Đại lý xổ số Tổ thẩm định Phòng kế hoạch hành chính Giám đốc Yêu cầu mua hàng -Đánh giá
-Thu thập thơng tin -Phân tích thơng tin -Kết quả Phiếu thẩm định đại lý xổ số Xem xét yêu cầu mua hàng và phiếu thẩm định Phê duyệt Không đồng ý Đồng ý
Theo như quy trình trên để hồn thiện cơng tác thẩm định đại lý xổ số Công ty nên thành lập một tổ thẩm định bao gồm những người có liên quan trong phịng kế hoạch hành chính và phịng tài chính kế tốn, đặc biệt phải có kế tốn trưởng và trưởng phịng kế hoạch hành chính. Sau khi tổ thẩm định kiểm tra và đánh giá đúng về các đại lý xổ số thì tổ thẩm định sẽ lập nên phiếu thẩm định để gửi cho phịng kế hoạch hành chính và trình giám đốc phê duyệt u cầu mua hàng, phiếu thẩm định.
Thứ ba, cần luân chuyển nhân viên trong bộ phận bán hàng để giúp các nhân viên hiểu biết thêm về chu trình bán hàng của Cơng ty, đảm bảo cho việc bán hàng luôn được diễn ra thuận lợi khi có nhân viên nghỉ việc ngắn hạn do ốm đau hoặc nghỉ việc hẳn mà chưa có nhân viên mới thay thế. Ngồi ra, việc luân chuyển này cũng làm cho các gian lận, nhầm lẫn trong việc bán hàng dễ dàng bị phát hiện hơn.
Thứ tư, cần có phòng kho riêng để bảo quản tách biệt các loại vé xổ số chưa bán với các loại vé xổ số không bán được mà công ty thu hồi về từ các đại lý xổ số. Tránh xảy ra tình trạng nhầm lẫn giữa hai loại vé xổ số chưa bán và thu hồi này. Bởi vì vé xổ số thu hồi về sẽ được tiêu hủy theo quy định sau khi Công ty đã xác minh rõ ràng nguyên nhân do đâu mà không bán được từ các đại lý xổ số. Đưa ra các quy định chính thức trên văn bản cho việc hạn chế các nhân viên không phận sự tiếp xúc trực tiếp với kho vé số, điều này giúp cho Công ty bảo vệ được số tài sản hiện hữu là vé số và không tạo sơ hở, cơ hội cho các nhân viên có ý nghĩ xấu, thực hiện được hành vi trái với đạo đức, vi phạm pháp luật.
3.2.3.2. Hồn thiện các thủ tục kiểm sốt nội bộ chu trình thu tiền tại Cơng ty
- Đối với việc hồn thiện thủ tục kiểm sốt thu tiền mặt
hàng ngày thu tại Công ty cũng khá nhiều, cho nên Cơng ty cần có biện pháp kiểm sốt việc thu tiền mặt của đại lý xổ số trực tiếp tại Cơng ty, nhằm tránh xảy ra tình trạng gian lận của nhân viên thu tiền như không khai nhận số tiền thực nhận từ đại lý xổ số làm thất thốt tài sản của Cơng ty. Để hạn chế các vấn đề rủi ro này xảy ra Cơng ty có thể thực hiện một số biện pháp như:
+ Lắp đặt thiết bị camera giám sát thường xuyên ở nơi diễn ra việc thu tiền. + Hàng tuần, kế tốn cơng nợ phải gửi biên bản đối chiếu công nợ là tiền mặt cho các nhân viên thu tiền của các VPĐD hoặc các chi nhánh ngoài TP.Quy Nhơn để đưa cho các đại lý xổ số nơi đó xem xét và xác nhận lại việc nộp tiền của mình có được nộp đầy đủ lên Công ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định hay khơng. Thay vì đối chiếu cơng nợ hàng tháng, thì việc đối chiếu hàng tuần như thế này sẽ giúp cho cả hai bên dễ dàng tra xét các khoản chênh lệch ngay lập tức nếu có trường hợp gian lận xảy ra, và kế tốn cơng nợ cũng biết được nhân viên thu tiền có thu đúng, đủ số tiền của các đại lý xổ số ngồi TP.Quy Nhơn hay khơng.
+ Cuối tháng, nên có sự đối chiếu các khoản tiền mặt hiện hữu giữa ba bên là kế toán cơng nợ, kế tốn tiền và thủ quỹ. Đối chiếu giữa thực tế với các loại sổ sách, các chứng từ có liên quan khác. Nếu cần thiết hơn, Cơng ty có thể phân công riêng một nhân viên khác giám sát việc đối chiếu hàng tháng, nhằm tránh đi việc ba bên xảy ra gian lận, thông đồng với nhau.
+ Đến cuối năm trước - cụ thể là trước ngày 31/12, Công ty nên tiến hành in ra toàn bộ các chứng từ có liên quan đến các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền bao gồm các khoản tiền là tiền mặt, tiền chuyển khoản của tất cả các đại lý xổ số trong TP.Quy Nhơn và ngoài TP.Quy Nhơn để kiểm tra, rà sốt lại một lần nữa xem có thu đầy đủ tiền, đầy đủ chữ ký của những người có liên quan hay khơng. Từ đó, phịng kế tốn tài chính mới chốt lại cơng nợ thực tế đúng đến ngày 31/12.
- Đối với việc hồn thiện thủ tục kiểm sốt nợ phải thu khách hàng
Cơng ty có các chính sách bán nợ cho các đại lý xổ số, nhưng việc bán nợ này không được kéo dài quá thời gian quy định của Công ty. Cụ thể, với vé sổ xố truyền thống thì thời hạn trả tiền là chậm nhất vào ngày mở thưởng của kỳ kế tiếp – tức là sau một tuần, với vé xổ số biết kết quả ngay thì chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày vé được lưu hành theo hợp đồng đại lý tiêu thụ vé xổ số kiến thiết Bình Định (Phụ lục 07).
Với việc cho đại lý xổ số nợ khoản thời gian ngắn hạn như thế, địi hỏi Cơng ty phải xây dựng một quy chế đối với công nợ đại lý, cần đánh giá và rà sốt chính xác các khoản nợ phải thu của từng đại lý xổ số để có biện pháp kiểm sốt, thu hồi nợ đúng hạn để khơng xảy ra việc hình thành nợ q hạn. Nếu xảy ra nợ quá hạn, Cơng ty phải nhanh chóng thu hồi lại số tiền thất thốt bằng việc lấy đi khoản thế chấp của đại lý xổ số càng nhanh càng tốt nhưng phải theo đúng quy định hiện hành của pháp luật.
Phịng kế tốn phải thường xun đối chiếu công nợ của đại lý xổ số với 2 phòng ban là phòng kế hoạch hành chính và phịng lơ tơ. Việc đối chiếu này một mặt sẽ giúp cho việc kiểm tra lại nợ đến hạn và hối thúc đại lý xổ số nộp tiền để đủ điều kiện nhận vé xổ số vào kỳ sau, mặt khác cũng là để nhắc nhở 2 phịng ban này khơng được cấp vé xổ số cho các đại lý xổ sổ khi đã quá hạn thanh tốn khoản nợ cho Cơng ty. Khơng chỉ thực hiện việc đối chiếu với 2 phòng ban, mà còn cần phải đối chiếu với chính các đại lý xổ số để có thể phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai sót trong kiểm kê cơng nợ đại lý, khơng làm giảm uy tín từ các đại lý xổ số đến với Cơng ty.
Ngồi ra cũng tương tự với bán hàng, thì trong việc thu tiền cũng cần được luân chuyển nhân viên theo khoảng thời gian nhất định. Điều này giúp hạn chế các rủi ro, gian lận có thể xảy ra trong q trình thu tiền đối với một nhân viên đã giữ chức vị này lâu dài, không chỉ thế việc cho nhân viên khác
học hỏi thêm quá trình thu tiền cũng làm gia tăng nguồn nhân lực dự trữ cho Công ty mỗi khi thiếu người.
3.2.4. Hồn thiện về thơng tin và truyền thơng chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty
Công ty cần nâng cấp các thiết bị công nghệ thông tin nhằm phục vụ tốt hơn cho q trình thu thập các thơng tin cần thiết và quan trọng liên quan đến thị hiếu của khách hàng, động thái của các đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi trong chính sách pháp luật,…nhằm góp phần làm cho việc bán hàng diễn ra thuận lợi, có thể bán được nhiều hơn và đem lại doanh thu cao cho Cơng ty.
Giữa các bộ phận phịng ban với nhau, đặc biệt là nơi bán vé xổ số và nơi thu tiền cần phải thực hiện được việc trao đổi thơng tin như thế nào để có thể nắm rõ ràng được tình hình các loại vé xổ số, việc đặt vé, hủy vé và trả tiền của các đại lý xổ số,…để làm giảm đi các rủi ro, gian lận trong quá trình bán hàng và thu tiền.
Không chỉ ở trong Công ty, mà cũng cần chú trọng thêm việc truyền thơng ra bên ngồi các thơng tin liên quan như việc bán vé xổ số và thu tiền vé sẽ diễn ra như thế nào, cơ cấu nhân sự và các chính sách của Cơng ty có thay đổi lớn hay khơng,….để mọi người có thể hiểu thêm về Cơng ty, thúc đẩy việc tìm kiếm được nhiều thị trường tiêu thụ tiềm năng.
3.2.5. Hồn thiện cơng tác giám sát việc thực hiện các hoạt động kiểm soát tại Công ty
Vào khoảng thời gian định kỳ, Công ty cần phải tiến hành đánh giá năng lực, đạo đức của các nhân viên trong Công ty cũng như bộ phận bán hàng và thu tiền, việc kiểm tra đánh giá năng lực có thể thơng qua nhiều hình thức khác nhau như kiểm tra trực tiếp hoặc gián tiếp. Việc kiểm tra đánh giá này sẽ làm các sai sót, gian lận trong bán hàng và thu tiền hạn chế bớt phần nào hoặc không xảy ra nữa, không chỉ thế thông qua việc kiểm tra đánh giá có thể làm
cho nhân viên tạo ra được những sáng kiến mới cho công việc, không rập khuôn lại các cách làm việc đã cổ hủ từ trước.
Công ty cũng cần đưa ra biện pháp khen thưởng phù hợp hơn cho những cá nhân, tập thể có đóng góp cho lợi ích của Cơng ty cũng như mức kỉ luật nghiêm khắc hơn đối với những người và việc làm của họ ảnh hưởng dù lớn, nhỏ thế nào đến Công ty.
Nhà quản lý cũng cần phải xác định được rằng việc KSNB như hiện nay có cịn phù hợp với Công ty hay khơng, có thể phát hiện kịp thời các rủi ro mới hay không. Nếu KSNB trước đây áp dụng vào tình hình Cơng ty hiện giờ khơng cịn tác dụng, thì nhà quản lý cần nhanh chóng thảo luận và đưa ra các phương án đánh giá, bổ sung những khiếm khuyến của kiểm soát nội bộ cũ hoặc có thể tạo ra một KSNB hồn tồn mới để việc giám sát hoạt động Công ty dễ dàng và suôn sẻ hơn.
Ngồi ra, kế tốn cần cung cấp các báo cáo hoạt động và BCTC chính xác để cho ban giám đốc và nhà quản lý giám sát thường xuyên các hoạt động bán hàng, thu tiền tại Công ty. Dựa trên những khác biệt, sự chênh lệch đáng kể khi so sánh giữa các kỳ mà ban giám đốc và nhà quản lý có thể kịp thời đưa ra được những biện pháp khắc phục cho tương lai.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Dựa trên cơ sở những việc Công ty đã làm được cũng như những điều còn hạn chế đã nói ở chương 2. Chương 3 của luận văn đã đưa các giải pháp về mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, thủ tục kiểm sốt, thơng tin truyền thông và giám sát nhằm góp phần hồn thiện hơn cơng tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền của Cơng ty xổ số kiến thiết Bình Định, từ đó đạt được các mục tiêu mà Cơng ty đã đề ra.
KẾT LUẬN CHUNG
Trong xu thế tồn cầu hóa như hiện nay, đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải có những bước đi vững chắc để nâng cao được địa vị của mình trên thị trường mang đầy tính cạnh tranh. Do đó, việc xây dựng một chiến lược kinh doanh và công tác quản lý phù hợp sẽ góp phần tạo nên sự phát triển cho doanh nghiệp. Không chỉ như vậy, doanh nghiệp cũng cần phải xây dựng được một hệ thống KSNB để giúp cho doanh nghiệp tìm ra được những điểm cịn sai phạm, yếu kém từ đó làm giảm thiểu các tổn thất khơng đáng có.
Trong chuỗi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì chu trình bán hàng và thu tiền cũng là một trong những mắc xích quan trọng cần được doanh nghiệp chú trọng, bởi kết quả sau cùng của chu trình sẽ được thể hiện trên nhiều khoản mục quan trọng của báo cáo tài chính và đây cũng là vấn đề được rất nhiều người quan tâm.
Bởi nhận thức được tầm quan trọng đó nên luận văn đã đi sâu vào nghiên cứu, kết hợp giữa lý luận và thực tiễn để đưa ra các giải pháp giúp cho KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền của đơn vị càng được hoàn thiện hơn nữa. Luận văn đã trình bày được những vần đề như sau:
Đầu tiên là trình bày được các cơ sở lý luận cơ bản về KSNB nói chung cũng như KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng.
Thứ hai là nghiên cứu sâu hơn thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền của Cơng ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định, chỉ ra được các mặt đã được, các mặt còn hạn chế.
Cuối cùng, qua các lý luận và thực tế đã chỉ ra thì đưa ra các giải pháp nhằm làm tăng cường công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền của Cơng ty TNHH Xổ số kiến thiết Bình Định.
Trên đây là toàn bộ nội dung bài báo cáo luận văn tốt nghiệp, trong quá trình làm bài tơi đã học hỏi thêm được nhiều kiến thức liên quan đến KSNB và KSNB chu trình bán hàng thu tiền. Nhưng với trình độ kiến thức cịn nhiều hạn hẹp cho nên bài luận văn của tôi chỉ dừng lại ở mức độ nhất định và cịn có nhiều thiếu sót. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ các thầy cô giáo và các bạn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Nguyễn Thị Báu (2020), Tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và
thu tiền tại Công ty Cổ phần Petec Bình Định, Luận văn thạc sĩ kế tốn,
Đại học Quy Nhơn.
[2]. Bộ tài chính, Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 315 – Xác định và đánh giá rủi
ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm tốn và mơi trường của đơn vị (Ban hành kèm theo Thông tư số 214/2012/TT- BTC- ngày 06 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài chính)
[3]. Bộ tài chính, Thơng tư hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với doanh nghiệp kinh doanh xổ số, Số 01/2014/TT- BTC- Ngày 02 tháng 01 năm
2014.
[4]. Uỷ ban nhân dân tỉnh Bình Định, Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH xổ số kiến thiết Bình Định, ban hành kèm theo quyết định số
311/QĐ-UBND ngày 29/5/2007 của UBND tỉnh.
[5]. Nguyễn Thị Điệp (2010), Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại
Công ty CP sách và thiết bị Trường học Đà Nẵng, Luận văn thạc sĩ quản
trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng.
[6]. Nguyễn Thị Hồng Hoa (2018), Hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần phát triển đầu tư xây dựng và du lịch An Phú Thịnh, Luận văn thạc sĩ kế toán, Đại học Quy Nhơn.
[7]. Quốc hội, Điều 39 Luật kế toán số 88/2015/QH13 – Quy định việc kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ (Ban hành 20/11/2015, có hiệu lực từ 01/01/2017)
[8]. TS. Lê Thị Thanh Mỹ (2020), Bài giảng mơn học Kiểm sốt nội bộ, Trường
đại học Quy Nhơn.
[9]. Nguyễn Thị Minh (2019), Hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và
luận tốt nghiệp, Đại học tài nguyên và môi trường Hà Nội
[10]. Đặng Văn Quảng (2014), Hoàn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và
thu tiền Cơng ty TNHH thương mại Thu Hương, Luận văn thạc sĩ kinh tế,
Đại học Quy Nhơn.
[11]. TS. Trần Thị Cẩm Thanh, TH.S Lê Thị Thanh Mỹ, CN. Trần Thị Bích Dun, CN. Trần Thị Oanh, Tạp chí kế tốn & kiểm toán, Khoa kinh tế & kế toán, Đại học Quy Nhơn.
[12]. Nguyễn Thị Thủy (2013), Kiếm sốt nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Cơng ty cổ phần tập đồn Hồnh Sơn Hà Tĩnh, Khóa luận tốt nghiệp, Đại
học Huế.
[13]. Trần Thị Thu Thảo (2016), Hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và