2.1.4 .Cơ cấu tổ chức và tình trạng hoạt động của doanh nghiệp
2.2.3.Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần quốc tế
2.1.4.1 .Cơ cấu tổ chức nhân sự
2.2.3.Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần quốc tế
2.2. Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế ZOMA
2.2.3.Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần quốc tế
Công ty cổ phần quốc tế ZOMA được thành lập từ năm 2015 và HTTT quản lý nhân sự từ đó đến nay hồn tồn quản lý thủ cơng bằng Excel. Những năm trước đó,khi hệ thống phịng ban cũng như tình hình nhân sự cơng ty vẫn cịn đơn giản ít phức tạp thì việc quản lý bằng excel vẫn đáp ứng được các yêu cầu, nghiệp vụ.
Phịng nhân sự của cơng ty cổ phần quốc tế ZOMA chính là bộ phận quản lý nguồn nhân lực về tất cả mọi mặt, từ khâu tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi quá trình cơng tác, … của tồn thể cán bộ, nhân viên trong công ty cũng như đưa ra các báo cáo về lao động và tiền lương cho ban giám đốc
Một số nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế ZOMA:
- Quản lý thơng tin nhân viên, phịng ban: quản lý và lưu trữ các thông tin cơ bản của nhân viên, giúp bộ phận quản lý nhân sự và lãnh đạo công ty nắm bắt được số lượng nhân viên ở từng thời điểm, số nhân viên chính thức, khơng chính thức…
- Quản lý lương: nhân viên khi được tuyển dụng sẽ tùy vào từng bộ phận sẽ có những cách tính lương phù hợp với các nhân viên làm trong các bộ phận khác nhau. Tùy vào cách tính lương mà ta có các bảng lương khác nhau.
- Quản lý khen thưởng kỷ luật: Nhân viên phịng nhân sự sẽ cập nhật, quản lý các thơng tin khen thưởng kỷ luật cho nhân viên.
2.2.3. Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần quốc tếZOMA ZOMA
+ Tuyển dụng:
Công việc tuyển dụng của Công ty được tiến hành như sau: Công ty sẽ thực hiện thông báo tuyển dụng trên trang web của mình, trên các mạng xã hội, các kênh truyền thông khác. Sau khi nhận được hồ sơ xin tuyển dụng của các ứng viên, nhân viên thuộc bộ phận quản lý nhân sự sẽ xem xét từng hồ sơ, hồ sơ nào đạt tiêu chuẩn, yêu cầu đề ra của Cơng ty ,sau đó sẽ có buổi phỏng vấn hoặc bài thi kiểm tra năng lực để lựa chọn trúng tuyển. Khi nhân viên kí hợp đồng làm việc thì nhân viên quản lý nhập bằng tay đầy đủ thông tin về nhân viên mới bao gồm các thông tin cá nhân như họ tên, năm sinh, q qn, phịng ban, chức vụ, trình độ,..., thơng tin về hợp đồng lao động vào tập sổ hồ sơ nhân sự của Công ty.
Khen thưởng kỷ luật là một trong những cách đánh giá mức độ làm việc của nhân viên. Nhân viên thuộc bộ phận quản lý thường xuyên theo dõi quá trình làm việc của từng nhân viên, nếu có khen thưởng hay kỷ luật với nhân viên nào thì nhân viên bộ phận quản lý nhân sự sẽ ghi vào sổ quản lý các thông tin khen thưởng, kỷ luật và tiến hành xử lý theo quy định của Cơng ty.
+ Tính và chi trả lương cho nhân viên:
Cuối mỗi tháng thì nhân viên thuộc bộ phận quản lý nhân sự sẽ tiến hành tính lương trên phần mềm Excel sau đó ghi vào sổ quản lý lương của Cơng ty. Lương của nhân viên sẽ phụ thuộc vào phòng ban nhân viên làm việc, cấp bậc của nhân viên, cộng với mức khen thưởng hoặc trừ đi mức kỷ luật nếu quy thành tiền. Khi nhân viên tới lĩnh lương thì nhân viên quản lý nhân sự sẽ trả lương, gạch tên những ai đã nhận lương trong danh sách lĩnh lương hàng tháng, đồng thời lấy chữ kí của nhân viên đó để chứng nhận đã lĩnh lương. Điều này khiến cơng tác tính và trả lương rất mất thời gian và hay gặp sai sót.
+ Thêm, sửa, xóa thơng tin:
Khi có thêm nhân viên mới hay có nhân viên nghỉ việc, hay chuyển phịng ban, cấp bậc,... thì cần phải tiến hành những thay đổi cần thiết trong thông tin nhân sự của Cơng ty. Cụ thể cơng việc là khi có thêm nhân viên mới vào làm thì nhân viên thuộc bộ phận quản lý nhân sự sẽ ghi đầy đủ thông tin của nhân viên mới đó vào danh sách nhân viên bổ sung. Cơng việc giống như với q trình nhập thơng tin nhân viên khi tuyển dụng. Cịn khi có nhân viên nghỉ việc thì nhân viên bộ phận quản lý nhân sự gạch bỏ tồn bộ thơng tin của nhân viên đó đi. Nhưng đối với cơng việc sửa thơng tin của nhân viên thì khá phức tạp. Khơng như việc quản lý thơng tin trên máy tính có thể tiến hành sửa trực tiếp trên đó mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ, khơng phải tẩy, gạch, xóa. Tại Cơng ty do việc quản lý tiến hành thủ công trên giấy tờ nên việc sửa chữa thơng tin buộc phải có tẩy xóa, hoặc kèm bản đính chính hoặc nhiều thì gạch tồn bộ thơng tin nhân viên đó đi và ghi tồn bộ thơng tin cùng với những thơng tin mới như một nhân viên mới.
+ Tìm kiếm thơng tin:
Việc tìm kiếm thơng tin được tiến hành thủ cơng, tới phịng quản lý hồ sơ rồi tra cứu trực tiếp trên giấy tờ.
Các hồ sơ lưu trữ thông tin về nhân sự được lưu trữ tại thư viện của Cơng ty. Các hồ sơ sẽ được phân loại, đóng vào trong hộp cứng hay túi đựng và để trên giá đã được gắn nhãn phân loại.
+ Về phương thức quản lý nhân sự tại Công ty:
Qua kết quả thu được từ việc lập 40 phiếu điều tra để phỏng vấn cán bộ và nhân viên trong Công ty trong thời gian thực tập, với câu hỏi phương thức quản lý nhân sự tại Trung tâm là phương thức nào? Câu trả lời của đa số các nhân viên là hiện tại thì cơng ty vẫn quản lý nhân sự theo cách kết hợp giữa phương pháp thủ cơng và phần mềm Excel, chưa có một hệ thống thơng tin cho việc quản lý nhân sự và cũng chưa dùng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng.
+ Về việc sử dụng phần mềm trong quản lý nhân sự tại Công ty:
Với câu hỏi “ Mức độ hài lòng về HTTT quản lý nhân sự của Công ty cổ phần quốc tế ZOMA?’’
Kết quả cho thấy công ty chưa sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng. Theo như ý kiến của một số nhân viên là có phần mềm quản lý nhân sự nhưng đó cũng chỉ là dùng phần mềm Excel có sẵn để hỗ trợ việc quản lý nhân viên, tính lương và lưu trữ một số thơng tin cơ bản. Cịn về cơ bản thì các cơng tác quản lý nhân sự vẫn được các nhân viên thực hiện chủ yếu là thủ công trên giấy tờ. Việc thực hiện thủ công như vậy đã gây ra khơng ít những khó khăn trong q trình làm việc, gây mất thời gian, thông tin và thao tác tính tốn dễ bị nhầm lẫn. Hơn nữa cơng tác lưu trữ cũng rất bất tiện do lưu trữ trên giấy sẽ rất cồng kềnh, khó phân loại, dễ bị mất, rách, bị mờ, nhịe…gây lãng phí nhân lực, địi hỏi số lượng nhân viên làm trong cơng tác này nhiều hơn và tính bảo mật lại khơng cao.
Được hỏi về thời gian lập các báo cáo để trình lên cấp lãnh đạo, đa số các nhân viên được phỏng vấn đều nói rằng phải mất khá nhiều thời gian, công việc ghi chép lại từ các sổ sách quản lý sang báo cáo phải làm thủ công và người lập báo cáo phải kiểm tra nhiều lần vì cơng việc này rất dễ nhập thơng tin bị sai lệch, khơng chính xác hoặc mất thơng tin.
Đây là kết quả khi điều tra 40 nhân viên của cơng ty
Mức độ hài lịng
Hài lịng
Bình thường
Khơng hài lịng
Biểu đồ 2.2: Mức độ hài lịng về HTTT quản lý nhân sự của cơng ty ( Nguồn: Phiếu điều tra)
Qua đây có 20% nhân viên hài lịng về HTTT quản lý nhân sự của cơng ty, có 10% là cảm thấy bình thường khơng q tốt mà cũng khơng q tệ và có tới 70% nhân viên cơng ty khơng hài lịng về HTTT quản lý nhân sự của cơng ty.
Từ đây có thể kết luận về HTTT quản lý nhân sự của cơng ty cịn kém, hoạt động chưa hiệu quả, có thể sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cơng ty. Vì vậy, cần có biện pháp cải thiện tình hình trên.
Sau khi biết được thực trạng đó tiếp tục tiến hành điều tra nhân viên công ty với câu hỏi “ Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới?”
Và đây là kết quả điều tra
- Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới ?
Mức độ cần thiết
Cần thiết Không cần lắm Không cần lắm
Biểu đồ 2.3: Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới( Nguồn: Phiếu điều tra) ( Nguồn: Phiếu điều tra)
Qua biểu đồ cho thấy có 80% nhân viên cho rằng rất cần thiết phải xây dựng một HTTT quản lý nhân sự mới, có 15% cho rằng là chưa cần lắm và chỉ có 5% cho rằng khơng cần thiết.
Trước những hạn chế trong công tác quản lý nhân sự bằng thủ công. Hầu hết nhân viên được phỏng vấn cho rằng cần thiết phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự, sử dụng phần mềm để công tác quản lý nhân sự trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí và sức lực, hơn nữa lại hiệu quả, chính xác và tính bảo mật cao hơn. Họ có thể tra cứu thơng tin của mình ở bất kì khi nào và bất cứ nơi đâu có máy tính kết nối mạng, khơng cần phải mất thời gian và cơng sức tới phịng lưu trữ hồ sơ nhân viên hay tới hỏi các nhân viên quản lý.