Một sưu tập - collection: tập trung vào đối tượng số hóa, bao gồm văn bản, hình ảnh và âm thanh cùng với phương thức truy cập, truy hồi, chọn lọc, tổ chức, bảo trì sưu tập đó. Sưu tập do chuyên gia thư viện tạo nên. Một sưu tập - collection thông tin bao gồm nhiều tài liệu dưới nhiều hình thức.
Một tài liệu - document: là thông điệp mang thông tin dưới hình thức điện tử. Tài liệu là đơn vị cơ sở từđó bộ sưu tập thông tin được xây dựng, mặc dù chúng có thể có những cơ sở hạ tầng và những tập tin kết hợp riêng. Nói chung tài liệu bao gồm văn bản, hình ảnh, âm thanh hay video.
Một bộ sưu tập thông tin: là một sưu tập bao gồm nhiều tài liệu dưới nhiều dạng thức khác nhau: văn bản, hình ảnh, âm thanh, hình ảnh động, tuy nhiên cung cấp một giao diện đồng nhất qua đó tất cả các tài liệu có thểđược truy cập, mặc dù cách mà tài liệu đó hiển thị sẽ tuỳ thuộc vào phương tiện và dạng thức của tài liệu đó. Ví dụ muốn đọc một văn bản PDF thì phải tích hợp trình ứng dụng Adobe Acrobat hay muốn xem một đoạn video thì phải tích hợp trình ứng dụng Windows Media Player, …
Hình 4.1: Ví dụ minh họa về một bộ sưu tập bằng phần mềm Greenstone
Một bộ sưu tập như thế trước khi trình bày phải qua một quá trình hình thành để tạo nên những cấu trúc hỗ trợ cho việc truy tìm và lướt tìm được dùng cho việc truy cập sưu tập.
Khi xây dựng xong, bộ sưu tập có thểđược xuất bản trên Internet hoặc xuất ra CD-ROM một cách hoàn toàn tựđộng.
Một khi sưu tầm thêm tài liệu mới, ta có thể dễ dàng bổ sung thêm vào bộ sưu tập bằng cách tái xây dựng.
Một thư viện nói chung bao gồm nhiều bộ sưu tập khác nhau, mỗi sưu tập tổ chức mỗi khác, tùy theo hình thức tài liệu được sưu tầm và tùy theo chủđề, đề tài được quan tâm; tuy nhiên hoàn toàn giống nhau về phương cách xây dựng và hiển thị.
Hình 4.2: Ví dụ minh họa về một bộ sưu tập bằng phần mềm Dspace
Những chuyên viên thư viện số trong một thư viện với sự phối hợp và tương tác với người sử dụng sẽ tạo nên những bộ sưu tập cần thiết và hữu ích cho thư viện, phục vụ tốt công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập trong những cơ sở đào tạo; đồng thời đáp ứng nhu cầu khảo cứu của học giả, nhà nghiên cứu và nhiều đối tượng khác. Đây là công việc thường xuyên của một thư viện đòi hỏi chuyên viên thư viện số phải phối hợp với bộ phận Dịch vụ thông tin để nắm bắt yêu cầu thông tin của người sử dụng nhằm phục vụ tốt cho việc sưu tầm thông tin; có kỹ năng số hóa tài liệu; am hiểu chuẩn Dublin Core trong công tác biên mục tài nguyên; và nhất là thành thạo trong việc sử dụng phần mềm nguồn mở Greenstone.