Bạn có thể chia sẻ các tệp và thư mục mà bạn lưu trữ trong Google Drive với bất kỳ ai trong tài khoản cơ quan hoặc trường học của mình, nhưng tổ chức của bạn có thể giới hạn cách bạn có thể chia sẻ tệp với những người khác.
➢ Bước 1: Tìm tệp bạn muốn chia sẻ Chia sẻ một tệp duy nhất
1. Trên máy tính, hãy truy cập vào Google Drive, Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày.
2. Nhấp vào tệp bạn muốn chia sẻ.
3. Nhấp vào phần Chia sẻ hoặc biểu tượng Chia sẻ .
Chia sẻ nhiều tệp
1. Trên máy tính, hãy truy cập vào drive.google.com. 2. Trên bàn phím, giữ phím Shift và chọn từ 2 tệp trở lên. 3. Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Chia sẻ .
➢ Bước 2: Chọn người để chia sẻ và cách họ có thể sử dụng tệp của bạn Chia sẻ với người cụ thể
Nếu sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan hoặc trường học, thì bạn có thể không chia sẻ các tệp bên ngoài tổ chức của mình được.
1. Trong mục "Mọi người", hãy nhập địa chỉ email bạn muốn chia sẻ.
Lưu ý: Nếu bạn chia sẻ với địa chỉ email không phải là Tài khoản Google thì họ sẽ chỉ
xem được tệp đó.
2. Để chọn những hành động mà người nào đó có thể làm đối với tệp của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống .
3. Nếu bạn không muốn gửi email thông báo cho mọi người, hãy nhấp vào tùy chọn Nâng cao và bỏ chọn hộp Thông báo cho mọi người. Nếu bạn thông báo cho mọi người, thì email thông báo sẽ được gửi tới từng địa chỉ email bạn nhập. 4. Nhấp vào Gửi.
Chia sẻ đường liên kết đến tệp
Bạn có thể gửi cho người khác một đường liên kết đến tệp của bạn để bất kỳ ai có kết nối Internet và có đường liên kết đều có thể sử dụng tệp đó. Khi bạn chia sẻ đường liên kết đến một tệp, thì tên của bạn sẽ hiển thị với tư cách là chủ sở hữu của tệp đó.
1. Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào tùy chọn Nhận liên kết có thể chia sẻ được. 2. Bên cạnh phần "Bất kỳ ai có đường liên kết", hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên
xuống .
3. Sao chép và dán đường liên kết đó vào email hoặc bất kỳ nơi nào bạn muốn chia sẻ.
Chia sẻ công khai tệp
Nếu muốn bất kỳ ai trên Internet cũng có thể tìm ra và mở được tệp của bạn, bạn có thể chia sẻ công khai tệp đó. Khi bạn chia sẻ công khai một tệp, tên của bạn sẽ xuất hiện với tư cách là chủ sở hữu của tệp đó.
Lưu ý: Nếu sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan hoặc trường học, thì bạn
có thể không chia sẻ công khai được.
1. Nhấp vào Nhận đường liên kết có thể chia sẻ được.
2. Bên cạnh phần "Bất kỳ ai có đường liên kết", hãy nhấp vào biểu tượng Mũi tên xuống .
3. Nhấp vào phần Thêm Bật — Công khai trên web. 4. Nhấp vào Lưu.
• Chọn mức truy cập mà bạn muốn cấp cho mọi người. Tìm hiểu thêm về cách người khác có thể xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa tệp.
5. Nhấp vào phần Xong.
Những người chưa đăng nhập vào Tài khoản Google sẽ hiển thị ẩn danh ở dạng biểu tượng con vật trên tệp của bạn. Hãy tìm hiểu thêm về biểu tượng con vật ẩn danh.
Chia sẻ một tệp và cộng tác với nhiều người
Tại cùng một thời điểm, một tệp Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày chỉ có thể được chỉnh sửa trên tối đa 100 thẻ hoặc thiết bị đang mở. Nếu có hơn 100 phiên bản tệp đang mở, thì chỉ có chủ sở hữu và một số người dùng có quyền chỉnh sửa mới có thể chỉnh sửa tệp đó.
Cách chia sẻ một tệp và cộng tác với số lượng lớn người dùng
• Nếu bạn cần nhiều người xem cùng một lúc, hãy công bố tệp và tạo đường liên kết để chia sẻ với người xem. Bạn có thể cấp quyền chỉnh sửa cho những người cần chỉnh sửa hoặc nhận xét trên tệp. Tìm hiểu cách công bố tệp.
• Tuỳ vào chế độ cài đặt tài khoản của bạn, việc công bố tệp sẽ khiến mọi người trên mạng, mọi người trong tổ chức của bạn hoặc một nhóm người trong tổ chức của bạn có thể xem được tệp đó. Hãy thận trọng khi công bố thông tin riêng tư hoặc nhạy cảm.
Lưu ý quan trọng: Nếu bạn có tài khoản thông qua cơ quan hoặc trường học,
thì quản trị viên có thể giới hạn ai là người xem được tệp đã công bố. Nếu bạn là quản trị viên, hãy tìm hiểu cách kiểm soát ai là người có thể công bố tài liệu lên mạng.
• Để xóa một tệp khỏi web, bạn phải dừng công bố tệp đó. Tìm hiểu cách dừng công bố tệp.
• Để ngừng chia sẻ tệp với cộng tác viên, hãy tìm hiểu cách thay đổi quyền chia sẻ.
Tạo trang web Google Sites
• Tạo trang web bằng Google Sites để chia sẻ thông tin với nhiều người. Bạn có thể nhúng tài liệu, bảng tính và bản trình bày trên trang web đó để nhiều người dùng có thể xem được. Tìm hiểu cách nhúng tài liệu trên trang web.
• Nếu bạn dự đoán lưu lượng truy cập cao đến trang web của mình, trước tiên, hãy công bố tài liệu trong Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày, sau đó nhúng URL đã công bố vào trang web tạo bằng Google Sites. Tìm hiểu cách công bố tệp.
Thu thập ý kiến phản hồi bằng Google Biểu mẫu
• Nếu bạn cần thu thập nhiều thông tin, hãy tạo một biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu. Câu trả lời sẽ được ghi lại trong tệp Google Trang tính. Chỉ cấp quyền chỉnh sửa cho những người cần thao tác trên câu trả lời. Để cho phép hơn 100 người xem câu trả lời, hãy công bố bảng tính lên mạng và tạo đường liên kết để chia sẻ với người xem. Tìm hiểu cách công bố tệp.
Khắc phục sự cố với tài liệu được chia sẻ với nhiều người
Nếu tài liệu của bạn được chia sẻ với nhiều người, mà tài liệu đó bị lỗi hoặc không cập nhật nhanh, hãy thử các mẹo khắc phục sau đây:
• Thay vì cho phép mọi người nhận xét trên một tài liệu hoặc bảng tính, hãy tạo một biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu để thu thập ý kiến phản hồi. Tìm hiểu cách tạo biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu.
• Nếu bạn đang tạo một bản sao của một tài liệu, thì đừng bao gồm các nhận xét và mục đề xuất đã giải quyết. Tìm hiểu cách tạo bản sao.
• Xóa thông tin cũ hoặc di chuyển dữ liệu vào tài liệu mới.
• Yêu cầu người xem đóng tài liệu khi họ không sử dụng tài liệu đó.
• Chỉ đưa những thông tin quan trọng nhất vào tài liệu được công bố. Tài liệu ngắn sẽ tải nhanh hơn.
• Giảm số người có quyền chỉnh sửa tài liệu.
• Nếu thu thập thông tin từ nhiều tài liệu, hãy tạo một tài liệu mới và đặt ở chế độ chỉ xem để chia sẻ với nhiều người.
Giới hạn cách chia sẻ tệp
➢ Chọn cho phép mọi người xem, nhận xét hay chỉnh sửa
Khi chia sẻ tệp với người nào đó, bạn có thể quyết định những việc họ có thể làm với tệp này.
• Người xem: Những người có thể xem nhưng không thể thay đổi hoặc chia sẻ tệp với người khác.
• Người nhận xét: Những người có thể đưa ra nhận xét và nội dung đề xuất nhưng không thể thay đổi hoặc chia sẻ tệp với người khác.
• Người chỉnh sửa: Những người có thể thay đổi, chấp nhận hoặc từ chối nội dung đề xuất, đồng thời chia sẻ tệp với người khác.
➢ Thay đổi ai là người mà bạn chia sẻ đường liên kết
Khi chia sẻ đường liên kết đến một tệp, bạn kiểm soát phạm vi chia sẻ của tệp. Những lựa chọn này phụ thuộc vào việc bạn sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan, trường học hay Gmail.
• Công khai: Bất kỳ ai cũng có thể tìm kiếm trên Google và truy cập vào tệp của bạn mà không cần đăng nhập vào Tài khoản Google của họ. Nếu sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan hoặc trường học, thì bạn có thể không nhìn thấy tùy chọn này.
• Bất kỳ ai có đường liên kết: Bất kỳ ai có đường liên kết đều có thể sử dụng tệp của bạn mà không cần đăng nhập vào Tài khoản Google của họ. Nếu sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan hoặc trường học, thì bạn có thể không nhìn thấy tùy chọn này.
• Tổ chức của bạn: Nếu bạn sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan hoặc trường học, thì bất kỳ ai đăng nhập vào tài khoản thuộc tổ chức bạn đều có thể tìm và sử dụng tệp của bạn.
• Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn có đường liên kết: Nếu bạn sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan hoặc trường học, thì bất kỳ ai đăng nhập vào tài khoản thuộc tổ chức bạn đều có thể sử dụng đường liên kết đến tệp của bạn.
• Bị hạn chế: Chỉ những người mà bạn chia sẻ tệp mới có thể sử dụng tệp đó.
➢ Bước 1: Tìm tệp bạn muốn chia sẻ Chia sẻ một tệp duy nhất
Để chọn cách bạn muốn chia sẻ một tệp, hãy thực hiện các bước sau:
1. Trên thiết bị Android, hãy mở ứng dụng Google Drive, Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày.
2. Bên cạnh tên của tệp đó, hãy nhấn vào biểu tượng Thêm . 3. Nhấn vào Chia sẻ.
Chia sẻ nhiều tệp
• Để chia sẻ nhiều tệp trên điện thoại hoặc máy tính bảng Android của bạn, hãy thêm tệp vào một thư mục và chia sẻ toàn bộ thư mục.
• Bạn cũng có thể chia sẻ nhiều tệp trên drive.google.com trên máy tính.
➢ Bước 2: Chọn người để chia sẻ và cách họ có thể sử dụng tệp của bạn
▪ Những người cụ thể
▪ Bất kỳ ai có đường liên kết đến tệp ▪ Chia sẻ công khai tệp hoặc thư mục
Chia sẻ một tệp và cộng tác với nhiều người
Tại cùng một thời điểm, một tệp Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày chỉ có thể được chỉnh sửa trên tối đa 100 thẻ hoặc thiết bị đang mở. Nếu có hơn 100 phiên bản tệp đang mở, thì chỉ có chủ sở hữu và một số người dùng có quyền chỉnh sửa mới có thể chỉnh sửa tệp đó.
Cách chia sẻ một tệp và cộng tác với số lượng lớn người dùng
Công bố tệp
• Nếu bạn cần nhiều người xem cùng một lúc, hãy công bố tệp và tạo đường liên kết để chia sẻ với người xem. Bạn có thể cấp quyền chỉnh sửa cho những người cần chỉnh sửa hoặc nhận xét trên tệp. Tìm hiểu cách công bố tệp.
• Tuỳ vào chế độ cài đặt tài khoản của bạn, việc công bố tệp sẽ khiến mọi người trên mạng, mọi người trong tổ chức của bạn hoặc một nhóm người trong tổ chức của bạn có thể xem được tệp đó. Hãy thận trọng khi công bố thông tin riêng tư hoặc nhạy cảm.
Lưu ý quan trọng: Nếu bạn có tài khoản thông qua cơ quan hoặc trường học,
thì quản trị viên có thể giới hạn ai là người xem được tệp đã công bố. Nếu bạn là quản trị viên, hãy tìm hiểu cách kiểm soát ai là người có thể công bố tài liệu lên mạng.
• Để xóa một tệp khỏi web, bạn phải dừng công bố tệp đó. Tìm hiểu cách dừng công bố tệp.
• Để ngừng chia sẻ tệp với cộng tác viên, hãy tìm hiểu cách thay đổi quyền chia sẻ.
Tạo trang web Google Sites
• Tạo trang web bằng Google Sites để chia sẻ thông tin với nhiều người. Bạn có thể nhúng tài liệu, bảng tính và bản trình bày trên trang web đó để nhiều người dùng có thể xem được. Tìm hiểu cách nhúng tài liệu trên trang web.
• Nếu bạn dự đoán lưu lượng truy cập cao đến trang web của mình, trước tiên, hãy công bố tài liệu trong Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày, sau đó nhúng URL đã công bố vào trang web tạo bằng Google Sites. Tìm hiểu cách công bố tệp.
Thu thập ý kiến phản hồi bằng Google Biểu mẫu
• Nếu bạn cần thu thập nhiều thông tin, hãy tạo một biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu. Câu trả lời sẽ được ghi lại trong tệp Google Trang tính. Chỉ cấp quyền chỉnh sửa cho những người cần thao tác trên câu trả lời. Để cho phép hơn 100 người xem câu trả lời, hãy công bố bảng tính lên mạng và tạo đường liên kết để chia sẻ với người xem. Tìm hiểu cách công bố tệp.
Khắc phục sự cố với tài liệu được chia sẻ với nhiều người
Nếu tài liệu của bạn được chia sẻ với nhiều người, mà tài liệu đó bị lỗi hoặc không cập nhật nhanh, hãy thử các mẹo khắc phục sau đây:
• Thay vì cho phép mọi người nhận xét trên một tài liệu hoặc bảng tính, hãy tạo một biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu để thu thập ý kiến phản hồi. Tìm hiểu cách tạo biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu.
• Nếu bạn đang tạo một bản sao của một tài liệu, thì đừng bao gồm các nhận xét và mục đề xuất đã giải quyết. Tìm hiểu cách tạo bản sao.
• Xóa thông tin cũ hoặc di chuyển dữ liệu vào tài liệu mới.
• Yêu cầu người xem đóng tài liệu khi họ không sử dụng tài liệu đó.
• Chỉ đưa những thông tin quan trọng nhất vào tài liệu được công bố. Tài liệu ngắn sẽ tải nhanh hơn.
• Giảm số người có quyền chỉnh sửa tài liệu.
• Nếu thu thập thông tin từ nhiều tài liệu, hãy tạo một tài liệu mới và đặt ở chế độ chỉ xem để chia sẻ với nhiều người.
Giới hạn cách chia sẻ tệp
➢ Chọn cho phép mọi người xem, nhận xét hay chỉnh sửa
Khi chia sẻ tệp với người nào đó, bạn có thể quyết định những việc họ có thể làm với tệp này.
• Người xem: Những người có thể xem nhưng không thể thay đổi hoặc chia sẻ tệp với người khác.
• Người nhận xét: Những người có thể đưa ra nhận xét và nội dung đề xuất nhưng không thể thay đổi hoặc chia sẻ tệp với người khác.
• Người chỉnh sửa: Những người có thể thay đổi, chấp nhận hoặc từ chối nội dung đề xuất, đồng thời chia sẻ tệp với người khác.
➢ Thay đổi ai là người mà bạn chia sẻ đường liên kết
Khi chia sẻ đường liên kết đến một tệp, bạn kiểm soát phạm vi chia sẻ của tệp. Những lựa chọn này phụ thuộc vào việc bạn sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan, trường học hay Gmail.
• Công khai: Bất kỳ ai cũng có thể tìm kiếm trên Google và truy cập vào tệp của bạn mà không cần đăng nhập vào Tài khoản Google của họ. Nếu sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan hoặc trường học, thì bạn có thể không nhìn thấy tùy chọn này.
• Bất kỳ ai có đường liên kết: Bất kỳ ai có đường liên kết đều có thể sử dụng tệp của bạn mà không cần đăng nhập vào Tài khoản Google của họ. Nếu sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan hoặc trường học, thì bạn có thể không nhìn thấy tùy chọn này.
• Tổ chức của bạn: Nếu bạn sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan hoặc trường học, thì bất kỳ ai đăng nhập vào tài khoản thuộc tổ chức bạn đều có thể tìm và sử dụng tệp của bạn.
• Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn có đường liên kết: Nếu bạn sử dụng Tài khoản Google thông qua cơ quan hoặc trường học, thì bất kỳ ai đăng nhập vào tài khoản thuộc tổ chức bạn đều có thể sử dụng đường liên kết đến tệp của bạn.
• Bị hạn chế: Chỉ những người mà bạn chia sẻ tệp mới có thể sử dụng tệp đó.
3.4. Tìm kiếm hoặc khôi phục một tệp
Nếu không tìm được tệp trong Google Drive, bạn có thể sử dụng những mẹo sau để cố gắng khôi phục các tệp đó. Nếu cho rằng ai đó đã truy cập vào Google Drive mà