sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
3.2.1. Giải pháp nâng cao nhận thức về tài liệu lưu trữ và việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Mục đích cuối cùng của quản lý tài liệu lưu trữ là để sử dụng và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cho sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước. Muốn làm được điều này, vấn đề đầu tiên cần phải làm đó là nhận thức đúng và đầy đủ về tài liệu lưu trữ, giá trị của tài liệu lưu trữ và việc cần thiết phải thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Nhận thức đầy đủ về tài liệu lưu trữ, tình hình tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở
tỉnh Cao Bằng, các địa phương trong cả nước và trên thế giới từ đó đề ra các chủ trương, chính sách đúng, phù hợp với tình hình và bối cảnh chung của nước ta và của tỉnh nhà nhằm thực hiện chính sách ngày một tốt hơn trong từng giai đoạn cụ thể.
- Chính quyền địa phương với hệ thống các cơ quan công quyền đóng vai trò quyết định trong cụ thể hóa và tổ chức thực hiện các chính sách của Đảng và Nhà Nước về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên thực tiễn địa bàn địa phương. Vì vậy, nếu nhận thức của cán bộ các cơ quan trong tỉnh, nhất là người đứng đầu các cấp trong hệ thống chính trị của tỉnh Cao Bằng đúng và đầy đủ, có trách nhiệm thì chính sách đó sẽ được chuyển tải thành các quy phạm, kế hoạch cụ thể để điều chỉnh, thực hiện kịp thời các nội dung yêu cầu của thực tiễn địa phương đang đặt ra đối với với hoạt động này. Mặt khác, việc tổ chức thực hiện, bố trí các nguồn lực, nguồn nhân lực sẽ được ưu tiên bố trí đúng mức triển khai thực hiện trong toàn hệ thống đồng bộ và hiệu quả hơn.
- Quản lý tài liệu lưu trữ khoa học là hoạt động liên quan không chỉ đối với tổ chức lưu trữ, tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ mà còn liên quan đến người trực tiếp độc giả - người hưởng thụ chính sách, đầu ra của hoạt động lưu trữ. Người dân, tổ chức và doanh nghiệp nếu nhận thức đầy đủ vai trò, vị trí, giá trị của tài liệu lưu trữ, quyền lợi và trách nhiệm của mình đối với tài liệu lưu trữ thì việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ gặp thuận lợi, các tổ chức liên quan sẽ có trách nhiệm rõ ràng hơn đối với việc quản lý và thực hiện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ, độc giả sẽ biết đến tài liệu lưu trữ và khai thác sử dụng nhiều hơn...
Từ thực tiễn thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, những hạn chế và nguyên nhân như đã nêu ở chương 3 của luận văn, theo tác giả luận văn giải pháp đầu tiên tỉnh Cao Bằng cần làm hiện nay là phải nâng cao nhận thức cho cán bộ lãnh đạo quản lý các cấp trong tỉnh có nhiệm
vụ trực tiếp và gián tiếp tới việc thực hiện chính sách, đội ngũ cán bộ lưu trữ và người dân (độc giả/tổ chức, cá nhân khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ) để họ hiểu đúng và hiểu đầy đủ về vai trò, vị trí, giá trị của tài liệu lưu trữ, trách nhiệm của các cấp, các ngành, của cá nhân trong việc quản lý, bảo tồn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Để nâng cao nhận thức, việc cần thiết phải làm trước mắt là tăng cường hội nghị, hội thảo về tài liệu lưu trữ nhằm tổng kết đánh giá hoạt động thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại tỉnh Cao Bằng. Đa dạng hóa các hình thức tuyên truyền giới thiệu, công bố, triển lãm tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, kết hợp với bảo tàng và thư viện trong tỉnh… để giới thiệu tới các cơ quan, tổ chức và người dân được biết và hiểu về tài liệu và giá trị của tài liệu lưu trữ hiện có ở tỉnh Cao Bằng. Tăng cường tuyên truyền, phổ biến chính sách và pháp luật về tài liệu lưu trữ để nâng cao nhận thức của cán bộ các cấp đối với tài liệu lưu trữ, về vai trò vị trí giá trị của tài liệu lưu trữ, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong quản lý tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Nhận thức đúng và đầy đủ về tài liệu lưu trữ và thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ đưa ra được những quy định, kế hoạch đúng và phù hợp, từ đó tổ chức và thực hiện chính sách sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn.
Bên canh đó, cán bộ công chức tại các cơ quan, đơn vị và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh cần nâng cao ý thức hơn nữa tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước, ngoài việc phải ký cam kết với người thủ trưởng cơ quan về bảo vệ bí mật nhà nước bằng văn bản, đảm bảo bí mật nhà nước đối với tài liệu lưu trữ bằng giấy thì cần thực hiện nghiêm túc các yêu cầu như: Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông; Không chuyển mục đích sử
dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ. Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn; Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu; Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu và phục hồi.
3.2.2. Giải pháp tiếp tục hoàn thiện các văn bản hướng dẫn, các quy định về tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
- Xây dựng, ban hành các quy định và hướng dẫn nghiệp vụ để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, kịp thời phúc đáp các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; cụ thể hóa hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành nhằm giảm tải tình trạng tài liệu tồn đọng, ách tắc trong công tác phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ. Đối với các cơ quan, tổ chức trong tỉnh Cao Bằng cần căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành để soạn thảo, ban hành quy chế công tác lưu trữ của cơ quan và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế của cơ quan, tổ chức về tài liệu lưu trữ có giá trị hình thành từ hoạt động của đơn vị mình. Sở Nội vụ ban hành văn bản hướng dẫn về thực hiện chính sách; Trung tâm lưu trữ tỉnh xây dựng quy trình, quy định, nội quy về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
Các văn bản hướng dẫn thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần có những nội dung cụ thể về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, cụ thể là việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên môi trường mạng. Cần phải ban hành Quy chế về quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong bối cảnh mới, đặc biệt là qua mạng đối với tài liệu số hóa, tài liệu lưu trữ điện tử.
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức, nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc xây dựng và kiện toàn tổ chức bộ máy cán bộ công chức phụ trách công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần phải được sắp xếp cho phù hợp với vị trí việc làm. Ngoài ra, do tính chất đặc thù công việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ công chức làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần phải được bố trí ổn định và phân công nhiệm vụ cho cán bộ thực hiện công tác này phải hết sức cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để phát huy được năng lực của bản thân; để họ yên tâm công tác, gắn bó với nghề. Có chính sách khuyến khích động viên tinh thần và vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc của họ; thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ công chức làm công tác này có điều kiện làm việc và hưởng chế độ tốt nhất. Cụ thể như chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm của ngành lưu trữ... để khuyến khích lôi kéo và giữ chân được người có năng lực làm việc lâu dài.
Ngoài trình độ về chuyên môn nghiệp vụ, cán bộ công chức cần phải có trình độ nghiệp vụ về tin học đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn; Hằng năm nên tổ chức cho đội ngũ này đi tiếp cận thực tế tại các cơ quan, tổ chức đã thực hiện tốt công tác này hoặc tham quan các kho lưu trữ lớn trong cả nước. Tiếp tục phát hiện, lựa chọn những cán bộ công chức trẻ có trình độ năng lực, tâm huyết với ngành nghề để đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu nhằm xây dựng đội ngũ thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày một tinh thông, chuyên nghiệp. Đối với cán bộ công chức chưa có trình độ phù hợp với vị trí việc làm cần có kế hoạch cụ thể cho đi đào tạo, tập huấn.
Sở Nội vụ tăng cường mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ công chức làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để nâng cao trình độ năng lực chuyên môn và tin học, đủ điều kiện năng lực thực hiện tốt nhiệm vụ được giao từ đó tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức thực hiện chính sách hiệu
quả hơn, nhất là trong thời đại cách mạng công nghệ 4.0 đang phát triển mạnh mẽ, nhằm theo kịp xu thế phát triển của thế giới và khu vực.
3.2.2.4. Tăng cường kiểm tra, đánh giá việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Thường xuyên tiến hành kiểm tra việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ xem đúng không, nếu không đúng thì kịp thời điều chỉnh cho phù hợp, nhất là đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử đơn vị trực tiếp thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Qua kiểm tra, đánh giá sẽ rút ra những mặt còn tồn tại, hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa. Qua kiểm tra để kiến nghị cấp có thẩm quyền các giải pháp thực hiện chính sách hoặc điều chỉnh chính sách.
Thực hiện chính sách khen thưởng những cán bộ công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo trong công việc. Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm đối với cán bộ công chức vi phạm các quy định về tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
3.2.5. Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất và trang thiết bị cho hoạt động lưu trữ
Một trong những điều kiện quan trọng để thực hiện tốt chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chính là phải tăng cường đầu cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ. Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh bố trí Phòng đọc thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện máy móc phù hợp đáp ứng yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Để bảo quản an toàn tài liệu và phục vụ kịp thời nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ của độc giả; cần phải đầu tư kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn và tiến hành thu nộp vào Lưu trữ lịch sử; đầu tư kinh phí số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu từ xa, qua mạng của người dân và cơ quan tổ chức doanh nghiệp.
Đẩy mạnh công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử; thực hiện giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng thời gian quy định, tránh phân tán tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Bên cạnh đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cần phát huy vai trò của mình trong việc sưu tầm; bổ sung tài liệu lưu trữ quý, hiếm; tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ thu nộp vào Lưu trữ lịch sử. Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ với nhiều hình thức đa dạng, phong phú hơn như cung cấp bản sao, chứng thực lưu trữ giúp cho các tổ chức và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng; công bố, giới thiệu lưu trữ nhân dịp các ngày lễ, kỷ niệm những sự kiện lớn của đất nước, của tỉnh; biên soạn, xuất bản các sách chuyên đề theo từng thể loại, nội dung của tài liệu giúp cho độc giả dễ tiếp cận, dễ tra cứu tài liệu lưu trữ; phối hợp với các cơ quan, đơn vị tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ đến nhiều đối tượng công chúng... . Để giải quyết kịp thời yêu cầu khai thác thông tin tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cần nhanh chóng bổ sung, hoàn thiện thông tin trong các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã xây dựng; tiếp tục xây dựng các cơ sở dữ liệu thông tin, ứng dụng tin học để quản lý và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng ngày một hoàn thiện và phát triển.
Uỷ ban nhân dân tỉnh quan tâm, tạo điều kiện để Đề án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh Cao Bằng sớm được triển khai thực hiện giúp cho cán bộ công chức có trụ sở làm việc ổn định từ đó tạo niềm tin an tâm công tác và phát huy năng lực sở trường của mình cho công việc; độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu được phục vụ và tra tìm tài liệu được tốt và thuận tiện hơn. Đặc biệt, kho lưu trữ chuyên dụng được xây dựng sẽ đảm bảo tốt nhất cho việc duy trì tuổi thọ của tài liệu lưu trữ và các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
3.2.6. Đổi mới cách thức tổ chức thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng
Việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được coi là nhiệm vụ trọng tâm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Chính sách này xuyên suốt quá trình xây dựng và phát triển của Trung tâm từ khi thành lập đến nay. Nhưng trong quá trình thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn còn những khó khăn, hạn chế nên hiệu quả công việc chưa thực sự như mong đợi. Vì vậy, cần phải đổi mới việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cụ thể đó là:
- Trong công tác tuyên truyền, phổ biến chính sách cần phải đa dạng hóa và kết hợp nhiều hình thức (truyền thông, giới thiệu, triển lãm, trưng bày) nhiều cơ quan tổ chức (truyền hình, báo chí, bảo tàng, thư viện…) để tuyền truyền về giá trị tài liệu lưu trữ; chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Kết quả kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến