6. Bố cục của khóa luận
3.3 Giải pháp đề xuất cụ thể nhằm hoàn thiện quy trình triển khai hệ thống thông
thông tin quản lý nhân sự FPT.iHRP
Để phát triển hệ thống thông tin sẽ trải qua những bước cơ bản sau theo đúng như quy trình phát triển của một hệ thống thông tin:
Giai đoạn 1: Khảo sát dự án
Bước này nhằm xác định nhu cầu của HTTT mới hay nâng cấp, các thông tin phản ánh về hệ thống ở từng khu vực, lãnh vực, phân hệ của hệ thống; nghiên cứu tính khả thi của hệ thống mới. Hệ thống nhân sự sẽ hoạt động như thế nào, hoạt động chấm công, tính lương sẽ diễn ra một cách tự động. Hoạt động tự động hóa của hệ thống sẽ phải khảo sát các vấn đề liên quan:
- Mục tiêu của HTTT FPT.iHRP là sự tự động hóa đối với hầu hết các hoạt động. Hoạt động của hệ thống đảm bảo chính xác thời lượng làm việc của nhân viên, sự ra vào trong giờ làm việc thông qua máy chấm công ở từng cửa ra vào. Yêu cầu người sử dụng sẽ phải quẹt thẻ 1 lần mỗi lần ra và vào cửa. Hệ thống tự động ghi nhận lịch sử của từng người vào hệ thống với một lượng lớn dữ liệu hàng chục nghìn nhân viên. Từ các thông tin đó sẽ đưa ra được báo cáo cần thiết cho người quản lý nếu cần, và điểm quan trọng sẽ đưa ra được bảng lương dựa vào bảng chấm công.
- Các qui trình hoạt động trong từng khu vực, lãnh vực liên quan đến HTTT tự động hóa cần xây dựng. Đối với từng khu vực, bộ phận sẽ đưa ra được yêu cầu riêng biệt phù hợp với yêu cầu người sử dụng.
- Nội dung công việc, phương pháp thực hiện công việc. Đối với mỗi công việc cần phải làm rõ thời gian xử lý, tần suất (số lần xảy ra), độ chính xác và cách tổ chức xử lý. Ví dụ: Tính lương cho công nhân đòi hỏi xử lý chung toàn bộ và thời gian xử lý theo định kỳ giữa tháng hay cuối tháng.
- Các yêu cầu xử lý, kết xuất như đánh giá hàng tháng, báo cáo hoặc vấn đề thông tin cá nhân sẽ được mã hóa theo từng nghiệp vụ để quản lý và truy xuất một cách nhanh chóng và toàn vẹn thông tin
- Nghiên cứu tính khả thi, trong đó:
+ Khả thi về kỹ thuật: bao gồm việc đánh giá các yếu tố độ chính xác của thông tin nhân viên, thông tin phòng ban, sự an toàn bảo mật của thông tin trong và ngoài công ty.
Độ lớn của dự án: Thời gian thực hiện từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc; số người tham gia, số phòng ban liên quan. Tính toán hiệu suất dự toán của dự án, khả năng hay mức độ hoàn thành dự án ở mức nào.
Cấu trúc dự án: Nâng cấp hay làm mới hệ thống, các thay đổi về tổ chức, thủ tục và nhân sự từ hệ thống.
Nhóm phát triển: Sự quen thuộc với việc xây dựng các hệ thống tương tự, sự quen thuộc về phần mềm phần cứng được chọn.
Nhóm người sử dụng: Sự quen thuộc với việc sử dụng hệ thống tương tự. Đối với màn hình người sử dụng (nhân viên) yêu cầu liệt kê rõ ràng, chi tiết hoạt động của nhân viên. Nhân viên theo dõi thông tin trực tiếp, hoạt động nghĩ phép hay đến muộn đều phải được cập nhập trên hệ thống và có sự giám sát, phê duyệt của cấp trên, ví dụ PM (Project Management) hoặc cấp cao hơn.
+ Khả thi về kinh tế: Mục đích là xác định các lợi ích tài chính, các chi phí đầu tư liên quan trong việc phát triển hệ thống. Do đó, đánh giá khả thi về kinh tế cũng được gọi là phân tích chi phí lợi nhuận.
+ Khả thi về hoạt động: Là tiến tình đánh giá mức độ mà dự án HTTT giải quyết các vấn đề kinh doanh và tạo thuận lợi cho các cơ hội kinh doanh đã được đặt ra cho dự án. Phân tích sự tác động của hệ thống mới về cấu trúc và thủ tục của đơn vị. Nêu rõ điểm mạnh, điểm yếu so với hiện trạng cũ (nếu đã tồn tại HTTT thì xác định và đánh giá những thiếu sót của HTTT hiện tại). Từ đó làm nền tảng cho các hoạt động phân tích thiết kế tiếp theo
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống
Xác định cách thực hiện những yêu cầu đã đưa ra trong quá trình khảo sát. Trong giai đoạn này, không cần quan tâm đến phần cứng, phần mềm sẽ được sử dụng, chỉ tập trung phân tích 2 thành phần chính của HTTT là dữ liệu và xử lý.
- Về dữ liệu: FTP Software là công ty lớn với hơn 16 nghìn nhân viên tính đến hiện tại. Chính vì vậy cơ sở dữ liệu của hệ thống vô cùng lớn. Yêu cầu hệ thống phải đáp ứng được sự gia tăng dữ liệu theo từng giây, phút. Hệ thống phải tính chịu tải được với một lượng lớn dữ liệu được cập nhập liên tục. Hạn chế tối đa các lỗi phát sinh đối với dữ liệu để tránh sai sót khi hoàn thành báo cáo thường kì. Theo đó cũng phải đảm bảo sự truy xuất dữ liệu đầu vào và đầu ra được xử lý chính xác và nhanh chóng, dữ liệu phải đảm bảo tuân thủ các văn bản và quy định hiện hành, đảm bảo tốc
độ của hệ thống và khả năng nâng cấp trong tương lai. Điều quan trọng nhất là tính toàn vẹn của dữ liệu.
- Về xử lý: xác định các chức năng nghiệp vụ yêu cầu của từng phòng ban trong công ty hay nhân viên từng phòng ban. Chức năng đó là cá nhân hay tập trung để có thể xác định mối quan hệ với các chức năng khác và hệ thống. Các qui trình xử lý thông tin theo yêu cầu đã khảo sát, bố trí các hoạt động xử lý theo không gian và thời gian. Luồng dữ liệu hoạt động của hệ thống đã được mô tả qua một sơ đồ hoạt động Work flow đặc tả mô hình phân cấp chức năng tổng thể thông qua sơ đồ BFD (Busi- ness Flow Diagram), từ mô hình BFD sẽ tiếp tục được xây dựng thành mô hình luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) thông qua quá trình phân rã chức năng theo các mức 0, 1, 2 ở từng ô xử lý. Hoạt động xử lý là hoạt động cực kì quan trọng, thông qua đó để xác định cơ cấu hoạt động của hệ thống, từng phần sẽ được thiết kế như thế nào, các hành động sẽ dẫn đến đâu và ảnh hưởng gì đến dữ liệu cơ sở và dữ liệu đám mây.
Giai đoạn 3: Thiết kế
Có rất nhiều phương pháp phân tích thiết kế hệ thống như:
- Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technique): Kỹ thuật phân tích cấu trúc và thiết kế, phương pháp này xuất phát từ Mỹ.
- Phương pháp MERISE (Méthode Pour Rassembler les Ideés Sans Effort): tạm dịch là "Các phương pháp tập hợp ý tưởng không cần cố gắng", ra đời tại Pháp cuối thập niên 70.
- Phương pháp MXC (Méthode de Xavier Castellani): Nguồn gốc từ Pháp.
- Phương pháp GALACSI (Groupe d' Animation et de Liaison pour d' Analyse et la Conception de Systeme d' Information): tạm dịch nguyên văn: "Nhóm cọ vẽ và liên lạc để phân tích và quan niệm hoá hệ thông tin" ra đời tại Pháp vào tháng 4 năm 1982.
Mô hình hiện tại tập trung nghiên cứu phân tích hệ thống của công ty đang xây dựng chủ yếu dựa theo phương pháp phân tích cấu trúc và thiết kế (SADT). Phương pháp này nghiên cứu về việc dựng sơ đồ, bản biểu,… để mô tả đối tượng với những đặc tả thiết kế của hệ thống như:
+ Thiết kế dữ liệu: xác định các đối tượng (tập thực thể) và cấu trúc dữ liệu được sử dụng trong hệ thống của công ty.
+ Thiết kế chức năng: định ra các modun xử lý thể hiện các chức năng xử lý của hệ thống thông tin.
+ Thiết kế giao diện: chi tiết hóa hình thức giao tiếp người – máy
+ Thiết kế an toàn hệ thống
+ Thiết kế phần cứng: tính toán các yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống
+ Dự kiến nhân sự tại các vị trí công tác của hệ thống.
Giai đoạn 4: Thực hiện
Thực hiện việc chuyển kết quả thiết kế sang phần mềm ứng dụng quản lý của công ty. Khi đưa ra được các chức năng phân hệ của hệ thống thì bắt đầu đến bước tạo sản phẩm. Có thể cài đặt từng phân hệ con theo chức năng quản lý, hết phân hệ này đến phân hệ khác. Thử nghiệm xem hệ thống có đáp ứng được yêu cầu đã đề ra hay không. Trong qua trình thí nghiệm luôn lưu ý các điểm sau:
- Dữ liệu thực thi: dựa trên dữ liệu thật và tạo thêm các dữ liệu đặc biệt để kiểm tra lỗi.
- Người thực thi: Để đảm bảo tính trung thực và tránh những lỗi chủ quan, người tham gia không nên là người xây dựng hệ thống.
Ở giai đoạn này các chức năng sẽ được xây dựng theo từng mức độ và được tích hợp với nhau để tạo nên một hệ thống hoàn chỉnh. Mô hình thực hiện phát triển hệ thống ở bước này sẽ được chọn là mô hình phát triển nhanh Agile. Agile là một cách tiếp cận lặp đi lặp lại và tăng dần để phát triển phần mềm được thực hiện một cách rất nhuần nhuyễn, có tính hợp tác cao giữa các đội dự án, có sự ưu tiên trong thực hiện nhu cầu sẽ giúp các giải pháp sản xuất có chất lượng cao với chi phí hiệu quả và kịp thời, đáp ứng các nhu cầu của các bên liên quan của nó.
Để xác định xem đội phát triển đang tham gia tiếp cận xử lý quy trình agile kiểm tra các đề mục như:
Chất lượng: Sự tích hợp các chức năng quản lý của công ty đượng xây dựng theo mô hình phát triển hồi quy
Sự tham gia của các bên liên quan: là các bên chủ chốt tham gia tích cực vào sự phát triển của dự án
Các giải pháp tiêu thụ: là đội sản xuất chất lượng cao, đưa ra các giải pháp tiêu thụ 1 cách thường xuyên.
Tự tổ chức: được đánh giá cao trong khả năng tự tổ chức, hợp tác trong khuôn
Cải thiện: có khả năng tự cải thiện trong suốt quá trình làm dự án, các yêu cầu về hệ thống sẽ được đưa ra ngay trong thời gian thực hiện dự án để đảm bảo bao phủ hầu hết các chức năng mà hệ thống cần phải có, phục vụ cho sự quản lý và phân hệ cho ban lãnh đạo của công ty.
Kết quả của giai đoạn này sẽ là một tài liệu mã nguồn SCD và hệ thống quản lý nhân sự được phát triển.
Giai đoạn 5: Kiểm thử
Công ty cần phải tiến hành một cuộc kiểm tra được tiến hành để kiết soát thông tin về chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ được kiểm thử. Cung cấp cho người sử dụng một quan điểm, một cách nhìn độc lập về phần mềm để từ đó cho phép đánh giá và thấu hiểu được những rủi ro trong quá trình triển khai phần mềm.
Trong kỹ thuật kiểm thử không chỉ giới hạn ở việc thực hiện một chương trình hoặc ứng dụng với mục đích đi tìm các lỗi phần mềm (bao gồm các lỗi và các thiếu sót) mà còn là một quá trình phê chuẩn và xác minh một chương trình máy tính / ứng dụng / sản phẩm nhằm:
Đáp ứng được mọi yêu cầu hướng dẫn khi thiết kế và phát triển phần mềm.
Thực hiện công việc đúng như kỳ vọng.
Có thể triển khai được với những đặc tính tương tự.
Và đáp ứng được mọi nhu cầu của các bên liên quan.
Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì
Công ty FPT-software cho người sử dụng khai thác hệ thống thường bao gồm các công việc:
- Cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng, tài liệu đặc tả dành cho người sử dụng.
- Tập huấn và đào tạo người sử dụng, mô tả cách thức hoạt động của hệ thống, các chức năng, yêu cầu mà hệ thống có thể đáp ứng cho nhân viên hoặc người quản lý.
- Viết sưu liệu kỹ thuật, bảo trì và cải tiến cho phù hợp với những thay đổi nội tại và môi trường sử dụng.
Việc đưa HTTT mới vào sử dụng có thể thực hiện bằng một trong các phương pháp sau:
- Trực tiếp: thay thế hệ thống cũ bằng hệ thống mới. Phương pháp này có tính mạo hiểm, đòi hỏi mọi thành viên phải thành thạo với hệ thống mới và kiểm nghiệm
- Song song: Hệ thống quản lý cũ và mới chạy song song với nhau trong một thời gian nhất định để so sánh về hiệu quả và sau đó quyết định thay thế. Đây là phương pháp khá an toàn nhưng tốn kém, vì phải đảm bảo hoạt động cả 2.
- Thí điểm: Chọn một bộ phận của tổ chức làm thí điểm kiểm tra hoạt động của hệ thống, để kiểm tra xem hệ thống có chạy đúng yêu cầu không sau đó mới áp dụng cho các bộ phận khác và thực hiện trên toàn bộ hệ thống
Hoạt động bảo trì hệ thống sẽ được lên kế hoạch và thực hiện trong suốt thời gian hệ thống hoạt động. Công tác bảo trì và cập nhập hệ thống cần được làm thường xuyên và rõ ràng để có thể cập nhập các chức năng cho hệ thống hoặc xác định các lỗi để kịp thời khắc phục.
Chú ý:
- Mỗi giai đoạn cần có hồ sơ riêng
- Thời gian thực hiện mỗi giai đoạn có thể khác nhau, phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể
- Các giai đoạn trên chỉ mang tính hướng dẫn, tùy theo quy mô của hệ thống cần xây dựng mà thực hiện các bước cho phù hợp
- Quá trình xây dựng HTTT là quá trình phát triển có tính động, chu kỳ. Có thể quay lui giai đoạn trước nếu phát hiện có lỗi.
KẾT LUẬN
Trong thời kỳ mà sự thay đổi của công nghệ diễn ra hằng ngày hàng giờ như hiện nay thì một hệ thống được xây dựng để quản lý hoạt động nhân sự diễn ra hàng ngày là sự cần thiết và đảm bảo hoạt động công ty diễn ra bình thường cũng như nâng cao sức cạnh tranh đối với các đối thủ bên ngoài.
Với mục tiêu như ban đầu đã nêu ra, báo cáo đã thực hiện được các nội dung chính sau:
- Tập trung nghiên cứu các tài liệu về quản trị nhân sự và trên cơ sở đó rút ra một số kinh nghiệm áp dụng trong thực tiễn của công ty.
- Xem xét và phân tích yếu tố cơ bản của việc quản trị nhân sự công ty đang áp dụng kết hợp với việc thu thập, phân tích các số liệu cần thiết để có cái nhìn tổng quát về hệ thống thông tin quản trị quản trị nhân sự của công ty.
- Tiến hành đánh giá thực trạng hệ thống thông tin hiện đang được sử dụng tại công ty.
- Trên cơ sở đánh giá, sau đó trình bày lại quy trình để xây dựng được một hệ thống thông tin hoàn chỉnh cho công ty.
Tuy nhiên, báo cáo thực tập chỉ dừng lại ở các giải pháp nhằm mục đích phục vụ tốt hơn và nâng cao năng lực hệ thống thông tin của công ty. Các giải pháp đều bắt nguồn từ quan điểm riêng và kinh nghiệm cá nhân có thể hoặc không thể thực hiện được tại công ty. Với những đề xuất này, báo cáo thực tập hi họng sẽ đóng góp phần nào trong việc quản trị nhân sự của công ty.
Trong tương lai khi yêu cầu quản lý nhân sự ngày càng cao, thì để đáp ứng được yêu cầu của thị trường thì kế hoạch và quy trình xây dựng một hệ thống hoàn thiện và đáp ứng nhu cầu người dùng là cực kì cần thiết. Mong rằng việc nghiên cứu và đánh giá trong bài luận văn sẽ giúp ích được phần nào cho sự phát triển của công ty.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Bộ môn Công Nghệ Thông Tin (2010), “ Hệ thống thông tin quản lý”, Trường Đại Học Thương Mại, Hà Nội.
[2]. Bộ môn Tin Học (2011), “ Bài giảng phân tích thiết kế hệ thống”, Trường Đại Học Thương Mại, Hà Nội.
[3]. Nguyễn Thế Hưng (2008), Hệ thống thông tin Quản trị, nhà xuất bản Thống Kê, Thành phố Hồ Chí Minh.
[4] Nguyễn Hữu Thân, Quản trị nhân sự, nhà xuất bản thống kê TP. HCM, 2004.