1. Bạn hãy nêu năm giá trị quan trọng nhất trong cuộc sống của bạn? 2. Bạn hãy nêu 3 mục tiêu quan trọng nhất cuộc đời mình?
3. Nếu bạn biết được bạn chỉ sống được 6 tháng nữa thì bạn sẽ làm gì? 4. Bạn sẽ làm gì nếu sáng mai bạn thức dậy và có 1tỷ đồng?
5. Bạn muốn làm việc gì nhưng sợ phải cố gắng vất vả? 6. Bạn thích làm gì nhất trong cuộc đời mình?
7. Nếu bạn biết mình sẽ không thất bại nếu làm một công việc thì bạn sẽ làm gì?
• Điều kiện của mục tiêu 1. Specific_Cụ thể dễ hiểu
- Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho hoạt động trong tương lai - Khi đặt ra mục tiêu mà kết quả thực hiện được 70% như vậy đã coi là
thành công
2. Measurable_đo lường được
- Mọi vấn đề phải tiên liệu trước những tình huống và biến cố có thể xãy ra
3. Achievable_Vừa sức
- Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không đạt được nỗi.
4. Realistics_Thực tế Mục Tiêu Niềm Tin Kế Hoạch Hành Động Hành Động
- Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so với nguồn lực của doanh nghiệp bạn(thời gian, nhân sự, tiền bạc…) 5. Timebound_Có thời hạn
- Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành nếu không nó sẽ bị trì hoãn - Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại dưỡng sức cho các
mục tiêu khác • THUYẾT KỲ VỌNG Trang 44 ĐỘNG VIÊN NỖ LỰC HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC KHEN THƯỞNG
KĨ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Hãy tự hỏi:
- Cuộc sống của bạn có đang diễn ra như bạn muốn không?
- Có những điều gì cản trở bạn đến với ước mơ mục tiêu trong đời mình?
- Vấn đề mà bạn đang gặp phải là gì? Trong cuộc sống? trong công việc?
- Bạn đã thực sự đối diện với những vấn đề đó chưa? Vấn đề đó là gì?
- Bạn giải quyết chúng theo những cách nào? Có khi bạn cảm thấy bị mệt mỏi và bị stress vì xứ phải gặp những vấn đề lặp đi lặp lại, từ những vụ việc đơn giản đến phức tạp.
- Một vấn đề nhỏ bạn thử giải quyết xem sao nha:
Đang lái xe trong một đêm mưa bão, bạn đi ngang 1 trạm xe bus và thấy 3 người ngồi đợi xe:
1/ Một bà lão rất yếu ớt, dường như sắp chết 2/ Một người bạn cũ đã từng cú song bạn
3/ Một người con gái trong mộng của bạn, là người yêu của bạn, la người bạn hằng mơ ước.
Bạn sẽ làm gì khi bạn chỉ được chọn cứu một người?
• Vấn đề
- Vấn đề là một mục tiêu nhưng chưa biết cách thực hiện hoặc chưa biết cách thực hiện nào là tối ưu.
- Vấn đề đôi khi là những việc rất đơn giản
- Nếu bạn thường xuyên giải quyết được vấn đề của mình. Bạn sẽ rất thành công và tự tin hơn
- Trái lại, bạn sẽ ngại mọi sự thay đổi, thiếu tự tin và thường bị động - Vấn đề có 2 loại:
+ vấn đề đơn giản + vấn đề phức tạp
Vấn đề đơn giản
- Được xác định rất rõ rang - Lặp đi lặp lại
- Có một nguyên nhân duy nhất
- Giải pháp có thể đánh giá được hoàn toàn về ảnh hưởng của nó tới vấn đề
- Giải pháp được quy định
Vấn đề phức tạp
- Không được xác định rõ rang
- Độc nhất, không bình thường hoặc mới lạ - Có nhiều nguyên nhân
- Có nhiều giải pháp có thể. Giải pháp sẽ ảnh hưởng vượt ra ngoài phạm vi của vấn đề
- Giải pháp sẽ thay đổi
• Tiến trình giải quyết vấn đề
I. Xác định vấn đề
- Nhận ra vầ đề đang tồn tại cần được giải quyết là gì
- Chắc chắn là vấn đề mà bạn sắp đưa ra thật sự là vấn đề quan trọng cần được giải quyết, nếu không bạn hãy để mặc vấn đề
- Khi bạn định rõ vấn đề, bạn đã giải quyết được một nữa
• Những khó khăn trong giải quyết vấn đề a. Thành kiến thiên lệch do nhận thức
- Bão thủ
- Mô hình trí năng: mõi người nhận thức vấn đề với một khía cạnh khác nhau Trang 46 Xác định vấn đề Đánh Giá Kết Quả Triển khai kế hoạch hành đông Lựa chọn giải pháp tối ưu Đưa ra các giải pháp Phân tích nguyên nhân
b. Kỹ năng phấn tích kém
- Không rõ những gì đang xãy ra hay gán cho nó một vấn đề gì đó.
- Thiếu thời gian - Tình huống phức tạp - Coi giải pháp là vấn đề
• Xác định vấn đề hiệu quả
- Ý thức được hạn chế về một nhận thức - Xem xét các mối quan hệ nhân quả - Thảo luận tình huống với các cộng sự
- Xem xét vấn đề dưới nhiều góc độ khác nhau
- Có đầu ốc cởi mở; thậm chí chấp nhận rằng đôi khi chính mình là một phần của vấn đề.
II. Phân tích nguyên nhân, đánh giá vấn đề hiệu quả - Xem xét đó có thực là một vấn đề
- Đó có phải là vấn đề của ta không? - Vấn đề có đúng phải giải quyết không? - Cái giá phai trả là gì?
- Mình có phải đích than giải quyết nó không? - Những ai có trách nhiệm liên quan?
- Sử dụng phương pháp “5 Whys”( lấy kết quả của câu hỏi trước làm tiền đề cho câu hỏi sau).
III. Đưa ra các giải pháp
Giải pháp tối ưu đưa ra phải đáp ứng 3 yếu tố:
- Có tác dụng khắc phục, giải quyết vấn đề dài lâu - Có tính khả thi
- Có tính hiệu quả cao
Yêu cầu đối với giải pháp:
- Hiệu lực: trong một thời gian nhất định
- Hiệu quả: giải quyết mà không gây ra vấn đề mới - Khả thi: tính đến các rang buộc có thể có
IV. Chọn giải pháp tối ưu
- Rủi ro có thể lien quan tới kết quả mong đợi - Cố gắng cần phải có
- Mức độ thay đổi mong muốn
- Khả năng có sẵn( các nguồn tài nguyên: nhân sự và vật chất)
ở giai đoạn này cần phải thử nghiệm tính khả thi của từng giải pháp nhưng chỉ thử nghiệm trọng đầu.
- Các giải pháp sẽ được thực hiện như thế nào?
- Chúng sẽ thỏa mãn các mục tiêu đặt ra đến mức độ nào?
- Phí tổn( tài chính, thời gian, công sức…) chô việc áp dụng mõi giải pháp?
- Xác định giải pháp nào tốt hơn? Giải pháp nào là tốt nhất? V. Triển khai kế hoạch hành động
Nếu bạn muốn thành công ở giai đoạn này thì bạn cần triển khai ít nhất một số trong những kỹ năng sau đây:
- Làm rõ
- Thiết lập cấu trúc thực hiện - Trao đổi thông tin
- Xác định tiến trình - Đưa ra ví dụ chuẩn - Chấp nhận rủi ro - Tin tưởng
VI. Đánh giá kết quả Đánh giá bằng mục tiêu
- Giải pháp đáp ứng mục tiêu tới mức độ nào: so sánh với tiêu chuẩn
- Những tiêu chuẩn đặt ra có được tuân thủ: đánh giá bằng lượng hang hóa
- So sánh tiêu chí trước và sau thực hiện: xem xét trên phương diện rộng
- Điểm mạnh điểm yếu
- Hiệu ứng không mong đợi của giải pháp - Chi phí phát sinh
• TÓM LẠI
Khi chọn được giải pháp rồi, hãy bắt tay thực hiện ngay để biến nó thành hiện thực Vấn đề chỉ khuất phục bạn khi bạn quyết tâm giải quyết chúng
Nếu bạn bỏ qua bước này mọi công sức trước đó của bạn đều trở nên vô nghĩa
KHI BẠN CÓ TINH THẦN HỌC HỎI KHÔNG NGỪNG – BẠN SẼ TỰ TÌM RA PHƯƠNG PHÁP HỌC HỎI ĐỂ ĐẠT ĐƯỢC KẾT QUẢ TỐT NHẤT.
TRONG CUỘC SỐNG CÓ RẤT NHIỀU NGƯỜI BIẾT MÌNH PHẢI LÀM GÌ NHƯNG RẤT ÍT NGƯỜI THẬT SỰ LÀM ĐIỀU MÌNH BIẾT
CHỈ CÓ BIẾT KHÔNG THÔI CHƯA ĐỦ MÀ BẠN PHẢI
HÀNH ĐỘNG
KĨ NĂNG ĐÀM PHÁN VÀ THƯƠNG THUYẾT
I. Khái niệm
Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẽ và có những quyền lợi đối kháng.
Những việc điển hình cần đến đàm phán và thương thuyết: + Giá cả, điều kiện của một vụ mua bán.
+ Bố trí một cuộc hẹn
+ Xin tăng kương, thăng chức, xin nghĩ việc…
II. Nguyên tắc quan trọng
- Thời gian đàm phán - Thông tin
- Chuẩn bị
1. Thời gian
- Các cuộc đàm phán_thương lượng được kết thúc với 1/5 cuối cùng của tổng số thời gian của cuộc đàm phán
- Những gì giúp ta làm trong 1/5 thời gian đàm phán_thương lượng cuối cùng bằng 4/5 thời gian đàm phán_thương lượng
- Biết kiên nhẫn và bình tĩnh, không được nóng vội điềm đạt và chọn đúng thời điểm để hành động là một chiến thuật không thể thiếu của một người ngồi vào bàn đàm phán.
- Nếu như một việc giải quyết nhanh một cuộc đàm phán thương lượng mà mang lại một lợi ích tốt thì ta cần giải quyết nhanh
- Không nên cứng nhắc phải tuân theo thời gian do mình đặt ra trong đàm phán.
- Nên biết thời hạn cảu bên kia, tức họ dự định quyết định là bao giờ, không cho bên kia biết được thời gian quyết định của mình.
- Khi biết thời gian quyêt định của bên kia thì bạn sẽ thấy càng gần tới thời gian thì mức độ sốt sắn của bên kia cao và họ dễ nhượng bộ.
2. Thông Tin
- Thông thường thig ai có nhiều thông tin hơn thì người đó có kết quả khả quan hơn.
- Là một quá trình bắt đầu từ tìm hiểu thăm dò rồi đến đối mặt dó là đàm phán.
- Khi đàm phán thương lượng thì bên kia sẽ giấu giếm các ý đò, thử mối quan tâm, nhu cầu và động cơ thật của họ.
- Chuẩn bị trước khi đàm phán:
• Thông tin trước khi đàm phán
• Mục tiêu trong cuộc đàm phán thương lượng là gì
• Chủ đề của cuộc đàm phán là gì
• Dữ liệu và số liệu đã có
- Bí quyết thành công trong đàm phán thương lượng
• Đặt câu hỏi
• Biết lắng nghe
• Tôn trọng thời gian của người khác
• Đòi hỏi ít nhưng đòi hỏi nhiều lần
• Chú ý tới người khác
Cách đặt câu hỏi khi đàm phán
Có kế hoạch đặt câu hỏi
Biết rõ phía bên kia
Chuyễn dần từ hỏi chung chung mở rộng sang hỏi cụ thể và hẹp dần
Khai thác và phát triển trên những câu trả lời của phía bên kia
3. Biết lắng nghe khi đàm phán
- Hãy đặt trong đầu mình các câu hỏi như: “Tại sao họ lại nói như thế?” “Họ thử phản ứng của mình chắc?” “Họ nghĩ mình sẽ phản ứng ra sao?” “Họ có trung thực hay không?” “Họ ám chỉ cái gì?”.
- Hãy hứng thú khi nghe
- Nếu bạn buộc phải nói thì hãy đặt câu hỏi - Cử chỉ và thái độ không lời
- Hãy để phía bên kia trình bày trước - Không ngắt lời khi người khác đang nói
- Không xao lãng hoặc phân tán tư tưởng - Xác định các mụch đích để nghe
- Nếu có phản ứng gì thì phản ứng với những câu không đúng của người nói chứ không có xúc phạm hay thành kiến với họ
- Không giận dữ khi đàm phán thương lượng
• Kỹ năng đàm phán thương lượng
- Một nhà đàm phán, kinh doanh giỏi thì phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng như một khối đá.
- Người đó phải có phản xạ và ứng xử nhanh nhạy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chụi cho đối tác
- Song đồng thời phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thong tin có vẽ là bí mật đối với người khác.
• Các bước đàm phán
Điểm Mạnh Điểm Yếu
……… ………. ……… ………. ……… ………. Cơ Hội Thách Thức ……… ………. ……… ………. ……… ……….
KĨ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH
- Giải thích lôi thôi dài dòng,mất thời gian là vô nghĩa là thói quen của những kẻ nhút nhát ba hoa thiếu quyết đoán và kém cỏi
- Để chứng tỏ được bản lĩnh và khẳng định vị thế của mình với mọi người thì bạn chính bạn phải QUYẾT ĐỊNH
• Khái niệm
- Ra quyết định liên quan đến giải quyết vấn đề và giải quyết vấn đề cần giải phải giải quyết. vì vậy không cần phải tách rời hai từ này ra. Chúng ta sẽ đồng thời xem xét việt giải quyết vấn đề và ra quyết định
Nhà quản trị kinh doanh luôn luôn ra quyết định; và ra quyết định là một trong những kĩ năng của nhà quản trị. Bạn luôn luôn được mời ra quyết định và thực hiện quyết định
- Chất lượng và kết quả của bạn có thể ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực tới nhân viên và tổ chức của bạn
- Điểm chủ yếu là bạn phải tối da hóa ra quyết định nếu bạn muốn trở thành nhà quản trị thật sự
• Phân loại
- Quyết định theo chuẩn: các quyết định có tính hằng ngày, dựa vào quy trình có sẳn, đã hình thành từ lâu
- Quyết định cấp thời: trong những tình huống cấp bách cần có sự liều lĩnh và quyết đoán
- Quyết định có chiều sâu: suy nghĩ và kết hoạch
• Mô hình ra quyết định 1. Lắng nghe 2. Xác định vấn đề
3. Phân tích nguyên nhân 4. Đưa ra phương án/giải pháp 5. Chọn giải pháp tối ưu
6. Thực hiện quyết định 7. Đánh giá quyết định
Những kẻ bảo thủ đã không ra được quyết lại hay bới mốc vấn đề theo chiều hướng tiêu cực chỉ quyết làm người khác ghét
• Những khó khăn trong giai đoạn xác định vấn đề - Thành kiến thiên lệch do nhận thức
• Bảo thủ
• Ảnh hưởng chính trị từ người khác
• Mô hình trí năng mõi người nhận thức vấn đề với một khía cạnh khác nhau
- Kỹ năng phân tích kém
• Không rõ những gì đang xãy ra => hay gán cho nó một vấn đề gì đó
• Thiếu thời gian
• Tình huốn phức tạp
• Tư tưởng cá nhân – tham lam – ích kỹ
• Xác định vấn đè một cách hiệu quả
- Ý thức được những hạn chế về mặt nhận thức - Xem xét các mối quan hệ nhân quả
- Thảo luận các tình huốn với các đồng sự - Xem xét vấn đề dướihiều góc độ khác nhau
- Có đầu ốc kể mở, thậm chí chấp nhận rằng đôi khi chính mình là một phần nguyên nhân của vấn đề
- Theo dỗi kết quả vấn đề, kịp thời phát hiện những việc khác thường khi việc diễn ra không đúng kế hoạch
- Sử dụng công nghệ thong tin
• Chọn giải pháp tối ưu
- Tiêu chuẩn để đánh giá những giải pháp có thể - Rủi rối có lien quan đến kết quả mong đợi - Cố gắng cần phải có
- Mức độ thay đổi mong muốn
- Khả năng có sẳn các nguồn tài nguyên
• Thực hiện quyết định
- Nếu bạn muốn thành công ở giai đoạn quan trọng này thì bạn phải cần triển khai ít nhất là 1 trong 1 số kỹ năng sau:
• Làm rõ
• Thiết lập các cấu trúc để thực hiện
• Trao đổi thông tin
• Xác định tiến trình • Đưa ra ví dụ chuẩn • Chấp nhận rủi ro • Tin tưởng • Các phương pháp ra quyết định