Bước 1: Tiếp nhận, thu thập hồ sơ
Văn thư tiếp nhận và thu thập các hồ sơ, tài liệu từ các cá nhân vào lưu trữ công ty qua việc chuyển giao giấy tờ hoặc qua phần mềm CloudOffice.
Hình 2.3. Giao diện chức năng lưu trữ tài liệu trên phần mềm CloudOffice Phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice: là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp, phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Có khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa thông qua Internet.
Bước 2: Phân loại hồ sơ
Đối với cách lưu trữ hồ sơ giấy truyền thông:
2) Phân loại theo chủ đề chi tiết
● Hồ sơ, tài liệu hành chính văn phòng: Các văn bản quy phạm pháp luật, tài
liệu về cuộc họp, các công văn, giấy tờ “đi” và “đến”.
● Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự: Hồ sơ về việc thành lập công ty, các quyết định khen thưởng, kỷ luật lao động.
● Hồ sơ về hoạt động sản xuất kinh doanh: Kế hoạch hoạt động sản xuất – kinh
doanh của công ty, báo cáo thường niên.
● Hồ sơ, tài liệu kỹ thuật: Thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền.
● Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán: Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán.
3) Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề thì nên chia nhỏ theo các cụm như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3…
4) Phân loại theo mức độ quan trọng:
● Hồ sơ tối cần thiết: bản chính hợp đồng, con dấu.
● Hồ sơ quan trọng: hồ sơ về thuế, các tài khoản thu-chi, hóa đơn, sổ lương,
v.v
● Hồ sơ thường sử dụng: thỏa thuận kinh doanh, danh sách nhân viên, nhà
cung cấp, hợp đồng chuyên chở, v.v
● Hồ sơ không cần thiết: thư từ giao dịch hàng ngày, thông báo cuộc họp, thư
mời, v.v.
Đối với cách lưu trữ bằng phần mềm CloudOffice:
Trước khi lưu vào hệ thống, Văn thư cần sử dụng chức năng Phân loại tài liệu để tạo ra các chủ đề của tài liệu. Để phân loại hồ sơ ta thao tác như sau:
Sau khi chọn “Phân loại tài liệu”, hệ thống sẽ hiện thị màn hình phân loại chủ đề tài liệu như hình sau:
Hình 2.4. Màn hình tạo phân loại tài liệu
B2: Tích chọn nhóm quản lí phù hợp cho tài liệu, rồi gõ tên chủ đề, tên nhãn tương ứng với nhóm chủ đề vừa lựa chọn.
CloudOffice cho phép người dùng phân loại tài liệu theo 4 nhóm như sau: ● Tài liệu thông thường: là các file tài liệu chỉ có môt thuộc tính thông tin khi
lưu trữ, là “Tên tài liệu”. Các tài liệu này bao gồm các là các file văn bản, tệp tin có định dạng như word, excel, pdf,... ví dụ như hồ sơ, tài liệu hành chính văn phòng; hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự; bản vẽ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền; các quyết định khen thưởng, kỷ luật lao động; kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán…
● Tài liệu đa thuộc tính: là các tài liệu có hơn một thuộc tính, ngoài thuộc tính “Tên tài liệu”. Các thông tin này có thể là thời hạn hợp đồng, tên đối tác trên hợp đồng, trị giá hợp đồng,…
● Ứng dụng tự định nghĩa: là các phần mềm ứng dụng mà người dùng muốn
quản lý theo nhu cầu đặc thù của lĩnh vực mà người dùng đang công tác, ví dụ ứng dụng quản lí nhân sự, quản lí KPI,…
● Hồ sơ sự kiện, vụ việc: Chọn mục này nếu bạn muốn phân loại chủ đề cho hồ
sơ sự kiện. Hồ sơ sự kiện là một chức năng cho phép lưu trữ các thông tin về một sự kiện, đối tượng nào đó theo diễn tiến thời gian như một dự án đầu tư; kế hoạch hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty; báo cáo thường niên…
B3: Bấm nút “Ghi nhận” để ghi thông tin vào hệ thống hoặc bấm “Hủy bỏ” để hủy bỏ việc tạo phân loại chủ đề cho tài liệu.
Bước 3: Xác định giá trị hồ sơ
Kiểm tra lại giá trị hồ sơ:
● Xác định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu, hồ sơ khác nhau;
● Xác định tài liệu, hồ sơ lưu trữ có giá trị lịch sử để đưa vào lưu trữ lịch sử bảo quản vĩnh viễn;
● Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy. Thành lập hội đồng để xác định giá trị hồ sơ:
● Lãnh đạo công ty Chủ tịch Hội đồng;
● Đại diện lãnh đạo phòng ban, đơn vị có tài liệu: ủy viên; ● Đại diện của lưu trữ công ty: ủy viên.
Bước 4: Lập danh mục hồ sơ
● Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, các phòng ban xác định danh mục hồ sơ.
● Những hồ sơ cần lập: chương trình kế hoạch, công tác năm của công ty v.v.
MẪU DANH MỤC HỒ SƠ
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM CỘNGHÒAXÃHỘICHỦNGHĨAVIỆTNAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA CÔNG TY VINAMILK
Năm …
( Ban hành kèm theo Quyết định số….)
Số và ký hiệu HS Tên đề mục và tiêu đề HS Thời hạn bảo quản Đơn vị/Người lập HS Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN 1. Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ
Bản danh mục hồ sơ này có …(1)hồ sơ, bao gồm:
………2hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;
………2hồ sơ bảo quản có thời hạn.
KT.GIÁM ĐỐC
(chữ ký, dấu)
HƯỚNG DẪN CÁCH GHI DANH MỤC HỒ SƠ
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ;
Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ, tiêu đề hồ sơ;
Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể; Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;
Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v….
(1) Ghi tổng số và ký hiệu của hồ sơ
(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong danh mục.
Đối với phần mềm CloudOffice:
B1: Vào chức năng “Tài liệu → Cập nhật tài liệu”
B2: Cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu:
● Nếu tài liệu thuộc nhóm “Tài liệu thông thường” thì người dùng chỉ nhập
thông tin vào 2 tiêu chí là phân loại chủ đề và tên tài liệu.
● Nếu tài liệu thuộc nhóm “Tài liệu đa thuộc tính” hoặc “Ứng dụng tự định
nghĩa” thì ngoài 2 tiêu chí bắt buộc phải nhập là phân loại chủ đề và tên tài liệu, người dùng cần phải nhập thêm các thông tin cho từng thuộc tính.
● Trường hợp tài liệu cần phải theo dõi thời gian như hợp đồng, kế hoạch,... thì người dùng nhập thông tin ngày hết hạn vào ô “Ngày hết hạn” và có thể tích vào ô “Bật cảnh báo” để hiển thị nhắc nhở.
B3: Chọn “Thêm”, hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ để người dùng chọn file văn bản cần đưa vào. Sau đó nhấn “Open” để đưa văn bản vào hệ thống.
B4: Chọn “Ghi nhận” để cập nhật tài liệu vào hệ thống hoặc bấm nút “Hủy bỏ” để hủy bỏ việc cập nhật tài liệu.
B5: Chọn “Kết thúc” để kết thúc việc cập nhật tài liệu.
Bước 5: Sắp xếp hồ sơ
● Theo mẫu tự ABC
● Theo chủ đề: Hành chính văn phòng, kỹ thuật, kế toán, v.v
● Theo địa danh: các chi nhánh của công ty
● Theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi
● Theo phòng ban, lĩnh vực: phòng sáng tạo, marketing, truyền thông.
Bước 6: Bảo quản hồ sơ (đối với hồ sơ giấy)
● Xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ:
Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh và phải được sắp xếp trong hộp hoặc cặp, trường hợp chưa xếp trong hộp, cặp thì phải bao gói.
Mỗi hộp, cặp, bao gói đều phải dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin cần thiết để tiện thống kê, kiểm tra và tra tìm.
● Nội quy sử dụng tài liệu, hồ sơ:
Không được phép tự ý sao chép, mang tài liệu ra khỏi khu vực lưu trữ khi không được cho phép;
Không được tự ý thay đổi vị trí ban đầu của hồ sơ;
Khi có nhu cầu mượn, sử dụng thì phải làm văn bản đề nghị mượn, làm thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ.
● Thiết bị bảo quản:
Phòng lưu trữ (kho): khô ráo, thoáng, sạch sẽ, v.v
Đầy đủ các thiết bị cần thiết: giá, tủ sắp xếp, thiết bị chống ẩm, v.v
● Chế độ làm vệ sinh thường xuyên và đột xuất:
Tháo bỏ ghim, kẹp bằng dao lưỡi mỏng, móc chuyên dụng; Làm phẳng tài liệu và bìa hồ sơ;
Dùng bàn chải thích hợp để quét chải.
● Xây dựng nội quy phòng hỏa: có thiết bị báo cháy, chống cháy.
● Chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại tài liệu, hồ sơ cụ thể.
● Chống nấm mốc, côn trùng: thường xuyên kiểm tra, phát hiện, và khử trùng
kho. Khi cần thiết thì sử dụng hóa chất để phòng và tiêu diệt nấm mốc, côn trùng.
Bước 7: Cập nhật hồ sơ
● Cập nhật định kỳ 6 tháng/lần, hoặc khi phòng nhân sự có sự thay đổi.
● Phải kiểm tra hồ sơ định kỳ để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp, bổ sung các chứng từ, giấy tờ còn thiếu cho các bộ hồ sơ hiện tại.
● Loại bỏ bản trùng, bản nháp, hoặc những tư liệu tham khảo không cần thiết.
● Kiểm tra những hồ sơ còn thời gian lưu trữ thì tiếp tục bảo quản, hết hạn thì tiến hành tiêu hủy theo quy định của công ty.
● Sử dụng phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice để tra cứu các hồ sơ cần
hủy và xóa bỏ, cập nhật mới.
B1: Vào chức năng “Tài liệu → Tra cứu tài liệu”
B2: Nhập các tiêu chí tìm kiếm, sau đó bấm nút “Tìm kiếm” để hiển thị danh sách các tài liệu cần tìm.
Hình 2.6. Màn hình tra cứu hồ sơ
B3: Nhấp chọn vào từng tài liệu, hệ thống sẽ hiển thị chi tiết các thuộc tính bên tay phải màn hình (bao gồm mã hồ sơ, ngày tháng năm cập nhật hồ sơ, nhắc nhở ngày hết hạn hồ sơ…)
Hình 2.7. Màn hình xem chi tiết các tài liệu Bước 8: Kiểm tra thời gian lưu trữ
Nếu hồ sơ còn thời hạn lưu trữ thì tiến hành cập nhật và bảo quản hồ sơ
● Lưu trữ vĩnh viễn: Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn
những vấn đề của công ty; Hồ sơ hội nghị tổng kết; Kế hoạch báo cáo công tác hàng năm…
● Lưu trữ 10 năm: Danh sách máy móc, thiết bị; Các văn bản khác…
● Lưu trữ 5 năm: Các tài liệu thu-chi; Các bản kế hoạch ngắn hạn…
● Lưu trữ 3 năm: Tài liệu báo cáo chất lượng, quản lý sản xuất; Các văn bản
khác.
● Lưu trữ 1 năm: Các tài liệu mô tả công việc; Văn bản thông báo, tài liệu đơn thuần.
● Tài liệu ảnh, ghi âm, ghi hình và các tài liệu khác: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Các loại hồ sơ hết hạn sẽ tiến hành tiêu hủy theo quy định của công ty
Bước 9: Hủy hồ sơ
● Lập ra danh sách các tài liệu hết hạn lưu trữ cần loại bỏ hoàn toàn. Đồng thời viết biên bản thuyết minh về những tài liệu hết hạn lưu trữ trên.
● Trình hồ sơ lên trưởng phòng văn thư. Hồ sơ bao gồm:
Tờ trình thông báo về công tác hủy giấy tờ, tài liệu hết hạn lưu trữ;
Danh sách những tài liệu hết hạn lưu trữ, thuyết minh về những tài liệu hết hạn lưu trữ;
Mục lục của hồ sơ và tài liệu cần giữ lại.
● Họp nghị quyết để bầu ra một Hội đồng thẩm định loại bỏ tài liệu hết hạn. ● Hội đồng xác định hạn tài liệu lưu trữ thực hiện xem xét hủy tài liệu hết hạn
lưu trữ. Thành viên Hội đồng sẽ đối chiếu danh sách tài liệu hết hạn lưu trữ với mục lục tài liệu cần giữ lại. Thông qua thảo luận, biểu quyết theo số đông để lập ra hồ sơ về tài liệu phải tiêu hủy.
● Cuối cùng là trình lên ban lãnh đạo để thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ.
Bước 10: Kết thúc
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ 3.1. Công tác quản trị hành chính văn phòng
3.1.1. Cách bố trí nơi làm việc
Cách thiết kế văn phòng tại Vinamilk có thể nói đã đáp ứng được tương đối tiêu chí của WELL Building Standard. Nói một chút về WELL Building Standard thì nó được dùng để đánh giá trong thiết kế kiến trúc, bằng cách đặt sức khỏe của người sử dụng là trọng tâm thông qua bảy tiêu chí: không khí, nước, dinh dưỡng, ánh sáng, vận động, thoải mái và tâm trí. Cụ thể là tại Vinamilk nhân viên được làm việc trong bầu không khí sạch sẽ, thoáng mát có nhiều cây cảnh; trang thiết bị tại đây rất phong phú và hiện đại, đáp ứng được mọi nhu cầu của nhân viên; ngoài ra, Vinamilk còn thiết kế nhiều không gian giải trí cho nhân viên như cà phê sân vườn, phòng tập gym… đảm bảo đem lại những điều tốt nhất cho nhân viên cả về mặt thể chất lẫn tinh thần. Bên cạnh đó, Vinamilk còn thiết kế không gian làm việc theo kiểu văn phòng hỗn hợp, điều này giúp cho nhà quản trị dễ giám sát và quản lý nhân viên, không những vậy nó còn góp phần tối ưu hóa diện tích tối đa không gian làm việc, lại vừa tiết kiệm khá nhiều chi phí xây dựng, trang thiết bị và nội thất của công ty. Kiểu mô hình văn phòng hỗn hợp này còn giúp cho Vinamilk có thể dễ dàng điều chỉnh cũng như nâng cấp, mở rộng không gian làm việc tùy vào sự phát triển số lượng nhân sự. Không gian kiểu văn phòng hỗn hợp cho phép nhân viên tại Vinamilk có thể tương tác với đồng nghiệp xung quanh một cách dễ dàng chính là điểm cộng lớn của mô hình này. Chúng ta sẽ không còn phải chứng kiến hình ảnh nhân viên phải di chuyển, chạy đôn chạy đáo giữa các phòng ban để trao đổi công việc mà thay vào đó hình ảnh thuận tiện và chuyên nghiệp bởi cách bố trí của công ty lại còn tiết kiệm nhiều thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.
Tuy nhiên, việc thiết kế văn phòng kiểu hỗn hợp này cũng đem lại cho Vinamilk nhiều trở ngại trong việc bảo mật thông tin giữa các phòng ban. Ngoài ra, nhân viên sẽ cảm thấy bị áp lực khi làm việc trong tình trạng bị giám sát liên tục.
Bên cạnh đó, việc ngăn cách giữa các bộ phận phòng ban chỉ thông qua tấm chắn nhỏ sẽ gây ra sự mất tập trung cho nhân viên bởi những tiếng ồn khác nhau.
Để khắc phục được những vấn đề trên, Vinamilk nên bố trí lại nơi làm việc cho các phòng ban, đặc biệt là các phòng ban cần sự bảo mật và yên tĩnh trong lúc làm việc, nên bố trí cho họ ở những không gian riêng biệt và yên tĩnh để đảm bảo hiệu quả cho công việc. Ngoài ra, công ty nên tạo cho nhân viên cảm giác được tin tưởng, thay vì cứ giám sát họ liên tục khi làm việc thì công ty nên đánh giá vào kết quả công việc cuối cùng của họ. Trong tình trạng bệnh dịch không ngừng biến chuyển ngày một xấu đi và công ty thì không thể dừng hoạt động, do đó công ty nên bố trí các khu vực kiểm tra thân nhiệt và khử khuẩn cho nhân viên, đồng thời cũng