liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng
2.2.1. Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Căn cứ các quan điểm, chủ trương đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng đã ban hành một số văn bản như: Chỉ thị số 10/2015/CT-UBND ngày 16 tháng 7 năm 2015 về việc tăng cường, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.
Quyết định số 97/QĐ-UBND ngày 29/01/2016 Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Cao Bằng đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 với mục tiêu đến năm 2030 tại Lưu trữ lịch sử tỉnh có 100% tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh khoảng 10.000 - 12.000 mét giá và bảo quản trong kho Lưu trữ chuyên dụng, trong đó 30.000 trang tài liệu được số hóa; 50% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng, 50% hồ sơ tài liệu được công bố, triển lãm giới thiệu phục vụ công chúng; Bình quân hàng năm phục vụ trên 400 lượt người trở lên đến khai thác sử dụng, trong đó có khoảng 20% thông tin của tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi được cung cấp trên mạng diện rộng của ngành phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của công chúng.[35]
Sở Nội vụ có chức năng tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh đã chủ động tham mưu xây dựng đề án chỉnh lý tài liệu tại các sở, ban, ngành, ủy ban nhân dân các huyện thành phố để kịp thời đưa khối tài liệu này ra phục vụ khai thác sử dụng; đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh cũng được xây dựng với mục tiêu cung cấp tài liệu lưu trữ số cho người khai thác sử dụng, tuy nhiên đến nay đề án này vẫn chưa được phê duyệt do nguồn kinh phí lớn ngân sách của tỉnh chưa đủ điều kiện thực hiện các đề án trên.
Hàng năm, Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn toàn tỉnh; kế hoạch thu nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử như: Kế hoạch số 235/KH-SNV ngày 17/02/2016 của Sở Nội vụ về việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2016; Kế hoạch số 285/KH-SNV ngày 23/02/2017 của Sở Nội vụ Thu thập tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh năm 2017…; Trung tâm lưu trữ lịch sử của tỉnh hàng năm đều có kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong đó các nhiệm vụ phục vụ khai thác như trực phòng đọc, các kho lưu trữ, tra cứu tài liệu tiếp nhận yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, triển lãm giới thiệu về tài liệu lưu trữ đều được đưa vào nội dung kế hoạch để thực hiện và đánh giá tổng kết cuối năm. Các kế hoạch kiểm tra và tự kiểm tra thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn như kế hoạch số 760/KH-SNV ngày 10/5/2016 của Sở Nội vụ với các nội dung cụ thể như cơ quan chủ trì thực hiện, phân công tổ chức điều hành; về cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật cũng như các nguồn lực về tài chính, con người; thời gian kiểm tra hay đôn đốc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Trong đó đặc biệt là kiểm tra việc tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do Trung tâm lưu trữ tỉnh thực hiện hàng năm.
Các sở, ban, ngành, các huyện, thành phố căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao đã chủ động xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm của đơn vị để tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong đó có nhiệm vụ tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng quy định, quy trình.
Trong những năm qua công tác lãnh đạo, chỉ đạo và trách nhiệm của các cấp ủy Đảng, chính quyền trong việc xây dựng, ban hành và triển khai thực hiện kế hoạch, công tác xây dựng quy hoạch, kế hoạch từng bước được quan tâm.
Nhìn chung, tỉnh Cao Bằng đã chủ động, tích cực xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữtrong toàn hệ thống chính trị của tỉnh. Tuy nhiên, công tác lãnh đạo, chỉ đạo đôi lúc còn thiếu quyết liệt, đặc biệt là cơ quan tham mưu về lĩnh vực văn thư, lưu trữ đôi khi còn bị động và có những đề xuất chưa thực sự phù hợp với tình hình thực tế của địa phương. Công tác dự báo để xây dựng các chỉ tiêu, kế hoạch nhất là đề án triển khai thực hiện chính sách còn hạn chế, chưa có tính chất dự báo cao, chưa lường trước được hết những khó khăn, diễn biến phức tạp của tình hình kinh tế, xã hội trong tỉnh dẫn đến đề ra mục tiêu, chỉ tiêu có lúc chưa sát với tình hình thực tế.
2.2.2. Thực trạng phổ biến, tuyên truyền, hướng dẫn thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Để chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được triển khai đến đúng người được thụ hưởng chính sách ngay sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành, UBND tỉnh đã chỉ đạo tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, Chỉ thị số 35/CT- TTg và các văn bản quy phạm pháp luật khác về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong đó có những nội dung về phông lưu trữ, tài liệu được lưu giữ trong các kho lưu trữ, lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử, quyền được khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, trách nhiệm của người khai thác và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ…. Các cơ quan thông tin đại chúng của tỉnh: Đài phát thanh và truyền hình Cao Bằng, Báo Cao Bằng xây dựng các tin bài, chuyên mục truyền tải đến nhân dân địa phương về ý nghĩa, nội dung của Luật và các chế độ chính sách liên quan đến các đối tượng được thụ hưởng chính sách, về khối phông lưu trữ, tài liệu lưu trữ có trong Trung tâm lưu trữ tỉnh. Từ đó, quần chúng nhân dân trên địa bàn tỉnh ngày càng nhận thức rõ hơn sự quan tâm của Đảng, Nhà nước đối với chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời gian vừa qua và trong giai đoạn hiện nay. Đồng thời, làm cho các độc giả
có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nâng cao nhận thức và hiểu rõ hơn các quy định về chính sách mới được ban hành. Trên cơ sở đó, để họ thực hiện các thủ tục theo đúng trình tự đảm bảo chính xác, đúng quy định.
Từ năm 2012 đến nay, tỉnh Cao Bằng đã có nhiều hình thức để tuyên truyền, phổ biến chính sách đến các cơ quan, tổ chức và người dân như: Tổ chức Hội nghị phổ biến, quán triệt; Ban hành văn bản chỉ đạo công tác tuyên truyền; giới thiệu tài liệu lưu trữ trên cổng thông tin điện tử Sở Nội vụ; sao gửi và viết tin bài lên Website của Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ, trên Hệ thống quản lý và điều hành văn bản tỉnh Cao Bằng. Ngoài ra, tại các cơ quan, tổ chức đã chủ động lồng ghép việc triển khai, tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản mới quy định về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ công chức trong các cuộc họp của chi bộ, cơ quan và các lớp tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.
Giai đoạn 2012 đến nay có 03 bài viết về công tác lưu trữ với nội dung: Giới thiệu giá trị tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng, Quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và các Phông tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng trên Đài phát thanh và Truyền hình tỉnh, trên webside của Sở Nội vụ, hệ thống Quản lý và điều hành văn bản tỉnh Cao Bằng và thực hiện niêm yết các thủ tục hành chính. Tại Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ cũng đã giới thiệu các phông tài liệu hiện đang bảo quản và quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tới độc giả.
Trong những năm qua, Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng đã tổ chức 09 lớp tập huấn bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ với 868 lượt học viên là Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp, công chức, viên chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử, cán bộ Văn phòng – Thống kê cấp xã. Tại một số cơ quan đơn vị đã tổ chức các lớp tập huấn riêng cho công chức, viên chức trong đơn vị và đơn vị trực thuộc như: Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân thành phố Cao Bằng, Cục Thi hành án dân sự, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh…[36]
Sao gửi các văn bản và hướng dẫn thực hiện: Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng đã phô tô hơn 250 bản Luật Lưu trữ, các quy định về công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ gửi cán bộ, công chức và các cơ quan, các lớp tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng nghiệp vụ lưu trữ.
Các hình thức khác: Thông qua các đợt kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan đơn vị đã kết hợp phổ biến, hướng dẫn những nội dung cơ bản trong thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đến lãnh đạo và cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ.
Nhìn chung, việc phổ biến, tuyên truyền về chính sách này chủ yếu là cán bộ công chức đang làm việc tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Cao Bằng. Đối với nhân dân mức độ tuyên truyền để nhân dân biết đến tài liệu lưu trữ còn ít.
2.2.3.Thực trạng phân công, phối hợp thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Có thể thấy rằng, một chính sách thành công cần nhiều yếu tố, trong đó, việc phân công, phối hợp thực hiện chính sách có vai trò quan trọng. Theo đó, để đảm bảo chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện đồng bộ, đáp ứng được mục tiêu chính sách đề ra, các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố và các bộ phận liên quan đến việc thực hiện chính sách đã có những hoạt động triển khai tương đối tốt. Cụ thể:
Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng có trách nhiệm tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh cụ thể hóa các nội dung kế hoạch và chủ động phối hợp với các cấp,
ngành liên quan để đề ra các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện. Sở đã tham mưu cho UBND tỉnh xây dựng Quyết định số 97/QĐ-UBND ngày 29/01/2016 Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Cao Bằng đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 theo đó các nội dung về tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được phân công rõ trong Quyết định với tất cả các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, Trung tâm lưu trữ lịch sử; Quyết định số 1461/QĐ-UBND ngày 11/9/2015 về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng; Kế hoạch thu nộp hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử hàng năm thể hiện sự phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị trên địa bàn cùng với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng trong việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ phục vụ tốt nhất nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu; Xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ hàng năm trên địa bàn. Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Sở Nội vụ cũng đã chủ động phối hợp với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ công chức phụ trách lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong tỉnh. Qua đó, nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ; chất lượng nguồn nhân lực từng bước được cải thiện, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ.
Đối với các sở, ban ngành và UBND các huyện, thành phố là cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo Quyết định số 1461 nên việc thu thập những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức này cần có sự phối hợp thống nhất với Sở Nội vụ và Trung tâm Lưu trữ để việc thu nộp hồ sơ, tài liệu và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu đạt hiệu quả
Sở Tài chính là cơ quan chủ trì trong việc bố trí nguồn ngân sách hàng năm để chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị tiến tới thu nộp vào Lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, kinh phí dành cho các hoạt động về lưu trữ và thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn
rất ít chưa đáp ứng với nhu cầu thực tế của địa phương, số lượng tài liệu lưu trữ chưa được chỉnh lý tại các cơ quan, đơn vị còn rất lớn.
Sự phối hợp chặt chẽ, có hiệu quả giữa Sở Nội vụ và Sở Thông tin Truyền thông trong việc ứng dụng công nghệ thông tin ban hành văn bản điện tử và bước đầu thực hiện lập hồ sơ điện tử trên môi trường mạng.
Báo Cao Bằng, Đài Phát thanh – Truyền hình tỉnh cũng đã thực hiện tốt nhiệm vụ và chức năng của mình trong việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của tỉnh. Đó là xây dựng các chuyên mục, chương trình tuyên truyền, giới thiệu về tài liệu lưu trữ, Nội quy và quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phối hợp với Phòng cảnh sát Phòng cháy, chữa cháy Công an tỉnh Cao Bằng mở các lớp tập huấn về công tác phòng cháy, chữa cháy cho cán bộ công chức nâng cao ý thức trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh được giao nhiệm vụ là đơn vị thực hiện các nghiệp vụ để tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của tỉnh. Ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng đã xây dựng bảng phân công công việc (Thông báo về việc phân công nhiệm vụ công tác Trung tâm Lưu trữ lịch sử hàng năm) theo vị trí việc làm đối với từng cán bộ công chức để họ nắm bắt được công việc, đồng thời gắn với trách nhiệm của cá nhân để phát huy vai trò trách nhiệm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Giữa các công chức có sự trao đổi, phối hợp trong quá trình xử lý công việc, góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện chính. Việc phối hợp với cơ quan thông tin và truyền thông của tỉnh để giới thiệu tài liệu lưu trữ cũng được quan tâm.
2.2.4. Thực trạng thanh tra, kiểm tra, đánh giá tổng kết và xử lý vi phạm trong thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
- Số lượng cơ quan được kiểm tra: Từ năm 2012 đến nay, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng, Ủy ban nhân dân tỉnh đã chỉ đạo Sở Nội vụ tổ chức thực hiện kiểm tra công