Đối với hàng hóa có nguồn gốc từ thực vật theo quy định phải có giấy kiểm dịch thực vật, vì vậy lơ hàng này thuộc hàng hóa phải đăng ký theo quy định người làm thủ tục xuất khẩu không cần nộp giấy kiểm dịch khi làm thủ tục thơng quan nhưng phải có nghĩa vụ gửi giấy này cho phía nhà nhập khẩu. Nơi đăng ký tại Chi Cục Kiểm Dịch Thực Vật Vùng II tại số 28 Mạc Đỉnh Chi, P.Đa Kao, Quận 1, TP Hồ Chí Minh.
Bộ hồ sơ đăng ký gồm:
Mẫu kiểm dịch gồm: HẠT TIÊU ĐEN NGUYÊN HẠT và BỘT QUẾ
Giấy giới thiệu ( Điền thông tin người đăng ký vào mẫu bên dưới )
Giấy đăng ký kiểm dịch theo mẫu (Theo mẫu số 9 TT14/2012 Bộ NNPTNT)
Các bước kiểm dịch thực vật:
Ngày thứ 1
Mang hồ sơ cho Phòng tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Xuất Khẩu.
Nộp hồ sơ vào ô cửa Nhận hồ sơ, Nhân viên tại đây kiểm tra hồ sơ xem có sai sót gì hay khơng? Sao khi xác định hồ sơ đăng ký hợp lệ sẽ ký tên xác nhận vào Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật.
Sau khi có chữ ký xác nhận hợp lệ, nộp bộ hồ sơ vào ô cửa kế bên, nhân viên tại đây sẽ phân cơng người kiểm và ghi tên người kiểm vào góc trái Giấy đăng kí kiểm dịch.
-Bước 2: Đóng lệ phí
Mang hồ sơ vào gặp nhân viên được phân công, tại đây nhân viên tiếp nhận sẽ xem xét hồ sơ và ghi lệ phí vào góc bên cùng của Giấy đăng ký kiểm dịch và phát 1 Phiếu nhận mẫu. Mang Giấy đăng ký kiểm dịch đã ghi lệ phí lên phịng nộp lệ phí để đóng tiền và nhận biên lai.
Bắt buột phải lấy biên lai đỏ đó về để quyết tốn với cơng ty.
-Bước 3: Nộp mẫu kiểm dịch
Mang mẫu kiểm dịch HẠT TIÊU ĐEN NGUYÊN HẠT và BỘT QUẾ Xuất Khẩu cùng Giấy nhận mẫu nộp tại phòng nhận mẫu sau khi nhân viện tại đây kiểm tra sẽ trả lại Giấy nhận mẫu, cầm giấy này và Giấy đăng ký kiểm dịch nộp lại cho người kiểm tra.
Ngày thứ 2
Sau khi hàng hóa đã được lên tàu thì sẽ nhận được B/L từ hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu, đến Phòng tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Xuất Khẩu để nhận lại Giấy đăng ký kiểm dịch + Hợp đồng và Biên bản của Chi cục kiểm dịch sau khi kiểm tra hàng hóa.
Sau khi lấy lại Giấy đăng ký kiểm dịch nộp chung với B/L và Chứng thư nháp vào Phòng nhận hồ sơ.
Tại đây người tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ và ký tên, sau đó trả lại. Kế đến mang hồ sơ sang nơi lấy số thứ tự để nộp hồ sơ và nhận thẻ số thứ tự, đến đây là kết thúc quá trình nộp hồ sơ ngày thứ 2 trước khi lấy chứng thư.
Ngày thứ 3
Sẽ mang thẻ số thứ tự nộp vào Phòng trả kết quả chờ gọi tên để nhận chứng thư gốc, nhân viên tại đây sẽ đưa lại chứng thư nháp để xem chứng thư gốc có chính xác
hồn tồn hay chưa, nếu có sai sót thơng tin gì phải báo lại, khi đã chính xác thì nhận chứng thư gốc, ký nhận và trả lại chứng thư nháp để lưu hồ sơ.
Để nhận được Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Chứng thư gốc) cần làm việc thêm 1 ngày nữa ngày thứ 2 hồ sơ cần có B/L (sau khi hàng lên tàu) và chứng thư nháp do Cơng ty Glory International tự soạn vì vậy sao nhận được B/L mới có thể tiếp tục q trình đăng ký Giấy kiểm dịch.
Sau khi nộp giấy chứng thư nháp và B/L thì Chi Cục Kiểm Dịch Vùng II sẽ cấp lại cho Công ty Phalco số thứ tự.
Đến ngày thứ 3 Cơng ty Phalco phải xuất trình giấy này khi đi nhận chứng thư kiểm dịch thực vật bản gốc (gồm có 3 bản chính).