.
- Ở công tác thu tiền: Kiểm tra, đối chiếu số vé đại lý xổ số bán được cũng như số vé mà đại lý yêu cầu hủy để tính ra được số tiền thực tế cần phải thu đối với đại lý xổ số. Thực hiện việc kiểm tra đối chiếu sổ sách công nợ, các khoản thế chấp của đại lý xổ số xem có trùng khớp với thực tế hay không. Tránh xảy ra gian lận trong q trình thu tiền ví dụ như thu số tiền không đúng với thực tế cần thu từ đại lý xổ số, làm công nợ sai và lên bảng đối chiếu công nợ sai.
Tuy công tác giám sát trong việc KSNB quá trình bán hàng và thu tiền của Cơng ty đã được hình thành nhưng Công ty lại chưa chú trọng việc đánh giá
định kỳ năng lực và đạo đức đối với các nhân viên trong chu trình. Điều này vơ hình chung làm cho các rủi ro tiềm ẩn được nâng cao thêm, có thể gây ra các ảnh hưởng nhỏ hoặc lớn đến lợi ích kinh tế của Cơng ty.
2.3. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH XỔ SỐ KIẾN THIẾT BÌNH ĐỊNH
2.3.1. Những kết quả đạt được trong công tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng và thu tiền
- Về môi trường kiểm soát
Xét về môi trường kiểm sốt trong KSNB chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định thì ban giám đốc đã nắm rõ được các đặc điểm kinh doanh của Cơng ty và các chính sách thủ tục bán hàng thu tiền theo quan điểm kinh doanh trung thực, chấp hành đúng các nội dung liên quan đến pháp luật của nhà nước. Đây là điểm mấu chốt để tạo nên uy tín của Cơng ty, cũng như giúp cho Công ty đứng vững và phát triển ổn định trên thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Kèm theo đó, đội ngũ quản lý được đào tạo với trình độ chuyên môn, năng lực cao đã giúp cho việc quản lý, vận hành công việc trở nên dễ dàng hơn. Ban lãnh đạo của Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định đã nhận thức được tầm quan trọng của KSNB và đã chú trọng việc xây dựng KSNB tại Công ty. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ rất phù hợp với quy mô của Công ty. Việc đào tạo và tuyển dụng nguồn nhân lực có trình độ đã đáp ứng được yêu cầu đề ra trong công việc, các nhân viên trong Công ty cũng ý thức được trách nhiệm và quyền hạn của mình đối với cơng tác mà mình được giao. - Về đánh giá rủi ro
Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định đã thiết lập được các mục tiêu kinh doanh và mục tiêu kiểm soát, nhận diện được các rủi ro và đánh giá được
các ảnh hưởng của rủi ro đến hoạt động kinh doanh của Công ty. - Về hoạt động kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát được thực hiện theo đúng quy trình. Có các chính sách bán hàng và thu tiền cụ thể, rõ ràng như: chính sách về giá, quản lý đại lý và công nợ của đại lý xổ số, chính sách thu hồi vé số và hủy vé số khơng bán được, chính sách cấn trừ cơng nợ,….
Tại Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định thì các nhân viên được phân công làm việc độc lập ở các bộ phận chủ chốt như thủ quỹ sẽ độc lập với kế toán, thủ kho sẽ độc lập với bộ phận giao hàng,….
Các phiếu xuất kho và hóa đơn giá trị gia tăng được lập và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi giao cho đại lý xổ số.
- Về thông tin và truyền thông
Công ty đã ứng dụng các công nghệ thông tin vào hoạt kiểm tra, kiểm soát với việc ứng dụng này sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh của Cơng ty nói chung và hoạt động bán hàng thu tiền nói riêng sẽ trở nên thuận tiện hơn. Có kênh thơng tin dùng cho việc kết nối từ khách hàng và các đại lý xổ số đến Công ty, việc kết nối này sẽ giúp Công ty nhận ra được các điểm mạnh, điểm yếu trong quá trình bán hàng và thu tiền để từ đó có thể tăng cường phát huy điểm mạnh hoặc khắc phục, loại bỏ các mặt yếu kém cịn tồn tại. Các thơng tin ln được cấp nhập nhanh chóng và chính xác.
- Về giám sát
Công ty thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện các công việc trong chu trình bán hàng và thu tiền để đảm bảo được các mục tiêu đã đề ra.
2.3.2. Những hạn chế trong cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
- Về mơi trường kiểm sốt
viên làm việc trong chu trình bán hàng và thu tiền, cũng như mối quan hệ qua lại giữa các bộ phận, các nhân viên với nhau.
Đối với việc tuyển dụng nhân sự công ty chưa đưa ra được các chính sách và thủ tục cho vấn đề đánh giá về năng lực của nhân viên và trong quá trình làm việc Cơng ty cũng khơng thường xun tiến hành kiểm tra đánh giá năng lực về việc bán hàng và thu tiền.
- Về đánh giá rủi ro
Việc đánh giá mức ảnh hưởng của các rủi ro đã nhận diện được trong chu trình vẫn chưa được thực hiện thường xuyên và cụ thể thời gian thực hiện việc đánh giá vẫn chưa có. Bởi vì Cơng ty TNHH Xổ số kiến thiết