7. Kết cấu của đề tài
2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Cục Quản lý thị trường tỉnh
2.2.4. Thông tin và truyền thông
Thơng tin và truyền thơng chính là điều kiện tiên quyết cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm sốt trong đơn vị. Mỗi CBCC đều có ý thức và tinh thần trách nhiệm cao trong thực thi công vụ. Mọi chế độ, văn bản đều được cập nhật kịp thời thông qua hệ thống mạng nội bộ của ngành. Thông qua diễn đàn KSNB những vướng mắc về chế độ nghiệp vụ, trao đổi thông tin đều được phản ánh và giải đáp kịp thời.
Bên cạnh đó, cơ quan cũng có quy định việc phân cấp ký chứng từ kế toán bằng văn bản để đảm bảo yêu cầu quản lý, kiểm soát chặt chẽ và an tồn tài sản. Cơ quan có hướng dẫn việc sử dụng các loại chứng từ, mẫu biểu, quy định về thời gian và nơi lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán. Hàng tháng cơ quan có in sổ sách kế tốn, cơng khai lương hàng tháng để CBCC biết. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính được ghi chép vào sổ sách kế tốn, chấp hành đúng các quy định về chứng từ; hạch toán, mở sổ kế tốn, hệ thống và lưu giữ tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Hàng năm, các đơn vị có thực hiện BCTC theo chế độ kế toán và báo cáo quyết toán năm và nộp về cấp trên và các nơi liên quan. Đơn vị cấp trên thường xuyên có văn bản hướng dẫn về việc lập và nộp báo cáo hàng năm.
Bảng 2.11. Kết quả khảo sát về Thông tin và truyền thông
(Dựa trên Phụ lục 2)
TT Nội dung câu hỏi
Trả lời Có (%) Khơng
(%)
1 Cơ quan có ứng dụng cơng nghệ thông tin trong công tác
quản lý điều hành không? 94,34 5,66
2
Ban lãnh đạo có được cung cấp đầy đủ và kịp thời các thơng tin bên trong và bên ngồi đơn vị nhằm phục vụ cho việc thiết lập mục tiêu và phân tích hoạt động khơng?
92,45 7,55
3 Hệ thống thông tin nội bộ QLTT có được sử dụng hữu hiệu
không? 96,23 3,77
4 Thơng tin về cơng việc có được truyền tải từ cấp trên xuống
cấp dưới rõ ràng và ngược lại không? 88,68 11,32
5 Cơ quan có các biện pháp đảm bảo chất lượng thông tin
truyền thông khơng? 75,47 24,53
6 Cơ quan có hướng dẫn việc sử dụng các loại chứng từ, mẫu
biểu không? 80,00 20,00
7 Cơ quan có quy định về thời gian và nơi lưu trữ chứng từ, tài
liệu kế tốn khơng? 100,00 0,00
8 Hàng tháng cơ quan có in sổ sách kế tốn hay khơng? Thơng tin
trên sổ kế tốn và báo cáo tài chính có tin cậy khơng? 80,00 20,00 9 Cơ quan có cơng khai bảng lương hàng tháng để CBCC,
NLĐ được biết khơng? 100,00 0,00
10
Cơ quan có quy định việc phân cấp ký chứng từ kế toán bằng văn bản để đảm bảo yêu cầu quản lý, kiểm sốt chặt chẽ và an tồn tài sản?
100,00 0,00
(Nguồn: Tổng hợp tài liệu điều tra do tác giả thực hiện)
Qua khảo sát, có thể thấy cách thức truyền đạt thông tin hiện tại tại Cục QLTT tỉnh Phú Yên đảm bảo được yêu cầu đặt ra. CBCC thực hiện báo cáo tình hình cơng việc cho lãnh đạo đơn vị để ban lãnh đạo có thể giám sát hiệu quả cơng việc. Thủ trưởng đơn vị thường xuyên được cung cấp đầy đủ các thơng tin từ bên ngồi lẫn bên trong đơn vị. Các thông tin này thường được thể hiện dưới dạng các văn bản, chứng từ hoặc các thông tin trong nội bộ.
Mặt khác, khảo sát về hiệu quả của hệ thống trao đổi thông tin giữa các cấp được thực hiện qua mạng nội bộ có trên 96% ý kiến đồng tình. Điều này cho thấy việc sử dụng thường xuyên thông tin trên hệ thống eDMS giúp cho CBCC tại Cục nắm được thơng tin kịp thời và xử lý cơng việc chính xác, khơng trễ hạn so với quy định.
Hệ thống trao đổi thông tin và hệ thống báo cáo đáp ứng được nhu cầu thông tin kịp thời và đầy đủ trong đơn vị. Tuy nhiên, việc đảm bảo chất lượng thông tin truyền thông khơng được đánh giá cao, tỷ lệ đồng tình chỉ chiếm 75%. Thực tế cho thấy, đơn vị đã áp dụng được công nghệ thông tin truyền thông nhưng không đảm bảo được sự kiểm sốt thơng tin. Một số thông tin đa chiều, đa nguồn có thể có giá trị ít hay nhiều hay khơng có giá trị. Do đó, cơng tác sàng lọc, phân loại và xử lý thơng tin là rất quan trọng, địi hỏi người thực hiện phải nhạy bén, có năng lực tốt để xác định được đâu là thông tin tham khảo, đâu là thông tin rác và chuyển thông tin đến bộ phần cần. Hiện nay, công tác này tại Cục chưa được thực hiện, chưa có biện pháp kiểm tra, giám sát, thu thập, xử lý thông tin và vận dụng thông tin chưa đem lại hiệu quả cao.