sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng
2.4.1. Những mặt đạt được và nguyên nhân
2.4.1.1. Những mặt đạt được
Từ năm 2012 đến nay, tỉnh Cao Bằng đã quan tâm tới việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng, Sở Nội vụ đã chỉ đạo và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn thực hiện chính sách; tổ chức triển khai thực hiện chính sách và pháp luật về tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng; đồng thời đã sắp xếp tổ chức bộ máy và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ nói chung và cán bộ làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng. Các cơ quan quản lý lưu trữ và tổ chức thực hiện chính sách đã chủ động triển khai các hoạt động xây dựng kế hoạch, tuyên truyền phổ biến và tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ độc giả được trang bị tương đối đầy đủ. Các cơ quan, tổ chức liên quan tới việc thực hiện chính sách đã phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ trong công tác chủ trì và phối hợp. Cùng với các hoạt động tổ chức thực hiện chính sách, Sở Nội vụ cũng đã chú trọng công tác kiểm tra, thanh tra và đánh giá tổng kết việc thực hiện chính sách; kịp thời chấn chỉnh, hướng dẫn khắc phục những hạn
chế, tồn tại trong hoạt động thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Giai đoạn 2012 đến nay trên địa bàn tỉnh Cao Bằng có 08 cá nhân được tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp Văn thư - Lưu trữ”. Số lượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh ngày càng tăng với số lượng từ năm 2012 đến nay là hơn 1322 lượt, số lượng tài liệu được chứng thực hơn 1200 hồ sơ, chất lượng hồ sơ đưa ra phục vụ độc giả ngày một hiệu quả, chuyên nghiệp.
Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng và ban hành kịp thời các văn bản triển khai, hướng dẫn, đôn đốc thực hiện chính sách và quy định pháp luật về tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh, từng bước bổ sung, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ tạo thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất nghiệp vụ lưu trữ theo quy định.
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức đã có nhận thức đúng hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và việc quản lý tài liệu lưu trữ. Lưu trữ tỉnh Cao Bằng đã chủ động giới thiệu, triễn lãm và tuyên truyền về tài liệu lưu trữ tới các tổ chức cơ quan doanh nghiệp và người dân được biết để khai thác sử dụng. Quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, kinh phí, nhân sự và tạo điều kiện để thực hiện ngày càng tốt hơn chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng.
Cán bộ công chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và tại các đơn vị trong tỉnh luôn an tâm và phát huy tính chủ động trong công tác; nhận được sự quan tâm, tạo điều kiện tham gia các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ, năng lực tham mưu cho lãnh đạo trong việc tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
2.4.1.2. Nguyên nhân của kết quả đạt được
Các văn bản quy định về quy trình nghiệp vụ lưu trữ được Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định ngày càng đầy đủ và khoa học giúp thống nhất về nghiệp vụ và quy trình xử lý công việc.
Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ đã quan tâm, chỉ đạo kịp thời thực hiện đúng các nội dung về lưu trữ và tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật. Công tác tuyên truyền, phổ biến và tập huấn được tổ chức thường xuyên, cho cả các cấp lãnh đạo, đặc biệt là cán bộ công chức phụ trách công tác khai thác sử dụng tài liệu nên nhận thức của lãnh đạo các cơ quan về vị trí, vai trò của công tác lưu trữ được nâng cao, từ đó hoạt động quản lý; chỉ đạo; đầu tư kinh phí cho công tác lưu trữ; tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã được tăng cường.
Thực hiện đồng bộ, kết hợp các hình thức để tuyên truyền, phổ biến và tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã đạt được một số kết quả nhất định.
Sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo và bố trí một phần kinh phí cho công tác lưu trữ của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị. Một số cơ quan đã triển khai và thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan; bố trí kho lưu trữ và các trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu, cơ sở vật chất trang thiết bị và các nguồn lực phục vụ cho khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được quan tâm.
2.4.2. Hạn chế và nguyên nhân
2.4.2.1. Hạn chế
Công tác phổ biến, tuyên truyền thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đôi khi còn mang tính hình thức chưa đi sâu, đi sát đến đối tượng thụ hưởng chính sách như người dân và doanh nghiệp. Các hình thức tuyên truyền phổ biến chính sách chưa thật phong phú đa dạng, đạt hiệu
quả cao nên số lượng người dân và các doanh nghiệp trên địa bàn biết đến giá trị của tài liệu lưu trữ và tìm đến khai thác sử dụng tài liệu còn ít chưa phát huy hết giá trị tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ. Các hình thức triễn lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ để quảng bá cho người dân còn hạn chế, chưa thường xuyên.
Việc phối hợp, vào cuộc đồng bộ của các cấp, các ngành, các cơ quan, đơn vị trong thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đôi khi thiếu chặt chẽ, vẫn còn xảy ra tình trạng đùn đẩy trách nhiệm. Lãnh đạo của một số cơ quan chưa nhận thức rõ giá trị của tài liệu lưu trữ nên chưa có sự đầu tư kinh phí đúng mức cho việc chỉnh lý tài liệu và nhân lực thực hiện công tác này.
Nhân sự làm công tác khai thác sử dụng tài liệu tại Phòng đọc số lượng mỏng, chưa được tham quan học tập nâng cao trình độ thường xuyên. Trang thiết bị phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử mới chỉ đáp ứng nhu cầu tối thiểu phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu của độc giả tại chỗ, chưa bắt kịp xu thế của thời đại, số hóa và tài liệu điện tử để phục vụ qua mạng, phục vụ từ xa còn chậm được thực hiện. Nguồn nhân lực và kinh phí đầu tư để tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng nhu cầu hiện tại. Công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu khâu tiền sử dụng tài liệu lưu trữ chưa được quan tâm thực hiện đúng mức nên việc thu thập tài liệu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử để phục vụ khai thác còn chậm, chưa kịp thời.
Trong thanh tra, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ đã được tiến hành hàng năm nhưng những kiến nghị rút ra từ kiểm tra thanh tra để nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách chưa được quan tâm thực hiện đầy đủ.
2.4.2.2. Nguyên nhân
Cao Bằng là một tỉnh miền núi điều kiện kinh tế, xã hội còn gặp nhiều khó khăn nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước đầu tư cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị cho khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn rất hạn hẹp, nhất là việc đầu tư kinh phí để xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, để thực hiện đề án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ nhằm tiến đến phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ số hóa, khai thác từ xa.
Cán bộ làm công tác lưu trữ và khai thác tài liệu lưu trữ còn mỏng, chưa chủ động trong việc đa dạng hóa các hình thức giới thiệu, quảng bá khối tài liệu và giá trị tài liệu tới người dân. Các đề án để từng bước hiện đại hóa công tác phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ ôm đồm quá lớn, thiếu trọng tâm trọng điểm, không dự báo được nguồn lực tài chính nên thiếu tính khả thi, không phê duyệt được.
Các cấp lãnh đạo trong tỉnh đã quan tâm tới việc triển khai, thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên cần áp dụng cho phù hợp với nhu cầu và thực tế của địa phương.
Một số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ còn thiếu các quy định cụ thể về công tác lưu trữ; kinh phí dành cho việc chỉnh lý tài liệu và hiện đại hóa công tác lưu trữ nên chưa kịp thời nộp lưu đúng hạn nguồn tài liệu cần nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ để phục vụ khai thác.
Tiểu kết Chương 2
Trên cơ sở Luật Lưu trữ, văn bản quy định của Chính phủ, các bộ ngành, UBND tỉnh Cao Bằng và Sở Nội vụ đã ban hành các văn bản quy định, triển khai, hướng dẫn thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và đạt được một số kết quả quan trọng, trong đó có những kết quả nổi bật như:
trọng của chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đã được nâng lên rõ rệt; hoạt động quản lý nhà nước về lưu trữ có nhiều tiến bộ, hồ sơ, tài liệu được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ được chú trọng; công tác bảo vệ, bảo quản và tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ từng bước được phát huy.
Hai là, trình độ và chất lượng của những người trực tiếp làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh được nâng lên một bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch, chức danh nghề nghiệp; hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được đẩy mạnh nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan.
Ba là, cơ sở vật chất và các trang thiết bị, kho tàng cho hoạt động lưu trữ bước đầu được quan tâm, đầu tư phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Bốn là, đẩy mạnh việc nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ góp phần tin học hóa các quy trình, nghiệp vụ về lưu trữ, tạo cơ sở dữ liệu tập trung, quản lý văn bản, tài liệu chặt chẽ, khoa học và đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức và người dân.
Năm là, đẩy mạnh công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị nhằm tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu; đồng thời, góp phần nâng cao hiệu quả việc thu nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Trong thời gian tới Trung tâm Lưu trữ lịch sử sẽ tập trung triển khai một số giải pháp cụ thể nhằm đổi mới, nâng cao chất lượng thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu phát triển của địa phương, các nội dung này sẽ được trình bày tại Chương 3.
Chương 3
MỤC TIÊU VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC, KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU
TRỮ Ở TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH CAO BẰNG 3.1. Mục tiêu, nhiệm vụ đổi mới công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong những năm tới
3.1.1. Mục tiêu thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong những năm tới
Thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ với mục tiêu hàng đầu là phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Cao Bằng góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và phát triển của tỉnh Cao Bằng hiện nay và trong những năm tới. Có thể nói tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Chính vì vậy, công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất chiến lược của cơ quan lưu trữ, với mục tiêu cao nhất và cũng là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ đó là sẵn sàng đưa tài liệu lưu trữ để phục vụ nhanh chóng, kịp thời các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp và người dân.
Chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ không chỉ đơn thuần là cách tổ chức thực hiện công tác lưu trữ mà còn là tổng hợp từ cách thức thực hiện đến con người thực hiện, công cụ và phương tiện thực hiện. Chính vì vậy mà khi đạt được kết quả về công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cũng chính là đạt được mục tiêu về hoàn thiện chính sách đối với cán bộ công chức thực hiện chính sách này.
Trong những năm tới, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng tiếp tục tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, đề án số hóa tài liệu lưu trữ, đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống trên địa bàn và tiến hành thu nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào kho lưu trữ lịch sử để khai thác sử dụng một cách hiệu quả nhất; đầu tư kinh phí mua sắm trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin trong tra tìm tài liệu lưu trữ. Để làm được điều đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh cần chủ động hơn nữa trong việc tham mưu xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn có trọng tâm, trọng điểm, đồng thời chú trọng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện chính sách này, đa dạng hóa các hình thức phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ.
3.1.2. Nhiệm vụ tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ những năm tiếp theo tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng
Việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng giúp cho tỉnh bảo vệ và phát huy được những tài liệu có giá trị. Hiện nay, việc thực hiện chính sách này đã dần đi vào nề nếp, góp phần phát triển nền kinh tế, văn hóa, xã hội trên địa bàn tỉnh.
Trong những năm tiếp theo, Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng cần thực hiện một số nhiệm vụ để nâng cao chất lượng thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Cụ thể:
- Xây dựng các kế hoạch cụ thể có lộ trình và đảm bảo tính khả thi, triển