liệu lưu trữ
1.3.1. Xây dựng kế hoạch, triển khai thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Đây là cơ sở, là công cụ quan trọng triển khai thực hiện chính sách. Các nội dung, nhiệm vụ trong kế hoạch cung cấp các nguồn lực cho việc thực hiện chính sách. Kế hoạch kiểm tra, đôn đốc thực thi chính sách và việc xác định hợp lý thời gian thực hiện chính sách. Ở giai đoạn này, người tham gia lập kế hoạch thực thi chính sách cần phải hiểu và nắm chắc mục tiêu, nội dung, nhiệm vụ, phạm vi, đối tượng, quy mô, tầm quan trọng của chính sách để trên cơ sở đó xác định mục tiêu, nội dung, nhiệm vụ, các nguồn lực, thời gian và giải pháp tổ chức thực hiện chính sách. Việc lập kế hoạch triển khai thực hiện chính sách tốt sẽ giúp cho việc thực thi chính sách được khả thi và không phải điều chỉnh, bổ sung trong quá trình thực hiện.
Trong quy trình thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, trước hết phải tiến hành xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện một cách chi tiết. Kế hoạch phải rõ ràng với các nội dung cụ thể như sau:
- Kế hoạch tổ chức điều hành:
Đề xuất cơ quan chủ trì thực hiện; phân công cụ thể về nhiệm vụ, trách nhiệm cho từng cơ quan, đơn vị. Ở cấp cơ sở phải phân công cụ thể nhiệm vụ
cho từng công chức, viên chức thực hiện chính sách này. Trong phân công tổ chức điều hành chú ý không để việc chồng chéo nhiệm vụ giữa cơ quan này với cơ quan kia hoặc các cá nhân với nhau.
- Kế hoạch cung cấp các nguồn lực:
Dự kiến về cơ sở vật chất, các công cụ, phương tiện kỹ thuật phục vụ tổ chức thực hiện, đảm bảo cung cấp đủ nguồn lực tài chính, con người nhằm đảm bảo việc triển khai thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ diễn ra được thuận lợi; đạt hiệu quả cao nhất.
- Kế hoạch thời gian thực hiện:
Dự trù thời gian thực hiện từng nhiệm vụ để đạt được từng mục tiêu trên cơ sở của từng giải pháp chính sách như thời gian của các bước thực hiện từ phổ biến, tuyên truyền chính sách, quá trình thực hiện đến tổng kết đánh giá và rút kinh nghiệm thực hiện chính sách.
- Kế hoạch kiểm tra, đôn đốc thực hiện chính sách:
Dự kiến về tiến độ hình thức, phương pháp kiểm tra, giám sát tổ chức thực hiện chính sách về quy định nội dung, quy chế về tổ chức điều hành, về trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan nhà nước; sự phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị, phân công công chức tham gia kiểm tra thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.3.2. Phổ biến, tuyên truyền thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc tuyên truyền, phổ biến chính sách có thể được thực hiện thông qua các lớp tập huấn nghiệp vụ để quán triệt nội dung hay có thể đăng tải, tuyên truyền trên báo chí, trang thông tin điện tử… để cho các đối tượng thụ hưởng được biết và thực hiện chính sách. Có thể xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện chính sách nhưng phải bảo đảm cụ thể, chính xác, dễ hiểu, dễ thực hiện. Thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến thì chính sách sẽ được các
đối tượng thụ hưởng tiếp nhận một cách nhanh chóng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai thực hiện chính sách.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng để thực hiện tốt chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị chính là công tác phổ biến, tuyên truyền để mọi đối tượng trong cơ quan, đơn vị hiểu được nội dung, ý nghĩa, giá trị của chính sách này và việc phải tổ chức thực hiện chính sách trên thực tiễn.
Không chỉ dừng lại ở hiểu biết về chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, công tác tuyên truyền phổ biến chính sách này giúp cho mọi đối tượng trong cơ quan, đơn vị, người dân biết được tầm quan trọng, giá trị của tài liệu lưu trữ, quyền được tiếp cận và sử dụng khai thác tài liệu lưu trữ, chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, các quy định pháp luật về tài liệu lưu trữ, về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, về quản lý tài liệu lưu trữ…
Công tác phổ biến, tuyên truyền thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bất cứ cơ quan, tổ chức nào bởi công tác phổ biến, tuyên truyền có hiệu quả mới tạo được sức lan tỏa đến mọi đối tượng trong cơ quan, đơn vị, rộng hơn nữa là trong toàn xã hội. Khi mọi đối tượng biết được tầm quan trọng của chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ từ đó có cái nhìn chuẩn mực hơn về công tác này.
1.3.3. Phân công phối hợp thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Trong quá trình triển khai thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần có sự phân công rõ ràng giữa các thành viên trong nhóm thực hiện nhiệm vụ, đơn vị chủ trì và phối hợp trong các khâu thực hiện chính sách để tránh chồng chéo hoặc bỏ sót. Sự phân công trong quá trình
thực hiện nhiệm vụ sẽ giúp cho công việc thực hiện được khoa học, bài bản và hiệu quả hơn.
Các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, cơ quan lưu trữ và các cơ quan, đơn vị có liên quan cần phải làm rõ các nội dung công việc của cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp trong tổ chức và thực hiện chính sách.
Sự phân công phối hợp khoa học trong quá trình thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ góp phần làm cho hoạt động thực hiện chính sách thông suốt, đồng bộ và kịp thời trong quá trình thực hiện chính sách này.
Bên cạnh sự phân công rõ ràng giữa các cơ quan tổ chức liên quan còn cần phải cụ thể đến từng cán bộ, công chức, viên chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.3.4. Thanh tra, kiểm tra, đánh giá tổng kết và xử lý vi phạm trong thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Công tác thanh tra, kiểm tra là một hoạt động thường xuyên và cần thiết đối với việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Chính công tác thanh tra, kiểm tra giúp cho bộ phận thực hiện chính sách có thêm những bài học để rút kinh nghiệm sau mỗi lần thanh tra, kiểm tra, từ đó hoàn thiện chính sách ngày một tốt hơn, đồng thời nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ thực hiện chính sách sau mỗi lần được thanh tra, kiểm tra.
Công tác thanh tra, kiểm tra cũng mang tính chất kiểm tra nội bộ trong đơn vị để kịp thời phát hiện những thiếu sót từ đó đưa ra những giải pháp phù hợp hoàn hiện việc thực hiện chính sách và hoàn thiện chính năng lực cán bộ thực hiện chính sách, giúp nâng cao trình độ và tầm hiểu biết cho cán bộ sau mỗi đợt thanh tra, kiểm tra.
Từ công tác thanh tra, kiểm tra giúp cho cơ quan, đơn vị có cơ sở để đánh giá tổng kết quá trình thực hiện chính sách, từ đó có những giải pháp phù hợp hơn trong quá trình thực hiện chính sách ngày một hoàn thiện và tốt hơn. Chính trong quá trình thanh tra, kiểm tra nếu có những sai phạm thì cũng được phát hiện và đề ra phương án xử lý phù hợp với quy định của pháp luật.
Hàng năm, tại các cơ quan, đơn vị đều thực hiện việc thanh tra, kiểm tra, qua đó để có cơ sở đánh giá, tổng kết và xử lý vi phạm nếu có trong việc