III. Phơng hớng giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán các nghiệp vụ xuất
2.Về tổ chức công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá
2.1. Những u điểm.
Về tổ chức công tác kế toán tại Công ty thể hiện những u điểm sau:
Thứ nhất: Bộ máy kế toán của Công ty đợc thiết lập gọn nhẹ phù hợp với quy mô kinh doanh của Công ty.
Thứ hai: Kế toán áp dụng phơng pháp hạch toán tổng hợp và phơng pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho hợp lý. Để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho, kế toán sử dụng phơng pháp KKTX.
Phơng pháp này đảm bảo cung cấp thông tin một cách thờng xuyên lien tục chính xác về tình hình biến động của hàng hoá thu mua trên các mặt: tiêu thụ, dự trữ và cung ứng, giúp cho việc bảo quản và quản lý hàng hoá tốt cả về giá trị lẫn số lợng. Trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán áp dụng phơng pháp thẻ song song là rất phù hợp vì Công ty có hệ thống kho hàng tập trung, phần lớn là lu chuyển qua kho, và thờng đợc theo dõi từng lô hàng với giá trị xuất khẩu lớn.
Thứ ba: Công ty áp dụng phơng pháp xác định giá vốn hàng xuất kho đơn giản chính xác. Hiện nay Công ty tính giá hàng xuất kho theo phơng pháp giá thực tế đích danh. Do hoạt động xuất khẩu thờng đợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng mua bán, đặt hàng từ trớc, hàng đợc bán buôn theo từng lô hàng nên áp dụng phơng pháp giá trị thực tế đích danh là rất phù hợp với loại hình kinh doanh xuất khẩu hàng hoá.
Thứ t: Công ty sử dụng tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh ngoại tệ để hạch toán ngoại tệ là thích hợp. Nhờ việc sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ giúp kế toán theo dõi đợc chính xác sự biến động của tỷ giá hối đoái giữa đồng Việt Nam và các ngoại tệ đồng thời kế toán phản ánh đợc chính xác số lợng tiền Việt Nam ghi sổ.
Thứ năm: Nhìn chung hệ thống chứng từ của Công ty tơng đối đầy đủ, hợp pháp.
Thứ sáu: Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán, chứng từ ghi sổ. Hình thức này có quy trình hạch toán khá đơn giản phù hợp với đặc điểm bộ máy kế toán của Công ty.
Với hình thức này công việc kế toán đợc phân đều trong tháng, thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra và cũng phù hợp với việc sử dụng kế toán máy.
2.2. Những tồn tại.
Cùng với những u điểm mà Công ty đã đạt đợc trong tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán hàng xuất khẩu thì vẫn còn moọt số tồn tại đòi hỏi cần phải đợc
Chuyên đề Kế Toán Trởng
quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán hàng xuất khẩu, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty và đúng chế độ tài chính kế toán hiện hành.
Tồn tại thứ nhất: Trách nhiệm luân chuyển chứng từ và nội dung ghi chép của chứng từ. Phòng kinh doanh căn cứ vào hợp đồng ngoại đã ký kết lập giấy xin xuất hàng và chuyển xuống kho. Thủ kho xuất hàng hoá theo số lợng, chủng loại, mẫu mã... đã ghi trên giấy xin xuất hàng. Sau khi xuất, thủ kho ghi thẻ kho, ký nhận vào giấy xin xuất hàng và chuyển về phòng kinh doanh. Việc sử dụng giấy xin xuất hàng và luân chuyển chứng từ nh trên cha đáp ứng đợc nhu cầu quản lý, đồng thời cha tuân thủ chế độ kế toán. Giấy xin xuất hàng chỉ là một chứng từ trong bộ chứng từ xuất khẩu hàng hoá, nó không đủ cơ sở để ghi sổ kế toán nghiệp vụ xuất kho nh phiếu xuất kho, đây là trách nhiệm của phòng kế toán. Bởi vì phòng kế toán là nơi quản lý hàng hoá cả về số lợng và giá trị.
Tồn tại thứ hai: Công ty cha sử dụng TK 007 để theo dõi nguyên tệ các loại mặc dù hoạt động xuất khẩu sử dụng rất nhiều ngoại tệ các loại. Điều này gây khó khăn cho việc xác định ngoại tệ từng loại của Công ty.
Tồn tại thứ ba: Công ty sử dụng TK 131 và TK 331 thay cho việc sử dụng TK 1388 và TK 3388 trong thơng vụ xuất khẩu uỷ thác là vi phạm quy định chung của chế độ. Tơng ứng với việc sử dụng sai tài khoản là cách hạch toán cha đúng nh sau:
Khi hàng hoá của đơn vị giao uỷ thác đợc xác nhận là tiêu thụ: Nợ TK 131 – Chi tiết khách hàng mua.
Có TK 331 – Chi tiết đơn vị giao uỷ thác. Khi khách hàng thanh toán:
Nợ TK 112
Có TK 131 – Chi tiết khách hàng mua.
Khấu trừ chi phí trả hộ, hoa hồng uỷ thác và trả số tiền còn lại cho bên giao uỷ thác:
Nợ TK 331 – Chi tiết đơn vị giao uỷ thác: Tổng số tiền hàng đã thanh toán. Có TK 5113: hoa hồng uỷ thác.
Có TK 3331: thuế GTGT của hoa hồng uỷ thác. Có TK 641: chi phí trả hộ.
Có TK 112: số tiền thực trả. Nợ/Có TK 413: chênh lệch tỷ giá.
Tồn tại thứ t: Hạch toán chi phí trả hộ cho thơng vụ xuất khẩu uỷ thác trên tài khoản 641 là sai về nội dung, nguyên tắc hạch toán của chế độ chung. Mặc dù trên thực tế đây chỉ là việc hạch toán tạm thời trớc khi thanh lý hợp đồng uỷ thác nhng nó gây khó khăn cho việc xác định chi phí bán hàng cuối kỳ, dễ nảy sinh tiêu cực phí đồng thời làm cho việc xác định từng loại chi phí của chi phí bán hàng rất phức tạp. Trình tự hạch toán chi phí trả hộ cho thong vụ xuất khẩu uỷ thác tại Công ty nh sau:
Khi phát sinh chi phí: Nợ TK 641
Có TK 331 – Chi tiết đơn vị giao uỷ thác Khi cần thanh lý hợp đồng XK uỷ thác: Nợ TK 331 – Chi tiết đơn vị uỷ thác Có TK 641
Chuyên đề Kế Toán Trởng
Tồn tại thứ năm: Công ty cha sử dụng tài khoản 157 trong hạch toán hàng hoá xuất kho cho thơng vụ xuất khẩu. Khi hàng hoá đợc xuất ra khỏi kho, Công ty không phản ánh lên tài khoản 157 mà đợi khi hàng đợc xác nhận là tiêu thụ mới phản ánh trực tiếp vào tài khoản 156 nh sau:
Nợ TK 6321: Giá vốn Có TK 156: hàng tiêu thụ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc Công ty cha sử dụng tài khoản 157 cho nghiệp vụ trên là cha phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam, phản ánh cha chính xác ciệc lu chuyển hàng hoá và ảnh h- ởng tới quy mô chỉ tiêu “hàng tồn kho” trên BCĐKT của Công ty.
Tồn tại thứ sáu: Tồn tại xung quanh công tác tổ chức sổ kế toán của Công ty. Thứ nhất: Công ty cha lập chứng từ ghi sổ để tạo cơ sở cho việc ghi sổ tài khoản tổng hợp. Việc Công ty sử dụng sổ chi tiết các tài khoản và sổ theo dõi các tài khoản để thay cho chứng từ ghi sổ là cha phù hợp với chế độ kế toán.
Thứ hai: Cha tách bạch hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp trong điều kiện đơn vị sử dụng hình thức sổ chứng từ ghi sổ. Thực trạng này đã hạn chế khả năng kiểm soát, đối chiếu kiểm tra số liệu kế toán. Từ đó ít nhiều giảm chất lợng của thông tin kế toán.
Thứ ba: Kết cấu sổ cha hợp lý.
+ Sổ theo dõi tài khoản có kết cấu nhiều cột phức tạp, gây khó khăn cho quá trình ghi chép.
+ Sổ phản ánh các tài khoản liên quan đến ngoại tệ không có cột tỷ giá. Thiếu sót này dễ dẫn đến những tiêu cực trong công tác hạch toán.
+ Sổ cái có kết cấu rất đơn điệu và sơ lợc. Sổ này không có cột ngày, tháng, cột chứng từ, cột diễn giải. Với kết cấu nh vậy, khả năng kiểm tra, đối chiếu các số liệu trên sổ cái rất hạn chế.
Tồn tại thứ bảy: Phân công lao động kế toán trong bộ máy kế toán cha hợp lý và kém tính hiệu lực, hiệu quả. Kế toán tiêu thụ kiêm nhiệm quá nhiều phần hành trọng yếu, không đảm bảo nguyên tắc kiểm tra nội bộ, kiểm tra chéo trong kiểm toán nội bộ.
II/ Cơ sở lý luận và thực tiễn để hoàn thiện tổ chức quản lý kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá. kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá.
Trong những năm qua, chính sách quản lý ngoại thơng ở nớc ta đã có sự chuyển biến khá toàn diện và mang lại nhng hiệu quả tích cực nh mạnh dạn thay đổi quan niệm Nhà nớc độc quyền về ngoại thơng, chuyển đổi cơ chế quản lý hàng hoá, thủ tục hành chính đã đợc cải tiến phù hợp với tập quán quốc tế, đổi mới công cụ điều tiết hoạt động xuất khẩu – thay thế dần các biện pháp hành chính, mệnh lệnh bằng các công cụ kinh tế. Để thúc đẩy sự nghiệp CNH – HĐH đất nớc, hoà nhập với thị trờng quốc tế, đa nớc ta vào hàng các nớc có nền ngoại thơng tơng đối phát triển, một trong những yếu tố cơ bản là tiếp tục đổi mới và hoàn thiện hơn về cơ chế quản lý xuất nhập khẩu. Đây là những điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh XNK. Tuy nhiên không phải các điều kiện và môi trờng kinh doanh xuất khẩu lúc nào cũng đem lại thuận lợi. Mở cửa nền kinh tế, rồi cuộc khủng hoảng nền kinh tế đã ảnh hởng đến hoạt động của các doanh nghiệp này, Mỹ bỏ cấm vận với Việt Nam và lập quan hệ ngoai giao, Việt Nam gia nhập ASEAN và sẽ thực hiện đầy đủ
Chuyên đề Kế Toán Trởng
nghĩa vụ của khu vực mậu dịch tự do AFTA, tổ chức thơng mại thế giới WTO... làm cho cạnh tranh ngày càng quyết liệt, chính sách điều hành xuất khẩu không phải lúc nào cũng hỗ trợ cho các hoạt động kinh doanh xuất khẩu, tệ nạn gian lận thơng mại đã gây khó kăn cho các doanh nghiệp, thuế XNK còn nhiều vấn đề tồn tại, thuế GTGT vẫn còn nhiều tranh cãi, thủ tục hành chính còn nhiều phiền phức, tỷ giá hối đoái không ổn định, hoạt động không hiệu quả ở lĩnh vực ngân hàng, tài chính... Trong khi đó muốn tồn tại và phát triển doanh nghiệp phải làm ăn có lãi và có hiệu quả. Để đạt đợc mục tiêu đó các nhà lãnh đạo phải nắm đợc các thông tin về đơn vị mình một cách chính xác và kịp thời, một phần quan trọng các thông tin đó là do kế toán cung cấp.
Với vai trò quan trọng đó của mình kế toán hoạt động kinh doanh XNK cũng đòi hỏi phải đựoc hoàn thiện từ công tác hạch toán đến tổ chức bộ máy kế toán, đây là điều kiện không thể thiếu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh xuất khẩu hàng hoá nói riênt và hiệu quả hoạt động kinh doanh nói chung.
Thứ nhất: Nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán nói chung và kế toán xuất khẩu nói riêng. Vì vậy cần phải hoàn thiện từ bộ máy kế toán đến công tác hạch toán để góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh trong môi trờng luôn có biến động khó có thể kiểm soát đợc.
Thứ hai: Việc hoàn thiện phải xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu. Là một hoạt động kinh doanh nh các hoạt động khác, mục tiêu chiến lợc của hoạt động xuất khẩu là phải đạt lợi nhuận cao nhất với chi phí thấp nhất. Nh vậy tăng lợi nhuận và giảm chi phí kinh doanh chính là động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao chất lợng thông tin kế toán.
Thứ ba: Phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những quy định về ghi chép luân chuyển chứng từ của đơn vị để hoàn thiện. Hoạt động xuất khẩu cũng giống nh các hoạt động kinh doanh khác, nói chung rất đa dạng. Tuỳ từng đơn vị việc tổ chức hạch toán là khác nhau nhng có một điểm chung duy nhất là dựa vào luật, chế độ do Nhà nớc ban hành. Cần hiểu rằng hoàn thiện là sửa chữa những sai sót, những yếu tố cha khoa học để đi đến hoàn hảo những việc đã làm trong hạch toán. Đây là một quá trình từ nhận thức làm thay đổi thực tế rồi lại từ thực tế phát huy bổ xung thêm cho nhận thức và lý luận.
Thứ t: Phải đảm bảo nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của kinh doanh. Nguyên tắc này yêu cầu khi hoàn thiện công tác kế toán phải bám sát phục vụ cho kinh doanh. Các thông tin kế toán phải nhạy bén, xác thực, phải phù hợp với cơ chế thị tr- ờng, với kinh doanh xuất khẩu hàng hoá.
Một vấn đề quan trọng là việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá nói riêng phải đợc thực hiện từ cấp Nhà nớc cho đến từng đơn vị xuất khẩu. Trên giác độ vĩ mô đó là việc ban hành các quy định, chế độ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh đồng thời nhanh chóng tiếp thu các ý kiến bổ sung sửa đổi nhằm hoàn thiện chế độ kế toán. Dới giác độ vi mô, đó là việc chấp hành tuân thủ các điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, đồng thời đề xuất kiến nghị các bất cập phát sinh khi áp dụng để Nhà nớc có biện pháp điều chỉnh. Bản thân kế toán xuất khẩu ở Công ty đòi hỏi phải đạt đợc những điều kiện sau:
Bộ máy kế toán đảm bảo khối lợng công tác kế toán phần hành với đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động của đơn vị. Các nhân viên kế toán
Chuyên đề Kế Toán Trởng
trong bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy.
Cán bộ phải có chuyên môn có phẩm chất đạo đức và có lòng hăng say trong công việc. Cán bộ quản lý và Kế Toán Trởng am hiểu nghiệp vụ, có khả năng xử lý nhanh nhạy các tình hình xảy ra, có phán đoán và phân tích, có khả năng bao quát toàn bộ công việc kế toán trong doanh nghiệp. Trong công tác, đội ngũ cán bộ cần có sự nhất trí, lấy lợi ích tập thể đặt lên trên lợi ích cá nhân, tất cả vì mục tiêu tăng trởng và phát triển của doanh nghiệp. Kế toán trực tiếp làm nhiệm vụ kinh doanh XNK phải là ngời có trình độ hiểu biết nghiệp vụ đặc biệt là thông thạo tiếng Anh vì các kế toán viên này thờng xuyên tiếp xúc với các chứng từ và tài liệu bằng tiếng Anh, từ đó kế toán có thể hiểu và phản các nghiệp vụ xuất khẩu một cách chính xác, đầy đủ, đảm bảo thông tin kế toán XNK.
Ngoài ra, hoàn thiện công tác kế toán xuất khẩu phải theo hớng hiện đại hoá trong tinh toán, ghi chép và xử lý số liệu nhằm nâng cao năng xuất lao động kế toán đáp ứng đợc yêu cầu cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ cho lãnh đạo. Để thực hiện theo hớng này, đòi hỏi đội ngũ kế toán không những giỏi về thao tác, xử lý trên máy tính mà còn phải sử dụng thành thạo phần mềm kế toán trong phân tích, phản ánh, xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị và lập báo cáo định kỳ.
III/ Phơng hớng giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán các nghiệp vụ xuất khẩu tại Công ty Mây tre Hà Nội. toán các nghiệp vụ xuất khẩu tại Công ty Mây tre Hà Nội.
1. Về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh xuất khẩu.
Hoạt động kinh doanh xuất khẩu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty vì vậy việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của toàn Công ty. Là một doanh nghiệp thơng mại nên lợi nhuận của Công ty đợc tính theo công thức sau:
Lợi nhuận = Doanh thu - hàng bánGiá vốn - bán hàngChi phí - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nh vậy muốn nâng cao hiệu quả, cần thiết phải nâng cao doanh số bán và đồng thời giảm thiểu chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cùng giá vốn hàng bán ở mức hợp lý. Để thực hiện điều này cần một số giải pháp nh sau: