thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng
2.1.1. Khái quát về Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng
Cao Bằng là tỉnh miền núi biên giới nằm ở vùng Đông Bắc, phía Bắc và Đông Bắc giáp Quảng Tây (Trung Quốc), phía Tây giáp 2 tỉnh Hà Giang và Tuyên Quang, phía Nam giáp 2 tỉnh Bắc Kạn và Lạng Sơn. Nhờ vị trí địa lý chiến lược, mảnh đất Cao Bằng đã trở sớm thành căn cứ cách mạng, giai đoạn 1941 – 1945, là nơi đã gắn liền với các hoạt động cách mạng của Chủ tịch Hồ Chí Minh và Mặt trận Việt Minh. Năm 1956, Cao Bằng cùng các tỉnh Bắc Kạn, Lạng Sơn, Thái Nguyên, Tuyên Quang, Hà Giang hợp thành Khu tự trị Việt Bắc. Đây cũng là nơi cư trú của nhiều dân tộc anh em như: Tày, Nùng, Kinh, Dao, H'Mông, … Với bề dày lịch sử xây dựng và phát triển, trải qua các thời kỳ lịch sử, Cao Bằng vẫn luôn giữ được vai trò là đơn vị hành chính có vị trí chiến lược trọng yếu và xứng danh là “phên dậu” vững chắc nơi biên cương phía Bắc của đất nước. Những đóng góp của quân và dân Cao Bằng trong quá trình đấu tranh giải phóng dân tộc; những thành tựu trong xây dựng, bảo vệ đất nước; những nét văn hóa độc đáo của các dân tộc đã phần nào được lưu lại trong các tài liệu lưu trữ, phần lớn các tài liệu lưu trữ của Cao Bằng đang được lưu trữ, bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh có chức năng tham mưu giúp Giám đốc Sở Nội vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh Cao Bằng và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật, nhằm mục đích lưu trữ được những tài liệu có giá trị, đồng thời phục vụ công tác xây
dựng và phát triển của tỉnh trong tương lai. Với chức năng chính của Trung tâm là lưu trữ và tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng được coi là kho báu tài liệu lưu trữ, góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và phát triển của tỉnh Cao Bằng.
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đang lưu giữ 22 phông tài liệu với 5.301 hộp, cặp và 30.656 hồ sơ, tương đương 530 mét giá tài liệu. Trong đó, gồm tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu nghiên cứu khoa học… từ năm 1949 đến năm 2008. Ngoài ra, còn có hệ thống công báo từ năm 1945 đến năm 2008 bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật do Chính phủ và các Bộ, ngành Trung ương ban hành.
Danh sách các Phông tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng
STT Tên phông
01 Phông Ủy ban hành chính tỉnh Cao Bằng 02 Phông Ủy ban hành chính tỉnh Cao Lạng
03 Phông Hội đồng nhân dân tỉnh Cao Bằng (Từ khóa I đến khóa XIV)
04 Phông Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng 05 Phông Thi đua – Khen thưởng tỉnh Cao Bằng 06 Phông Ban Ngoại vụ và Biên giới tỉnh Cao Bằng 07 Phông Công ty dược liệu đặc sản tỉnh Cao Bằng
08 Phông Ban Quản lý Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng – Bắc Kạn
09 Phông Ban Quản lý Dự án phát triển vì người nghèo tại miền núi phía Bắc
11 Phông Thanh tra tỉnh Cao Bằng
12 Phông Sở Công nghiệp – TTCN tỉnh Cao Bằng 13 Phông Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng
14 Phông Đài Phát thanh – Truyền hình tỉnh Cao Bằng 15 Phông Cục thuế tỉnh Cao Bằng
16 Phông HĐND huyện Nguyên Bình 17 Phông UBND huyện Nguyên Bình 18 Phông HĐND huyện Trà Lĩnh 19 Phông UBND huyện Trà Lĩnh 20 Phông Cục hải quan tỉnh Cao Bằng 21 Phông HĐND huyện Hạ Lang 22 Phông UBND huyện Hạ Lang 23 Công báo Chính phủ
(Nguồn: Chi cục Văn thư – Lưu trữ (2018))
Qua Danh sách các Phông tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng cho thấy đây là những tài liệu lưu trữ từ rất lâu theo thời gian lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh Cao Bằng, nguồn sử liệu quý và có ý nghĩa quan trọng, phản ánh quá trình hình thành phát triển của cơ quan, tổ chức; phản ánh cả một giai đoạn lịch sử phát triển của tỉnh. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đều có thể đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng để tra cứu và xem lại các tư liệu có giá trị này.
Từ những Phông tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng giúp cho các nhà nghiên cứu, các nhà khoa học, các độc giả có cơ hội để tiếp cận các tài liệu này một cách có hệ thống theo trình tự lịch sử để lại. Qua nghiên cứu về các Phông tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng, tác giả nhận thấy đây chính là kho tàng tri thức của tỉnh, có giá trị lịch sử cao, đồng thời giúp cho người đọc cũng như các nhà nghiên cứu có thêm nhiều
kiến thức và tư liệu của quá khứ, từ đó có cơ sở để xây dựng các kế hoạch cho tương lai. Có thể nói, tài liệu lưu trữ vừa có tính lịch sử nhưng lại có tính khoa học nối tiếp, giúp thế hệ sau có thông tin về một quá trình hoặc một chặng đường lịch sử nào đó đã qua, từ đó đưa ra được những nhận định cho riêng mình và xây dựng được những kế hoạch, hoạch định những chính sách phù hợp với tình hình thực tế dựa trên những tài liệu đã ghi lại những vấn đề thuộc về lịch sử có thể phải rút kinh nghiệm hoặc là tiền đề để phát huy. Tất cả những giá trị đó đều giúp cho công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của địa phương, góp phần xây dựng đất nước ngày một giàu mạnh.
2.1.2. Tổ chức bộ máy và cán bộ làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Sở Nội vụ đã tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng ban hành Quyết định số 2286/QĐ-UBND ngày 30 tháng 11 năm 2015 về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ. Từ cuối tháng 4/2019, Chi cục Văn thư lưu trữ được tổ chức lại thành Phòng Quản lý văn thư, lưu trữ thuộc Sở Nội vụ. Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ được tổ chức lại thành Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ. Có thể nói, việc tổ chức lại Trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành Trung tâm lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ là đơn vị sự nghiệp thực hiện nghiệp vụ về lưu trữ là phù hợp với tình hình thực tế, biên chế và tổ chức của tỉnh Cao Bằng, tránh được tình trạng thực hiện nhiệm vụ chồng chéo, phù hợp với Đề án sắp xếp và kiện toàn tổ chức của Tỉnh ủy Cao Bằng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động.
Đội ngũ làm công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử được rà soát lại trên cơ sở thực hiện Đề án xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức; số lượng người làm việc và chức danh nghề nghiệp viên chức.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh hiện có 14 biên chế bao gồm 01 Giám đốc, 12 viên chức, 01 kế toán và 01 nhân viên hợp đồng lao động. Trong đó 11 người có trình độ đại học, 03 người có trình độ trung cấp. [27]
Các tổ chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Trung tâm gồm:
+ Tổ Hành chính - Tổng hợp: Gồm 02 viên chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, tổ chức cán bộ, biên chế; 01 viên chức kế toán thực hiện công tác tài chính, kế toán của Trung tâm và 01 nhân viên hợp đồng lao động thực hiện quét dọn vệ sinh cơ quan.
+ Tổ Nghiệp vụ lưu trữ: Gồm 11 viên chức trực tiếp phục vụ độc giả
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có nhiệm vụ: Thực hiện các thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu; Hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra tìm tài liệu; Quản lý tài liệu đưa ra phục vụ độc giả; Quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, quản lý phục vụ độc giả sử dụng tài liệu; Lập hồ sơ quản lý việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc; Phô tô, chứng thực tài liệu lưu trữ; Bảo quản an toàn tài liệu trên kho; vệ sinh kho theo định kỳ; thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ; thực hiện các công việc khác khi được lãnh đạo phân công. Việc tổ chức khoa học các phòng ban và vị trí việc làm của các viên chức thực hiện công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ làm cho họ an tâm công tác, yêu nghề, tin tưởng vào sự lãnh đạo của cấp trên từ đó phát huy tinh thần, trách nhiệm trong thực hiện các nhiệm vụ được giao.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});