6. Bố cục của khóa luận
2.2.6 Đánh giá hệ thống FPT.iHRP phương thức quản trị tổng thể cho nguồn nhân
Khả năng tham số hóa: Cung cấp cho người dùng khả năng tự xây dựng công thức lương động, báo cáo động đáp ứng các nhu cầu khác nhau của mỗi doanh nghiệp. Công thức lương động cho phép doanh nghiệp có khả năng cung cấp nhều công thức lương khác nhau, đáp ứng chiến lược nhân sự công ty từng thời kỳ. Báo cáo động giúp người dùng có thể xây dựng các báo cáo riêng cho từng công việc, phục vụ cho từng cấp quản lý tại các thời điểm khác nhau.
Dữ liệu tập trung - khai thác đồng thời: Giúp truy xuất thông tin nhanh chóng, đáp ứng được nhu cầu khai thác thông tin đồng thời của các doanh nghiệp có quy mô lớn với nhiều chi nhánh, công ty con.
Hỗ trợ nhiều tiện ích cho người sử dụng: Hệ thống hỗ trợ công cụ nhắc nhở hiệu quả, đảm bảo kịp thời mọi tác nghiệp cần thiết của phòng nhân sự và các đối tượng tham gia hệ thống như: cảnh báo hết hạn hợp đồng, cảnh báo thử việc lên chính thức, hết hạn điều động bổ nhiệm, gửi phiếu lương qua email... Các quy trình quản lý được mô phỏng lên chương trình giúp khách hàng nâng cao khả năng quản lý, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý.
2.2.6 Đánh giá hệ thống FPT.iHRP phương thức quản trị tổng thể cho nguồn nhân sự hiện đại nhân sự hiện đại
Theo Giáo sư - Tiến sĩ Martin Hilb (Thụy Sĩ): “Những công cụ quan trọng nhất trong quản trị nhân sự không được riêng rẽ và cô lập, ngược lại, chúng phải được tích hợp chặt chẽ hướng theo viễn cảnh tổng thể của doanh nghiệp. Không dừng ở đó, các công cụ này phải đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển mỗi cá nhân và đánh giá kết quả công việc của họ theo cách tối ưu nhất.“
Từ những yêu cầu thực tiễn đó, FPT.iHRP tự hào bởi không chỉ đơn giản mang đến cho khách hàng của mình một chương trình quản lý tổng thể nguồn nhân sự mà
Từ kinh nghiệm và sự am hiểu các nghiệp vụ cũng như các chính sách nhân sự Việt Nam, FPT.iHRP nay được nâng cấp và hoàn thiện hơn để mang đến “luồng sinh khí mới”, giúp nâng tầm công tác quản lý nhân sự hiện đại tại doanh nghiệp.
Đặc điểm nổi bật của FPT.iHRP
Đặc điểm nổi bật của FPT.iHRP chính là khả năng thiết lập một hệ thống quản lý nhân sự thông suốt và toàn diện giúp mang đến cho cấp quản lý một bức tranh tổng thể về nhân sự của toàn công ty. Điều này được dựa trên 3 yếu tố cốt lõi:
• Am hiểu nghiệp vụ và chính sách nhân sự tại Việt Nam.
• Thiết kế hướng về người dùng, mang đến sự đơn giản – tiện lợi – nhanh chóng.
• Hệ thống mở và nhiều cấp độ hoạt động, phù hợp với nhiều loại hình công ty, đặc biệt là các công ty có đông nhân viên và nhiều chi nhánh.
Việc ứng dụng chương trình này giúp quản lý hiệu quả nguồn nhân sự, quản lý tất cả các quy trình từ khi tuyển dụng nhân viên, quản lý nhân sự, đào tạo chế độ chính sách chấm công và tính lương, giảm thiểu tối đa về giấy tờ về thủ tục hành chính giảm thiểu phức tạp cho nhà quản lý.
Hầu như tất cả các quy trình đều được sử dụng online, ngoài ra với phần mềm này chúng tôi còn tạo được sự chuyên nghiệp và thoải mái cho nhân viên khi làm việc. Chẳng hạn như khi cần nghỉ phép hay làm ngoài giờ họ có thể đăng ký trực tiếp trên máy và gửi đến nhà quản lý các thông tin liên quan; có thể vào xem và cập nhật những thông tin liên quan đến mình và có thể xem bảng lương hàng tháng.
Hạn chế của hệ thống thông tin FPT.iHRP
Hạ tầng công nghệ thông tin của FPT đang được trải rộng để có thể phục vụ nhu cầu sử dụng và quản lý với hơn 16.000 nhân sự. Khối lượng công việc của hoạt động quản lý, xử lý sự cố, bảo trì và bảo dưỡng rất lớn, gồm nhiều bước khác nhau. Các phòng ban và đơn vị của tổ chức trải dài rộng nên việc triển khai hoạt động quản trị hệ thống đến từng đơn vị gặp rất nhiều khó khăn. Đó cũng là khó khăn khi hoàn thiện quy trình đối phát triển hệ thống từ mức cao đến mức cơ sở.
Hệ thống của FPT được chia thành nhiều chức năng và hệ thống nhỏ khác nhau, các tổ chức hệ thống cũng gặp những hạn chế nhất định:
Sự phân luồng tuyến thông tin, đầu mối tổng hợp, kiểm soát thông tin, phân quyền khai thác hệ thống dữ liệu trong hệ thống chưa hợp lý, đang chồng chéo ảnh hưởng khá lớn đến khả năng thu thập dữ liệu của hệ thống.
Tổ chức hệ thống cung cấp thông tin: Tốc độ cung cấp thông tin chậm, chưa đáp ứng tính kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý; Phương thức cung cấp thông tin cũng ảnh hưởng khá lớn đến việc sử dụng thông tin.
Tổ chức sử dụng thông tin cho mục tiêu quản lý: Việc sử dụng thông tin trong công tác quản lý hiện nay chưa thực sự hữu ích, chưa gắn kết với mục tiêu hoạch định chiến lược, kiểm soát việc thực hiện mục tiêu và ra quyết định quản lý của các cấp quản trị.
Tổ chức hệ thống lưu trữ thông tin: Giải pháp lưu trữ tài liệu trong hiện nay thực hiện trên phân vùng cloud và tủ tài liệu. Tuy nhiên, lưu trữ trên hệ thống mạng Internet sẽ không đảm bảo tính an toàn, dữ liệu có thể bị xâm nhập trái phép, khả năng bảo mật không cao, có thể bị mất mát, tổn thất do các sự cố về mạng internet, virus, harker… điều này sẽ ảnh hưởng đến quá trình khai thác, kiểm soát, bảo mật thông tin.
Tổ chức hệ thống kiểm soát thông tin: Việc phân quyền kiểm soát, khai thác dữ liệu hiện nay đang chồng chéo, chưa hợp lý giữa các bộ phận dẫn đến việc tổ chức thu nhận dữ liệu, sử dụng thông tin đang gặp nhiều khó khăn, khả năng bảo mật của hệ thống chưa cao ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động, cơ hội kinh doanh.
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ
CỦA CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT 3.1. Định hướng phát triển của công ty TNHH phần mềm FPT
3.1.1 Mô tả hệ thống thông tin của công ty
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân sự trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định nhân sự tại cơ quan.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho tổ chức lẫn nhân viên. Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân sự và sử dụng có hiệu quả những người lao động cho tổ chức. Các hệ thống thông tin quản lý nhân sự không những trợ giúp cho bộ phận quản trị nhân sự lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ,…mà còn thực hiện việc lập kế hoạch chiến thuật và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản lý nhân sự khác. Thông tin nhân sự rất đa dạng. Vì vậy, các nhà lãnh đạo luôn đau đầu trong việc theo dõi cập nhập thông tin đã thay đổi, tìm kiếm, tra cứu phân tích làm báo cáo…Các quyết định, điều hành nhân sự cần có hỗ trợ của hệ thống là:
Quản trị hệ thống:
Giúp bảo mật mọi dữ liệu tại máy chủ của doanh nghiệp.
Tạo cơ chế phân quyền người dùng chặt chẽ, nhờ đó người quản trị có thể quản lý chi tiết đến từng chức năng/dữ liệu và thiết lập quyền sử dụng, truy cập.
Chức năng tham số hóa hệ thống giúp người sử dụng có thể tự thay đổi các tham số bảo mật của chương trình.
Quản lý nhân viên:
Giúp quản lý toàn bộ thông tin và quá trình công tác của nhân viên tại công ty.
Với các báo cáo, thống kê & tìm kiếm thông minh, FPT.iHRP giúp nhà quản lý có thể nắm được chính xác nguồn nhân sự doanh nghiệp vào bất kỳ thời điểm nào
Quản lý tuyển dụng:
Khả năng quản lý tự động tất cả các thông tin liên quan đến quá trình tuyển dụng. Cho phép Ứng viên nộp hồ sơ thông qua internet.
Công cụ tìm kiếm và xử lý nhanh chóng dữ liệu về ứng viên, giúp khai thác cơ sở dữ liệu ứng viên hiệu quả.
Quản lý thôi việc:
Thống kê, theo dõi tình hình thôi việc tại công ty và hỗ trợ thực hiện bảng quyết toán thôi việc.
Quản lý đào tạo:
Quản lý tổng thể quá trình tổ chức các khóa đào tạo cho cán bộ nhân viên từ khâu lập kế hoạch đến kết quả đào tạo của từng đối tượng tham gia; từ đó hỗ trợ đưa ra kế hoạch đào tạo cán bộ theo thời điểm (tháng, quý, năm)
Giúp thống kê khóa học, chi phí và trích xuất báo cáo đào tạo.
Quản lý bảo hiểm:
Lưu trữ và cập nhật các thông tin về Bảo hiểm; xuất báo cáo Bảo hiểm theo quy định mới nhất của Nhà nước; cho phép tra cứu và chỉnh sửa thông tin bảo hiểm từng cá nhân.
Quản lý đánh giá:
Hỗ trợ thiết lập các chỉ tiêu và tiêu chí đánh giá. Thực hiện đánh giá nhân viên và lưu trữ kết quả đánh giá.
Quản lý thông tin chấm công:
Quản lý chi tiết thời gian làm việc của cán bộ nhân viên, giờ tăng ca, hoặc làm việc ngoài giờ…, từ đó thực hiện chấm công tự động.
Khả năng linh hoạt trong việc phân ca, phân lịch cho một đến nhiều nhân viên theo từng ngày, từng tuần, tháng hoặc năm.
Phân hệ có kết nối trao đổi số liệu với phân hệ Quản lý lương và tích hợp với hệ thống thẻ từ quản lý ra, vào.
Đặc biệt, hệ thống có hỗ trợ đăng ký/phê duyệt nghỉ phép và làm ngoài giờ trực tuyến.
Quản lý lương, thưởng, đãi ngộ:
Hỗ trợ thiết lập công thức lương linh động và nhanh chóng và thiết lập từ một đến nhiều công thức lương khác nhau.
Quản lý thông tin về lương/ thu nhập của cán bộ, nhân viên một cách tự động.
Tất cả các thông tin như bậc lương, hệ số lương, thông tin thưởng, dữ liệu vay/ tạm ứng, các khoản phụ cấp… đều được tham số hóa trong hệ thống để thuận tiện cho việc thay đổi cũng như quản lý về sau.
Thực hiện việc tính lương thưởng theo kết quả kinh doanh, tính lương tháng 13, tự động tính truy lĩnh lương cho những tháng ra quyết định thay đổi lương trễ.
Theo dõi diễn biến chế độ chính sách của nhân viên và Thực hiện in phiếu lương, tờ khai, quyết toán thuế.
Website khai thác thông tin:
Hỗ trợ nhân viên truy cập vào hệ thống để xem thông tin cá nhân, cập nhật thông tin nếu có thay đổi (có sự xác nhận của bộ phận nhân sự), đăng ký nghỉ phép trực tuyến, đăng ký làm thêm trực tuyến, xem các thông tin khác của công ty như lịch đào tạo, lịch phỏng vấn, biểu mẫu, quy định, thông tin nhân viên mới, thông tin sinh nhật trong tháng…
Hệ thống báo cáo:
Hệ thống báo cáo đa dạng, sinh động, chi tiết, có thể xem dưới dạng word, ecxel hoặc biểu đồ.
Đặc biệt, Có các báo cáo quản trị riêng phục vụ cho nhà quản lý.
Hệ thống cũng hỗ trợ thống kê, in báo cáo theo các biểu mẫu theo quy định của Nhà nước, Tổng cục thống kê, Bảo hiểm xã hội.
3.1.2 Định hướng phát triển của công ty và hệ thống thông tin
Là công ty thành viên của Tập đoàn FPT, được thành lập từ năm 1999, sau 16 năm hoạt động và phát triển, FPT Software hiện là công ty xuất khẩu dịch vụ phần mềm lớn nhất Đông Nam Á, có mặt tại 11 quốc gia trên thế giới. Năm 2014, FPT Software là công ty phần mềm đầu tiên tại Việt Nam đạt hơn 2.870 tỷ đồng doanh thu với tổng số cán bộ nhân viên là 7.000 người, tiếp tục lọt vào danh sách Top 100 nhà cung cấp dịch vụ outsourcing toàn cầu và trở thành công ty Việt Nam có môi trường làm việc tốt nhất trong ngành IT (Theo khảo sát của Anphabe và Nilsen).
Với sứ mệnh “Mang trí tuệ Việt Nam ra toàn cầu”, toàn thể ban lãnh đạo và nhân viên FPT Software cùng đặt ra mục tiêu lớn: đến năm 2020 sẽ đạt 1 tỷ USD doanh thu,
hạn cho mỗi thành viên của FPT Software và các nhân viên tiềm năng tương lai. Nói đến “1B Mission”, Chủ tịch FPT Software từng khẳng định: “Nhìn lại lịch sử phát triển 15 năm qua, tuy có lúc thịnh lúc suy nhưng FPT Software luôn luôn tăng trưởng trên 30%, do đó chúng ta có thể tin tưởng mục tiêu này là hiện thực”. Đạt được mục tiêu này, FPT Software sẽ trở thành công ty phần mềm toàn cầu thuộc top 10 thế giới.
Chiến lược công nghệ trong công cuộc xây dựng công ty tỉ đô của FPT Software: SMAC được coi là “chìa khóa”, “đôi cánh” của FPT trong chiến lược toàn cầu hóa, hướng tới mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụ thông minh toàn cầu. Ngoài việc tiếp tục phát triển các dịch vụ truyền thống ít nhất với tốc độ 30% trong 6 năm tới, FSOFT sẽ tạo ra được các dịch vụ mới, hướng kinh doanh mới chuyên sâu theo xu hướng công nghệ SMAC, gồm Social (Xã hội), Mobile (Di động), Analytics
(Phân tích, dựa trên Dữ liệu lớn) và Cloud (Đám mây).
Cụ thể trong năm 2015, FSOFT tiếp tục đầu tư vào Cloud Computing, với mục tiêu trở thành một leading player trong lĩnh vực này. Cùng với việc hoàn thiện bộ tool Citus Cloud Suite, FSOFT sẽ đẩy mạnh các hoạt động marketing/branding để trở thành đối tác hàng đầu của các công ty như Amazon, Microsoft, IBM. Các hướng nghiên cứu về Big data, mobility và IoT cũng sẽ được đẩy mạnh.
Để đạt doanh thu 1 tỉ USD vào năm 2020, ngay từ 2015 FSOFT đặt mục tiêu phải tăng trưởng với tốc độ 40% với mục tiêu có thể đảm nhận khối lượng công việc gấp 3, 4 lần khối lượng mà FSOFT đã làm được trong 15 năm qua, trên mọi mặt từ phát triển khách hàng, mở rộng dịch vụ, phát triển nguồn lực cũng như cơ sở hạ tầng. Hãy cùng nhìn lại chặng đường phát triển 15 năm của FPT Software. FPT Software
theo đuổi mục tiêu gia công phần mềm để đáp ứng cho nhu cầu phát triển CNTT của các hãng phần mềm trong nước, các công ty lớn trong nước và tham vọng hơn là xuất khẩu phần mềm trên toàn thế giới cho các công ty nước ngoài biết đến tập đoàn FPT, mục đích chính là vươn đến tầm cao mới thông qua công nghệ nhằm nâng cao năng suất lao động.
3.2 Một số phương pháp hoàn thiện xây dựng hệ thống thông tin
3.2.1 Hoàn thiện xây dựng hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào
Chuẩn hóa quy trình thu nhận dữ liệu đầu vào:
Xác định các loại dữ liệu đầu vào: Cần phải thu thập trên cả ba loại dữ liệu đầu vào bao gồm thông tin thực hiện; thông tin kế hoạch và thông tin tương lai.
Nguồn thông tin: Mở rộng nguồn thu thập thông tin không chỉ bên trong mà còn cả bên ngoài công ty. Nguồn dữ liệu bên ngoài được lấy từ đối thủ cạnh tranh, từ khách hàng, nhà cung cấp, từ cơ quan quản lý Nhà nước, từ các tổ chức, cá nhân liên quan khác giúp nhà quản trị hoạch định mục tiêu, tăng cường khả năng phân tích và dự báo các chỉ tiêu kinh tế.
3.2.2 Hoàn thiện xây dựng hệ thống xử lý thông tin