thống kê tại Trung tâm tư vấn và dịch vụ thống kê
Áp dụng công tác quản trị vào từng bước trong quy trình 7 bước để thu thập, khai thác và sản xuất thông tin là một công việc rất quan trọng, vừa một mặt để đảm bảo rằng kết quả quy trình này đáp ứng được các các tiêu chí nhằm đánh giá hiệu quả của công tác quản trị, một mặt kết quả đầu ra phải đáp ứng yêu cầu về số liệu của TCTK, của các cơ quan tổ chức Đảng, Nhà nước, chính quyền địa phương, các bộ ngành và các tổ chức trong và ngoài nước có nhu cầu thu thập thông tin.
2.3.1 Tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác quản trị quy trình
Trước hết, theo tác giả, các tiêu chí để đánh giá hiệu quả công tác quản trị thường phụ thuộc từng quy trình khác nhau như (quản trị quy trình sản xuất, quản trị quy trình kinh doanh, hay quản trị quy trình thu thập và khai thác thông tin thống kê…). Tuy nhiên, về cơ bản, công tác quản trị đều cần có những tiêu chí để đánh giá như sau:
+ Quy trình thực hiện có đồng bộ và đáp ứng với chiến lược/mục tiêu/yêu cầu ban đầu của công ty/doanh nghiệp/cơ quan không?
+ Các bước của Quy trình đã theo đúng trình tự, khoa học và hợp lý chưa?
+ Mức độ ứng dụng công nghệ vào từng bước của quy trình?
+ Quy trình có hiệu quả không, thể hiện ở việc tăng tính hiệu quả của toàn bộ từng bước của quy trình, trong khi vẫn giảm bớt nguồn lực từ con người và giảm chi phí?
+ Kết quả đầu ra có đáp ứng đủ các yêu cầu của nhà quản trị không?
2.3.2 Tiêu chí đánh giá các sản phẩm đầu ra của quy trình sản xuất thông tin thống kê
Các tiêu chí đánh giá kết quả đầu ra của quy trình sản xuất thông tin thống kê chính là yêu cầu cho chất lượng số liệu thống kê, đó là phải: trung thực, chính xác, khách quan, kịp thời.
Ngày nay, khi áp dụng các yếu tố CNTT vào quy trình thì tiêu chí của số liệu còn cần phải:
-Nhanh chóng
-Có tính so sánh quốc tế
-Có khả năng sử dụng theo thời gian thực (Real-time).
2.3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình
Tác giả nhận thức thấy có một số yếu tố quan trọng có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị quy trình tại TCTK nói riêng và các quy trình khác nói chung như sau
- Thứ nhất, là trình độ chuyên môn, năng lực, kỹ năng của nhân sự cũng như chất lượng nguồn nhân lực tham gia từng bước của quy trình.
Đây là yếu tố tiên quyết để có thể quản trị, áp dụng và vận hành tốt một quy trình bất kỳ. Nếu nhân lực không đảm bảo chất lượng, không đủ kỹ năng thực hiện công việc của mình sẽ ảnh hưởng đến chất lượng tất cả các bước trong quy trình, ví dụ ko đánh giá chính xác nhu cầu thông tin của khách hàng, thu thập thông tin ko chính xác, phân tích sai xu hướng, ko đúng bản chất của sự vật hiện tượng…
- Thứ hai là trình độ phát triển và ứng dụng của công nghệ thông tin trong từng bước của quy trình. Trong thời đại ngày nay, CNTT được áp dụng ngày càng nhiều trong nhiều hoạt động của đời sống xã hội cũng như kinh tế văn hoá. Trong việc quản trị quy trình thu thập khai thác thông tin tại TCTK, CNTT có vai trò cốt lõi trong việc giảm chi phí điều tra, làm số liệu thu thập được càng ngày càng nhanh chóng, chính xác, kịp thời, khách quan, minh bạch, có chất lượng hơn.
- Thứ ba là yếu tố về tài chính, nguồn vốn thực hiện, từ đó dẫn đến chất lượng cơ sở hạ tầng. Ví dụ, Việt Nam cũng có thể thực hiện quy trình như các nước phát triển như Singapore, Đan Mạch, Úc… nhưng nguồn vốn để xây dựng cơ sở hạ tầng vật lý cũng như các nền tảng CNTT, cơ sở dữ liệu… ko đủ để đảm bảo theo yêu cầu thì cũng chưa thể thực hiện các quy trình tiên tiến như các nước đó.
- Thứ tư, trên thực tế, với hoạt động tương đối đặc thù của Trung tâm Tư vấn và Dịch vụ thống kê có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến quy trình quản trị thu thập và khai thác thông tin thống kê, nhưng trong đó yếu tố kết nối, liên
kết, phối hợp giữa ngành trong việc thu thập thông tin thống kê là vấp phải nhiều khó khăn nhất. Cụ thể, hoạt động phối hợp, chia sẻ thông tin thống kê, nhất là sự phối hợp giữa các bộ, ngành còn hạn chế dẫn đến một số bộ, ngành khi tổng hợp, biên soạn các chỉ tiêu được phân công liên quan đến bộ, ngành khác gặp khó khăn về nguồn thông tin (tính đến tháng 12/2020 còn trên 50% số bộ, ngành chưa ký quy chế phối hợp, chia sẻ thông tin với Tổng cục Thống kê để giúp hoạt động của Trung tâm Tư vấn và dịch vụ thống kê hoạt động đạt được hiệu quả cao nhất.
Ngoài ra còn rất nhiều nhân tố khác có thể ảnh hưởng đến quản trị quy trình như chế độ chính sách thượng tầng của Đảng, Chính phủ, hạ tầng cơ sở...
2.3.4 Đánh giá công tác quản trị quy trình thu thập, khai thác thông tin thống kê tại TTTVDV
2.3.4.1 Công tác hoạch định bao gồm:
Xác định rõ các phương hướng, mục tiêu Dự thảo chương trình hành động
Tạo ra các lịch trình hành động Đề ra các biện pháp kiểm soát Cải tiến và phát triển tổ chức
Việc xác định các mục tiêu của việc sản xuất thông tin thống kê nằm ở Bước 1 của quy trình là “Xác định nhu cầu thông tin”. Luận văn cũng đã mô tả rõ các nội dung của quản trị trong bước 1 này bao gồm cả các kế hoạch thực hiện, dự kiến thời gian thực hiện.
Mỗi cuộc điều tra đều có phương án điều tra chi tiết, cụ thể cho từng nội dung thực hiện. Mỗi chỉ tiêu cần thu thập đều được lập kế hoạch thu thập thông tin và nguồn thông tin được quy định rõ trong các quyết định thực hiện triển khai thu thập thông tin của TCTK.
Để thực hiện chức năng cải tiến và phát triển tổ chức của quản trị, từ góc nhìn quản trị toàn bộ quy trình thu thập, khai thác và sản xuất thông tin thống kê nêu trên có thể thấy, mặc dù đã đạt được rất nhiều tiến bộ bằng việc áp dụng các kỹ thuật mới tiên tiến cũng như các tiến bộ của khoa học kỹ thuật
trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 nhưng quy trình vẫn còn bộc lộc một số hạn chế, nhược điểm cần khắc phục. Luận văn này đã nghiên cứu những hạn chế tồn tại trong công tác quản trị quy trình nêu trên cũng như đưa ra một số đề xuất nhằm cải thiện quy trình trong Chương 3.
2.3.4.2 Công tác tổ chức:
Trong quy trình đã nêu ra, TTTVDV (TCTK) đã thực hiện chức năng quản trị thông qua việc phân công nhiệm vụ cần làm, trách nhiệm, kinh phí… của từng Vụ nghiệp vụ, các Cục Thống kê; các công việc cho các điều tra viên và của các bộ ngành trong từng cuộc điều tra, báo cáo hoặc báo cáo bằng dữ liệu hành chính. Công tác này được thực hiện tại Bước 2: Chuẩn bị thu thập thông tin (các nội dung cụ thể đã được trình bày ở trên).
2.3.4.3 Công tác lãnh đạo
TTTVDV (TCTK) thực hiện chức năng quản trị này thông qua việc chỉ đạo các Vụ nghiệp vụ, các Cục Thống kê, các bộ ngành, các điều tra viên, các đối tượng điều tra phối kết hợp với nhau để triển khai thực hiện việc thu thập, xử lý thông tin để đạt mục tiêu đề ra từ ban đầu (thể hiện tại các bước 3: Thu thập thông tin, Bước 4: Xử lý thông tin, bước 5: Phân tích thông tin. Bước 6: Phổ biến thông tin và Bước 7: Lưu trữ thông tin)
2.3.4.4 Công tác kiểm soát (kiểm tra, giám sát)
Về việc kiểm soát việc thực hiện quy trình cũng như kết quả đầu ra, TTTVDV tham gia đầy đủ toàn bộ quy trình này áp dụng cho toàn bộ các cuộc Tổng Điều tra và Điều tra chuyên ngành trên cả vai trò triển khai thực hiện cũng như trực tiếp giám sát từng bước trong quy trình.
Trước hết đối với những cuộc Tổng Điều tra và Điều tra theo Chương trình Điều tra thống kê quốc gia (được thực hiện theo kỳ tháng, quý, năm theo yêu cầu của Đảng, Nhà nước và các bộ ngành liên quan), TTTVDV đã thực hiện chức năng giám sát ngay từ bước đầu tiên là “Xác định nhu cầu thông tin”. TTTVDV trực tiếp khảo sát, xem xét nhu cầu và mục tiêu thu thập thông tin để từ đó trực tiếp góp ý kiến cho Tổng cục, các Vụ nghiệp vụ đầu mối thực hiện điều tra…để triển khai các bước tiếp theo trong quy trình cho phù hợp, đảm bảo thông tin thu thập được sẽ hoàn toàn chính xác, đầy đủ, đáp ứng
đúng nhu cầu thông tin của Đảng, chính phủ, các tổ chức…
Trong bước “Chuẩn bị thu thập thông tin”, TTTVDV cũng giám sát chất lượng công tác này bằng việc rà soát, góp ý kiến hoàn thiện Phương án điều tra, vẽ sơ đồ, lập bảng kê, dự thảo Bảng hỏi, lên kế hoạch phỏng vấn… cho điều tra viên cũng như đơn vị tiến hành điều tra.
Ở bước Thu thập thông tin, TTTVDV trực tiếp tham gia giám sát quá trình thu thập thông tin của Điều tra viên (ảnh vừa trình chiếu chính là quá trình em đi giám sát các Điều tra viên đi lấy thông tin tại địa bàn). Việc giám sát này nhằm kịp thời đánh giá chất lượng thu thập thông tin của Điều tra viên, xử lý các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình thu thập thông tin qua điều tra.
Ở các khâu sau, TTTVDV tham gia trực tiếp bước “xử lý dữ liệu” như làm sạch phiếu, kiểm tra lỗi logic… TTTVDV cũng có chuyên gia phân tích kết quả cũng như kiểm tra, đánh giá kết quả phân tích các thông tin thu thập được. TTTVDV cũng xem xét các báo cáo kết quả đầu ra để có ý kiến hoàn thiện, hiệu chỉnh trước khi các kết quả đó được công bố và lưu trữ (ở bước cuối cùng).
Trong trường hợp TTTVDV làm dịch vụ điều tra theo yêu cầu của khách hàng thì TTTVDV là đơn vị vừa trực tiếp thực thiện toàn bộ quy trình 7 bước nêu trên cũng như giám sát chất lượng thực hiện điều tra và chịu trách nhiệm với kết quả phân tích của mình.
2.3.5 Những kết quả đã đạt được từ việc quản trị tốt quy trình sản xuất thông tin thống kê
Trước hết, có thể nói, Đảng và Chính phủ Việt Nam ngày càng đề cao tầm quan trọng của việc ra quyết định dựa trên số liệu. Đây là căn cứ và cơ sở vô cùng quan trọng để Trung tâm tư vấn và dịch vụ thống kê (TCTK) tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện, tối ưu hóa quy trình thu thập thông tin để cung cấp số liệu có chất lượng hơn cho đối tượng dùng tin, để các nhà chính trị có các quyết sách đúng đắn, hợp lý để phát triển đất nước.
Có thể thấy qua các kết quả đã đạt được đã nêu ra ở phần trước của Luận văn này, công tác quản trị quy trình sản xuất thông tin thống kê đã đạt
được một số thành tựu nhất định.
Việc hoạch định, xác định rõ các phương hướng, mục tiêu của việc thu thập thông tin thống kê, các chỉ tiêu thống kê, các cuộc điều tra, hình thức, phương án điều tra, các chương trình và kế hoạch thực hiện, các biện pháp kiểm soát, giám sát quy trình thực hiện các cuộc điều tra, tổng điều tra, được thực hiện rất bài bản, tuân thủ theo quy định của Luật Thống kê và các văn bản quy phạm pháp luật khác.
Chức năng tổ chức và lãnh đạo của TTTVDV (TCTK) cũng được thể hiện rõ qua việc sắp xếp, bố trí, tổ chức các nội dung và hoạt động của các cuộc điều tra một cách chi tiết, khoa học, giao trách nhiệm rõ ràng cho từng công đoạn thực hiện cho từng cá nhân, tập thể, bộ ngành… liên quan.
Từ các thông tin và số liệu thu thập được, TCTK đã xây dựng được các Hệ thống chỉ tiêu thống kê như Hệ thống chỉ tiêu thống kê ASEAN, bộ chỉ tiêu thống kê phát triển bền vững của Việt Nam, bộ chỉ tiêu thống kê phát triển giới của quốc gia. Giai đoạn 2011-2015, 17 bộ, ngành đã ban hành hệ thống chỉ tiêu thống kê (tăng 5 bộ, ngành so với năm 2010).
Trên cơ sở quy trình thu thập thông tin tiêu chuẩn nêu trên, Chương trình điều tra thống kê quốc gia mới đã được hoàn thiện và ban hành gồm 50 cuộc điều tra các loại, trong đó có 3 cuộc Tổng điều tra và 47 cuộc điều tra thống kê (điều tra toàn bộ, điều tra chọn mẫu). Theo đó, Tổng cục Thống kê chủ trì thực hiện 35 cuộc điều tra thống kê (chiếm 70%), các bộ, ngành (9 bộ, ngành) chủ trì thực hiện 15 cuộc điều tra thống kê (chiếm30%). Cho đến nay, 33 cuộc điều tra đã được thực hiện, trong đó Tổng cục Thống kê đã thực hiện được 28 cuộc, các bộ, ngành đã thực hiện được 5 cuộc. Các cuộc tổng điều tra và điều tra thống kê đã được đổi mới về nội dung, cải tiến về phương pháp thu thập số liệu, nhằm tiết kiệm chi phí và giảm gánh nặng trả lời cho các đối tượng cung cấp thông tin.
Từ những thông tin được thu thập, khai thác qua các cuộc điều tra/khảo sát và các Báo cáo Thống kê, năm 2015, Trung tâm tư vấn và dịch vụ thống kê (TCTK) đã thu thập, biên soạn được 311 trong tổng số 350 chỉ tiêu thống kê quốc gia (tăng 191 chỉ tiêu so với năm 2010), trong đó 47% số chỉ tiêu được
công bố đầy đủ thông tin theo các phân tổ; 42% số chỉ tiêu được công bố thông tin theo một số phân tổ hoặc đã thu thập được thông tin nhưng chưa công bố, chỉ còn 11% số chỉ tiêu chưa thu thập được thông tin.
Đối với hệ thống chỉ tiêu thống kê quốc gia mới theo Luật Thống kê năm 2015 gồm 186 chỉ tiêu, trong đó: 106 chỉ tiêu đã thu thập, tổng hợp và công bố đầy đủ các phân tổ (56,99%), 70 chỉ tiêu đã thu thập, tổng hợp và công bố một số phân tổ (37,63%), 10 chỉ tiêu chưa thu thập, tổng hợp được (5,38%).
Cuối cùng và rất quan trọng là công tác giám sát, kiểm soát quá trình thực thi các bước trong quy trình sản xuất số liệu thống kê chính thức cũng được TTTVDV tham gia và thực hiện rất sát sao, có trách nhiệm, theo yêu cầu của Lãnh đạo Tổng cục cũng như theo yêu cầu của khách hàng và người dùng tin.
Về quy trình sản xuất thông tin thống kê
Nhiều quy trình liên quan đến sản xuất thông tin thống kê đã được xây dựng và ban hành như: Quy trình sản xuất thông tin thống kê cấp cao; Quy trình biên soạn, thẩm định và phổ biến Niên giám thống kê quốc gia; Quy trình biên soạn, thẩm định và phổ biến Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội hàng tháng của Tổng cục Thống kê và Cục Thống kê; Quy trình biên soạn, thẩm định và phổ biến Báo cáo thống kê chính thức của Tổng cục Thống kê và Cục Thống kê; Quy trình biên soạn, thẩm định và phổ biến kết quả tổng điều tra và điều tra thống kê của Tổng cục Thống kê và Cục Thống kê; Quy trình biên soạn số liệu tổng sản phẩm trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (GRDP). Nhiệm vụ thu thập, tổng hợp và biên soạn các chỉ tiêu thống kê của hệ thống chỉ tiêu thống kê quốc gia do Tổng cục Thống kê chịu trách nhiệm đã được phân công cho các đơn vị trong Tổng cục…
Điều này thể hiện rằng lãnh đạo TCTK đã ý thức được vai trò, tầm quan trọng và ý nghĩa của việc xây dựng và quản trị các quy trình tiêu chuẩn trong việc thu thập và xử lý thông tin.
Kết quả của việc quản trị tốt quy trình thu thập thông tin là việc các chỉ tiêu thống kê đã được thu thập, tổng hợp và phổ biến nhiều hơn so với
trước đây.
Hệ thống chỉ tiêu thống kê cấp tỉnh, huyện, xã ban hành theo Quyết