Nhiều văn bản pháp luật của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật về hộ tịch như: Luật hộ tịch, Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch, Thông tư số 15/2015/TT -BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch. Có thể khái quát nội dung thực hiện pháp luật về hộ tịch trên hai vấn đề chủ yếu sau:
1.2.1. Thực hiện pháp luật về đăng ký hộ tịch
Đăng ký hộ tịch có vai trò quan trọng trong công tác quản lý, thống kê dân số và quản lý xã hội của chính quyền các cấp. Thông qua đăng ký hộ tịch, Uỷ ban nhân dân các cấp có thể theo dõi thực trạng biến động về hộ tịch nhằm kịp thời bảo đảm các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân; thống kê,
phân tích dân số; thu thập các thông số quan trọng về gia đình và xã hội, làm cơ sở cho việc hoạch định và xây dựng các chính sách phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình. Trong lĩnh vực quản lý nhà nước về hộ tịch, ủy ban nhân dân các cấp có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực hiện đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật; Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về quản lý và đăng ký hộ tịch; Quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp; Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch; Tổng hợp tình hình và thống kê biến động về hộ tịch để báo cáo ủy ban nhân dân các cấp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm; Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về hộ tịch theo thẩm quyền.
Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch của cá nhân tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, thực hiện quản lý về dân cư. Nội dung bao gồm:
- Ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Thay đổi quốc tịch; xác định cha, mẹ, con; Xác định lại giới tính; Nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi; Ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn; Công nhận giám hộ; Tuyên bố hoặc hủy tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.
- Xác nhận vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch: Khai sinh; Kết hôn; Giám hộ; Nhận cha, mẹ, con;Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; Khai tử.
- Ghi vào Sổ hộ tịch sự kiện khai sinh; kết hôn; ly hôn; hủy việc kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay
đổi hộ tịch; khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác theo quy dinh của pháp luật.
Việc đăng ký hộ tịch cần đảm bảo các nguyên tắc sau đây: - Mọi sự kiện hộ tịch sau khi đăng ký vào Sổ hộ tịch phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
- Các nội dung khai sinh, kết hôn, ly hôn, thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, khai tử, xác định lại giới tính, xác định lại dân tộc của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch là thông tin đầu vào của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
- Mọi sự kiện hộ tịch của cá nhân phải được đăng ký đầy đủ, kịp thời, trung thực, khách quan và chính xác; trường hợp không đủ điều kiện đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật thì người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối bằng văn bản và nêu rõ lý do.
- Bảo đảm công khai, minh bạch thủ tục đăng ký hộ tịch. Quản lý và đăng ký hộ tịch là một trong những lĩnh vực quan trọng, có liên quan đến các quyền và lợi ích hợp pháp của mỗi cá nhân, do đó, các sự kiện hộ tịch của công dân Việt Nam, người không quốc tịch thường trú tại Việt Nam, công dân nước ngoài thường trú tại Việt Nam đều phải được cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký hộ tịch.
Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền đăng ký các việc hộ tịch trong nước bao gồm: Đăng ký khai sinh; khai tử; kết hôn; giám hộ; thay đổi, cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi; nhận cha, mẹ, con; bổ sung thông tin hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền đăng ký các loại việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài và việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân
Việt Nam cư trú trong nước từ đủ 14 tuổi trở lên, xác định lại dân tộc. 1.2.2. Thực hiện một số nội dung khác của pháp luật về hộ tịch
Quản lý hộ tịch là một nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên của chính
quyền các cấp, nhằm theo dõi thực trạng và sự biến động về hộ tịch, trên cơ sở đó bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và gia đình, đồng thời góp phần xây dựng các chính sách về kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng và dân số, kế hoạch hóa gia đình… Mọi quốc gia trên thế giới, dù ở bất kỳ chế độ chính trị với trình độ phát triển như thế nào cũng đều quan tâm. Một nhà nước muốn hoạt động hiệu quả cho việc quản lý nhà nước bằng pháp luật thì trước hết phải làm tốt vai trò quản lý của mình bằng cách cập nhật thường xuyên các thông tin, dữ liệu về dân cư (sinh tử) có được từ hoạt động quản lý về hộ tịch. Vì một mặt, đó là những dữ liệu cần thiết của mọi bài toán hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng…. Mặt khác,
nó là một hoạt động thể hiện tập trung, sinh động mối quan hệ giữa nhà nước và công dân.
Quản lý hộ tịch là một nội dung quản lý nhà nước trong lĩnh vực hành chính tư pháp. Các cơ quan có thẩm quyền quản lý hộ tịch gồm: Chính phủ, Bộ tư pháp, Bộ ngoại giao, các cơ quan đại diện, Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, UBND cấp tỉnh, Sở Tư pháp, UBND cấp huyện, Phòng Tư pháp và UBND cấp xã.
Công tác quản lý hộ tịch không chỉ là công tác quản lý hành chính đơn thuần của Nhà nước là ghi vào sổ hộ tịch xác nhận những việc liên quan đén hộ tịch, mà còn có ý nghĩa quan trọng làm phát sinh những hậu quả về mặt pháp lý, liên quan đến một số lĩnh vực pháp luật trong nước và cả trong tư pháp quốc tế.
Quản lý hộ tịch là một trong những hoạt động của quản lý nhà nước, thông qua việc thực hiện pháp luật về hộ tịch, Nhà nước nắm được tình hình
biến động dân cư và sự biến động của xã hội giúp nhà nước có cơ sở khoa học để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng và trật tự an toàn xã hội và là cơ sở để hoạch địch chính sách dân số và kế hoạch hóa gia đình. Quản lý hộ tịch là một lĩnh vực quản lý thân trạng của công dân và thực trạng của từng gia đình với những nét chính yếu nhất. Mọi sự kiện hộ tịch phải được đăng ký kịp thời, chính xác, mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký ở một nơi theo đúng thẩm quyền quy định. Vì vậy, hoạt động quản lý thực hiện pháp luật về hộ tịch phải bảo đảm kịp thời, tính nguyên tắc và tính khoa học.
Thủ tục đăng ký hộ tịch là một loại thủ tục hành chính trong lĩnh vực quản lý nhà nước đối với hoạt động tư pháp, đó là cách thức, trình tự luật định mà các cơ quan có thẩm quyền đăng ký hộ tịch và cá nhân, tổ chức có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải tuân thủ khi thực hiện việc đăng ký một sự kiện hộ tịch. Thủ tục đăng ký hộ tịch được quy định chặt chẽ bởi các quy phạm pháp luật về thủ tục hành chính. Trong hệ thống pháp luật hiện hành của nước ta, các quy phạm pháp luật về thủ tục nằm rải rác trong nhiều văn bản pháp luật khác nhau.
1.2.3. Công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật hộ tịch Công tác này có ảnh hưởng rất lớn đối với việc thực hiện pháp luật hộ
tịch, thông qua công tác này giúp cho người dân nắm được các quy định của pháp luật, tự giác thực hiện nghiêm pháp luật. Ngược lại, nếu không làm tốt công tác này người dân sẽ bị hạn chế kiến thức pháp luật, hiểu sai hiểu không đầy đủ các quy định của pháp luật nên có nhiều người đang vi phạm pháp luật mà không hề biết hanh vi của mình là vi phạm pháp luật. Do vậy, nhà nước ta cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về hộ tịch dưới nhiều hình thức nhằm nâng cao kiến thức pháp luật cho người dân để từ đó người dân hiểu biết kĩ hơn về pháp luật hộ tịch khi đến giao dịch các thủ tục hành chính liên quan đến bản thân mình.
1.2.4. Công tác kiểm tra, thanh tra việc thực hiện pháp luật về hộ tịch.
Công tác này không thể thiếu trong quản lý nhà nước, qua đó nhằm phòng ngừa, phát hiện và xử lý hành vi vi phạm pháp luật; giúp cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện đúng quy định của pháp luật; phát huy nhân tố tích cực; góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước; bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo về hộ tịch góp phần khôi phục lại những quyền và lợi ích chính đáng của công dân; kịp thời phát hiện và xử lý những hành vi vi phạm pháp luật nhằm giữ gìn kỷ cương, trật tự tại cơ sở, tạo lòng tin của người dân vào chính quyền và cơ quan quản lý Nhà nước, động viên nhân dân tham gia vào hoạt động quản lý nhà nước, thúc đẩy mọi người hoàn thành tốt các nghĩa vụ đối với Nhà nước và xã hội. Bên cạnh đó, cần kịp thời ghi nhận, biểu dương sự đóng góp tích cực của tập thể, cá nhân có thành tích tiêu biểu, xuất sắc trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở địa phương nhất là đối với tập thể, cá nhân trực tiếp làm công tác này tại cơ sở. Qua đó, tạo động lực thúc đẩy, khuyến khích cho các tập thể và cá nhân tiếp tục có sự đóng góp và làm tốt hơn nữa đối với công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.
1.2.4. Tổ chức bộ máy thực hiện pháp luật về hộ tịch.
Phẩm chất, năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức Tư pháp – Hộ tịch là nhân tố có tính quyết định đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch. Muốn có đội ngũ cán bộ, công chức tốt, trước tiên phải chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng. Việc đào tạo, bồi dưỡng cần tách bạch rõ công tác đào tạo chuyên môn và bồi dưỡng nghiệp vụ để có kế hoạch, lộ trình đào tạo, bồi dưỡng cụ thể cho từng giai đoạn. Mỗi địa phương cần có chiến lược, quy hoạch để xác định sử dụng công chức Tư pháp - Hộ tịch lâu dài, bảo đảm tính chuyên nghiệp, từ đó xác định rõ nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng.