III Mực máy photo
b/Trình tự luân chuyển chứng từ:
Trình tự xuất kho thực hiện như sau: Xuất kho hàng hóa trong Công ty cũng bao gồm các trường hợp khác nhau như: Xuất kho để bán, xuất kho dùng nội bộ, xuất kho để bảo hành.Trình tự luân chuyển chứng từ được thể hiện như sau: khi có nhu cầu xuất kho hàng hóa dùng cho mục đích khác nhau người có nhu cầu xuất hàng hóa viết giấy nghị xuất kho kèm giấy tờ liên quan như Hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và Công ty (xuất bán hàng) (Xem phần Phụ lục), Biên bản bảo hành (xuất dùng bảo hành) trình Trưởng phòng, Phó giám đốc xem xét và ký duyệt vào giấy đề nghị xuất kho. Phòng Kế toán (kế toán hàng hóa) nhập số liệu vào máy và in hoá đơn xuất bán hàng hoá do Bộ Tài chính phát hành (mẫu số 3). Khi lập xong, Hoá đơn GTGT phải có chữ ký của Giám đốc Công ty hay Phó giám đốc Công ty và người bán hàng, sau đó người nhận hàng sẽ chuyển Hoá đơn GTGT ( liên 3) cho thủ kho để xuất hàng. Sau khi xuất hàng theo đúng số lượng, chủng loại đã được ghi trong Hoá đơn GTGT, thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán phần hành để lưu. Đồng thời, sau khi đã giao hàng hoá cho khách hàng đầy đủ cả về số lượng, chủng loại và chất lượng hàng hoá, người chịu trách nhiệm bán hàng lập Biên bản bàn giao. Biên bản này phải có chữ ký xác nhận của khách hàng. Biên bản bàn giao được lập theo mẫu mà Công ty đưa ra, biên bản này được lập thành 2 liên. Liên 1 được lưu tại phòng kỹ thuật và phiếu bảo hành làm căn cứ theo dõi và quản lý thời gian bảo hành hàng hóa cho khách hàng, liên 2 giao cho khách hàng.
Đối với hàng xuất dùng nội bộ và xuất bảo hành: Khi xuất hàng hoá để sử dụng nội bộ hay xuất bảo hành phòng nào có nhu cầu sẽ lập “Giấy đề nghị xuất kho”, chuyển cho Trưởng phòng ký duyệt. Sau đó, chuyển Giấy đề nghị này cho Phòng kế toán để phòng kế toán viết “Phiếu xuất” theo mẫu số 1. Tiếp đó, mang phiếu xuất kho xuống cho thủ kho. Thủ kho sau khi xuất kho và ghi thẻ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán để nhập số liệu.
Mẫu 2: PHI ẾU XUẤT KHO
Công ty TNHH Thái Vinh 115 Đào Tấn – Hà Nội
PHIẾU XUẤT KHO Số: Ngày … tháng … năm 2007
Người lĩnh: Nội dung: Bộ phận :
STT Mặt hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
1 Mực máy photo Hộp 01 625.714 625.714 Cộng tiền hàng Thuế GTGT Tổng tiền 625.715 31.285 657.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Sáu trăm năm bảy nghìn đồng.
Lập phiếu
(ký, họ tên) (ký, họ tên)Người lĩnh (ký, họ tên)Thủ kho Kế toán trưởng(ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị(ký, họ tên)
Phiếu xuất chỉ có số lượng xuất không có giá xuất, giá được tính và hiển thị sau khi làm bút toán tính giá vốn. Định khoản nghiệp vụ xuất dùng nội bộ hay bảo hành như bút toán phản ánh giá vốn hàng bán xuất kho
Nợ TK 632 657.000 Có TK 156 657.000
2.2.3/ Kế toán giá vốn hàng bán:
Giá bán hàng hoá được xác định dựa trên 3 căn cứ: giá trị hàng mua vào, giá cả thị trường và mối qua hệ của Công ty với khách hàng. Đối với các đại lý, cửa hàng bán buôn, Công ty sẽ chiết khấu theo hợp đồng và theo chương trình khuyến mại, giảm giá của Công ty trong từng thời kỳ. Nhờ thực hiện chính sách giá cả linh hoạt như vậy mà Công ty thu hút được khách hàng, uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao, tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.
Giá vốn hàng xuất bán được tính dựa trên giá mua hàng, giá mua này không bao gồm chi phí thu mua hàng hoá, chi phí này được tính riêng. Tại Công ty giá hàng hoá xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. Kế toán hàng hoá sẽ tính đơn giá bình quân cho từng mặt hàng để từ đó xác định giá vốn vào cuối tháng. Do được Công ty trang bị phần mềm kế toán nên việc tính đơn giá bình quân cũng đơn giản hơn, kế toán viên chi cần làm một lệnh duy nhất thì phần mềm sẽ tự động tính giá. Theo công thức
Đơn giá bình quân Dư đầu kỳ + Mua trong kỳ gia quyền Số lượng
Trị giá vốn thực tế Số lượng vật tư * Đơn giá bình quân xuất kho xuất kho gia quyền
Hàng ngày, khi nhập số liệu cho “Hoá đơn bán hàng”, máy sẽ tự định khoản và cập nhật số liệu cho Sổ Nhật ký chung, nhưng số liệu tương ứng tại dòng TK 632 và TK 156 sẽ bỏ trống.
Đến cuối tháng, Để tính giá vốn hàng bán, kế toán thực hiện như sau: trên màn hình giao diện chọn mục “ Tính giá vốn” ( Mẫu số 3).Sau khi khai báo ngày tháng cần tính giá vốn. Lúc này máy sẽ tự tổng hợp và tính giá trung bình cho từng loại mặt hàng. Sau khi máy tổng hợp xong sẽ tự động cập nhật giá trung bình vừa tính vào cột giá vốn hàng bán trên các Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp.
Giá trị doanh thu tiêu thụ được xác định theo công thức sau:
Doanh thụ tiêu thụ hàng hoá = Đơn giá bán X Số lượng hàng hoá tiêu thụ
Ví dụ: trong tháng 3 năm 2007 máy photo Sharp AR5316 trong tháng tiêu thụ 20 chiếc với đơn giá 38.212.000đ, như vậy:
Doanh thu tiêu thụ trong tháng = 38.212.000 x 20 = 764.240.000 đ
Mẫu 3 : Giao diện tính giá vốn
Tính lại giá bình quân, tính tồn kho hiện thời
Từ ngày tháng năm Đến ngày tháng năm Kho: Vật tư: Tính tồn kho tức thời Chấp nhận Huỷ bỏ 2.2.4/ Kế toán bán hàng theo các phương thức bán hàng: