Nhóm đã xây dựng một quy trình xử lý văn bản đảm bảo đầy đủ các nguyên tắc từ nội dung cho đến hình thức. Cụ thể là tất cả các văn bản đi và đến đều được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan trừ những văn bản đăng ký riêng theo quy định của pháp luật, đảm bảo các văn bản đến và đi trong ngày chuyển giao đúng hạn, đối với các văn bản có mức độ khẩn cấp như “Hỏa tốc” và “Thượng khẩn” sẽ được chuyển giao ngay khi nhận được, đồng thời tuân thủ nguyên tắc bảo mật tuyệt đối, đảm bảo được lưu trữ nguyên vẹn và được sử dụng đúng mục đích trong quá trình chuyển giao và tiếp nhận.
Mặc dù đảm bảo đầy đủ các nguyên tắc song quy trình này còn phụ thuộc khá nhiều vào các thủ tục, giấy tờ do đó cần áp dụng các phần mềm công nghệ tiên tiến vào quy trình này như phần mềm quản lý văn bản đi và đến Cloud Office. Phần
mềm quản lý văn bản này sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ vào công tác điều hành của nhà lãnh đạo góp phần hướng tới xây dựng văn phòng làm việc hiện đại. Cụ thể là các phần mềm này sẽ có khả năng tiếp thu, quản lý, lưu trữ, đồng thời phân phối các thông tin này đến các đơn vị có liên quan từ đó giúp cho việc thu nhận, phân loại và tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng. Bên cạnh đó, còn giúp chúng ta tiết kiệm chi phí nhân sự quản lý thông tin, giảm thiểu diện tích kho lưu trữ tài liệu, đảm bảo tài liệu ít bị hư hỏng, từ đó tiết kiệm chi phí phục chế tài liệu mà lại còn có tính bảo mật cao. Cuối cùng, khi áp dụng phần mềm quản lý văn bản đi và đến trực tuyến sẽ đảm bảo thời gian chuyển giao văn bản đúng hạn, đồng thời đơn giản hóa công việc của nhân viên làm việc ở bộ phận này.
3.4. Xây dựng quy trình lưu trữ văn bản
Quy trình lưu trữ văn bản được nhóm xây dựng và thiết kế một cách chặt chẽ từ bước đầu tiên đến bước cuối cùng giúp cho việc tra cứu thông tin và tài liệu một cách nhanh chóng, kịp thời nhờ vào hệ thống lưu trữ tài liệu được thiết kế khoa học, kết hợp sự hỗ trợ của phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice để quản lý tài liệu hiệu quả, đảm bảo việc chuyển giao, giải quyết, xử lý và phát hành các văn bản đúng thời hạn từ đó nâng cao hiệu xuất trong việc giải quyết và xử lý công việc. Đây được xem là phần mềm quản lý, điều hành chuyên nghiệp và toàn diện, có khả năng quản lý thông tin một cách thống nhất trên một hệ thống, theo dõi, điều hành và xử lý mọi văn bản từ xa thông qua Internet giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí trong công tác lưu trữ.
KẾT LUẬN
Công tác hành chính văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng trong một tổ chức, là một quy trình đòi hỏi tính logic, sự chỉnh chu trong từng giai đoạn và buộc phải có sự phối hợp mạnh mẽ của từng phòng ban, bộ phận trong tổ chức.
Qua việc tìm hiểu và nghiên cứu, có thể thấy Vinamilk đã thực hiện công tác hành chính văn phòng rất chuyên nghiệp và hiệu quả thông qua việc áp dụng mô hình trực tuyến – chức năng trong cơ cấu tổ chức, cách bố trí không gian làm việc theo kiểu hỗn hợp và cách triển khai chương trình 5S, đặc biệt là việc kết hợp mô hình thông tin phân tán với mô hình 3 tuyến phòng vệ cùng các công cụ hỗ trợ quản lý khác như ERP và CRM đã góp phần giúp cho Vinamilk tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như năng suất lao động của nhân viên.
Song nhóm cũng tìm ra và nhận thấy một vài điểm thiếu sót trong công tác này và đã đưa ra một số kiến nghị để giải quyết như trong công tác bố trí nơi làm việc nhóm đã kiến nghị công ty nên tạo cho nhân viên cảm giác được tin tưởng, sắp xếp lại chỗ làm việc của một số phòng ban, đảm bảo khoảng cách an toàn tại nơi làm việc cho nhân viên; còn trong công tác 5S nhóm đã kiến nghị công ty thuê ngoài các chuyên gia trong lĩnh vực này, tăng cường tuyên truyền ý nghĩa của công tác 5S và đồng thời xây dựng chính sách khen thưởng cho nhân viên.
Bên cạnh đó, nhóm cũng tiến hành xây dựng các biểu mẫu văn bản, quy trình xử lý văn bản đến và đi, quy trình lưu trữ văn bản một cách cụ thể, chi tiết và khoa học nhất có thể bằng việc áp dụng các phần mềm hỗ trợ như CloudOffice nhằm góp phần giúp cho Vinamilk tiết kiệm chi phí và thời gian, dễ dàng theo dõi, nắm bắt và chuyển giao thông tin, từ đó dự báo được những rủi ro về pháp lý, đồng thời định hướng phát triển và mở rộng quy mô trong tương lai.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. academia.edu. (n.d.).Quy chế công văn và lưu trữ, (tiếp cận Ngày 27 Tháng 12 Năm 2021), [truy cập tại
https://www.academia.edu/35084451/Quy_ch%E1%BA%BF_cong_van_va_l% E1%BB%AFu_tr%E1%BB%AF].
2. Anh Văn. (2020).TOP 100 Nơi làm việc tốt nhất Việt Nam 2020, (tiếp cận
Ngày 27 Tháng 12 Năm 2021), [truy cập tại https://vcci-hcm.org.vn/tin-tuc/tin- kinh-te/top-100-noi-lam-viec-tot-nhat-viet-nam-2020/27952/].
3. Brandsvietnam.com. (2014).Cận cảnh văn phòng Vinamilk - công ty có đãi ngộ
tốt nhất Việt Nam,(tiếp cận Ngày 27 Tháng 12 Năm 2021), [truy cập tại
https://www.brandsvietnam.com/3934-Can-canh-van-phong-Vinamilk-cong-ty- co-dai-ngo-tot-nhat-Viet-Nam].
4. Cao G. (2021).Tìm hiểu về các hoạt động truyền thông nội bộ Vinamilk, (tiếp cận Ngày 27 Tháng 12 Năm 2021), [truy cập tại
https://timviec365.vn/blog/truyen-thong-noi-bo-vinamilk-new15319.html].
5. Câu chuyện kinh doanh. (2018).Vinamilk - Nơi làm việc của tương lai || Khám
phá doanh nghiệp, (tiếp cận Ngày 27 Tháng 12 Năm 2021), [truy cập tại https://www.youtube.com/watch?v=yeQkGtp7BCw].
6. ccvtlt.sonoivu.hochiminhcity.gov.vn. (2017).Công tác quản lý văn bản, (tiếp cận Ngày 27 Tháng 12 Năm 2021), [truy cập tại
http://ccvtlt.sonoivu.hochiminhcity.gov.vn/viewtintuc/cong-tac-quan-ly-van- ban-1284.html].
7. hoidap.thuvienphapluat.vn. (2019).Có bắt buộc phải đóng dấu “Đến” trên
quyết định, công văn đến?,(tiếp cận Ngày 27 Tháng 12 Năm 2021), [truy cập tại https://hoidap.thuvienphapluat.vn/hoi-dap/47DB5-hd-co-bat-buoc-phai- dong-dau-den-tren-quyet-dinh-cong-van-den.html].
8. International Well Building Insitude.(n.d.).WELL Building Standard® | WELL Standard, (tiếp cận Ngày 27 Tháng 12 Năm 2021), [truy cập tại
https://standard.wellcertified.com/well].
9. snv.quangbinh.gov.vn.(2018).Hướng dẫn Lập Danh mục hồ sơ cơ quan, (tiếp
cận Ngày 27 Tháng 12 Năm 2021), [truy cập tại
https://snv.quangbinh.gov.vn/3cms/upload/snv/File/Van%20thu%20- %20Luu%20tru/Nam%202018/1750-HD.pdf].
10. Thanh Thủy. (2021).Người lan tỏa thương hiệu Vinamilk tới 56 điểm trên bản
đồ thế giới, (tiếp cận Ngày 27 Tháng 12 Năm 2021), [truy cập tại
http://baochinhphu.vn/Nguoi-totViec-tot/Nguoi-lan-toa-thuong-hieu-Vinamilk- toi-56-diem-tren-ban-do-the-gioi/425044.vgp].
11. Thanh Tuấn. (n.d.).Kỹ năng lập và quản lý hồ sơ trong cơ quan hành chính, (tiếp cận Ngày 27 Tháng 12 Năm 2021), [truy cập tại https://sapuwa.com/ky- nang-lap-va-quan-ly-ho-so-trong-co-quan-hanh-chinh.html].
12. Thu Hằng. (2020).5S là gì? Quy trình 5S được thực hiện thế nào?, (tiếp cận Ngày 27 Tháng 12 Năm 2021), [truy cập tại https://jobsgo.vn/blog/5s-la-gi-quy- trinh-5s-duoc-thuc-hien-the-nao/].
13. Tran H. (2020).Vinamilk năm thứ 3 liên tiếp được bình chọn là nơi làm việc tốt nhất Việt Nam, (tiếp cận Ngày 27 Tháng 12 Năm 2021), [truy cập tại
https://bnews.vn/vinamilk-nam-thu-3-lien-tiep-duoc-binh-chon-la-noi-lam-viec- tot-nhat-viet-nam/175779.html].
14. Vinamilk. (2020).Báo cáo thường niên năm 2020, (tiếp cận Ngày 27 Tháng 12
Năm 2021), [truy cập tại
https://static2.vietstock.vn/data/HOSE/2020/BCTN/VN/VNM_Baocaothuongni en_2020.pdf].
15. vinamilk.com.vn. (n.d.). , (tiếp cận Ngày 27 Tháng 12 Năm 2021), [truy cập tại https://www.vinamilk.com.vn/vi].
16. VnExpress. (2021).Vinamilk tạo đà phát triển bền vững bằng quản trị doanh nghiệp, (tiếp cận Ngày 27 Tháng 12 Năm 2021), [truy cập tại
https://vnexpress.net/vinamilk-tao-da-phat-trien-ben-vung-bang-quan-tri-doanh- nghiep-4306899.html].
PHỤ LỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1 Văn phòng của Vinamilk thiết kế theo dạng những ô chữ nhật lớn tương ứng với mỗi nhóm nhân viên
Hình 1.2 Nơi làm việc giữa các nhân viên trong cùng một nhóm không có vách ngăn, tiện cho việc trao đổi công việc
Hình 1.3 Những chiếc bàn tròn nhỏ được đặt rải rác trong văn phòng, giúp nhân viên có thể họp nhóm hoặc thảo luận nhanh
Hình 1.5 Không gian làm việc đầy sáng tạo của nhân viên Marketing
Hình 1.7 Khu vực phục vụ ăn trưa và giải khát.
PHỤ LỤC VIDEO
1. Video Trụ sở của Công ty Cổ phần Vinamilk: https://www.youtube.com/watch?v=yeQkGtp7BCw 2. Video thảo luận nhóm ngày 25/12/2021:
https://drive.google.com/file/d/1jMCBdtj7S1jgB-BuANTUMyWmDs1l2cIj/view?usp=sharing 3. Video thảo luận nhóm ngày 31/12/2021:
https://drive.google.com/file/d/1DLZ3pVTuuXtv90mGyJzyVvcEVxFix- YQ/view?usp=sharing
DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH
Bảng 2.1. Lưu đồ xử lý văn bản đến
Bảng 2.2. Lưu đồ xử lý văn bản đi
Bảng 2.3. Quy trình lưu trữ văn bản
Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)
Hình 2.1. Mô hình 3 tuyến phòng vệ theo thông lệ QLRR và KSNB
Hình 2.2. Quy trình phân phối sản phẩm của Vinamilk
Hình 2.3. Giao diện chức năng lưu trữ tài liệu trên phần mềm CloudOffice
Hình 2.4. Màn hình tạo phân loại tài liệu
Hình 2.5. Màn hình cập nhật hồ sơ
Hình 2.6. Màn hình tra cứu hồ sơ