liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng
Trong những năm qua, được sự quan tâm, chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh; với sự triển khai thực hiện tương đối tốt, sự phối kết hợp của các cơ quan, tổ chức và Trung tâm Lưu trữ trong việc triển khai thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng góp phần không nhỏ vào thành quả phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.
Tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh được bố trí các trang thiết bị thiết yếu bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sắp xếp khoa học, giúp cho việc tra cứu, khai thác tài liệu được kịp thời, nhanh chóng. Toàn bộ tài liệu được thể hiện trên vật mang tin bằng giấy, thời gian của tài liệu chủ yếu từ năm 1949-2008. Chất lượng hồ sơ đưa ra phục vụ độc giả đã được chỉnh lý, sắp xếp khoa học. Hiện nay, có 22 phông lưu trữ với tổng cộng 530 mét tài liệu đang được bảo quản trong Kho.
Thực hiện quy định tại Luật Lưu trữ về quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã tiến hành khảo sát tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử để xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu. Hằng năm, trên cơ sở kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; các cơ quan gửi mục lục hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cho Sở Nội vụ để thẩm định nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Giai đoạn 2012 đến nay Trung tâm đã thẩm định hồ sơ, tài liệu của 06 cơ quan, đơn vị và tiến hành tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (gồm 06 phông lưu trữ với tổng cộng 28 mét hồ sơ, tài liệu).
Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh được trang bị 158 giá để tài liệu; 05 tủ lưu bản đồ, bản vẽ; 06 đồng hồ đo ẩm; 02 máy hút bụi; 10 bình chữa cháy; 6 quạt thông gió… Có đầy đủ cặp ba dây, bìa hồ sơ và hộp đựng tài liệu. Kho lưu trữ còn trang bị hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động, hệ thống điều hòa không
khí và hệ thống camera giám sát. Khu vực kho bảo quản tài liệu được bố trí thành khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với đường đi; có trang thiết bị chuyên dụng, các hệ thống phòng cháy, chữa cháy; hệ thống điều hòa không khí; hệ thống camera giám sát…, phòng, kho được sắp xếp khoa học, gọn gàng ngăn nắp bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Trung tâm Lưu trữ lịch sử được xác định là Khu vực Cấm tại Quyết định số 1012/QĐ-UBND ngày 07 tháng 7 năm 2017 của UBND tỉnh Cao Bằng về việc xác định khu vực cấm, địa điểm cấm.
Tổ chức và nhân sự làm công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử của tỉnh được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ, bố trí sắp xếp theo vị trí việc làm, đáp ứng yêu cầu phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ. Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chủ yếu được thực hiện dưới 02 hình thức, đó là: Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc; cung cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ. Công cụ tra tìm và quản lý tài liệu: Chủ yếu sử dụng công cụ tra cứu tài liệu bằng Mục lục hồ sơ và cơ sở dữ liệu, Phần mềm lưu trữ tài liệu của Trung tâm. Thủ tục khai thác hồ sơ, tài liệu được thực hiện đúng quy định, quy trình. Việc cung cấp tài liệu lưu trữ được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước, phí sử dụng tài liệu được thu, nộp theo đúng Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ; phục vụ chu đáo, kịp thời, nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu về hồ sơ, tài liệu cho các tổ chức và công dân.
Tổng số lượt người khai thác và số lượt hồ sơ đưa ra phục vụ: Trung bình hàng năm, Trung tâm tổ chức khai thác, phục vụ trên 156 lượt người với trên 247 hồ sơ, tài liệu. Như vậy, trong giai đoạn từ năm 2012 đến nay Trung tâm đã tổ chức khai thác, phục vụ trên 1322 lượt người với trên 2937 hồ sơ, tài liệu. Trong đó, cung cấp tài liệu cho Văn phòng UBND tỉnh, Thanh tra tỉnh, UBND các huyện thành phố, Trung tâm phát triển quỹ đất…để Xây
dựng Quy hoạch, Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, Báo cáo chuyên đề, đền bù giải phóng mặt bằng, bố trí tái định cư, đặc biệt là nhân dân trong tỉnh và các tỉnh lân cận đến tìm hồ sơ, tài liệu giải quyết các chế độ chính sách cho cá nhân.... Quy trình, thủ tục khai thác sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử theo đúng quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ Quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử, Quyết định số 1135/QĐ-UBND ngày 11/8/2014 của UBND tỉnh Cao Bằng Ban hành Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng và Quyết định số 212/QĐ-SNV ngày 06/4/2018 của Sở Nội vụ tỉnh Cao Bằng v/v Ban hành Nội quy sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng. Thực hiện nguyên tắc quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bí mật thông tin tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cũng đã vận dụng Bộ tiêu chuẩn iso 9001-2000 trong việc thực hiện quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Đối với các hồ sơ, tài liệu mang ra khỏi lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước phải được sự cho phép của Giám đốc Sở Nội vụ; việc mang hồ sơ, tài liệu ra nước ngoài phải được sự nhất trí của Chủ tịch UBND tỉnh và phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong khai thác sử dụng tài liệu và tiến tới lưu trữ tài liệu điện tử, lãnh đạo Sở Nội vụ đã quan tâm đầu tư kinh phí mua phần mềm có tính năng số hóa tài liệu lưu trữ. Đến nay, Lưu trữ lịch sử tỉnh đã tiến hành số hóa được 115.5 mét tài liệu (tương đương 1155 cặp) gồm các Phông Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Cao Bằng; Phông Sở Nội vụ, Phông Ủy ban hành chính tỉnh Cao Lạng, Phông UBND tỉnh Cao Bằng.
Tuy nhiên cho đến nay, phần mềm số hóa tài liệu mà Trung tâm Lưu trữ lịch sử đang thực hiện đã cũ không đáp ứng được một số tính năng (như: quản lý kho, giá, kệ, phông, hồ sơ; thu thập, bảo quản tài liệu; số hóa tài liệu...) nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Để nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thì việc xây dựng phần mềm ứng dụng các tính năng phục vụ khai thác sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh cần bổ sung thêm kinh phí, cơ sở vật chất… Nhất là khi mà nhà nước ta đang thực hiện chính phủ điện tử, hướng tới chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số. Đặc biệt, trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra rất nhanh và mạnh mẽ. Hầu hết các kho lưu trữ trên thế giới đang nỗ lực thực hiện việc số hóa tài liệu, lập kế hoạch số hóa các tài liệu có giá trị và tần suất sử dụng cao, sử dụng các công cụ để tổ chức sử dụng tài liệu là các trang web chuyên biệt bảo đảm việc truy cập thông tin bằng lời văn, hình ảnh, âm thanh,...các nước phát triển trên thế giới đang xây dựng các kho lưu trữ theo hai mô hình cơ bản là “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” và “Kho lưu trữ số”. “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” sẽ lưu trữ và phục vụ sử dụng cả tài liệu truyền thống (tài liệu giấy) và tài liệu điện tử (tài liệu số hoá), trong khi đó “Kho lưu trữ số” chỉ lưu trữ và phục vụ sử dụng các tài liệu điện tử, tức là toàn bộ các tài liệu của kho lưu trữ đã được số hóa hoặc tài liệu ngay từ khi hình thành dưới dạng điện tử. “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” cho phép đọc được thông tin toàn văn sau khi đã số hoá hầu hết tài liệu, đặc biệt là các tài liệu dưới dạng đồ hoạ (như tranh ảnh, bản đồ,...) và tài liệu đa phương tiện (multimedia).
Hiện nay, một số tỉnh, thành đã và đang triển khai xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng theo Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về Phê duyệt Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chính là đang hướng tới xu thế đó. Vấn đề thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ muốn đạt được hiệu quả, các địa phương, cơ quan tổ chức cần phải tập trung đẩy mạnh việc số hóa tài liệu lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử và hệ thống công cụ tra cứu đáp ứng các nhu cầu tìm tin và sử dụng
thông tin khác nhau của độc giả là hết sức quan trọng. Xu hướng tất yếu trong tương lai gần đang đặt ra với các trung tâm lưu trữ trong hệ thống cả nước đó là giúp người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nội dung toàn văn của tài liệu điện tử từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và các phương tiện truyền thông. Đây cũng là một thách thức đang đặt ra đối với các trung tâm lưu trữ trong cả nước nói chung và Trung tâm lưu trữ tỉnh Cao Bằng nói riêng.
Giai đoạn năm 2012 đến nay Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã thực hiện tốt công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đặc biệt là cán bộ công chức trực tiếp phụ trách công tác này, thời gian qua chưa có trường hợp nào bị phát hiện làm lộ lọt thông tin hay thất lạc tài liệu lưu trữ.
Nhằm đẩy mạnh công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, đồng thời để Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đưa hoạt động lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn công tác của các cơ quan, tổ chức, cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội. Uỷ ban nhân dân tỉnh Cao Bằng ban hành Chỉ thị số 10/CT-UBND ngày 16/7/2015 về việc tăng cường, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.
Đảm bảo việc triển khai thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ đúng quy định; tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Từng bước đưa công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào Danh mục dịch vụ sự nghiệp công thuộc lĩnh vực Lưu trữ, nâng cao vai trò quan trọng của công tác lưu trữ, tiến tới tạo nguồn thu từ dịch vụ sự nghiệp công. Bảo quản tài liệu một cách có hệ thống, khoa học, quản lý, bảo vệ an toàn,
đảm bảo bí mật Nhà nước, giúp công tác khai thác, tra tìm nhanh chóng, phục vụ tốt công tác nghiên cứu, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ; đồng thời tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quyết định số 1461/QĐ-UBND ngày 11/9/2015 của UBND tỉnh Cao Bằng có cơ sở để sắp xếp, chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu, xác định giá trị tài liệu, lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.